【大学】公文时效管制VS 电子公文系统.ppt

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1、公文時效管制VS.電子公文系統,http:/,本校公文時效管制發展歷程,76年7月依教育部台秘字第28633號函規定，開始實施公文時效管制。由文書組每月製作未歸檔清冊進行稽催，並將稽催成果報部核備。95年4月，因公文系統未具備稽催功能，故暫停稽催。98年3月由本校電子公文系統自動發電子郵件進行通知。98年7月依教育部函轉行政院研究發展考核委員會會管字第0982360528號函辦理。為加強培養機關、學校各級人員文書流程管理正確觀念，建立公文檢核制度及實施定期或不定期檢核，以提高公文處理品質。99年3月由文書組配合本校電子公文系統就逾期未結案公文進行電話催辦。99年5月21日第17次行政會議通過國

2、立交通大學公文時效管制作業要點。99年8月18日舉辦國立交通大學公文時效管制作業要點實施說明會。99年8月12月底，為試辦期間。100年1月份開始，正式實施。文書組於每月中旬製作各項統計報表提供秘書室於行政會議中報告本校公文時效管理實施成果。,http:/,如何利用電子公文系統控管公文流程,http:/,承辦人,個人資訊建立電子郵件帳號 承辦未結案件公文流程控管1，2 待處理公文申請改分 承辦未結案件申請展期 代理設定請假前，務必要設定職務代理人 公文查詢或舊檔查詢申請調閱,http:/,單位登記桌,個人資訊建立電子郵件帳號 待處理公文對於來文、會辦公文，應即時分送承辦人非本單位之公文，應即時

3、提請改分 單位未結案件對逾處理時限之公文，查催承辦人及提報單位主管 第三類公文之E-mail通知轉寄第三類公文予單位內業務相關人員代理設定請假前，務必設定職務代理人,http:/,主管,個人資訊建立電子郵件帳號 單位未結案件主動督導承辦人，依限處理公文 待處理公文審核或核定公文展期申請、公文改分申請指導公文處理原則及方法或適當調配人力 代理設定落實職務代理制度,http:/,公文處理期限（一）,http:/,公文處理時限（二）,http:/,公文處理時限（三）,http:/,申請改分1，2,操作步驟點選待處理公文點選改分申請填寫改分原因，儲存至待處理公文，點選改分申請單，核章後送出行政流程第一

4、次改分：申請人單位主管一級單位主管第二次改分：申請人單位主管一級單位主管校長或授權代理人公文申請改分時，應及時提出，以免耽誤公文處理時效為免耽誤公文處理時效，經第二次改分之承辦單位不得拒絕辦理,http:/,申請展期，1，2,操作步驟點選承辦未結案件點選展期申請填寫展期原因及預訂展期天數後，儲存（產出展期單序號）至待處理公文，點選展期申請單，核章送出行政流程10天以下：申請人單位主管10天30天：調閱申請人單位主管一級單位主管30天以上：調閱申請人單位主管一級單位主管校長或授權代理人注意：申請展期應於辦理期限內提出，且只限二次，承辦人應審慎填寫須展期之期限,http:/,申請調閱1，2,操作程

5、序點選公文查詢或舊檔查詢進行查詢點選公文文號提出調閱申請、儲存（產出調卷單序號）至待處理公文點出此調閱申請單，核章、儲存、送出調閱流程公文影像檔：調閱申請人單位主管業務單位主管申請人紙本公文：申請人單位主管業務單位主管檔管人員調閱申請人紙本調閱期間為15天，即須還卷。逾期時，系統將會自動發送稽催還卷通知。,http:/,報表功能,http:/,承辦人報表（個人）,個人承辦案件清冊承辦人歸檔送件清單公文時效統計明細表逾期未結案稽催單已結案未送歸檔清單,http:/,單位登記桌報表（單位內人員）,個人承辦案件清冊年度單位承辦會辦統計表公文時效統計明細表逾期未結案稽催單已結案未送歸檔清單,http:

6、/,主管報表（單位內人員）,個人承辦案件清冊年度單位承辦會辦統計表公文時效統計明細表逾期未結案稽催單已結案未送歸檔清單公文使用天數明細表,http:/,稽催人員報表（全校各單位及個人）,個人承辦案件清冊年度單位承辦會辦統計表案件流程紀錄表公文時效統計表逾期未結案稽催單未結案件明細表已結案未送歸檔清單公文時效統計明細表展期公文清單公文使用天數明細表稽催統計表,http:/,常見的問題,http:/,影響公文處理時效因素（一）,沒有接到電子郵件通知應儘速於個人資訊中建置電子郵件帳號未注意各類別公文之處理期限（0990010637）接到公文時，應先瀏覽卷宗資訊中之限辦日期非本單位公文，逕自積壓，而未

