建立财务管理工作表的基本方法.ppt

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1、第2章建立财会管理工作表的基本方法,修改工作表,输入数据,建表准备工作,工作表格式设计,建立公式,编排工作表,2.1 建立工作表的准备工作,在财务管理工作中,常常需要借助表格完成各种分析、预测和决策工作。如财务报表分析需要以各种财务报表为基础，将其中的有关项目进行对比，以揭示企业财务状况；财务预算需要编制各种预算表，完成预算的编制工作。也就是说，编制各种财务管理工作表在财务管理工作中是不可缺少的工作。,Excel是当今世界最优秀的电子表格系统之一，它集数据库、工作表、图形为一体，不仅具有普通表格的含义，而且具有电子的含义，即信息间相互联系采用自动链接方式。这种电子表格在财务领域非常适用，财务管

2、理人员掌握Excel电子表格软件的基本功能后，就可以很容易地编制各种财务管理工作表，为借助计算机进行财务管理打下良好的基础。,2.1.1 建立新的工作簿和保存新的工作簿,启用Excel时，总是打开一个新的工作簿，工作簿上的第一张工作表显示在屏幕上，此时相当于在你的面前放置了一张白纸和一支笔，此时可以建立各种财会工作表。,1.建立新的工作簿。启动Excel后，系统会自动建立了一个新的工作簿，名为Book1。另外，也可以通过菜单上的命令建立一个新的工作簿。,2.保存新的工作簿。Excel的存储单位是工作簿，即把包含若干个工作表的工作簿作为一个文件存储，其扩展名为.xls。,2.1.2 打开已有的工

3、作簿,如果已经有一个建立好的财会工作表保存在磁盘上，需要再次使用，就必须打开包含该财会工作表的工作簿。,保存已有的工作簿有两种方法，一是换名另存为，一是原名保存。,2.1.3 保存已有的工作簿,2.1.4 退出Excel,当你完成表编辑工作后，便可以选择文件菜单中的退出命令退出Excel，或者关闭窗口退出Excel。,2.2 财会工作表格式设计,通常财会工作表的格式设计应包括表标题、表日期、表头、表尾和表体固定栏目等的设计。用Excel设计财会工作表时，如同在一第网络纸上画表一样简单。标题、表头、表体等按照需要安排在相应的网络（单元）中。,2.2.1 输入标题信息,标题是文字数据类型，输入前首

4、先选择标题所在的单元位置，根据标题的字数确定所占的单元格数，然后决定是否需要合并单元格，最后输入标题信息。,2.2.2 输入日期,Excel中提供了定义单元格式的功能，对于需要输入日期数据的单元格，先将其定义成日期数据类型，然后就可以按所需的日期格式输入日期数据。定义单元格式为日期类型是通过格式菜单的单元格命令，在分类框中选择日期项，便可以在类型选项中选择你所需的格式。同时也可通过分类框中的自定义功能自定义日期格式。,2.2.3 输入表头,表头信息也是文本型数据，其输入方法有两种：一是在每个单元输入正文后都按回车键，再将光标移到下一单元，输入正文。二是选择单元区域，在一个单元中输入正文后，按回

5、车键，便可在该区域中的下个单元输入正文。,2.2.4 输入表体固定栏目,表体固定栏目也是文本型数据，其输入可采用上述两种方法输入。通过上述步骤，我们已经定义好了财会工作表的格式。下面讨论财会工作表中有关数据的输入和公式的建立。,2.3 输入数据及建立公式,当工作表的格式建立好之后，便可以输入数据。在整个工作表中，有些数据需要直接输入，其他数据可以根据数据间的勾稽关系，通过建立公式自动计算得出。,2.3.1 输入数据,在输入数值型数据前，先确定其表现形式，然后再明确输入方法。,2.3.2 建立公式,在Excel工作表中，各单元格之间的数据之间的内在联系是通过公式来表示的。公式的定义非常简单，一次

