工作分析与职务说明书.ppt

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1、奠定坚固的人力资源管理基石,工作分析职位分析职位说明书,InKey HRP-Job Analysis 2,前言,工作项目(Task)对于在职者工作内容的详细描述 职位(Job)在职者所需执行的工作项目组合 职位功能(Job Function)在职者所必须从事的详细工作项目 职能(Job Competency)表现优异的在职者的行为特征,InKey HRP-Job Analysis 3,前言（续）,职位需求(Job Requirements)在职者为发挥其职位功能，而必须/曾经参与的培养/开发/训练活动，以获得相关的知能 职位说明书(Job Descriptions)职位分析结果信息的整理，内容

2、包含职称、报告的关系、授权程度及主要的工作项目 职位规范(Job Specification)列举为胜任各项职位，在职者所需具备的技术、知识与能力的最低要求,InKey HRP-Job Analysis 4,前言（续）,职位分析(job analysis)人力资源管理活动中重要的工具之一i，其主要功用在提供制订职位说明书(job description)以及职位规范(job specification)时所需的信息，而且是进行职位评价、员工招募甄选、教育训练、工作简化、工作环境改善等人力资源管理流程时的基础。i.Clifford,J.P.(1994)Job analysis:why do it

3、,and how should it be done?,Public Personnel Management,vol.23 no.2,pp 321-340.,InKey HRP-Job Analysis 5,前言（续）,工作分析(work analysis)是能协调企业营运系统的设计、发展及维护等活动的流程i。“系统”是此定义的关键，与职位分析(job analysis)的结果结合，对企业活动整合及分权的逻辑、管理者的控制幅度、各功能间重叠的工作职掌，或是因为功能差异所造成的部分工作遗漏，以及非必要的单位、部门、功能或是管理层级的存在做出判断及调整。i.Clifford,J.P.(1994)

4、Job analysis:why do it,and how should it be done?,Public Personnel Management,vol.23 no.2,pp 341-355.,InKey HRP-Job Analysis 6,工作分析与职位分析,工作分析,职位分析,以职位体系优化为目标，通过业务流程分析、梳理和优化，进行职位简化、取消、合并、调整、等工作，以重新优化或设计职位。并为绩效管理奠定基础。,以职位体系标准化为目标，基于业务流程现状和工作分析的成果 优化后的职位体系，系统、清晰描述职位要素，以标准化、规范化职位，并为岗位管理等奠定基础。,InKey HRP-

5、Job Analysis 7,职位分析-厘清观念,观念一：职位分析的焦点在于职位本身，它并不牵涉到企业的使命或策略、组织的架构或管理流程，以及绩效计划与工作目标，甚至于与人相关的因素等观念二：职位是组织架构中最基本的单位，其存在的目的，是要达到组织所期望的工作成果，而不只是从事特定的活动。因此，进行职位分析必须以职位本身作为分析的标的，之后再分析职位与职位间的关系,InKey HRP-Job Analysis 8,职位分析-四个原则,在进行职位分析时，必须注意以下四个原则：分析不是列举 职位不是在职者 事实不是推断 现在不是过去未来,InKey HRP-Job Analysis 9,职位分析的

6、项目,主要应负职责影响范围影响程度授权程度面对问题复杂度,事业环境复杂度工作场所工作关系范围工作关系程度工作知识与技能,InKey HRP-Job Analysis 10,职位分析-流程,InKey HRP-Job Analysis 11,职位分析-主要应负职责,主要应负职责的特征为：指出职位所有主要的产出事项(4至7项)不受时间的影响明确的叙述,InKey HRP-Job Analysis 12,职位分析-主要应负职责（续）,在列举职位的主要应负职责时，也必须注意到纪录的格式，必须具备有三项重要的格式：行动的动词主要工作项目方法,InKey HRP-Job Analysis 13,职位分析-

7、主要应负职责（续）,方法所列举的则是为达成此主要工作项目，所必须从事的活动及途径。对于品管课长而言，为达成“确保原物料、半成品、成品符合标准”此一主要工作项目，其所必须采取的方法，也就是订定原物料检验方法和程序、订定半成品检验方法，及订定成品检验规范等这些执行项目,InKey HRP-Job Analysis 14,职位分析-职责影响范围,职责影响范围所指的是职位之主要应负职责可以直接或间接影响的范围，而这些范围基本上是可以衡量的，例如营业额、制造成本、原物料成本、维修费用等,注：对高阶的职位而言，职责影响范围较容易衡量，如每年之原物料成本1.5亿元、制造成本3亿元等，但是对于低阶的职位，有时

