办公中文档的处理.ppt
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1、第 2 章 办公中的文档处理,【本章内容介绍】,本章首先通过一个“招聘启事”的简单实例介绍了办公中文档处理的操作流程,详细讲解了从文本内容录入、内容编辑、格式排版、图形和艺术字添加一直到页面设置、打印操作的完整过程;然后以“通知”制作为介绍了利用公文向导制作办公公文的方法,以“科研论文”为例介绍了长文档的编辑,与此同时还介绍了办公中文字处理(包括机关公文和科研论文)的基本规范以及科技论文中数学公式的编辑和框图的制作。,本章主要知识点,u 文档处理的操作流程u 文档录入的原则和方法u 文档内容的编辑和排版u 文档中图片和艺术字的添加u 文档的页面设置与打印操作u 办公公文的格式与行文规范u 利用
2、向导制作办公公文u 科研论文的格式规范u 数学公式与框图的制作,本节以制作一个“招聘启事”文档为例来讲解简单文档的处理,主要目的是让读者对办公文档的处理流程有个全面的认识。任务要求是:大学由于发展需要,有关院系急需招聘领导人员,现在学校组织部需制作一份“招聘启事”对外公布,以便招募人才。本节“招聘启事”的制作效果如图2-1所示,是用Word 完成的。制作时需要注意:1标题要使用特殊字体并且字号较大,以使其效果明显。2各类人员前面要设置项目符号,以使其条目清晰。3联系方式前插入一个形象的图片,以使其生动活泼。4在结束处插入相关艺术字,以提高启事的感召力。5文档格式要正确,页面设置要合适(最好将内
3、容恰巧调整至一张页面大小)。,2.1简单文档处理,文档处理操作流程分析,办公业务实践中,文档处理操作有其规范的操作流程。一般来说,文档处理都遵循如图2-2所示的操作流程。,流程中各个步骤的含义如下:1录入:文档录入是文字处理工作的第一步,它包括文字录入、符号录入以及制作电子文档时广义上的图片、声音等多媒体对象的导入。文字录入包括中文和英文的录入,符号录入包括标点符号、特殊符号的录入,它们主要通过键盘、鼠标录入,而图片、声音等多媒体对象的获取需要依靠素材库或者通过专门的设备录入。,2编辑:文档内容录入完成后,出于排查错误、提高效率或者其他目的,必须对文档内容进行编辑。对于文字内容来说,它主要包括
4、选取、复制、移动、添加、修改、删除、查找、替换、定位、校对等。3排版:文档经编辑后,如果内容无误,下一步就是排版。包括:字体、段落格式设置,分页、分节、分栏排版,边框、底纹设置,文字方向、首字下沉,图文混排设置、多媒体对象排版等。4页面设置:文档排版完成后,在正式打印之前必须根据将来的打印需要进行页面设置,主要包括:纸张大小设置、页面边界设置、装订线位置以及宽度设置、每页行数、每行字数设置、页面页脚设置等。5打印预览:文档正式打印之前,最好先进行打印预览操作,就是先在屏幕上模拟显示文档的显示效果。如果效果可以,就可以进行打印操作;如果感觉某些方面不合适,可以回到编辑状态进行重新编辑或者通过有关
5、设置在预览状态下直接编辑。6打印:利用文字处理软件制作的文档最终输出有两个方向:一个是打印到纸张上,形成纸质文档进行传递或存档;另一个是制作网页或电子文档用来通过网络发布。如果是前一目的,必须进行打印操作这一环节。它主要包括:打印机选择、打印范围确定、打印份数设置以及文档的缩放打印设置等。,启事中文档内容的录入,目前最为流行的办公软件毫无疑问是Microsoft 公司的产品套件Office,该软件目前的最高版本为Office XP,其中最为重要的组件就是文字处理软件Word,另外我国产的民族办公软件WPS也是目前主流的文字处理软件之一,本节我们使用Word来实现所有操作,使用的版本为Word
