数据库与表-ACCESS培训讲义.ppt

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1、全国计算机等级考试二级ACCESS培训讲义,对培训学员要求,1、明确自己，明确目标！2、注重方法，100投入！3、团队合作，共解难题！4、注重资料，按章按知识点逐一把握5、不抛弃不放弃，坚持就是胜利！,自信坚持成功,第二章,数据库和表,数据库及表,关键考点,创建数据库 建立表结构：使用向导、使用表设计器、使用数据表 设置字段属性 数据表之间的关系类型 建立表间关系 设置参照完整性 修改表的结构 调整表的外观 查找与替换数据 排序数据 筛选数据,数据库及表,2.1 创建数据库,Access数据库是所有相关对象的集合，包括表、查询、窗体、报表、宏、模块、Web页等。每一个对象都是数据库的一个组成部

2、分，其中，表是数据库的基础，它记录数据库中的全部数据内容。而其他对象只是Access提供的用于对数据库进行维护的工具而已。正因为如此，设计一个数据库的关键，就集中在建立数据库中的基本表上。数据库设计的步骤 明确建立数据库的目的。确定所需要的数据表。确定所需要的字段。确定关键字。确定关系。改进设计。,数据库及表,2.1 创建数据库,创建数据库有两种方法：第一先建立空数据库，然后向其中添加表、查询、窗体等数据库对象。第二是使用“数据库向导”，利用系统提供的模版来建立数据库，同时创建所需的表、查询、窗体等。,数据库及表,2.1 创建数据库,一、创建空数据库（注意ACCESS数据库的扩展名）启动ACC

3、ESS时创建 工具栏“文件”“新建”创建 示例：创建“教学管理”数据库,数据库及表,2.1 创建数据库,二、使用“向导”创建数据库,数据库及表,2.1 创建数据库,打开ACCESS数据库 启动ACCESS时打开 使用工具栏“文件”“打开”命令 直接点击数据库文件（*.mdb）,数据库及表,2.1 创建数据库,打开数据库 打开按钮列表中命令的说明(了解)打开：默认以共享方式打开选定的数据库,并可进行数据读写。以只读方式打开：所有用户都只能读,即可以查看但不能编辑任何数据库对象。以独占方式打开：只允许打开它的用户读写,以后其他用户不能再打开该数据库。以独占只读方式打开：只允许打开它的用户读,而且其

4、他用户不能打开该数据库。,数据库及表,2.1 创建数据库,关闭ACCESS数据库(重点)点击右上角的”关闭”按钮通过文件退出菜单命令ALT+F4ALT+F+X,数据库及表,2.2 创建表,“表”是ACCESS数据库的基础，是存储数据的地方，其他数据库对象都要在表的基础上建立并使用。,数据库及表,2.2 创建表,由于表的创建和设计主要在于确定字段、及字段所使用的数据类型。所以在先对ACCESS的字段名字和数据类型进行介绍。,数据库及表,2.2 创建表,字段 字段是通过在表设计器的字段输入区输入字段名、数据类型、字段属性而建立的。字段注意2个要点：1、不允许出现在字段名称中的字符：句点.惊叹号!方

5、括号 左单引号 2、字段名最长可达64个字符,数据库及表,2.2 创建表,数据库及表,2.2 创建表,字段的数据类型主要考核如下几个方面：教材P30 字段中可以使用什么类型的值。需要用多少存储空间来保存字段的值（字段大小）。是否需要对数据进行计算（主要区分是否用数字，还是文本、备注等）。是否需要建立排序或索引（备注、超链接及OLE对象型字段不能使用排序和索引）。是否需要进行排序（数字和文本以及日期的排序有区别）。是否需要在查询或报表中对记录进行分组（备注、超链接及OLE对象型字段不能用于分组记录）。,数据库及表,2.2 创建表,建立表的结构 ACCESS数据库中表由表的结构(关系模式)和表的内