8、则无法明确的界定其影响范围,InKey HRP-Job Analysis 15,职位分析-职责影响程度,些微影响：提供一般性的支持服务略具影响：提供资料性、记录性的支持服务部分责任：提供分析性、技术性的支持服务主要责任：对采取行动之结果负主要责任完全责任：对采取行动之结果负完全责任,所指的是主要应负职责在影响范围内的影响程度，依据其影响程度的高低，职责影响程度一共可分为五级：,InKey HRP-Job Analysis 16,职位分析-授权程度,固定性规律性选择执行的程序顺序性设定执行的程序程序性设定完成的程序实施和专业原则性达成方法和作业流程计划和特定目标性策略性和经营目标性政策性和方针性

9、,授权程度是指什么程度的决定，在职者可以自行作主，或必须请示其上司。可分为：,InKey HRP-Job Analysis 17,职位分析-面对问题的复杂度,辨认：选择已认识的事物而得到答案分类：将事物按有无共同性质而加以区分搜寻：将已知事物分类，以寻找答案分析：透过搜寻，将事物依其中特异的性质，加以分析辨别解释：透过分析，说明问题的原因和所采取的行动评论：对所采取行动之结果，给予评鉴和建设性意见创新：利用已存在的事物，发展新的事物,此项目的意义是指，于在职者达成主要应负职责的过程中，所遇到的问题，需透过什么样的方式加以解决。可分为：,InKey HRP-Job Analysis 18,职位分

10、析-事业环境复杂度,事业环境复杂度为，在职者于达成主要应负职责的过程中，所要面对的内外环境变化情况。如产品或服务项目的变化、经营环境(国家、语言)的异同等,InKey HRP-Job Analysis 19,职位分析-工作场所,此项目是指在职者于达成主要应负职责的过程中，其所在的工作场所的状况。可包含温度、压力、湿度、光线、粉尘、噪音、油渍、气味、污秽、安全等,InKey HRP-Job Analysis 20,职位分析-工作关系范围,工作关系范围是在职者为达成其主要应负职责，在工作上与其它职位的关联性。如哪些职位需要靠本职位的输出，作为其输入；而本职位需要靠哪些职位的输出，作为输入。以品管课

11、长为例，其工作关系范围可以下表作解释：,InKey HRP-Job Analysis 21,职位分析-工作关系程度,进行一般性的业务沟通被动的提供所需的服务被动的提供所需的服务，并加以解说主动的提供服务，并让对方接受主动的提供服务，并激励对方行为有所改变,此项目是在职者为达到其主要应负职责，在工作关系范围上，与其它职位接触的程度。可分为：,InKey HRP-Job Analysis 22,职位分析-工作知识和技能,工作知识和技能是为达到以上各项的分析，在职者应具备的专业知识、技能和经验，包含需要多少时间，去获得什么样的经验,InKey HRP-Job Analysis 23,职位分析-品管课

12、长,InKey HRP-Job Analysis 24,职位分析与职位说明书,InKey HRP-Job Analysis 25,职位分析常用方法,面谈法问卷法观察法关键事件技术,InKey HRP-Job Analysis 26,分析方法的选用,在选择所要使用的职位分析方法时，必须厘清分析法的使用目标、获得所需信息的效率、进行分析所需之专业知识的程度以及可用于分析活动的资源及时间等，是否能符合分析者的需要。此外，即使是对相同的职位，采用的职位分析方法不同，所获得的结果也会有相当大的差异i。根据Levine et alii的研究，面谈法、问卷法、观察法及关键事件技术与职位分析之目的的最佳配合状

13、况 i.Clifford,J.P.(1996)Manage work better to better manage human resources:a comparative study of two approaches to job analysis,Public Personnel Management,vol.25,no.1,pp 89-102.ii.Levine,E.L.,Ash,R.A.,Hall,H.and Sistrunk,F.(1983)Evaluation of job analysis methods by experienced job analysts,Academ

