微软Officeexcel.ppt

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1、微软Office办公应用培训,Excel篇,Contents,第1篇 Excel 概述,电子表格软件Excel 2003是办公自动化软件Office2003的一个成员。操作方便、功能齐全。Excel具有丰富的数据处理函数，可以实现快速准确的表格数据计算；具有丰富的绘制图表功能，快速生成图表，可进行数据统计分析；具有方便的数据交换能力；新增了Web工具等；,Excel窗口的基本结构,菜单栏,标题栏,常用工具栏,格式工具栏,垂直滚动条,垂直拆分条,水平拆分条,工作簿、工作表和单元格,工作薄：是一个Excel文件，扩展名为.xls，由工作表组成。最多可存放255个工作表。默认工作簿名为Book1，其

2、中包含三个工作表Sheet1、Sheet2和Sheet3。工作表：是以列和行的形式组织和存放数据的表格，由单元格组成。每一个工作表都用一个工作表标签来标识。,单元格：行和列的相交点，是工作表的最小单位，一个单元格最多可容纳32003个字符。单元格根据其所处的列号和行号来命名。列号在前、行号在后。比如：A5，C9活动单元格：当前正在操作的、被黑线框住的单元格。活动工作表：当前正在操作的，标签是白底黑字、带下划线的工作表。默认情况下，活动工作表为Sheet1。,第2篇 Excel的基本操作,6 设置单元格的格式,5 工作表的编辑,4 输入数据,3 编辑数据,2 数据类型,1 新建、保存和打开工作簿

3、,1.新建、保存和打开工作簿,新建工作簿新建空白工作薄：,启动Excel的同时自动创建“Book1”,选“文件”菜单中的“新建”命令,再选“常用”选项卡下的“空工作薄”命令,单击“常用工具栏”上的“新建”按钮,利用模板建立新工作薄：,选“文件/新建”命令选择“电子方案表格”选项卡双击其中一个模板图标,保存工作簿,在“另存为”对话框中设置保存位置，文件名和保存类型,单击“常用工具栏”上的“保存”按纽,“文件”菜单中选“保存”命令,“文件”菜单中选“另存为”命令,使用快捷键“Ctrl+S”,注:第一次保存工作簿，Excel 会打开“另存为”对话框。,使用自动保存,Excel提供了工作簿的“自动保存

4、”功能。设置“自动保存”后，将每隔一定时间自动保存工作簿。默认时间间隔为10分钟，用户可以自定义。操作方法：单击“工具/自动保存”命令。如果“工具”菜单中尚没有“自动保存”命令，可选择“工具/加载宏”命令，打开“加载宏”对话框，选择“自动保存”复选框后，单击“确定”按钮,2.数据类型,Excel 的数据类型分为数值型、字符型和日期时间型三种。数值型数据包括：数字（0-9）组成的字符串，也包括、E、e、%、小数点、千分位符号等。在单元格中的默认对齐方式为“右对齐”。数值型数据一般只作加减乘除等算术运算或大小比较的关系运算,否则需要作类型转换,字符型数据：包括汉字、英文字母、数字、空格及键盘能输入

5、的其它符号。在单元格中的默认对齐方式为“左对齐”。字符型数据一般只能作字符串连接运算和进行大小比较的关系运算 字符型数据在单元格中的默认对齐方式为“左对齐”。,日期时间型数据:日期时间型数据本质上是整型数据，表示从1900-1-1至指定日期或从0:0到指定时间经过的秒数。常用的日期格式有：“mm/dd/yy”、“dd-mm-yy”；时间格式有：“hh:mm(am/pm)”，am/pm与时间之间应有空格，否则，Excel将当作字符型数据来处理。日期时间型数据可作加减运算，也可作大小比较的关系运算。日期时间在单元格中的默认对齐方式为“右对齐”。,3.输入数据,单元格的选择,输入数据 选择要输入数据

