有效的时间管理和工作计划.ppt

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1、有效的时间管理和工作计划,第一部分 一言难尽的时间,第二部分 时间管理理论,第三部分 时间管理十四项法则,培训内容,一、世界上最长和最短的东西-时间哲人伏尔泰问：世界上，什么东西是最长而又最短的；最快的而又是最慢的；最能分割的又是最广大的；最不受重视的而又是最受惋惜的；没有它，什么事情都做不成；它使一切渺小的东西归于消灭，使一切伟大的东西生命不绝？”,第一章 一言难尽的时间,智者查帝格回答：“世界上最长的东西莫过于时间，因为它永无穷尽；最短的东西也莫过于时间，因为人们所有的计划都来不及完成。得到时间，就是得到一切。,第一章 一言难尽的时间,二、把你的生命和时间价值算出来 时间给勤奋者留下智慧和

2、力量，给懒惰者留下空虚和懊悔。克雷默说：“当心你的时间是怎么样花掉的，因为你的整个未来都要生活在时间里面。”,第一章 一言难尽的时间,1、计算一下：暂以30000天（82.4岁）记，你已用去了多少天，还剩下多少天?2、同时，时间就是金钱。每天_元，每小时_元，每分钟_元。3、“如果你每天落后别人半步，一年后就是一百八十三步，十年后即是十万八千里。”,第一章 一言难尽的时间,谁快谁赢得机会，谁快谁赢得财富。无论相差只是0.1毫米还是0.1秒钟毫厘之差，天渊之别！,第一章 一言难尽的时间,三、莫等闲，白了少年头有人曾统计过，一个活到72岁的美国人一生的时间分配：*睡觉21年*工作14年*个人卫生7

3、年*吃饭6年*旅行6年*排队5年*打电话2年*开会3年*学习4年*找东西1年*其他3年 我们无法使时光倒流，也不能使时光缓慢，但我们却可以控制它的“流向”。通过时间管理，让时光流向更有意义的地方。,第一章 一言难尽的时间,四、浪费时间的主要原因1、主观原因(1)缺乏明确的目标。(2)做事喜欢拖延。(3)想做的事情太多。(4)缺乏优先顺序。(5)做事有头无尾。(6)缺乏条理与统筹安排。(7)不懂授权。(8)不会拒绝别人的请求。(9)仓促决策。(10)行动缓慢。(11)懒惰。(12)心态消极。,第一章 一言难尽的时间,四、浪费时间的主要原因2、客观原因(1)工作系统浪费时间（访客、电话、员工离职等

4、）。(2)生活条件浪费时间（通信、环境、交通、朋友闲聊、家住郊区等）。,第一章 一言难尽的时间,五、长寿有新解-善用时间，就是善用及延长了自己的生命。珍惜时间，管理时间，把更多的时间用在更有效益的地方。提高工作的效率，提高生活的质量，让生命的价值在有限的时间里尽量发挥，这样就等于增加了生存的“密度”，扩充了有限生命的内涵，生命就得以延长。,第一章 一言难尽的时间,一、时间管理中著名的“猴子管理”这一概念是由美国的肯尼布兰查德、威廉奥肯与豪尔伯罗斯在其名著一分钟经理碰上猴子一书中提出的。它已经成了“接手他人的当然责任”的代名词。二、提高工作效率的秘诀-授权授权是提高效率的秘诀之一。授权代表成长，

5、不但是个人，也是团体的成长。,第二章 时间管理理论,里欧纳德查雪尔说：“授权，是一个事业的成功之途。它使每个人感到受重视、被信任，进而使他们有责任心、有参与感，这样整个团队同心合作，人人都能发挥所长，组织才有新鲜的活力，事业才能蒸蒸日上。无论在任何时代，一个杰出的领导者必定是一个高明的授权人。充分授权是领导群体的最佳手段。”,第二章 时间管理理论,授权的八个原则：1.尽量及时的授权。2.明确分配工作，必须了解下属的能力与才干，说明“做什么”。3.要授予权力，说明目标与期望。4.要评估、检查。5.注重成效。6.由简至繁循序渐进向下授权。7.出现困难时，要帮助寻找解决困难的方法。8.你仍然要承担责