14、y of Management Journal,vol.26,no.2,pp 339-348.,InKey HRP-Job Analysis 27,分析方法的选用（续）,InKey HRP-Job Analysis 28,分析方法的选用（续）,问卷的形式可区分为任务导向（即在职者的工作内容）及行为导向（即在职者的工作方式）两种。而在众多问卷的格式之中，最常被引用的是McCormick et ali依据六个主要工作因素，在研究了3700个职位后，所发展出的职位分析问卷(Position Analysis Questionnaire)，这是以行为为导向的职位分析问卷，其所引用的六项主要工作因素如下

15、 i.McCormick,E.J.,Jeanneret,P.R.and Mecham,R.C.(1972)A study of job characteristics and job dimensions based on the Position Analysis Questionnaire(PAQ),Journal of Applied Psychology,vol.56,pp 347-368.,InKey HRP-Job Analysis 29,分析方法的选用（续）,信息的投入在职者获得职位上所需之信息的来源与方法，如书面资料的使用心智过程执行任务时所需从事的推论、规划与决策，如对所获得

16、之讯息的理解工作的产出在职者所使用的工具、设备，以及肉体方面的实际动作，如键盘的使用、零件的组装或拆卸与他人的关系如命令、与顾客的接触等工作环境执行职位时的社会或实际环境，如高温的环境其它特征上述分类之外的活动、状况与特征，如工作时数、责任,InKey HRP-Job Analysis 30,工作中常出现的问题,InKey HRP-Job Analysis 31,工作分析在人力资源管理中的角色,InKey HRP-Job Analysis 32,工作分析-流程,InKey HRP-Job Analysis 33,工作分析-职系规划,稽核,物流,采购,研发,制造,资材,品保,行销,企划,业务,门

17、市,财务,会计,人事,总务,信息,InKey HRP-Job Analysis 34,职位/职系专长规划,InKey HRP-Job Analysis 35,职位说明书内容,+,工 作 描 述,工 作 规 范,基 本 信 息,+,职位名称，所属部门 直接上级，下属职位 编写日期，编写部门,工作目的 工作职责 工作权限 重要工作联系,知识技能 教育背景 专业证书 工作经验及培训 身体素质,InKey HRP-Job Analysis 36,职位说明书撰写说明,为了,结果、市场占有率、利润、销售额、数量、质量、服务.,在,政策、原理、准则、制度、日常监督.,做什么,组织、指导、推荐、计划、操作活动

18、.,(目的),(范围内),(动作/行为),工作目的：说明该职位在整个组织中的地位和作用，在什么样的范围内行使自己的职责，概括性的表述该职位的工作职责，通常表现为：,InKey HRP-Job Analysis 37,职位说明书撰写说明,工作目的（例：营销总监）：,为了,为了完成销售额、实现利润及获得市场占有率，,在,在公司的营业发展方向和产品政策指导下，,做什么,制定营销策略，建立和维护营销部门的组织结构，提高部门绩效，完善服务质量。,InKey HRP-Job Analysis 38,职位说明书撰写注意点,工作目的：反映该职位存在的价值，应避免的问题：工作目的描述太空所作描述与别的职位没有显

19、著区别对工作职责简单罗列,InKey HRP-Job Analysis 39,职位说明书撰写说明,工作职责：描述该职位的主要工作职责，即该职位的任职者花费大部分时间和精力的工作，一般不超过8条。工作项目：是完成某项工作职责时，所要进行的各类项目，每一项工作职责都是由若干项目组成的（对于那些无法穷尽的工作项目以及概念单一非常容易理解的职责，可以不用在职位说明书上标明）澄清职责每个人首先做好自己职责范围内的事情对组织的承诺,InKey HRP-Job Analysis 40,职位说明书撰写说明（续）,描述工作项目的动词（1）：针对制度、方案、计划等文件：编制、制订、拟定、起草、审定、审核、审查、转

20、呈、转交、提交、呈报、下达、备案、存档、提出意见针对信息、资料：调查、研究、整理、分析、归纳、总结、提供、汇报、反馈、转达、通知、发布、维护管理关于某项工作（上级）：主持、组织、指导、安排、协调、指示、监督、管理、分配、控制、牵头负责、审批、审定、签发、批准、评估,InKey HRP-Job Analysis 41,职位说明书撰写说明（续）,描述工作项目的动词（2）：思考行为：研究、分析、评估、发展、建议、倡议、参与、推荐、计划直接行动：组织、实行、执行、指导、带领、控制、监管、采用、生产、参加、阐明、解释、提供、协助上级行为：许可、批准、定义、确定、指导、确立、规划、监督、决定管理行为：达到