6、容(表中的数据)两部分构成，只有先建立了表的结构，才能向表中输入数据。通过设计器创建 通过向导创建 通过输入数据集创建,数据库及表,2.2 创建表,通过输入数据（数据表视图）创建 进入“数据表视图”通过表对象的新建按钮 通过双击“通过输入数据创建表”注意事项 通过双击“数据表视图”中的字段进行字段名修改 该方法建立的表字段数据类型根据所输入的数据而定 例：建立学生表教材P33例题2.5/2.6,数据库及表,2.2 创建表,通过向导创建 进入向导 通过双击“通过输入数据创建表”注意事项 该方法创建的表并不能完全满足用户要去，需要进一步根据需要进行修改,数据库及表,2.2 创建表,通过”设计”视图

7、（最常使用的方法）该方法能根据用户预先设计好的表相关形式进行创建。进入“设计视图”通过双击“使用设计器创建表”创建过程 输入字段名称 选择字段数据类型 设定表的关键字 设置字段对应属性 保存并输入表的名称 建立学生表,数据库及表,2.3 表的数据输入,使用“数据表”视图直接输入数据 进入“数据表”视图 在表对象中双击所选的表 例：向学生表输入记录,如何输入OLE字段：在字段例单击右键插入对象 OLE字段有两种存储形式：嵌入式、连接式,数据库及表,2.3 表的数据输入,获取外部数据 用户可以将现有的各种符合ACCESS输入/输出协议的表导入到ACCESS表中，如Excel、Louts、dbase

8、、FoxPro等等。注意事项“文件”“获取外部数据”“导入”导入的数据可以添加到已创建的表中（数据要求与当前表的结构相符），也可在导入时直接建立新表（数据类型可能与设计的不同，需要修改）。例：从学生电子表格、已存在的ACCESS库中导入数据,数据库及表,2.4 字段属性的设置,格式：决定改变数据显示与打印的格式 针对某一数据类型而言的。不同数据类型其格式选择不同。,数据库及表,2.4 字段属性的设置,默认值：加新记录在数据表中自动显示的值。默认值只是开始值，可在输入时改变，其作用是为了减少输入时的重复操作。默认值必须与数据类型相匹配 输入文本值时，可以不加引号 可以使用表达式定义默认值，如”D

9、ate()”,数据库及表,表达式,表达式：是许多Access 操作的基本组成部分，是产生结果的符号组合，这些符号包括标识符、运算符和值。例如，可以使用下列表达式来显示“小计”和“运货费”控件的数值总和：=小计+运货费,何时使用表达式 定义计算控件或字段，建立有效性规则，或设置默认字段值。建立筛选或查询中的条件表达式 在VBA程序中，为函数、语句和方法指定参数。,数据库及表,表达式,表达式的基本符号：将窗体、报表、字段或控件的名称用方括号包围#：将日期用数字符号包围“”：将文本用双引号包围&：可以将两个文本连接为一个文本串！运算符：运算符指出随后出现的是用户定义项.运算符：随后出现的是 Acce

10、ss 定义的项。注意：计算控件的表达式前必须有等号(=)。示例 1、“北京”、100、#2008-3-12#、“北京”&“奥运”等于“北京奥运”2、Forms!订单!订单ID 引用“订单”窗体上的“订单ID”控件 3、Reports!发票 引用“发票”报表4、SELECT 雇员.雇员ID,订单.订单ID FROM 雇员,订单,数据库及表,表达式,表达式是运算符、常量、字段值、函数、字段名和属性等的任意组合。,数据库及表,表达式举例,1.Sage BETWEEN 20 AND 23 等价于 Sage=20 and Sage26,注意：在书写表达式时，一定要分清楚表达式中引入的数据类型。数据类型可

11、通过字段的定义确定。,数据库及表,表达式,技巧：可利用“表达式生成器”通过选择输入表达式,数据库及表,2.4 字段属性的设置,有效性规则（一个表达式）：数据的有效性规则用于对字段所接受的值加以限制，以保证数据输入的准确性。有些有效性规则可能是自动的，如检查数值字段的文本或日期值是否合法。有效性规则也可以是用户自定义的：如：Between#1/1/1970#and#12/31/2003#、”男”or”女”可利用“表达式生成器”通过选择输入规则表达式 可利用“有效性文本”来设置输入错误时的提示。,数据库及表,2.4 字段属性的设置,输入掩码：输入掩码为数据的输入提供了一个模板，可确保数据输入表中时

