提升自我价值看九段秘书做事.ppt
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1、1,河北博龙泵业有限公司(9段秘书培训课件)培训人:程俊栋 时 长:45分钟,2,小插曲,围棋棋手定段位的“九段制”,源于我国古代品评人物、职官、书画的等级。汉书古今人物表把古今人物分为九等,为上上、上中、上下、中上、中中、中下、下上、下中、下下。三国魏司空陈群始定九品之制,定人才高下,分为九等,即“九品官人之法”,又称“九品中正制”。古代品评书画艺术分神品、妙品和能品,其源出南朝书品的上、中、下三等(每等又分上中下,共为九例),称为“三品九等”。在我国古代,围棋棋手的等级称为“棋品”。因受人品、官品、书品“九品制”的影响,故棋品也设“九品制”。“九品”名称,最早见于北宋张拟的棋经品格篇:“夫
2、围棋之品有九,一曰入神,二曰坐照,三曰具体,四曰通幽,五曰用智,六曰小巧,七曰斗力,八曰若愚,九曰守拙。”,3,主题,九段秘书九段高手心态调适,4,一段秘书的做法:发通知元二段秘书的做法:抓落实元三段秘书的做法:重检查元四段秘书的做法:勤准备元五段秘书的做法:提前量元六段秘书的做法:做记录元七段秘书的做法:发记录元八段秘书的做法:定责任元九段秘书的做法:做流程元,九段秘书之会议篇测试:请问你是几段?你的结果值多少钱?,5,九段秘书进阶,发通知,一段600元,发通知,抓落实,发通知,6,只是发个通知比如写在黑板上,在办公室口头告诉一声,发了一个邮件通知,送上了一份书面通知,然后就认为这是结果了。
3、,一段秘书的做法:发通知元,7,发了通知不算完,还要在开会前再确认一遍,是否收到通知,是否准时参会?,二段秘书的做法:抓落实元,8,三段秘书的做法:重检查元,开会前再检查,如果重要人物参加不了,就要及时向召集人汇报,以便召集人决策这个会开不开。,9,四段秘书的做法:勤准备元,开会要准备什么?会场是不是要预定好,不要让别人占用?会场大小、桌椅数量合适吗?需求音响的话,好用吗?空调、白板、笔、本、纸、投影仪、电脑我的准备,在物品上、环境上,可以满足开会的需求了吗?,会议案例!,10,五段秘书的做法:提前量元,提前让参会者知道:会议什么主题?议程是什么?你应当准备什么?提前阅读什么资料?提前的目的是
4、让参会者有备而来,以便大家开会时提高效率!,这个会,有结果!,11,会议开完了,就完了吗?会议上大家讨论的问题,做出的承诺,领导的安排,部门之间的配合,都有许多会议的成果,需要有人记录下来。,六段秘书的做法:做记录 元,12,形成会议纪要,会后请召集人过目,没有问题后,发给开会的人,要求他们按照执行。,七段秘书的做法:发记录元,13,八段秘书的做法:定责任元,按照会上确定的计划和安排,以纪要为执行文件,监督、检查执行人的过程结果和最终结果,并将执行情况,及时报告领导。,14,最优秀的秘书是团队执行的榜样,他会想,如果我一时不在公司,我调离现在的岗位,或者我离开了公司,或者有新的同事代替我现在的
5、工作了,那么,我的做法如何能够成为团队的执行呢?只有流程,所以将上述开会的流程写出来,发出来,共享出来,复制团队是九段秘书的标志。,九段秘书的做法:做流程元,15,身边的案例?,文员培训安排人力变更单,16,九段高手之问题解决能力,工作中的九段高手研发、品质、销售、采购等等工作领域九段高手之问题分析与解决方法,17,把问题想象成一座冰山,现在,看得到的,可感觉,可测量,问题,紧急处理,一次因(近因),治标对策(暂时),n 次因(远因),治本对策(永久),过去,改善行动,防呆设计,18,5 Why 1H 工具,丰田生产方式:“反复提出五次为什么”垂直式思考,针对问题一层又一层地深入通常第一个答案
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