6、任。,第二章 时间管理理论,通过授权，领导人就有更多的时间思考战略性问题，把大部分精力用在最有生产力的地方。任何节约，都是时间的节约。,第二章 时间管理理论,一、明确目标 目标能最大限度地聚集你的资源（包括时间）。因此，只有目标明确，才能最大限度地节约时间。爱默生说：“用于事业上的时间，绝不是损失。”人生的道路，存在着时间与价值的对应关系。有目标，一分一秒就是成功的记录；没有目标，一分一秒都是生命的流逝。,第三章 时间管理十四项法则,二、把事情按紧急和重要的不同程度，分为ABCD四类，分清轻重缓急 始终做最重要的事情。常人总是根据事情的紧迫感，而不是事情的优先程度来安排先后顺序，这样的做法是被

7、动而非主动的，成功人士不能这样工作。成功人士都是以分清主次的办法来统筹时间，把时间用在最有“生产力”的地方。,第三章 时间管理十四项法则,1、面对每天大大小小、纷繁复杂的事情，如何分清主次，把时间用在最有生产力的地方，有三个判断标（1）我必须做什么？这有两层意思：是否必须做，是否必须由我做。非做不可，但并非一定要你亲自做的事情，可以委派别人去做，自己只负责派别人做并做督促。,第三章 时间管理十四项法则,（2）什么能给我最高回报？应该用80的时间做能带来最高回报的事情，而用20的时间做其他事情。（帕累托定律）所谓“最高回报”的事情，即是符合“目标要求”或自己去做会比别人做得更有成效的事情。勤奋是

8、最少的时间内完成最多的目标。,第三章 时间管理十四项法则,（3）什么能给我最大的满足感？最高回报的事情，并非都能给自己最大的满足感，均衡才有和谐满足。因此，无论你地位如何，总需要分配时间于令人满足和快乐的事情，唯有如此，工作才是有趣的，并易保持工作的热情。,第三章 时间管理十四项法则,通过以上“三层过滤”，事情的轻重缓急很清楚了，然后，以重要性优先排序（注意，人们总有不按重要性顺序办事的倾向），并坚持按这个原则去做，你将会发现，再没有其他办法比按重要性办事更能有效利用时间了。,第三章 时间管理十四项法则,2、紧急任务和重要任务有四种不同的组合，带来的收益越高，这项任务的重要程度越高。紧急任务指

9、：如果不能按期完成，它对你或别人的价值会减少甚至消失。重要任务指：如果它成功地完成，你或者别人将取得极大的收益。,第三章 时间管理十四项法则,A：紧急并且重要的任务，这些任务应具有最高的优 先级，应该从现在就开始做。B：重要但不紧急的任务，优先级不是最高的，但应 该在你的时间表中占重要位置。C：紧急但不重要的任务，这些任务现在需要时间，但优先级比紧急且重要的任务要低。D：既不紧急又不重要的任务,第三章 时间管理十四项法则,时间管理的精髓即在于：分清轻重缓急，设定优先顺序。先做A、B少做C，不做D。方向重于细节，策略胜于技巧。始终抓住“重要”的事，才是最有效的时间管理、最好的节约时间方法。A、B

10、类务多了，C、D类自然就杜绝了，你就会越来越有远见、有理想、有效率，减少危机。,第三章 时间管理十四项法则,请在脑海中想象一棵大树 树根是你的价值观，树干是你的目标，树的主枝是你的主要任务，树的细枝和叶子是你的次要任务。你所做的一切应源于你的价值观，它是树根。你的目标支撑着各种各样的任务，它们都是为实现你的目标服务的。树的姿态和生长方向由它的主枝表现出来，同样，你通过主要任务来实现你的目标。树叶为树的生长提供养份，你通过完成各种次要任务，来获取你想要的生活。,第三章 时间管理十四项法则,拿出一张白纸，画出一棵树，如下：在树根处写上你认为最重要的价值，在树干处写上你的目标，在几个主枝中写上你的主

11、要任务，在叶子和细枝旁写上各种次要任务，完成这幅图。可以按照下面的步骤进行：树根。写上你认为最重要的价值。树干。写上你的人生目标。主枝。写上几个主要任务。树叶。写上次要任务。,第三章 时间管理十四项法则,三、制订计划，写成清单 相信笔记，不相信记忆。养成“凡事预则立”的习惯。不要订“进度表”，要列“工作表”；事务要明确具体，比较大或长期的工作要拆散开来，分成几个小事项。,第三章 时间管理十四项法则,四、遇事马上做，现在就做 这是在克服拖延的心态。因为，是拖延为“有空再做、明天做、以后做”，“拖”，“等”，“研究、商量”等等找借口，这是一种最浪费时间的坏习惯。能拖就拖的人心情总不愉快，总觉疲乏。

