危机管理实务.ppt
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1、危機管理實務,邱志淳世新大學行政管理學系副教授jcchiucc.shu.edu.tw,危機的年代,天有不測風雲,人有旦夕禍福 防災於未然,災後更應有妥善的處理 邱吉爾:樂觀者在每個危機裡看到機 會,悲觀者把危機視為危險。,希臘文為Crimein,其意為決定(todecide)。韋氏字典(Websters)則界定為:事件改善或惡化之轉捩點。簡言之,當某一事件威脅到組織的名譽或生存即 是危機。,危機管理的意涵,危機管理的意義,危機管理係指一種有計畫的、連續的及動態的管理過程,也就是政府或組織針對潛在或當前的危機,於事前、事中或事後,利用科學方法,採取一連串的因應措施,並經由資訊回饋作不斷地修正與調
2、整,以有效預防危機、處理危機及化解危機,甚至消弭危機於無形。,危機的特性,1.威脅性:危機的發生在於此種緊急情況威脅到組織目標,而影響到決策者的決定行為。2.不確定性:由於外在環境的變動迅速,無法完全掌握所有的資訊。3.時間的有限性:有限的反應時間,迫使決策者必須以有限的資訊或資源為基礎作出決策。4.雙面效果性:危機是有危險,也有轉機或契機,危險就是危機所具的負面效果會威脅到組織的生存目標、價值或利益,進而影響整個組織的運作。,危機的基本共識,在實務界或知識界論及危機時,通常有下列三項基本共識:1.價值中立性:危機可能會帶來整個事件更佳之結局,但亦可能造成更惡劣之下場,其決定關鍵及在決策者危機
3、管理之能力。2.時間的持續性:依危機管理專家芬可(Steven Fink)之危機發展階段論所主張,任何一項危機之產生必經過潛伏期(prodromal crisis)、爆發期(acute crisis)、延續期(chronic crisis)、及解決期(crisis resolution)四個階段,沒有一項危機是決然突發,而又遽發終止的。3.責任及自由度:由於危機的價值中立性及時間持續性,管理危機必為決策者的責任,主政者不應以危機為偶發作為推諉責任之藉口。同時,決策者回應危機的措施,不能只採被動及消極的態度;事實上應該備有多項選案,而在處理危機時,亦有選擇因應方案之自由。綜合以上分析,當前美國危
4、機管理領域中所強調的就是主張以管理的觀念來取代傳統面對危機之處理的態度。,危機的類型,(一)物質界造成的危機:大自然與科技(二)人類趨勢演進所造成的危機:對立與惡意(三)管理疏失造成的危機:扭曲的價值、欺騙與行為不當,天然災害一向是危機的首要定義。包括地震和洪水等等,通常會威脅到人類生命、財產和安全。除了天然災害外,決策者尚需面對新的議題,包括臭氧層破洞與溫室效應等生態環境問題。開發中國家面對外界要求拯救熱帶雨林的壓力,以及地球資源應如何平均分配的問題。在已開發國家,科技引發的危機更甚於大自然。科技發展引起許多無法預測的狀況,使得必須面對更大的風險。,物質界造成的危機:大自然與科技,地球的資源
5、有限,而人的期望無窮,一旦這些期望無法得到滿足,激烈行動便隨之產生。例如在政治與社會環境的持續發燒,即可看出。人類趨勢和社會環境也日趨複雜,相互影響,且容易發生衝突。此外,危機也可能是政府組織或個人的惡意行為所造成的。激進分子常使用暴力或恐怖行為來達到目的,此種情況引發的危機會增加組織的風險及不確定性。,人類趨勢演進所造成的危機:對立與惡意,管理疏失造成的危機:扭曲的價值、欺騙與行為不當,管理階層的價值觀與處理程序跟不上環境改變與社會期望的腳步,會造成各種衝突與對立,對管理階層造成莫大壓力。管理階層也可能因為不斷推陳出新的市場需求及金融壓力而作出具有爭議性的行為,例如政治獻金、貪污。簡言之,一
6、切變得太快,即使是組織長久以來的良好信譽也可能毀於一旦。這種管窺之見才是管理疏失演變成危機的主因。,應變計畫:做最壞的打算,預防危機,最好的辦法就是事能夠未雨綢繆,先準備好一個完整的危機管理計畫,並時常照章演練。,應變計畫的要件,在草擬應變方案、溝通程序及責任劃分時應避免模稜兩可、語意含糊。給負責處理主要危機事件的人員明確指示。在危機發生期間,提供組織發言人在面對媒體時應掌握的指導原則。找出組織中可派上用場其他緊急資源與人力。,應變計畫的配套,為了達成上述四項目標,必須事先做好以下七項工作。找出潛在危機與風險區設立危機門檻,指派危機預警負責人設立並訓練危機管理小組及成立危機聯絡中心事先取得執行