12、具有正确的格式。在密码框中输入的密码不能显示出来，只能以“*”形式显示，只需要在“输入掩码”文本框内设置为“*”即可。输入掩码可以使用向导，但仅“文本”、“日期/时间”类型有向导 常用掩码 长日期 9999/99/99 短日期0000/99/99 邮编000000,数据库及表,2.4 字段属性的设置,输入掩码 使用输入掩码属性时，可以使用一串代码作为预留区域来制作一个输入模版。,数据库及表,2.4 字段属性的设置,常用掩码 长日期：9999/99/99 短日期：0000/99/99 邮编：000000 身份证号：000000000000000999,数据库及表,2.4 字段属性的设置,其他属性

13、 标题：在数据表显示时，以标题代替字段名显示。小数位数 必填字段：指明该字段必须输入 允许空字符串：可以不输入任何数据 索引：通过在某些字段上建立索引，使表中的数据以此索引排序。,数据库及表,2.4 字段属性的设置,表的索引 当表中的数据很多时，需要利用索引帮助用户更有效地查询数据。建索引目的：提高查询速度 索引的概念涉及到记录的物理顺序与逻辑顺序。文件中的记录的磁盘存储顺序称为物理顺序。索引不改变物理顺序，而是按某个索引关键字来建立记录的逻辑顺序。索引创建方式 单一字段索引：表设计器字段属性索引 多字段索引：设计视图工具栏“索引”按钮,数据库及表,2.5 建立表之间的关系,数据库中的各表之间

14、并不是孤立的，它们彼此之间存在或多或少的联系，这就是“表间关系”。这也正是数据库系统与文件系统的重点区别。只有合理的建立了表之间的关系，才能为数据库后续的应用打下良好的基础。表的关系 一对一 一对多：一端称为主表，多端为相关表 多对多：在数据库系统中，通常将一个多对多关系转换为两个一对多关系。,数据库及表,2.5 建立表之间的关系,表的主关键字 数据库中的每一个表都必须有一个主关键字。它用于保证表中的每条记录都是唯一的。指定了表的主键之后，为确保唯一性，Access 将防止在主键字段中输入重复值或 Null。Access 中定义三种类型的主键 自动编号主键 单字段主键 多字段主键：在设计视图中

15、，按住CTRL键选定多个字段，然后设定为主键。,注意：更改主键时，首先要删除旧的主键，而删除旧的主键，先要删除其被引用的关系。,数据库及表,2.5 建立表之间的关系,表的完整性 关系模型的完整性是对关系的某种约束条件。在关系模型中有3类完整性约束：实体完整性(主属性不能取空值)、参照完整性和用户定义的完整性。其中实体完整性和参照完整性是关系模型必须满足的约束条件 参照完整性：定义外键与主键之间的引用规则。（两个表之间的公共关键字）参照完整性的操作规则（重点理解）不能在子表的外键字段中输入不存在于父表主键中的值。如果在子表中存在匹配的记录，则不能从主表中删除这个记录。如果在子表中存在匹配的记录，

16、则不能在主表中修改主键的值。,数据库及表,2.5 建立表之间的关系,ACCESS参照完整性的设置选项 级联更新：则无论何时更改父表中记录的主键值，Access都会自动在子表所有相关的记录中将外键更新为新值。级联删除：则在删除父表中的记录时，Access将会自动删除相关表中相关的记录。例：建立教学管理中如下关系,数据库及表,2.5 建立表之间的关系,表之间关系建立方法 进入关系视图（查看、建立、取消表之间的关系）添加需要建立关系的表 建立关系 实施参照完整性，注意哪个表是“主表”，哪个是“相关表”,数据库及表,2.5 建立表之间的关系,表间关系的修改与打印 删除关系：右击连线，选择删除 修改关系