6、的单元格，直接在单元格中输入,也可在编辑区中输入,输入完成后，确认。,输入数据的几个特殊情况：输入分数(如1/2),应先输入“0”及一个空格后输入 输入纯数字组成的字符型数据，输入前加西文单引号（），Excel 将自动把它当作字符型数据处理。输入日期和时间数据时，用“-”或“/”分隔年月日；时间用“:”分隔时分秒。输入当前日期：Ctrl；组合键 输入当前时间：CtrlShift；组合键,数据的自动输入,相同数据的填充(复制填充):使用填充柄：,单击填充内容所在的单元格,拖动单元格右下脚的“填充柄”至所需位置,输入起始值后选择填充区域,选中“编辑”菜单的“填充”命令,在级联菜单中选择对应的菜单项

7、,使用“填充”命令：,等差/等比序列及日期序列的填充:使用填充柄:,输入序列前两项并选中这两项,拖动单元格右下脚的“填充柄”至所需位置,输入起始值后选择序列区域,选中“编辑/填充序列”命令,在“序列”对话框中选择序列类型、设置序列步长及终止值,使用“填充”命令：,4.编辑数据,编辑单元格数据 编辑单元格有两种方法：在编辑栏中编辑和在单元格内直接编辑。单击目标单元格，在编辑栏中对数据修改；双击目标单元格或按F2键，在单元格内编辑数据。,选定单元格,在编辑栏中修改,双击后直接在单元格内修改,单元格数据的复制和移动,单元格数据的复制 Excel的数据复制可以使用剪贴板、快捷键和鼠标拖动三种方式进行操

8、作。,选择源单元格或区域,点击“复制”按钮或选择“编辑/复制”命令,Ctrl+C,Ctrl+拖动到目标单元格,选择目标单元格，粘贴,选择目标单元格，Ctrl+V,单元格数据的移动 Excel的单元格数据移动可以使用剪贴板、快捷键和鼠标拖动三种方式进行操作。,选择源单元格或区域,点击“剪切”按钮或选择“编辑/剪切”命令,Ctrl+X,拖动到目标单元格,选择目标单元格，粘贴,选择目标单元格，Ctrl+V,选择要插入单元格的位置,插入和删除单元格、行或列,插入单元格,选择“插入/单元格”命令,或在快捷菜单中选择“插入”命令,在插入对话框中设置插入方式,插入单元格后的结果显示,插入行或列,选择要插入行

9、或列的位置,选择“插入/行或列”命令,或在快捷菜单中选择“插入”命令,插入列或行后的结果显示,删除单元格、行或列,单元格、行或列删除后，原单元格、行或列右（下）边其它单元格的位置将会向左（上）移动以填补被删除、行或列的位置。操作方法如下：,选中目标（单元格、行或列）,选择“编辑/删除”，或右击选择删除菜单项,在“删除”对话框进行相应的设置即可,清除单元格、行或列 Excel的“清除”命令与删除是有区别的。数据清除后单元格、行或列位置还在。“清除”命令清除的是单元格内的数据、格式或批注信息。操作方法：选定单元格或区域后,选择“编辑/清除”的相应子菜单项（全部、格式、内容、批注）。全部全部删除格式

10、仅删除格式内容仅删除内容（或Del健）批注仅删除批注,查找和替换数据 使用查找与替换可以在工作表中快速定位要查找的信息。查找与替换操作既可在一个工作表中进行也可在多个工作表中进行。操作方法：,选择搜索区域,选择“编辑”菜单的查找或替换命令或Ctrl+F、Ctrl+H,在查找或替换对话框中作相应设置,5.工作表的编辑,插入、删除和重命名工作表 选取工作表,插入工作表 选取要插入的新工作表位置，选择“插入/工作表”命令。,删除工作表 选取要删除的工作表，选择“编辑/删除工作表”命 令。重命名工作表 选中要重命名的工作表，选择“格式/工作表/重命名”命令。,注：以上工作表操作也可右击工作表标签，在快