7、應變計畫的許可列出應知會的相關人士名單並排出先後順序列出媒體名單並準備背景資料指派並訓練發言人,危機管理模式,吳定教授將危機管理的相關活動區分為以下三大部分:1.危機爆發前的管理活動 主要是負責協助組織對危機情境作預測,並在危機發生前即將危機消弭於無形。,危機管理模式(續),2.危機爆發時的管理活動危機指揮中心:負責各項指派事宜及處理工作,是由決策者及其幕僚、危機處理小組、危機處理專家等三個單位所組成,亦即一般學者所稱的危機管理小組。,危機管理模式(續),危機資源管理系統:負責有關解決危機時所需資源的安置、分配及取得等項任務。危機情境監測系統:負責對危機情境的發展狀況作追蹤並向危機指揮中心內的
8、決策者作報告。,危機管理模式(續),3.危機解決後的管理活動展開系統評估與調查工作,確認危機的真正成因。加速復原工作的進行。繼續發展下一波的危機管理計畫。,危機預測與處理,(一)危機的預測(二)危機醞釀時期的危機預防階段(三)危機的處理,危機的預測,1.觀察社會的動態 2.聽取民眾的意見3.實施例外管理4.加強企劃作業與環境預測5.建立良好的溝通管道,危機醞釀時期的危機預防階段,對於危機管理者而言,任何危機都是有徵兆可尋的,只要細心觀察,針對組織所可能面臨的危機進行偵測,並且提出各種危機風險的評估與因應策略,則必然可以減少危機所帶來的威脅。危機預防是最具成本效益、也是最需要危機管理者保持高度靈
9、敏性的初期階段。危機管理的最高境界是預防危機的發生。危機預防的主要工作:1.危機性質或風險為何?2.承受風險的團體或區域為何?3.隨時要有高度的危機意識是危機預防的關鍵。,資料來源:modified from Steven Fink,Crisis Management,New york,N.Y:Amacom,1986.,危機壓力 CrisisBarometer,危機的處理,欲有效處理危機,可採取下列作法 1.成立智庫(think tank)供決策者諮詢2.預防團體盲思(groupthink),提高決策品質3.加強幕僚人員的訓練4.制定危機應變計畫,舉辦實地模擬演練5.強化決策者的危機辨識能力6
10、.動員民間力量協助處理危機此外,尚有強化全民危機教育;提昇危機意識;建立完善的危機處理體制;加強危機的溝通效能及大眾傳播功能等均為可行作法。,危機管理決策,危機管理決策的目的化解危機,而非擴大危機;解決問題,而非製造問題。在理性原則下,以有限的資訊、時間、成本,作出最好的決策。理性原則有三個要素:1.基於決策者的現有資產。2.基於可能的後果。3.當後果不確定時,判斷決策不應違背機率原則。,危機管理策略的特性 1.不定性:無法確定所作的決定是否完全正確。2.複雜性:所牽涉的有關組織、技術、人員十分複雜。3.衝突性:各單位的利益很難面面俱到。4.自我性:不同的角度會對事實有不同的看法。利益相關者分
11、析 危機對政府相關單位、人民、利益團體及媒體有很大影響。因此在做危機管理決策時,應考慮下面三點:1.哪些單位會影響危機的管理?2.哪些利益單位會被危機管理影響?3.如何有系統的分析利益單位?,危機管理決策(續),1.應迅速掌握狀況,以便做出適當的決策。2.孤立危機,避免擴大影響至其他事件或範圍。3.絕對救援,信任主管單位處理的能力。4.提升處理層級,由首長出面關懷與處理。5.尋找危機根源,未雨綢繆。6.集中指揮,以掌握全局。7.危機發生時,危機主事者應立即檢視本身可運用之資源,作妥善分配,以解決危機。8.不必當場追究危機產生責任,應先發揮團隊精神,處理危機。9.誠意溝通,主動對外提供訊息,適時
12、說明真相。10.俟危機處理後,應有檢討學習,其結果回饋至危機應變計畫內。,綜上所述,危機處理的做法有下列幾點參考:,危機發生期間 與之後的溝通策略,危機管理的領域裡,公關扮演相當重要的角色。危機常會造成資訊流通障礙,如果不希望媒體報導偏差,最好的辦法便是立即回應,千萬不要試圖迴避問題。進行危機構通最主要的目的雖然是挽救組織的信譽,但同時也可利用成為媒體焦點的機會,向大眾公開宣示組織的任務、價值觀與運作。,1.查明並面對危機的事實 2.危機管理小組應保持積極,高階主管應保持警覺 3.成立危機新聞中心 4.找出事實真相 5.口徑一致 6.盡快召開記者會,公開、坦誠、準確地告訴媒體實情 7.與政府官