17、：双击关系连线 打印关系：要打印关系图，可在关系窗口中右击任一空白区并选择“全部显示”命令；选择“文件”|“打印关系”命令。,数据库及表,2.6 修改数据库结构,在创建数据库及表，设定表间关系、表的索引、表的主键之后，随着用户对自己所建数据库的用途更加深入了解，会发现当初所建数据库及表有很多需要改动的地方，这就涉及到修改数据库、表及对其进行格式化的工作。对表的操作 基本准则 表已被打开或正在使用不能进行修改，必须先关闭。关系表中的关联(建立了关系)字段无法修改的，如果确实要修改，必须先将关联去掉。,数据库及表,2.6 修改数据库结构,对表的操作(1)表的打开与关闭：数据视图方式、设计视图方式(

18、2)备份表和复原：如需要修改多个表，最好将整个数据文件备份。数据库文件的备份，与Windows下普通文件的备份一样，复制一份即可。(3)删除表：不再需要的表，可以将其删除。(4)更改表名：有时需将表名更改，使其具有新的意义。(5)利用当前表建立与改表结构一致的新表。,2.6 修改数据库结构,对表的操作(5)对字段的操作(设计视图)当用户对字段名称进行修改时，可能影响到字段中存放的一些相关数据。如果查询、报表、窗体等对象中使用了这个更名的字段，那么这些对象中也要相应地更改字段名的引用。插入新字段 移动字段 复制字段 删除字段：注意删除字段将导致该字段数据无法恢复。修改字段属性,数据库及表,2.6

19、 修改数据库结构,对表的操作(6)数据的有效性 字段的有效性规则：限定字段的值。记录的有效性规则：记录有效规则是一个表属性而不是一个字段属性。一个表只能定义一条记录有效规则，若要使用多条准则，可利用AND或OR操作符把这些准则组合在一个表达式中。,数据库及表,2.7 使用与编辑数据表,修改数据表中的数据(1)定位记录 记录号定位,数据库及表,2.7 使用与编辑数据表,快捷键定位,数据库及表,2.7 使用与编辑数据表,修改数据表中的数据(2)修改数据表中的数据 选择数据：选择单个字段、多字段、单个记录、多个记录、单列、多列（连续）添加记录、删除记录 复制、移动数据 替换数据：在数据表视图中选中要

20、替换的字段内容，然后选择【编辑】|【替换】命令，弹出【查找和替换】对话框。,数据库及表,2.7 使用与编辑数据表,调整表的外观(1)改变字段次序 缺省设置下，ACCESS数据表中显示的字段次序与表或查询中出现的次序相同。但可在“数据表”视图中来移动字段位置，以满足用户要求。（用左键直接拉动）移动“数据表”视图中的字段，不会改变表“设计”视图中字段的次序，只是改变了显示方式。,数据库及表,2.7 使用与编辑数据表,调整表的外观(2)调整字段显示的宽度和高度 调整行高：选择行右键菜单或格式按钮行高 调整列宽：选择列右键菜单或格式按钮列宽 或选择列拉动鼠标左键 注意：列宽设置为“0”，该列被隐藏,数

21、据库及表,2.7 使用与编辑数据表,调整表的外观(3)隐藏和显示列 在“数据表”视图为了查看数据方便，可隐藏某些字段。隐藏列：选择字段右键菜单或格式按钮隐藏列 显示隐藏的列：右键菜单或格式按钮隐藏列,数据库及表,2.7 使用与编辑数据表,调整表的外观(4)冻结列 在“数据表”视图为了查看数据方便，在移动水平滚动条时，使某些列总是在视图最左边。冻结列：选择字段右键菜单或格式按钮冻结列 取消冻结：格式按钮取消对所有列的冻结,数据库及表,2.7 使用与编辑数据表,调整表的外观(5)改变字体显示 格式按钮字体,数据库及表,2.7 使用与编辑数据表,调整表的外观(6)设置数据表格式 用户可设定“数据表”

