岗位说明书编写说明.ppt

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1、岗位说明书编写说 明,目 录,细节决定成败，知识改变命运！人力资源部 tel:0971-6322906 fax：2230 E-mail:qhly_ page 2 of 39,第一部分：概念、重要性及用途第二部分：岗位说明书编写流程第三部分：填写说明第四部分：工作安排,1.1 什么是岗位说明书,岗位说明书：是人力资源管理中最为重要的文件之一。是在工作分析基础上，对岗位信息、任职资格、职责、权限等进行描述的成果文件。,细节决定成败，知识改变命运！人力资源部 tel:0971-6322906 fax：2230 E-mail:qhly_ page 3 of 39,1.2 岗位说明书的重要性,阐明在公司

2、内谁应该负责什么工作有助于在职者了解该岗位的责任帮助管理阶层分析并改进公司的组织结构作为岗位评价、薪资调查以及建立薪资结构的基础,细节决定成败，知识改变命运！人力资源部 tel:0971-6322906 fax：2230 E-mail:qhly_ page 4 of 39,1.3 岗位说明书的用途,为公司人力资源规划、人员招聘及甄选、人员任用及配置提供依据；为企业薪资调查、薪酬结构调整、绩效评估提供依据；为企业做好员工培训与发展、职业规划提供依据；为企业工作评价、职位分类、目标管理计划、工作流程分析、组织研究提供依据。,细节决定成败，知识改变命运！人力资源部 tel:0971-6322906

3、fax：2230 E-mail:qhly_ page 5 of 39,目 录,第一部分：概念、重要性及用途第二部分：岗位说明书编写流程第三部分：填写说明第四部分：工作安排,细节决定成败，知识改变命运！人力资源部 tel:0971-6322906 fax：2230 E-mail:qhly_ page 6 of 39,2.1 岗位说明书编写流程,编写流程,资料分析汇总,编制文档初稿,讨论并修改,形成文档上报,开展工作分析,细节决定成败，知识改变命运！人力资源部 tel:0971-6322906 fax：2230 E-mail:qhly_ page 7 of 39,2.1 岗位说明书编写技巧,编写技

4、巧,先将部门职能按预先设计的岗位进行分解，形成各岗位的职责模块,在职责模块下列出所有具体的工作，每一工作可以遵循P、D、C、A的思路来编写。,编写时注意动词的使用，如拟订不要写成制定、协助不要写成负责（详见后页）,模块及模块包括的职责细则要完全穷尽 所有职责；模块之间、模块的细则之间都要相互独立,细节决定成败，知识改变命运！人力资源部 tel:0971-6322906 fax：2230 E-mail:qhly_ page 8 of 39,目 录,第一部分：概念、重要性及用途第二部分：岗位说明书编写流程第三部分：填写说明第四部分：工作安排,细节决定成败，知识改变命运！人力资源部 tel:0971

5、-6322906 fax：2230 E-mail:qhly_ page 9 of 39,3.1 填写说明基本信息1/2,岗位说明书中一律用仿宋5号字填写,单位名称：公司全称（与公章相一致）岗位名称：明确、具体，填写公司规范的岗位名称，不能使用含糊、通称之名称。隶属部门：岗位所在部门岗位定员：该岗位定员数,细节决定成败，知识改变命运！人力资源部 tel:0971-6322906 fax：2230 E-mail:qhly_ page 10 of 39,直接上级：该岗位直接上级的岗位名称直接下属：该岗位直接下属的定员数工资等级：留空白，由人力资源部门填岗位代码：按照岗位编码规则（附件）自行编制批准人

6、：留空白，由人力资源部门填批准日期：留空白，由人力资源部门填,3.1 填写说明基本信息2/2,细节决定成败，知识改变命运！人力资源部 tel:0971-6322906 fax：2230 E-mail:qhly_ page 11 of 39,3.2 填写说明岗位工作概述1/3,工作概述是说明该岗位在整个组织中的地位和作用，在什么样的范围内行使自己的职责，概括性的表述该职位的工作职责，通常用以下方式撰写：,细节决定成败，知识改变命运！人力资源部 tel:0971-6322906 fax：2230 E-mail:qhly_ page 12 of 39,3.2 填写说明岗位工作概述2/3,也可以撰写为

