技术人员客户服务技巧.ppt

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1、*紫金技术总监办*2007/05,1,技术人员客户服务技巧,编写：朱剑平,*紫金技术总监办*2007/05,2,目 录服务意识与心态服务原则服务媒介沟通服务流程掌握服务技巧,*紫金技术总监办*2007/05,3,服务意识与心态“服务”的价值 对企业的价值：企业面对市场，在产品的差异性不高的情况下，透过服务，创造差异，提高竞争力。(戴尔、联想、宝洁）树立企业形象。对个人的价值：更了解客户得到更多客户反馈的信息更快解决问题。为客户解决问题帮助客户创造价值体现自己的个人价值,*紫金技术总监办*2007/05,4,丰富朋友资源提高情商水平创造良好的人际关系 通过服务积累个人能力。（锻炼引导他人的能力掌

2、握控制局面的能力成就自身的领导能力）“你现在的服务能力代表你未来价值的潜力。”服务的定义 服务=解决问题+创造感觉（详见第5页）角色转变 技术工作服务工作，技术人员服务人员优质服务的条件“意愿”服务意识与心态内功“方法”服务的技巧外功,*紫金技术总监办*2007/05,5,为客户创造感觉信任 自信、自重专业形象（技术+言行举止）换位思考安心、放心 克服不确定性服务一致性、标准化推销服务团队问题记录，加速处理价值 改善客户的处境客户的虚荣心得到满足增强客户荣誉感,*紫金技术总监办*2007/05,6,服务原则爱要表达出来，心才会被看到 多沟通交流为客户做实事客户看到你的服务抓住关键时刻，有的放失

3、，对症下药 在客户现场做了很多工作，解决了技术故障，临走却未征求客户同意，客户不满意。探索客户真正的疼处，寻求客户需求背后真正的动机。问题已经解决，客户还在抱怨，其本质怕承担责任。对策：留下文档、客户操作培训、主动在其领导前为他开脱、适当夸奖。,*紫金技术总监办*2007/05,7,降低客户期望值 无限制、无条件满足客户的任何要求客户永远不满意 引导、教育客户设定合理的期望值客户满意创造感觉与解决问题同等重要 仅仅为客户排除故障=水电工为用户修理水管、电路 排除故障+客户感觉到安心、放心、有荣誉感，对你信任=技术服务由主观服务至客观服务 将自己认为最好的东西给对方，对方不一定喜欢。所以要从客户

4、的角度看问题，换位思考，体会客户的感受，给客户最需要的服务。,*紫金技术总监办*2007/05,8,由最真至最适 与客户辩论，抓住客户的失误，步步紧逼，得理不饶人。客户绝对不会满意。无论问题的原因为何，要用双方都能接受的言辞、方式表达出来，不能让失误方感到尴尬。由唯物至唯人 客户服务不仅是针对机器，而且要针对客户本人，体会他的心情，为他创造价值。由智商至情商 智商能够解决技术问题，情商是与客户沟通、为客户创造感觉的基石。情商：散发激情、能屈能伸、延迟满足感,*紫金技术总监办*2007/05,9,情绪处理利于问题处理 客户在向您抱怨的时候，千万不要忽视他的情感，而直接将话题转入技术问题。否则问题

5、处理的过程中，他不愿与你配合。耐心、认真倾听客户的抱怨，认同他的情感，让他觉得你真的为他的处境而着急。感受客户的不满情绪是否减少，只有他的不满情绪减少、平息后，才可以转话题，让他详述故障现象（进入技术问题）。专业形象创造信心与安心 个人形象代表公司形象，同时体现个人的专业修养。到客户现场，服装整洁得体，文档、资料、工具齐备。使用标准化的语言模式。注重细节（人性面）注意客户的性格特点，有的放失。不卷入客户内部的纷争，不在客户面前否认团队中其他人员。,*紫金技术总监办*2007/05,10,服务媒介沟通一、沟通的先天障碍语言 沟通双方的表达与理解存在误差。自己觉得讲得很清楚，对方却听不明白。思维