11、捷菜单中选择相应命令来实现。,移动和复制工作表 Excel 允许将工作表在一个或多个工作簿中移动或复制。如果在两个工作簿之间移动或复制，则必须将两个工作簿都打开，并确定源工作簿和目标工作簿。操作如下：,在对话框中作相应设置,选择“编辑/移动或复制工作表”命令,选择要移动或复制的工作表,注：工作薄内的复制或移动也可用鼠标拖动复制：选中要复制的工作表，Ctrl+拖动到指定位置移动：选中要移动的工作表，拖动到指定位置,移动或复制工作表,选择“编辑/移动或复制工作表”命令,在对话框中选择要移动或复制的工作簿和插入位置，选择“建立副本”表示复制，否则为移动；,6.设置单元格的格式,设置单元格的格式包括设

12、置单元格中的数字格式、对齐方式、字体的式样和大小、边框、图案及对单元格的保护等操作。操作方法:,选定要格式化的单元格或区域,选“格式/单元格”命令,右击选中的区域，选择设置单元格格式,点击格式工具栏上的格式按钮,在单元格格式对话框作相应设置,选择“数字”选项卡，在对话框左边“分类”列表框列出了数字格式的类型，右边显示该类型的格式和示例,设置数字格式,单击“格式/单元格”菜单,右击单元格或区域，选择设置单元格式命令,对齐格式,选择对齐标答，设置水平对齐、垂直对齐、自动换行、合并单元格、文字方向等,选择“字体”选项卡设置字体、字号等,字体格式,设置边框在默认情况下，Excel单元格的边框为虚线，打

13、印时将不显示。如果需要可以为单元格或工作区域设置特色边框。设置方法：,选择要加边框的单元格或区域,单击格式工具栏的边框按钮,选择一种框型,选择格式/单元格或右击选择区作设置,在对话框中选边框标签，设置单元格边框、边框样式、颜色等,设置图案 可用格式工具栏与单元格格式对话框设置单元格的背景颜色、底纹等。操作方法：单击“格式工具栏”中的“填充色”按钮：可设置背景颜色，但不能设置“背景图案”。利用“单元格格式”对话框：可设置背景颜色、填充图案和图案的颜色,保护单元格,在保护标签页中设置：锁定:防止单元格被移动、改动、更改大小或删除；隐藏:隐藏公式。单元格中的计算公式不会显示在编辑栏中，可以实现所谓的

14、“算法隐蔽”,注：只有作了工作表的保护,单元格保护才有效.,设置行高和列宽,当用户建立工作表时，Excel中所有单元格具有相同的宽度和高度。在单元格宽度固定的情况下，当单元格中输入的字符长度超过单元格的列宽时，超长的部分将被截去，数字则用“#”表示。当然，完整的数据还在单元格中，只不过没有显示出来而已。适当调整单元格的行高、列宽，才能完整的显示单元格中的数据。,使用菜单精确调整行高或列宽,用鼠标改变行高或列宽：鼠标拖动：鼠标指向行号下边（列号右边）的分隔线上，当鼠标指针变为一条黑短线和双向箭头的形状时，按住并拖动鼠标至适当的行高、列宽位置。双击鼠标：在行或列的边线上双击鼠标左键，Excel将自

15、动设置该列的宽度为该行或列中数据的最高（宽）值。,隐藏和恢复数据“隐藏”是将所选的行（列）隐藏起来不予显示。“取消隐藏”是将隐藏的行（列）重新显示。,选定要隐藏的行或列,在“格式”菜单中选行或列命令,隐藏,取消隐藏,使用自动套用格式 Excel预定义了7类共17种格式，可快速方便地对工作表格式化。操作方法：,在对话框中选择所需样式,选“格式/自动套用格式”命令,选择要格式化的单元格或区域,在“自动套用格式”对话框中，单击“选项”按钮，可选择性的套用所需的格式,条件格式 可根据设置的条件动态地为单元格设置格式。操作方法：,注：如果条件多于一个，可以在对话框国单击“添加”按钮，添加新的条件（“条件