6、定义可以多次使用，而且数据间的联系采用自动链接方式，当源数据发生变化时，目标数据自动改变。,1.数值型数据的表现形式。在Excel中数值型数据的表示形式有，负号、加货币符号、加百分号、加千分号、科学计数、分数。2.数值型数据的输入方法。选择一单元或单元区域，直接输入数据，按回车键。,1.公式的概念。公式是以等号“=”开始，后面跟一个包含数字、运算符、单元引用和函数的表达式。2.公式的输入方法。（1）直接键入。（2）输入和粘贴相结合。（3）输入与复制相结合。2.3.3 复制、剪切、粘贴、填充复制、粘贴、移到和填充的含义（1）复制。复制是将一单元或单元区域的全部内容放入剪切板中，原单元或单元区域的

7、内容保持不变。,（2）粘贴。粘贴是将剪切板上的内容粘贴在选定的单元或单元区域内。分为全部粘贴和选择性粘贴。（3）剪切。将一选定的单元或单元区域的全部内容放入剪切板中，当将其粘贴到一新的单元或单元区域时，原单元或单元区域的内容将被放入新的单元或单元区域，原单元或单元区域的内容为空。（4）填充。将单元格的内容复制到其他单元或单元区域。但是这种复制具有智能感知效果，即可以把活动单元中的数值、日期等按一定规律复制到指定单元或单元区域。2.复制、剪切、粘贴、填充的一般方法（1）复制的方法。（2）剪切的方法。（3）粘贴的方法。（4）填充的方法。,修改工作表是在原有工作表的基础上，通过修改高效地形成新的工作

8、表的操作。2.4.1 修改某一单元格的内容修改某一单元内容有两种方法：1.直接输入新的内容，以新代旧。2.对某一单元内容进行编辑。对某一单元内容进行编辑的方法是，双击某单元或按“F2”键，进入编辑状态。此时可以对单元中的内容，进行增、删、改。修改公式中的单元引用方法是，拖动鼠标选择公式中要修改的单元引用，再选择新的单元引用，则公式中的旧的单元引用被新的单元引用代替，按回车键结束操作。,2.4 修改工作表,2.4.2 复制、剪切、粘贴、填充1.复制、剪切、粘贴、填充的含义2.复制、剪切、粘贴、填充的一般方法 Excel提供复制、粘贴、剪切和填充的方法主要是有编辑菜单中的相关命令、工具栏中的相关工

9、具和鼠标拖支等。（1）复制的方法。主要有拖动复制、编辑菜单中的复制命令复制、工具栏中的复制工具复制。拖动复制是选择某一单元或单元区域的框的一边，当鼠标指针由空心十字变为空心箭头时，说明鼠标现已接触边框，拖动至一新的位置，该位置用虚线框起来，按下Ctrl键，此时鼠标指针变为空心箭头带一个小加号，松开鼠标、最后松开Ctrl键，则原单元或单元区域内容不变，并且在新位置复制了一份内容。注意，当原单元或单元区域的内容为公式时，新位置也复制了公式，但是公式中的参数将根据新位置对于原集团的移动进行修改。,（2）粘贴的方法。a.使用编辑菜单中的粘贴命令进行全部粘贴。b.使用编辑菜单中的选择性粘贴命令，进行选择

10、性粘贴。c.使用常用工具栏中的粘贴工具进行全部粘贴。（3）剪切的方法。a.拖动剪切。选择某一单元或单元区域的框的一边，当鼠标指针由空心十字变为空心箭头时，说明鼠标现已接触边框，拖动到一新的位置，松开鼠标，则原来单元或单元区域的内容被剪切下来，并移动到新的位置。b.使用编辑菜单中的剪切命令。c.使用常用工具栏中的剪切工具。,（4）填充的方法。a.拖动填充。在任一单元或单元区域的右下角有一很小的方块，称为填充柄。用鼠标选中填充柄时，鼠标指针变为十字形状。此时开始反射层动的方向只能为上、下、左、右方向上相邻的连续单元。在拖动过程中，可能选中的单元被框起来，随着拖动的进行逐渐加长，当抬起鼠标时，确认选