6、被主观偏见、传统经验所影响。因对方经常出错而认为对方能力有限，不屑与之沟通；或者过于自信，在问题刚出现时，就武断认为是对方的错误造成；或者怕承担责任，极力推脱。态度 态度消积。当个人的情绪受到影响，迁怒于客户；或者缺乏责任心，对客户的请求随意处之。,*紫金技术总监办*2007/05,11,二、跨越障碍，积极沟通语言 塑造高品质的语音，使用“您、请、谢谢”等礼貌词。语速：不快不慢，平稳适中 语调：不高不低，不卑不亢 吐字：清晰易懂，热情自信 表达逻辑清晰有序，采用“概述分述概述”的方式。用图片、文字等辅助，更形象地说明。如果面对面沟通，可配合表情、动作等。消除自我防御 不要怕客户将责任推到自己身

7、上，真相总会大白于天下。认同客户的感受，让他有一个发泄不满的机会。,*紫金技术总监办*2007/05,12,调整情绪，用热情、自信来平息客户的焦虑不安。增强工作责任心，换位思考，体会客户的感受。积极倾听、认同情感 给客户抱怨的机会，让他的情结得到宣泄。在倾听的过程中，回应：“是、对、明白”等，并不断重复客户的关键词，让他感到你“真的”很理解他，想帮他。（注意：此时，不要立即承担责任。）逐层分析、澄清问题 客户情绪平息后，开始澄清问题。询问时，应采用“开放式”问题及逐层分析的顺序，如鱼骨法。用简练的语言引导客户讲出问题产生的原因，举例故事法、多元试探法、现象整合法。,*紫金技术总监办*2007/

8、05,13,服务流程一、电话服务（远程服务）,表明身份,情绪处理,问题处理,感谢客户,客户确认,记录存档,*紫金技术总监办*2007/05,14,自我介绍“您好！紫金公司XXX！”“请问（先生、小姐）贵姓？”“您需要什么帮助？”“喂！你找谁？”“你有什么事？”倾听客户意见、投诉，并认同客户情感“噢，是这样，我明白”“很抱歉，给您带来很多不便，（耽误了您的工作）”“这个问题又不是我造成的，你发什么火！”“这和我没关系，你跟我讲没用！”,*紫金技术总监办*2007/05,15,引导客户回到如何解决问题上来“您现在可以将故障现象描述一下吗？我来帮您解决问 题。”“您这种情况，我也很着急。如果我去现场

9、，也必需事先 了解故障现象，准备处理方案，这样才能最快地为您解决问”“您看，故障原因已经明确了，我现在就可以帮您解决问题，如果我去现场，最快也要24小时，这会耽误您更长时间”与客户方专业技术人员取得联系“您是系统维护员吗？”“XXX工程师在您身边吗？”“请您把电话转给系统维护员（XXX工程师）吧？”“你不懂技术，跟你讲也没用，叫你们技术人员来！”,*紫金技术总监办*2007/05,16,与客户方技术人员配合，分析故障原因，解决问题“请您按我的提示去做”“操作结束后，您可以看到，是吗？”确认问题解决“请您再操作一遍，可以正常运行了吗？”“我会针对这次故障，整理一份文档发给您”“谢谢您的配合”向最

10、初投诉者回复，再次确认“刚才，您单位的XXX工程师配合我一起解决了问题，原因是现在系统已经正常工作了，您可以操作确认一下。”“我会针对本次故障整理出一份文档，发给技术人员”,*紫金技术总监办*2007/05,17,感谢客户，记录客户信息“感谢您的来电（帮助）再见！”确认到现场的时间（如需现场服务）“我公司XXX工程师将于X月X日X时到达现场，尽快为您解决问题。”“我确认一次，您公司的联系人是XXX，联系电话是XXX”*接电话者不负责客户所用的产品，实行“首问责任制”“对不起，我对此产类品不了解，我可以将您的电话转给XXX”“对不起，请您留下电话，我找相关人员很快回复您。”“对不起，请稍候。”“