22、中单元格显示的效果，网格风格，表格背景颜色等。格式数据表设置数据表格式对话框。,数据库及表,2.7 操作表,1、查找数据 利用查找功能，用户能从数据表的大量数据中快速找到并定位在所欲查看的数据上。编辑查找 查找空值应输入NULL 空值与空字符串 空字符串：“”空值：数据表中缺值或还没有值时，称为空值，可以使用null来表示。,1、查找数据 _在查找数据时，只知道部分内容或希望按特定要求来查找时，可以使用通配符来代替那些不确定的字符。,1、查找数据 通配符使用注意以下几点：通配符是专门用在文本数据类型中。在使用通配符搜索星号(*)、问号(?)、数字号码(#)、左方括号()或减号(-)时，必须将搜

23、索的项目放在方括号内。例如：搜索问号，应采用?形式。如果搜索惊叹号(!)或右方括号()，不需要将其放在方括号内。必须将左、右方括号放在下一层方括号中()，才能同时搜索一对左、右方括号()，否则 Microsoft Access 会将这种组合作为一个空字符串处理。,数据库及表,2.7 操作表,2、更改默认值 用户可以根据自己使用的要求或习惯，更改ACCESS系统的默认设置。工具选项,3、排序记录 在数据检索和显示期间，用户可以按不同的顺序来排序记录。在数据表视图中，可以对一个或多个字段按照升序或降序进行排序。以提高查询效率。排序操作应注意以下几点：数据类型为备注、超级链接或OLE的字段不能排序

24、空值在字段按升序排序时，该记录将排在第一条 排序后，排序情况将与表一起保存“文本”型字段中取值如为数字，则作为字符串对待。此时排序时将不会按数字大小进行，如果需要按数字大小进行，应在较短数字前加“0”。例如：(从左至右逐个比较原则)字符串“5”、“6”、“12”升序为“12”、“5”、“6”如改为“05”、“06”、“12”则升序为“05”、“06”、“12”,数据库及表,3、排序记录 单字段排序：数据视图中使用 按钮 多字段排序：数据视图中使用 按钮（多个字段必须相邻）使用“高级筛选/排序”窗口（任意字段）设置：记录筛选高级筛选/排序 取消：记录取消筛选/排序,4、筛选记录 筛选数据是只将符

25、合筛选条件的数据记录显示出来，以便用户查看。筛选方法有5种，分别按窗体筛选、按选定内容筛选、输入筛选、高级筛选/排序、内容排除筛选。按选定内容筛选：先在数据表中选中字段中某记录的值，然后，选择“记录”“筛选”“按选定内容筛选”命令 内容排除筛选：用户有时不需要查看某些记录，或已经查看过记录而不想再将其显示出来，这时就要用排除筛选。选中字段中某记录的值，“记录”“筛选”“内容排除筛选”按窗体筛选：数据表视图，工具栏 按窗体筛选 应用筛选,4、筛选记录 按选目标筛选：输入筛选根据指定的值或表达式，查找与筛选条件相符合的记录。单击要筛选的列的某一单元格，然后右击，弹出快捷菜单。在筛选目标中输入筛选内

26、容。高级筛选：记录筛选高级筛选/排序,数据库及表,过关练习选择题,1.以下关于ACCESS表的叙述中，正确的是（）。A.表一般包括一到两个主题的信息 B.表的数据视图只能用于显示数据 C.表设计视图的主要工作是设计表的结构 D.在表的数据表视图中，不能修改字段名称 2.ACCESS中，可以定义3种主关键字，它们是（）。A.单字段、双字段和多字段 B.单字段、双字段和自动编号 C.单字段、多字段和自动编号 D.双字段、多字段和自动编号 3.关于ACCESS字段名，下面叙述中错误的是（）。A.字段名长度为1255个字符 B.字段名可以包含字母、数字、汉字、空格和其他字符 C.字段名不能包含句号、惊