13、員、員工、消費者、利益關係人以及其他相關人士進行直接溝通 8.採取適當的補救措施 9.記日誌10.事後溝通與改造,即使應變計畫中已詳加規劃,做好萬全準備,但危機發生時,仍必須當機立斷進行決策與溝通。以下方針可供參考:,危機復原階段,這是危機結束後,如何與受難者、整體社會與新聞媒體相互溝通的結束危機階段,他們必須與受難者進行各種福利救濟服務,以降低危機對於受難者在生理、財產與心理上的損害;同時他們必須透過大眾傳播媒體與社會大眾溝通,召開招待會,向社會各界說明事實經過,以澄清社會疑慮。當危機解除時,並不意味著危機已經消失殆盡,你必須要將重點放在:如何防止二次危機的發生。政府部門必須要讓民眾覺得政府
14、是一體的、很有計畫的,故首長必須迅速整合各部門的意見,千萬不可一單位一把號,各吹各的調。進行危機溝通或危機公關,危機溝通的原則應坦白公開;指定事件有關高級人員擔任發言人,並隨時評估溝通策略效果。,善後復原措施:921為例,(一)成立災後重建推動委員會行政院立即成立災後重建委員會,扮演安撫災民的心靈,復成立單一窗口,由各部會派員合署辦公。(二)興建組合屋安置災民安置受災民眾,設置組合屋提供中低收入戶災民可以過一個溫暖的冬天。,善後復原措施:921為例(續),(三)慰助金的發放災區住家半倒者發放10萬元,全倒者發放20萬元慰助金。(四)宣布追究災害責任政府本乎毋枉勿枉揪出設計者、結構技師及施工單位
15、,課以應負的責任,以期弊紀風清,善後復原措施:921為例(續),(五)宣布重建經費不加稅中央銀行辦理 低利貸款(六)中央銀行辦理低利貸款中央銀行提撥150億元辦理公私立學校重建低利貸款。,危機與政府形象,影響民眾信心危機的因素,危機與政府形象(續),新政府如果一上台就搞一大堆政策的汰舊換新,很多老百姓熟悉且據以運作多年的政策一夕之間更易,民眾會感到徬惶不安,對未來失去安全感,對政府的信心也會降低。影響政府首長形象的重要因素:平時施政表現、出問題或危機時的處理、個人操守。政府的正直性包括:廉潔、認真、肅貪。Ex:新加坡造成社會不安的最大問題是失業。,危機之遏止與復原,在危機遏止與復原的時機,有四
16、部份應注意:1.危機發生時最初的回應(initial crisis response)盡速回應、言詞一致、公開誠實、展現同情心、說明資訊2.攸關組織名譽管理的考量(reputational management concerns)危機狀況VS.危機溝通策略 3.應變計畫及營運恢復計畫的制定(enactment of the contingency and business resumption plan)4.後續的溝通(follow-up communication),危機過後之評估,危機是最好的學習機會危機管理者運用兩種不同方法評估危機管理:1.評估組織如何處理危機:評估危機管理的績效2.評
17、估危機的影響,瞭解危機造成的損害。,危機過後之評估(續),危機管理成效的評估收集資料情報彙整與分析危機管理績效的資料 運用四種主要危機變數作為評估方法:危機型態、危機時期、組織體制和與利害關係人的關係危機影響的評估,危機與形象重建,後續溝通形象重建危機追蹤,後續溝通,危機結束其實不代表事情的結束,反而是下一次考驗的開始(Pauchant&Mitroff,1992)。危機管理的最後階段後續溝通形象重建危機追蹤,後續溝通(續),以持續為原則,與關係人保持互動,並且與政府相關單位合作持續偵測危機原因。對於所有關係人開誠佈公,取得信任,並且聽取建議,以改善下一次的危機管理工作。,後續溝通(續),溝通技
18、巧媒體是社會的看門狗,負責監視組織的作為或不作為社會非正式指派的危機觀察員!Otto(2001):危機發生期間與之後的管理重點就是與媒體做好溝通工作!必須以立即、有效而不隱瞞事實的做法取代逃避,將危機造成的信譽損害降到最低。,後續溝通(續),由於媒體熱衷於報導意外、突發事故、內幕揭發而引起的危機事件,因此,與媒體進行溝通時候,必須策略性思考,除了有效挽救公司聲譽外,也能趁機宣示公司任務、價值觀與運作。,後續溝通(續),黃金四十八小時原則一定要有人出面第一時間做出回應真誠關懷、提供事實給予信心、重建實力切忌傲慢與否認、規避責任,形象重建,危機過後最重要的一項復原工作。紀念碑的建立 災後重建水準應
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