11、对不起，让您久等。”“这个我不清楚，你打XXX电话问一下吧！”,*紫金技术总监办*2007/05,18,二、现场服务,表明身份,情绪处理,查找原因,夸奖客户,客户确认,告之根源,临行准备,潜在需求,离开请求,澄清问题,操作允许,解决方案,培训文档,领导确认,*紫金技术总监办*2007/05,19,阶段一：出发前的准备问题、工具确认 问题澄清、必要工具、表格、车票（机票）、证件 客户方信息确认 客户地址、联系人、联系电话电话约定“您好！我是紫金公司XXX，我将在X日到您那里，为您处理”“我到达之后，直接去找XXX，可以吗？”个人形象确认 服装正式、干净；头发清洁；不化浓装；配带工作牌。,*紫金技

12、术总监办*2007/05,20,阶段二：到达现场开始检测与客户领导见面自我介绍握手递交名片“您好！我是紫金公司XXX，专程 来这里解决问题。”望着对方双眼；握住2/3掌面，力度适中，双手呈上名片；自信，不卑不亢；倾听并认同 在未了解情况的前提下，不做任何承诺，也不要主动承担责任。“很抱歉，给您的工作带来麻烦（耽误了您的工作）”“我理解您的心情，您为什么会有这样的感觉呢？”“详细情况我想与技术人员沟通一下，您认为呢？”“这个没问题，包在我身上！”“这不可能是我们的问题！”,*紫金技术总监办*2007/05,21,与技术人员见面自我介绍（同上）如果对方与自己并非老友，忌拍对方肩膀、递烟、开玩笑倾听

13、并认同“大致情况我已了解，我明白您的处境”“我非常理解您现在的心情，我会尽最大的努力帮助您解决问题”“为了解决这个问题，我希望得到您的协助”澄清问题 了解具体故障现象，详细询问，逐层分析操作设备前，征得客户同意“我可以操作机器吗？”,*紫金技术总监办*2007/05,22,阶段三：开始检测问题解决分析问题，查找原因 如果发现问题原因在客户方，不能指责 客户的过错。重点是解决问题，而不是 追究 责任。“跟你讲过多少次了，不能这样做！”“这都是你们自己造成的！”提出解决方案，处理问题 与客户共同商讨，多用引导式、开放式、建议式语句，忌用命令式，指导式。如：“您认为”、“您觉得”“这样修改，您认为怎

14、么样？”“你必须”、“你一定要”,*紫金技术总监办*2007/05,23,如不能即刻解决问题，坦诚说明原因（个人能力或客户设备），不要隐瞒，最好能提出应急方案。“对不起，这个问题我暂时无法解决，我对还不能确定，我想将这个情况与其他同事共同研究一下”“对不起，这个问题是由于贵单位的，如果要彻底解决，还得”“对不起，这个问题我暂时无法根本解决，我提供一套应急措施，暂时保证系统正常工作。我会立即跟相关技术人员（供应商）取得联系，寻求他们的帮助。”客户确认 问题处理完毕，请客户做全面测试，确认问题已解决。“问题已解决，请您亲自操作一遍吧！”,*紫金技术总监办*2007/05,24,夸奖客户 适当地夸奖

15、客户的技术水平，并对他的协助表示感谢。“您的水平真不赖，帮了我大忙。”“多谢您的帮助，我们能这么快解决问题。”,*紫金技术总监办*2007/05,25,阶段四：问题解决离开现场告知问题根源 亲自为客户演示一遍，指出问题所在。“您看，问题出在这里”“这个问题的原因是由于我们的疏忽，没有强调”提供文档，培训客户 将问题解决过程整理出文档，留给客户，并对他进行实际操作的培训。“这是问题处理方法，留给您查看，预防类似的问题产生。”“我来教一下您具体的操作方法，这样以后您可以自己处理了。”,*紫金技术总监办*2007/05,26,客户领导确认 建议与客户一起去见他的领导，作一些沟通，请领导确认工作已完成

16、。向客户的领导说明情况，转移客户的责任，减轻他的压力。感谢领导。“多谢您的帮助，我们一起去跟领导说明情况吧！”“X科长（处长），这次故障的原因是由于我们的疏忽，没有强调”“多亏XXX（客户名）的配合，他的技术水平很好，帮了我很大忙，现在问题已经解决了。”“这次问题处理的文档我已经留下了，以后类似的问题XXX完全能够处理了。”“非常感谢X科长（处长）的支持和帮助，我们会努力做好服务工作”,*紫金技术总监办*2007/05,27,挖掘潜在需求 向领导建议购买公司的新产品。“这次问题虽然已解决，但由于 贵单位的，可能以后还会出现 类似的问题。最好的办法是，我会请公司的销售员专门与您联系。”离开现场的