7、：,3.2 填写说明岗位工作概述3/3,举例：,例一：营销总监 目的：为了完成销售额、实现利润及获得市场占有率，范围：在公司的营业发展方向和产品政策指导下，包含动词的主要工作活动：制定营销策略，建立和维护营销部门的组织结构，提高部门绩效，完善服务质量。例二：分厂厂长 约束条件：根据公司的生产计划安排，包含动词的主要工作活动：管理和调配工厂的全部设施，目的或结果：以按照质量标准的要求，在一个安全的工作环境下生产预定的产量。,3.3 填写说明工作内容和职责1/14,编写原则：PDCA原则,P（Plan）-计划，确定方针和目标，确定活动计划；D（Do）-执行，实地去做，实现计划中的内容；C（Chec

8、k）-检查，总结执行计划的结果，注意效果，找出问题；A（Action）-行动，对总结检查的结果进行处理，成功的经验加以肯定并适当推广、标准化；失败的教训加以总结，以免重现，未解决的问题放到下一个PDCA循环。,3.3 填写说明工作内容和职责2/14,编写原则：PDCA原则,3.3 填写说明工作内容和职责3/14,编写技巧：描述方式和用语关系到工作说明书的质量,标准的工作职责描述格式应该是：“动词名词结果”。动词：参照工作职责动词使用规范表；名词：表示该项任务的对象，即工作任务的内容；结果：表示完成此项工作所要实现的目标，可用“确保、保证、争取、推动、促进”等词连接。例：人力资源部经理：“组织制

9、定人力资源战略和人力资源规划，保证为公司的发展战略提供有效的人力资源支持”。,3.3 填写说明工作内容和职责4/14,表述要领：,准确使用描述行为的动词以明确角色；揭示工作流程以及信息的流向；指明工作活动的目的或所要产生的结果。,3.3 填写说明工作内容和职责5/14,动词的使用：,岗位职责动词使用规范表,3.3 填写说明工作内容和职责6/14,动词的使用：,亦可扩展使用以下动词：负责 制定 批准 审阅 准备 提出 建议 检查 开发 指导 评估 编制实施 审定 监督 审批 指导 接待 走访 收集 确保 审核 制定 编写承担 拟订 办理 草拟 计算 统计 督促 起草 购买 检测 决定 建议分析

10、设计 回答 汇总 报告 安排 研究 建立 参与 核对 抄写 传送确认 提供 确定 考查 总结 协助 布置 调查 完成 巡查 预测 修改保持 汇报 发放 验收 整理 保管 登记 签订,3.3 填写说明工作内容和职责7/14,动词的使用：,从PDCA角度划分P和D角度:指挥 编制 草拟 指导 接待 执行 组织 落实 收集 建立 实施 计算C的角度：检查 监控 监督 督导A的角度：解决 纠正 改进 改良 改善,3.3 填写说明工作内容和职责8/14,注意事项：,使用的词语必须非常清晰，以保证使用该岗位说明的人能正确理解所说明的内容。模糊不清或有各种理解的词语应避免使用。例如“进行”、“开展”、“做好

11、”、“处理”等动词没有具体指出工作的具体内容。对于“尽可能多的”、“典型的”、“复杂的”、“困难的”一类的形容词，不同的人会有不同的理解。如：抓好企业文化建设，营造积极向上、团结奋进的氛围，增强企业的凝聚力和竞争力；反映青年的要求和呼声，维护青年的合法权益；做好安全保卫工作；尽可能多地收集市场信息。,3.3 填写说明工作内容和职责9/14,注意事项：,尽量避免使用“负责+动词”的表述方法，“负责”一词要慎用。例如，“负责组织”，“负责组织领导”、“负责提出”一类的表述就不规范的，应当直接表述为“负责”、“组织”、“提出”。如：组织公司年度经营管理会议；组织质量管理体系 ISO9001 的内部审