16、格式”最多可提供3个条件表达式）,选定要设置条件格式的区域,选择“格式/条件格式”命令,在条件格式对话框中作相应设置,条件格式设置,单击“格式/条件格式”菜单项,在条件格式对话框中设置条件格式,格式复制 格式复制用于将已格式化的数据区域（单元格）的格式复制到其它区域（单元格）。格式复制一般使用“常用”工具栏中的“格式刷”完成。操作方法：,格式刷,选定已设置好格式的区域;单击功双击格式刷按钮;在目标区域拖动,第3篇 公式和函数1,6 公式中的常见出错信息与处理,5 常见函数的使用,4 单元格的引用,3 公式的复制与移动,2 函数的使用,1 公式的使用,公式的使用,Excel公式是由操作数和运算符

17、按一定的规则组成的表达式，以“=”为首字符，等号后面是参与运算的元素（即操作数）和运算符。操作数可以是常量、单元格引用、标志名称或者是工作表函数。公式中的运算符 算术运算符:用于数值的算术运算，运算符有加+,减-,乘*,除/,乘方,括号()等，如：=2+3/3*22=6。文字运算符：=3&4=34,比较运算符:=、=、,用于比较两个值的大小，结果为“TURE”或“FALSE”。西文字符串比较时，采用内部ASCII码进行比较；中文字符比较时，采用汉字内码进行比较；日期时间型数据进行比较时，采用先后顺序（后者为大）;引用运算符:冒号、逗号、空格。冒号是区域运算符，代表一个矩形区域；逗号是联合运算符

18、，代表多个区域相并；,运算优先级 Excel运算符的优先级由高到低依次为：引用运算符之冒号、逗号、空格、算术运算符之负号、百分比、乘幂、乘除同级、加减同级、文本运算符、比较运算符同级。同级运算时，优先级按照从左到右的顺序计算。输入公式 选择要输入公式的单元格，单击公式编辑栏的“=”按钮，输入公式内容；单击编辑栏的“”按钮或“Enter”键。也可以直接在单元格中以“=”为首字符输入公式。,2 函数的使用,在Excel中内置了9类共240多个函数（数字、日期、文字等）,它们是一些预先定义的公式,利用函数可提高效率,减少错误。Excel函数形式：函数名(参数表),多个参数间用逗号隔开,参数可以是数字

19、、文字、逻辑值、数组、误差值、引用位置、常量或公式，甚至是又一函数，这时称为函数嵌套，最大嵌套层数7层。,函数的输入：,选取存放结果的单元格,击粘贴函数按钮或“插入/函数”,在对话框中选取函数类型和函数名,选取或输入参数,在编辑栏中直接输入：=函数名(参数),输入等号后,在函数框中选取所需函数,选取或输入参数,自动求和与自动计算：自动求和对最接近单元格的数据区域求和(单元格与求和区域相邻):对任何区域求和:自动计算,选取存放结果的单元格,单击求和按钮显示计算公式,双击求和按钮显示计算结果,选取存放结果的单元格,单击求和按钮,选取求和的区域,单击求和按钮,选取计算区域,在状态栏击右键，在快捷菜单

20、中选择一种计算方式,在状态栏显示计算结果,公式的复制与移动,公式的使用在Excel中会经常遇到，如果所有公式都逐一输入是件很麻烦的工作，且容易出错。Excel 2003提供了公式的复制和移动功能，可以很方便的实现公式快速输入。公式的复制与移动和单元格数据的复制与移动类似。同样可以使用剪切板、填充柄等。有时公式在复制过程中，得到错误结果，用户可以查看公式表达式，以确定公式是否有误，操作方法是使用组合键“Ctrl+”,单元格的引用,在公式中可以对单元格或单元格区域进行引用,可以引用同一工作表中不同部分的数据，还可以引用同一工作薄其它工作表中的数据，甚至其它工作薄中的数据。Excel直接使用单元格名