11、中的单元变为逆显示。此时被框起来的单元区域复制了若干份原内容。Excel的填充功能具有智能感知技术，对于单元中包含数值或日期等类型的数据，填充到单元或单元区域会自动递增。b.编辑菜单中的填充命令。填充没有工具，通过使用编辑菜单中的填充命令进行填充。通过选择菜单中的命令进行向下、上、左、右等的填充。选择序列命令，在序列对话框中选择序列产生的行、列、类型、日期单位、步长等选项完成不同的填充。,2.4.3 插入与删除 在Excel电子表工具上做表格，经常会进行增加或删除单元、行、列等工作。增加（插入）或删除一个单元、行、列后，表中已有数据要按照命令自动迁移，同时单元格公式中的引用也自动进行相应的调整

12、和修改。插入和删除有两种方法。1.菜单条上的命令。插入菜单单元格命令。用插入菜单单元格命令在工作表中能够插入一个单元格。编辑菜单中的删除命令。2.快捷菜单。选择要插入、删除、清除的单元、行、列等，单击鼠标的右键，出现快捷菜单。选择菜单中的命令完成插入、删除、清除操作。,2.4.4 查找与替换 修改工作表单元的内容首先要查到该单元所在的位置，然后进行修改。Excel提供在工作表中查找和替代单元或单元区域内容的命令。1.编辑菜单上的查找命令。查找是根据指定内容，快速找到该内容所在单元的方法。2.编辑菜单中的替换命令。替换是一种快速、成批自动修改单元或单元区域内容的方法。,2.5 编排工作表 一张工

13、作表编制完成后，还应该加以编排，调整列宽、行高、数字格式等，使财务管理工作表的外形更加美观，数据格式更加符合财务人员的习惯。2.5.1 Excel提供的编辑方法 1.格式菜单命令 格式菜单下提供多种编辑命令，主要包括以下命令：（1）单元格命令。（2）行命令。（3）列命令。（4）工作表命令。,2.Excel的格式工具栏 Excel的格式工具栏包括多种工具，财务管理人员可以方便地用这些工具完成报表的编辑。（1）字体尺寸工具（2）黑体工具（3）斜体工具（4）下划线工具（5）左对齐工具（6）置中对齐工具（7）右对齐工具（8）列置中工具,（9）货币符号工具（10）百分比符号工具（11）分割千位工具（12

14、）小数点递增工具（13）小数点递减工具（14）边框线工具（15）颜色工具（16）字体颜色工具3.鼠标。Excel提供用鼠标对工作表进行编辑的功能。使用鼠标时不需要选择命令，只是用鼠标指向要编辑的对象，然后拖动鼠标完成调整行高、列宽等编辑工作。,2.5.2 调整列宽 打开一个新的工作表时，系统产生的列宽是8个字符，任何工作表的标准列宽都能改变。1.格式菜单中的列命令调整列宽。格式菜单列命令下的列宽可以用0-255个字符定义列的宽度；列命令下的最合适的列宽命令可以使数字或文字都能全部在自己列内显示而不侵占其他列。列命令下的隐藏和取消隐藏命令能隐藏或显示工作表上的列，也可以通过列宽为零来隐藏列。2.

15、用鼠标调整列宽。使用鼠标时不需要选择命令来改变列宽，只是用鼠标指向这个列头右方的列界，然后，拖动所需要的宽度，就改变了列宽。处于列界时，鼠标指针变为黑色的十字。,2.5.3 调整行高 打开一个新的工作表时，系统产生的标准行高是根据工作表上正常的字体设置的。改变单元字体的大小时，系统自动调整行高。调整行高可以通过选择命令和拖动鼠标来完成。1.格式菜单中的行命令调整行高。格式菜单行命令下的行高是以点而不是以字符度量的，1英寸等于72个点；行命令下的最合适的行高命令可以使该行中最大字体都能全部在自己行内显示而不侵占其他行。行命令下的隐藏和取消隐藏命令能隐藏或显示工作表上的行，也可以通过行高为零来隐藏