7、及時提出改分申請，影響公文處理時效對於收文人員分送之公文，應及時確認。若確非本單位公文，應及時提出改分申請未依處理期限落實公文時效管制對於無法於規定期限內辦結之公文，應先提出展期申請或簽請同意設定為專案管制案件誤以為公文處理期限僅指承辦人之處理期限，導致延誤各項處理期限係包括收文（創稿）、分文、（交辦）、擬辦、陳核、批示、擬稿、會稿、核稿、判行、繕打、校對、用印、發文、結案歸檔等全部作業的時間會辦單位太多，影響公文處理時效建議以分會方式處理,http:/,影響公文處理時效因素（二）,主管未蓋決行章戳，導致無法歸檔，而影響公文處理時效建議承辦人送歸檔或送發文前，應先審視主管核章結果，以免被退件附

8、件不全，導致被退件，而影響公文處理時效（0990007659）應於送出前先行確認附件是否齊全附件不須歸檔未註明，導致被退件，而影響公文處理時效依檔案點收規定：附件皆應歸檔。唯若附件確不隨文歸檔，應核章註明，並經主管批准案情複雜，會核單位認為應再敘明而遭退件建議承辦人先行與會辦單位協商後，再送出承辦人（單位登記桌）請假、出差時，未設定職務代理人，公文有問題時，無代理人代為處理，而致影響公文處理時效（0990010805）請於請假、出差前，於代理設定中，設定職務代理人主管請假、出差時，未設定代理人，導致公文無人批核請主管於請假、出差前於代理設定中，設定職務代理人,http:/,公文處理常見問題,已

9、決行的公文沒有送歸檔已決行的公文（收、發文）務必送文書組歸檔簽可選擇送歸檔或單位自存單位發文亦須送單位自存承辦人已離職的公文沒有人代送歸檔承辦人離職時，應由該單位之人事管理人員或主管在公文系統中進行移文作業，再由接辦人代送歸檔需先經校內教評會等其它會議決議後，才能簽辦 須辦理展期申請來文機關提供的附件或來文內容有誤，需待來文機關補送後才能簽辦 須辦理展期申請簽辦單及簽送歸檔之前，誤按清稿，以致清稿前的核章不見了已決行的簽辦單及簽不須發文，所以不須清稿才送文書組歸檔（0990007943、(1)）,http:/,不應歸檔之附件,現金、有價證券及其他貴重物品。司法訴訟有關物證。流質、氣體、易燃品、

10、管制物品或其他危及人身與公共安全之物品。易變質而不適長期保存之物品。,http:/,不須歸檔之附件,發文方面：計畫期中、期末報告；計畫申請書；計畫成果報告書；教授、研究生回國報告書；教授、研究生出國申請書及申請經費補助。2.收文方面：教授、研究生申請參加會議、研討會之原件退回者(未獲補助者)贈閱書籍、月刊等。除上述原因外，附件不歸檔時，須於核章時加註：附件留存承辦人處備查，擬不送歸檔、或附件隨文寄出，擬不送歸檔，經權責長官批核。,http:/,應退還承辦人補正之歸檔案件,案件或其附件不全，或附件未經簽准而抽存者。案件污損或內容不清楚者。案件未經批准或漏判、漏印、漏發、漏會者。案件未編列文號或文號有誤者。案件未填註保存年限或分類號者。案件未依規定編寫頁碼或頁碼編寫有誤者。案件未依規定蓋騎縫章或職名章者。樣張或已作廢之契約憑證等文件，有漏蓋樣張或註銷字樣者。案件與歸檔清單之登載不符者。案件未能以原件歸檔，且未經簽奉權責長官核准者。未辦畢案件不得先行歸檔。前項所稱之補正，應由承辦業務相關人員查明補註蓋章，並經機關權責長官核可後，併同原案歸檔備查。,http:/,馬斯洛說過的話：心若改變，你的態度跟著改變；態度改變，你的習慣跟著改變；習慣改變，你的性格跟著改變；性格改變，你的人生跟著改變。在順境中感恩，在逆境中依舊心存喜樂，認真地活在當下。讓世界因為我們，而變得更美好！,http:/,