21、来表示对单元格的引用，常见的有四种引用方式：相对引用、绝对引用、混合引用、外部引用（链接）,相对引用(列坐标行坐标)：所谓“相对引用”是指在公式复制时，该地址相对于源单元格在不断发生变化，这种类型的地址由列号和行号表示。如：b6,a1,a2:c3,5:5,5:10,I:I.A:B 绝对引用($列坐标$行坐标)：所谓“绝对引用”是指在公式复制时，该地址不随目标单元格的变化而变化。绝对引用地址的表示方法是在引用地址的列号和行号前分别加上一个“$”符号,如:$B$6,$A$1,$A$2:$C$3,混合引用(列坐标$行坐标或$列坐标行坐标)所谓“混合引用”是指在引用单元格地址时，一部分为相对引用地址，

22、另一部分为绝对引用地址，例如$A1或A$1。如果“$”符号放在列号前，如$A1，则表示列的位置是“绝对不变”的，而行的位置将随目标单元格的变化而变化。反之，如果“$”符号放在行号前，如A$1，则表示行的位置是“绝对不变”的，而列的位置将随目标单元格的变化而变化。如:B$6,$A1,A$2:C$3相对、绝对、混合引用间可相互转换，方法：选定单元格中的引用部分反复按F4键,外部引用（链接）同一工作表中的单元格之间的引用被称为“内部引用”。在Excel中还可以引用同一工作簿中不同工作表中的单元格，也可以引用不同工作簿中的工作表的单元格，这种引用称之为“外部引用”，也称之为“链接”。引用同一工作簿内不

23、同工作表中的单元格格式为：“=工作表名！单元格地址”。如“=Sheet2！A1 引用不同工作簿工作表中的单元格格式为：“=工作簿名工作表名!单元格地址”。例如“=Book1Sheet1！$A$1,区域命名在引用一个单元格区域时常用它的左上角和右下角的单元格地址来命名，如“B2：D2”。这种命名方法虽然简单，却无法体现该区域的具体含义，不易读懂。为了提高工作效率，便于阅读理解和快速查找，Excel 2003允许对单元格区域进行文字性命名。区域的命名方法：,选取区域,单击名称框,直接输入区域名,插入/名称/定义,输入名字,插入/名称/指定,设置区域名来自的行列,常见函数的使用,SUM函数功能：SU

24、M函数用于计算单个或多个参数之和。语法：SUM（number1，number2，）。number1，number2，为1-30个需要求和的参数。参数可以是数字、文本、逻辑值，也可以是单元格引用等。如果参数是单元格引用，那么引用中的空白单元格、逻辑值、文本值和错误值将被忽略，即取值为0。,AVERAGE函数功能：对所有参数计算算术平均值。语法：AVERAGE(number1，number2，)number1，number2，为1-30个需要计算平均值的参数。参数应为数字，或者包含数字的名称、数组或单元格引用等。如果数值或单元格引用参数中有文本、逻辑值或空白单元格，则忽略不计，但单元格中包含的数字

25、“0”将计算在内。,COUNT函数功能：计算参数表中的数字参数和包含数字的单元格个数。语法：COUNT(value1，value2，)value1，value2，为1-30个可以包含或引用各种不同类型数据的参数，但只对数字型数据进行计算。,INT函数功能：对实数向下取整数语法：INT(number)number是需要取整的实数 MAX函数功能：求数据集中的最大值语法：MAX(number1，number2，)number1，number2，为1-30个需要求最大值的参数。可以将参数指定为数字、空白单元格、单元格区域、逻辑值或数字的文本表达式等。如果参数为错误值或不能转换成数字的文本，将产生错误

26、。如果参数不包含数字，函数MAX返回0。,公式中的常见出错信息与原因,第3篇 图表的制作2,3 图表的格式化,2 图表的编辑,1 创建图表,创建图表,Excel的图表功能可以将工作表中的抽象数据以图形的形式表现出来，极大的增强了数据的直观效果，便于查看数据的差异、分布并进行趋势预测。而且Excel 所创建的图表与工作表中的有关数据密切相关，当工作表中数据源发生变化时，图表中对应项的数据也能够自动更新。Excel中的图表有14大类，每类又有若干种子类型，图表类型总计达70多种。,图表属性图表类型:有14类图表,有二维、三维，每类有子类型数据源：作图的数据来源于哪个数据区域图表选项：图表中各个对象