12、因为应做而未做的工作不断给他压迫感。,第三章 时间管理十四项法则,哲学家塞涅卡说：“时间的最大损失是拖延、期待和依赖将来。”拖延的恶习，说穿了是为了暂时解脱内心深处的恐惧感。养成遇事马上做，现在就做的习惯，不仅能克服拖延，而且能占“笨鸟先飞”的先机。久而久之，必然培育出当机立断的大智大勇。,第三章 时间管理十四项法则,五、第一次做好，次次做好 要100认真地工作，要全心地工作。第一次没做好，同时也就浪费了没做好事情的时间。返工的浪费，最冤。,第三章 时间管理十四项法则,六、专心致志，不要有头无尾 上班时浪费时间最多的是时断时续的干活方式。不只是停顿下来本身费时，而且重新工作时，还需要花时间调整

13、情绪、思路和状态，才能在停顿的地方接下去干。而有头无尾，更是明显的浪费。,第三章 时间管理十四项法则,七、珍惜今天，当日事当日毕清人文嘉有著名的明日歌和今日歌。今日歌唱道：“今日复今日，今日何其少！今日又不为，此事何时了？人生百年几今日，今日不为真可惜！若言姑待明朝至，明朝又有明朝事。为君聊赋今日诗，努力请从今日始。”制订每日的工作时间进度表。每天都有目标，有结果，日清日新。今日不清，必然积累，积累就拖延，拖延必堕落、颓废。要有好的明天，请从今天开始。,第三章 时间管理十四项法则,八、养成整洁和条理的习惯 据统计，一般公司职员每年要把6周时间浪费在寻找乱堆乱放的东西上面。这意味着，每年因不整洁

14、和无条理的习惯，就要损失近20的时间！养成条理的习惯，还有另一层意思，就是寻找自己的“生理节奏。”所谓“生理节奏”，就是了解你在一月、一天当中，什么时候精力最充沛，脑子最清爽。就像心理学上把人分为“百灵鸟型”和“猫头鹰型”一样。“百灵鸟”是早晨最活跃,而“猫头鹰”则是夜晚更来劲。,第三章 时间管理十四项法则,九、养成快速的节奏感，克服做事缓慢的习惯，调整你的步伐和行动。养成快速的节奏，不仅提高效率，节约时间，给人以良好的作风印象，而且也是健康的表现。十、设定完成期限 有期限才有紧迫感，也才能珍惜时间。设定期限，是时间管理的重要标志。,第三章 时间管理十四项法则,十一、善用零碎时间 争取时间的唯

15、一方法是善用时间。把零碎时间用来从事零碎的工作，从而最大限度地提高工作效率。鲁迅先生说：“时间就像海绵里的水，只要你去挤，它总是有的。”充分利用零碎时间，短期内也许没有什么明显的感觉，但长年累月，将会有惊人的成效。,第三章 时间管理十四项法则,十二、分秒不浪费，成功日志法 日志是成功者必备的条件。,第三章 时间管理十四项法则,十三、善用节省时间的工具 1.通讯（电话、电子邮件、传真、语音系统）；2.交通；3.电脑；4.办公自动化。,第三章 时间管理十四项法则,十四、业余时间管理 1.睡眠(1)利用白天瞬间睡眠；(2)培养随时随地入睡的能力；(3)注重睡眠质量，不注重长短；(4)良好的睡眠环境与

16、条件；(5)心理训练，自我暗示与身心放松。,第三章 时间管理十四项法则,十四、业余时间管理 2.学习(1)向成功者学习成功的方法；(2)一天一小时可以创造奇迹；(3)参加研习会；(4)长期与短期的学习，并养成终生学习的习惯；(5)高效的阅读。,第三章 时间管理十四项法则,十四、业余时间管理 3.有目的地阅读（1）快速略读和重点详读相结合；（2）速读法b.略读法；（3）归纳并作记号；（4）简化办公室的待阅资料；（5）忌逐字阅读；（6）忌没有目标的阅读。,第三章 时间管理十四项法则,十四、业余时间管理 4.娱乐(1)选择具有创造性的活动；(2)选择有益于身心健康的活动；(3)要做就要达到一定水平；(4)要适度。,第三章 时间管理十四项法则,十四、业余时间管理 4.娱乐(1)选择具有创造性的活动；(2)选择有益于身心健康的活动；(3)要做就要达到一定水平；(4)要适度。,第三章 时间管理十四项法则,结束语：时间不可以缺少；时间不可以替代；时间不可以储存；时间不可以增减；但时间可以管理。,第三章 时间管理十四项法则,Thank You!,