27、叹号、方括号等 D.字段名不能重复出现,C,C,A,数据库及表,过关练习选择题,4.下列对主关键字的叙述，错误的是（）。A.数据库中的每个表都必须有一个主关键字段 B.主关键字段值是惟一的 C.主关键字可以是一个字段，也可是一组字段 D.主关键字段中不允许有重复和空值 5.在表的设计视图中，不能进行的操作是（）。A.修改字段类型 B.设置索引 C.增加字段 D.删除记录 6.要求主表中没有相关记录时，就不能将记录添加到相关表中，则应在表关系中设置（）。A.参照完整型 B.有效性规则 C.输入掩码 D.联级更新 7.在查找表达式中使用通配符通配一个数字字符的是（）。A.*B.?C.!D.#,A,

28、D,A,D,数据库及表,过关练习选择题,8.以下关于空值的叙述，错误的是（）。A.空值表示字段没有确定值 B.ACCESS用NULL表示空值 C.空值等同于空字符串 D.空值不等于数字0 9.数据类型是（）。A.字段的另一种说法 B.决定字段能包含哪类数据的设置 C.一类数据库应用程序 D.一类用来描述ACCESS表向导中选择的字段名 10.如果表A中的一条记录与表B中多条记录匹配，且B一条记录与A中多条记录匹配，则A,B存在的关系是（）。A.一对一 B.一对多 C.多对一 D.多对多 11.ACCESS中文本数据类型最多为（）个字符。A.50 B.250 C.255 D.65535,C,B,

29、D,C,数据库及表,过关练习选择题,12.（）属性可以防止非法数据输入到表中。A.有效性规则 B.有效性文本 C.索引 D.显示控件 13.关系数据库表中记录之间的相互关系是（）。A.前后顺序不能任意颠倒，一定要按照输入的顺序排列 B.前后顺序可以任意颠倒，不影响库中的数据关系 C.前后顺序可以任意颠倒，但排列不同统计结果可能不同 D.前后顺序不能任意颠倒，一定要按关键字段值排序 14.数据表视图中，不能（）。A.修改字段的类型 B.修改字段的名字 C.删除一个字段 D.删除一条记录 15.如果想在表的数据视图中显示姓“李”的记录，使用（）。A.筛选功能 B.排序功能 C.查询功能 D.报表功

30、能,A,B,A,A,数据库及表,过关练习选择题,16.下面关于复制记录说法错误的是（）。A.复制记录可以减少重复的步骤 B.复制记录可以使用“编辑”菜单的复制命令 C.复制的对象是整条记录中的字段 D.复制的条件是来源和目的的字段数量、类型必须相同 17.通配符方括号“”的含义是（）。A.通配任意长度的字符 B.通配不在括号内的任意字符 C.通配括号内列出的任一单个字符 D.错误的使用方法 18.排序时如果选取了多个字段，则输出结果是（）。A.按设定的优先次序依次进行排序 B.按最右边的列开始排序 C.按从左向右优先次序依次排序 D.无法进行排序,C,C,A,数据库及表,过关练习选择题,19.

31、关于“输入掩码”叙述错误的是（）。A.格式属性在数据显示时优先于输入掩码的设置 B.Access只为“文本”和“日期/时间”型字段提供了“输入掩码向导”来设置掩码 C.设置掩码时，可以用一串代码作为预留区来制作一个输入掩码 D.所有数据类型都可以定义一个输入掩码 20.若“学生”表中的出生日期字段只允许输入在“1970-1-1”和“1980-1-1”之间的值，则有效性准则中应输入（）。A.Between#1970-1-1#And#1980-1-1#B.Between 1970-1-1 And 1980-1-1 C.1970-1-1 And 1980-1-1“D.#1970-1-1#And#1980-1-1#,D,A,数据库及表,过关练习选择题,21.若在“学生”表中，“姓名”字段的字段类型为文本，大小为10，在此列输入数据时，最多可输入的汉字数和英文字符数分别是()A.5，10 B.5，5 C.10，20 D.10，10 21.若要确保输入的出生日期值格式必须为短日期(如 200808-25)，应将该字段的输入掩码设置为()A.0000/99/99 B.9999/00/00 C.9999/99/99 D.0000/00/00,D,A,谢谢大家,