27、，有图表区、绘图区、分类坐标、图例、背景、标题等图表位置：嵌入在工作表内,称为嵌入式图表 作为一张独立的图表,称为独立图表,创建图表,选定创建图表的数据区域,单击常用工具栏的 图表向导 按钮,选“插入/图表”命令,单击图表工具栏的 图表类型按钮,按F11键,依据图表向导逐步建立图表,独立图表,嵌入图表,利用图表向导创建图表,选择“图表类型”和子类型,设置图表选项,选择图表位置,选择作图数据源,选择“插入/图表”命令,点击常用工具栏的图表向导按钮,图表的编辑,图表的缩放、移动、复制和删除,选中图表,鼠标指向图表任意处,拖动图表,鼠标指向图表控点处,拖动图表,鼠标指向图表任意处,Ctrl+拖动图表

28、,按Del键,改变图表类型 对已创建的图表可概据需要更改图表类型，操作方法：先选中图表；选择“图表”菜单中的“图表类型”命令，在弹出的对话框中选择所需的图表类型和子类型；或单击“图表”工具栏上的“图表类型”按钮；或右击图表，在快捷菜单中选“图表类型”命令。,图表对象的编辑,Excel图表中有许多对象如图表标题、图例、文字、数值轴、绘图区、背景墙、刻度等，这些对象都可以根据需要改变其内容或外观。选取图表对象 单击图表对象或单击图表工具栏的“图表对象”按钮删除图表中的数据系列 选中数据系列，按Del键,增加数据 对嵌入对表：直接选中数据，拖动到图表；或选图表/添加数据 对独立图表：,选中图表对象,

29、选图表/添加数据,选工作表数据,双击图表对象,选图表/图表选项,在对话中设置相应选项,增加文字 增加标题、坐标轴、网格线、图例、数据标志等,调整图表中数据系列次序,右击图表中要改变次序的数据系列；选“快捷菜单”中的“数据系列格式”命令；选择“系列次序”选项卡；选择要改变次序的系列名称；单击“上移”或“下移”按钮,图表的格式化,图表格式化是指对图表中各个图表对象的格式设置，不同的图表对象有不同的格式设置标签，它们有：数据系列:有图案、坐标轴、系列次序、数据标志标签等坐标轴：有图案、刻度、字体、数字、对齐等标签图表区：有图案、字体、属性标签图例：有图案、字体、位置标签图形区：有图案设置标签操作方法

30、：,双击图表的各个对象,在格式对话框中设置上述每类对象的格式,第4篇 数据的管理与统计,2 数据的筛选,1 数据排序,1 数据排序,排序是整理数据的一种方法，通过排序，Excel可按指定的字段值和排列顺序重新组织数据。排序的字段称为关键字段，最多允许3个关键字段，有主关键字和次关键字之分。简单排序：用于快速地对数据清单中的某一列数据进行排序（单关键字排序）。,单击数据清单中要排序的列的任一个单元格,单击“常用”工具栏上的升序或降序按钮,复杂排序：对多个关键字进行排序,操作方法:,单击数据清单中的任意一个单元格,选择“数据/排序”命令,在对话框中选择排序的主、次、第三关键字和排序方式,特殊排序：单击“排序”对话框中的“选项”按钮,打开“排序选项”对话框。,Excel数据筛选用于快速寻找和使用数据清单中的数据子集，只显示满足条件的数据行，隐藏其它行。自动筛选创建复杂的筛选条件在自动筛选的第三步选自定义，在对话框中选取逻辑操作符、字段值，并通过与、或按钮定义出满足两个条件的复杂的限定条件撤消自动筛选,单击数据清单或选择区域,数据/筛选/自动筛选,数据/筛选/全部显示,数据/筛选/自动筛选,2 数据的筛选,选取值或自定义条件,谢谢,