21、、评估、控制、协调、确保、鉴定、保持、监督专家行为：分析、协助、促使、联络、建议、推荐、支持、评估、评价下级行为：检查、核对、收集、获得、提交、制作,InKey HRP-Job Analysis 42,职位说明书撰写说明（续）,描述工作项目的动词（3）：其它：维持、保持、建立、开发、准备、处理、执行、接待、安排、监控、汇报、计划、经营、确认、概念化、合作、协作、主持、获得、核对、检查、联络、设计、带领、指导、评价、评估、测试、建造、修改、执笔、起草、拟定、收集、引导、传递、翻译、组织、控制、操作、保证、预防、解决、推荐、介绍、支付、计算、修订、承担、支持、谈判、商议、面谈、拒绝、否决、监视、预

22、测、比较、删除、运用,InKey HRP-Job Analysis 43,职位说明书撰写说明,衡量标准：,时间 限期 单位产出平均占用时间.,数量 利润 产量 收入.,质量 准确性 可靠性.,成本 单元的成本 与预算的对比.,客户满意度 投诉 称赞 反馈.,InKey HRP-Job Analysis 44,职位说明书撰写说明,权限：纵向归为决定权、建议权和知情权人事权限：分为人员使用、考核、薪酬分配、假务处理四类财务权限：分为与业务有关的财务权限（如物资供应处的采购）和为支持业务的开展涉及的财务权限（如差旅费、业务招待费的报销等）与财务支出有关是决定权（审批）业务权限：行使本职工作所必需具备

23、的权利资源,InKey HRP-Job Analysis 45,职位说明书撰写注意点,绩效指标：要避免不清晰的情况，如：只写出“及时性、准确性”权限：要避免各种权限之间混淆，一般情况下管理人员才有人事权限和财务权限。,InKey HRP-Job Analysis 46,职位说明书撰写说明,重要工作联系：描述任职者与其他职位、部门和组织外部机构发生关联的情况建立组织内外的客户观念组织内部的工作关联也是客户关系,InKey HRP-Job Analysis 47,职位说明书撰写说明,任职者的基本要求：描述该职位的任职者能够胜任工作的最低限度必不可少的要求，主要包括所需知识技能、教育背景、工作经验以

24、及性格特点等方面。,InKey HRP-Job Analysis 48,职位说明书撰写注意点,重要工作联系：本职位、直接主管和下属职位必须和基本信息栏中填写保持一致组织内部指公司内部，组织外部指公司外部集中体现主要信息流动情况，左侧为流入的信息，右侧为流出的信息。任职者素质要求：知识技能不能和工作经验混淆教育背景应反映学历要求和专业要求,InKey HRP-Job Analysis 49,职位说明书撰写注意点总结,首先确定部门内部的职位；如果有10%的显著不同应确认为两个职位；每个职位只需撰写一份职位说明书，如果工作职责70%以上发生重叠并且没有10%以上的显著不同，我们认为是同一个职位；对于

25、“同一工作不同级别”的情况分别撰写职位说明书；工作职责与项目：职责必要时可分解为一系列相关的具体项目进行更详细的描述；占工作内容5%以下的工作职责可不必填写；工作职责最好不超过8条；,InKey HRP-Job Analysis 50,几点说明,InKey HRP-Job Analysis 51,几种角色定位及心态,直接上级：与下属充分交流，把握下属工作状况，进一步提高管理水平的有效手段；直接下级：进一步梳理本职位工作，与上级有效沟通的重要途径；非直接上级：了解所管辖范围内工作分工、合作状况和结构和理性，进一步规划工作的良好机会；,InKey HRP-Job Analysis 52,放在人力资源工作整体中考虑,在做工作分析工作之前应考虑清楚此工作的目的；不同时期做工作分析时应有所侧重。,InKey HRP-Job Analysis 53,注意点,动态地管理：定期修正职位说明书过程与结果并重细致+耐心,InKey HRP-Job Analysis 54,谢谢大家！,