16、行。2.用鼠标调整行高。使用鼠标时不需要选择命令来改变行高，只是用鼠标指向这个的下边界，然后，拖动所需要的行高，就改变了行高。处于行下边界时，鼠标指针变为黑色的十字。,2.5.4 对齐单元输入项 Ecel自动把正文排成左对齐，把数字排成右对齐。改变对齐单元输入项的方法有两种：格式菜单中的单元格命令。格式菜单单元格命令下的对齐标签中的水平对齐、垂直对齐、方向和自动换行等选择，可以改变选中单元中的数字、文字和日期的对齐状态。2.对齐工具。用格式工具栏上的对齐工具可以快速改变一个单元或单元区域的数字、正文和日期的排列。方法是先选中该单元或单元区域，然后单击左对齐工具、右对齐工具、置中对齐工具等。,2

17、.5.5 编辑数字 Excel提供多种数字格式，编辑数字有两种方式。1.格式菜单中的单元格命令。格式菜单单元格命令下的数字标签，能够按照内部数字格式或自己的习惯格式编排数字。2.格式工具。用格式工具栏上的格式工具可以快速改变一个单元或单元区域的数字格式。方法是先选中该单元或单元区域，然后单击美元工具、百分比工具、分隔千方位工具等。,2.5.6 改变字体 字体是指在屏幕上和打印机上打印的字符样式。每种字体都有一个名称（如字体）、大小（如12point)和格式（强粗体、斜体）。1.格式菜单中的单元格命令。格式菜单单元格命令下的字体标签，能够按照需要改变单元的字体、字形和大小。2.字体工具。用格式工

18、具栏上的字体工具（字体字号尺寸、粗体、斜体等工具），可以快速改变一个单元或单元区域的字体。方法是先选中该单元或单元区域，然后单击相应的字体工具。,2.5.7 改变单元或单元区域的颜色 Excel提供多种颜色供单元或单元区域设置背景使用。1.格式菜单中的单元格命令。格式菜单单元格命令下的图案标签，能够按照需要改变单元的颜色。2.颜色工具。用格式工具栏上的颜色工具，可以快速改变一个单元或单元区域的颜色。方法是先选中该单元或单元区域，然后单击颜色工具选取相应的颜色。,2.5.8 重新命名工作表 一个工作簿上包含若干张工作表，每一张工作表都有一个名字。当工作表已经有了新的内容并具有特定含义时，则希望对

19、该工作表重新命名，使表的名字与其内容相匹配。重新命名工作表的方法有两种。1.格式菜单中的工作表命令下的重新命名命令。该命令允许对选定的工作表重新命名，合法的名字最多由31个字符组成。2.双击鼠标左键重新命名工作表。选定需要重新命名的工作表并将鼠标指针指在该工作表名字上，双击鼠标左按钮，可以对该工作表重新命名。,习题,2.理解Excel单元格的相对地址和绝对地址。,3.通过上机操作，理解Excel工作簿中下列操作的方法和结果：从工作表列队中选择工作表；改变工作簿中工作表的数量；选择单元及单元区域；建立水平分割和垂直分割,1.通过上机操作，熟悉Excel的主窗口。,4.通过使用插入菜单的函数命令，

20、观察各种函数的语法、功能和返回值。,5.理解计算机财务管理模型的建立程序。,注意事项,1、单元格、单元格区域的命名。（命名之后可以实现数据有效性输入中序列可以引用不同工作表的数据。）会计主管是学生本人。2、使用余额表工作表做为余额及发生额表的过渡；使用现金流量工作表做为现金流量表的过渡。3、if函数和vlookup函数的嵌套使用。在输入科目名称后显示科目代码：If(b5=“”,”,vlookup()4、凭证输入信息中凡是基础设置中存在的要通过数据有效性录入。凭证录入需要明细科目，并自动显示科目编码。凭证编号以1001开始顺序编号；凭证日期为2007年12月顺序输入，日期自定，单据张数自定。5、余额表中科目合计时是总账科目的合计，明细科目在统计中如何转换成总账科目。6、重点还是sumif（）和vlookup（）的应用。,数据传递流程：,基础设置,期初余额,临时记账凭单,记账凭单,本期发生额表,余额及发生额表,现金流量,现金流量表,资产负债表,利润表,所有者权益变动表,条件？,实现？,实现？,