12、核工作。,3.3 填写说明工作内容和职责10/14,注意事项：,以下动词可以和其他动词搭配使用：组织、协助、配合、参与，例如，“组织制定”、“配合制定”、“参与制定”。如：组织对现场情况的调查，协助解决生产过程存在的问题。,3.3 填写说明工作内容和职责11/14,注意事项：,尽量以动词开头,3.3 填写说明工作内容和职责12/14,注意事项：,用语要简洁,3.3 填写说明工作内容和职责13/14,其他说明：,每个岗位只需撰写一份岗位说明书，如果工作职责 70%以上发生重叠且没有10%以上的显著不同，则可视为同一种岗位；从事同一种岗位的多个人可共用同一份岗位说明书，而不用一人一份。工作职责最好

13、8-15条，占工作内容 5%以下的工作职责可不必填写；,3.3 填写说明工作内容和职责14/14,其他说明：,在岗位说明书中应当使用客观的描述性词汇，最好不要用过多的体现规范性要求的形容词；最终的岗位说明书所描述的内容是该岗位应当承担的责任，而不是某个人当前实际承担的工作内容；在岗位说明书中不应包括任职者个人的优点或缺点等诸如此类的信息；在临时性项目小组中工作的人不需撰写岗位说明书。,3.4 填写说明关键考核指标1/1,根据工作职责对其工作完成情况的基本评价。尽量做到既全面，又要表达简洁。基本格式为：在工作中，达到效果 或，工作的结果如何（可量化的尽可能量化）。,3.5 填写说明岗位任职资格1

14、/4,任职资格是本岗位对人的最低要求，是对任职者需具备的最低要求，不是针对现职人员的要求；其作用是为岗位价值评估、人员招募、培训开发的提供重要依据，岗位说明书中的任职资格条件具有牵引和导向功能。学历：初中、中专、高中、大专、本科、研究生等，对学位有特殊要求的，在学历后面紧跟学位；专业：岗位对专业有特殊要求，则注明，否则填不限；年龄、性别：特殊岗位对年龄或性别的特殊要求，若无，则填写“不限”；,3.5 填写说明岗位任职资格2/4,业务知识：如“具有经济学基础知识”或“电路知识”等；技能要求：专业技能，如会计证、律师证、特种作业上岗证、计算机、英语等级证书等；通用技能，注明本岗位所需的能力素质要求

15、，主要包括决策能力、计划或策划能力、组织与协调能力、研究和分析能力、创新精神、沟通能力、学习能力、文字和语言表达能力，结合本岗位实际进行选择。对各种能力的要求程度一般分为5个档次，即较弱、一般、较高（强）、很高（强）、极高（强），语言组织上可力求精练。如：“应具备较强的协调能力、处理人际关系的能力”、“应具备较强文字表达能力”等。,3.5 填写说明岗位任职资格3/4,工作经验要求：同行业工作经验，如：电力行业管理行业工作2年以上；同岗位工作经验，如：从事财务经理岗位工作2年以上；其它特定公司的工作经验，如：2年以上行业工作经验等；专业技能所必需的工作磨练，如：2年以上财务或证券或人力资源工作经

16、验等。大多为以上的结合:具有2年以上电力行业财务经理工作经验。,3.5 填写说明岗位任职资格4/4,培训要求：分两部分，一部分为本岗位上岗前应参加的培训；另一部分为在本岗位每年需参加培训课时的最低要求。职业资格要求：本岗位职称、技能等级最低要求。,3.6 填写说明工作关系1/1,纵向关系内部所受监督、所施监督情况；横向关系内、外部的合作、联系情况。,3.6 填写说明工作时间1/1,主要注明该岗位上班时间以及是否需要加班加点等。如：正常班、四班三运转，经常需要加班加点等。,3.6 填写说明工作环境1/1,主要说明本岗位工作地点、使用工具或设备、危险性等。其中危险性中必须注明有无危险、环境污染和职业病危险等。,目 录,第一部分：概念、重要性及用途第二部分：岗位说明书编写流程第三部分：填写说明第四部分：工作安排,4 工作安排,太阳每天都是新的，愿我们拥有一个更美好的开始！,谢 谢！,