17、请求 离开现场前，必须征得客户的同意。“感谢您的帮助与支持，这是我的工程服务记录单，请您签 上意见。”“这是公司客户服务中心电话，有问题可以打这个电话。”“请问，我现在可以走了吗？”,*紫金技术总监办*2007/05,28,掌握服务技巧培养服务意识与心态、掌握服务原则先要掌握沟通技巧，沟通是展现服务的途径持续演练服务流程才可以“熟能生巧”成熟的服务技巧应转变为一种“习惯”团队服务需要团队精神 统一执行标准化服务流程。技术交流，经验互补；相互认同，创造共同利益。塑造正面积极的环境面对客户，在客户面前不做个人英雄，肯定其他同事的工作。,*紫金技术总监办*2007/05,29,客户希望得到工程师个人

18、电话“我可以留给您，但是您最好还是使用服务专线。因为公司有完善的客户服务体系，只要拔通这个电话，就可以得到快速优质的服务。”“每个工程师都有自己的技术专长，公司会根据您的实际情况安排最合的工程师。”“我们有许多客户，也许您打电话给我时，我正在其他客户那里，不能及时赶到，这就会耽误您的工作。”客户不断提出诸多的小要求，要求留下工程师“您看，不断的修改程序，对您的版本控制不利。您可以在时间内将所有的要求进行汇总，我在时间再来帮您统一修改，您觉得怎么样？”,*紫金技术总监办*2007/05,30,客户与客户有利益冲突，要求您表明态度。明确自己的权责，不作过多评价。不卑不亢，一碗水端平，尽量协调，少作

19、表态性言论。以共同利益为原则，求同存异，共同发展。电话转接注意事项 实行“首问责任制”，即第一位接听电话的人员，无论是否负责客户的问题，有责任为客户作协调工作，如转接电话、找相关人员回复、向其他工作人员转述问题。不能将电话转来转去，让客户反复重复问题。“对不起，让您久等。”“我帮您找一位专业人员解决。”“请您留下电话，我们很快给您回复。”X“我不负责这个，你找XXX吧（你打XXXXX电话问一下吧）。”X“你把问题再说一遍，刚才不是我接的电话。”,*紫金技术总监办*2007/05,31,客户提出合同规定之外的要求 不能直接拒绝，要采取“假装同意找原因对策”的方式。在找到原因（个人、上级、公司）后

20、，对症下药。“如果我可以顺便实现这些功能的话，我一定会帮您做。”“那么，您为什么要做这些呢？”“您的想法非常好，我觉得如果能实现这些功能，对您的工作会有很大改进。”“我认为，既然您已提出设想，我们一定要把它做得非完善。这样吧，我先跟项目组同事共同商讨之后再给您一个答复。”,*紫金技术总监办*2007/05,32,客户要求您帮忙查看其他品牌的产品 在自己能力范围内，做问题分析和诊断，不动手操做。给客户一个口头建议，不能写在纸上，防止事后责任。找出其他品牌产品的不足，但不能贬低、指责。发现新的商机，及时宣传公司产品。“以我个人的经验来看”“我个人认为”“这个产品不错，但是在XXX方面可能不适合你们。”“这个产品不错，但是在XXX方面需要针对你们的实际情 况加以改进。”,*紫金技术总监办*2007/05,33,问题原因不在我方，但我方提不出原因 首先告之客户：针对这个问题，我们已做过XXX测试，目前还未找到真正的原因。其次，赞美客户（PMP），表示希望得到他的帮助。最后，多方共同处理。“您真得很负责，为了这个问题，您一直与我们一起寻找原因，很辛苦啊。”“多亏是您，要不然还发现不了这个问题。我还是希望您能继续支持我们的工作。”,*紫金技术总监办*2007/05,34,谢谢阅读!,