6、2000。,1启动软件并设置输入方法首先通过“开始”/“程序”/“WINWORD”(具体名称、位置因机器而异)启动Word软件,建立一个新文件,以“招聘启事”作为文件名称将其存在D盘“办公文件”文件夹中。然后,按键盘上的Ctrl+Shift组合键,找到合适的输入方法(当然也可以利用鼠标从任务栏上的“输入法指示器”中选择)。说明:对于Word这样经常使用的程序,最好在桌面上建立它的快捷方式,这样以后启动时可节约很多时间:另外对于经常使用的输入方法可以通过“控制面板”中的“输入法”来定义热键或者将其设置为第一种,这样以后在切换输入方法时就很方便。,2输入启事的文本内容文件建立之后,文档上有一个闪动
7、的光标,这就是“插入点”,也就是文本的输入位置。按照选择好的输入方法的编码要求,直接输入文字即可。由于目前的办公软件都具有强大的排版功能,因此,在文字和符号录入过程中,原则上首先应进行单纯录入,然后运用排版功能进行有效排版。单纯录入的原则是:(1)不要用空格键进行字间距的调整以及标题居中、段落首行缩进的设置。(2)不要用回车键进行段落间距的排版,当一个段落结束时,才按回车键。,(3)不要用连续按回车键产生空行的方法进行内容分页的设置。概括地说:基本录入原则就是不要随便按回车键和空格键。同时,输入文本时还需要注意:输入文本有插入和改写两种状态,在状态栏上有“改写”两个字,如果呈灰色,说明现在是比
8、较常用的插入状态;如果字体颜色变黑,则表示为改写状态。如果是插入状态,光标位于文字之间时输入文字,后面的文字会向后移动;而改写状态时,后面文字被删除。在插入和改写两种状态之间进行切换可以按Insert键,或者用鼠标双击状态栏上的改写标志。如图2-3所示为启事内容单纯录入后的效果。,3特殊符号的录入文档中除了文字外,有时还会根据内容需要输入各种标点和特殊符号(例如:、等)。符号的输入方法主要有四种:(1)菜单法:通过“插入”/“符号”(“特殊符号”)输入。(2)工具栏法:通过添加工具栏方式将“符号栏”显示在界面上,利用按钮输入。(3)软键盘法:利用右键单击输入方法状态栏最右边的“软键盘”按钮,从
9、弹出的13种供选键盘中选“特殊符号”、“标点符号”或其他符号键盘,利用按键输入。(4)键盘法:对于特殊符号,必须采用上述方法来进行输入;而对于常用的标点符号,除了采用上述方法外,还可以充分利用键盘来进行快速录入。大部分标点符号在键盘上都有对应键,但是有些没有直接对应的键,可以通过有关组合键来进行输入,当然不同输入方法也有差异。下面的表2-1列出了常用标点符号的键盘输入法:,4文档录入操作技巧在办公中进行文字输入时,有时候有一些重复性的录入,为了提高效率,我们可以试着采用以下几种策略来提高输入速度:,(1)定义新词利用输入方法中的“定义新词”功能,将办公中经常使用的单位名称、专业词语、常用短语定
10、义为“词语”,以后就可利用输入方法中的词语输入,从而提高录入速度。例如:“办公自动化系统”不是一个词语,如果输入只能逐个小词语输入。但是,利用“定义新词”我们可以将其定义为词语,给出一个外码“OAS”(外码自行设定,但是必须容易记忆),以后输入只要输入UOAS(注意:在智能ABC中定义的新词在输入时,定义的外码前面必须加“U”,因为一方面以U开头的字词很少,同时U是USER的首字母),就可以完整地输入“办公自动化系统”这一词语。,(2)自动图文集利用WORD“插入”菜单中的“自动图文集”菜单项,可以将自己经常输入的语句添加进去,以后需要的时候可以直接引用。,(3)自动更正“工具”菜单中的“自动
11、更正”,本来用于对用户输入的字词错误进行自动更正。例如:你输入“再接再励”,利用该功能,Word软件会自动更正为“再接再厉”。但是利用此功能,也可以将办公中经常需要输入的文字、词语、特殊符号用一个简单的符号代替,以后要输入该简单符号,软件将会自动转换为对应的文字、词语、特殊符号。,(4)替换功能在输入一些比较长的词语或语句时,开始可以只输入它的简写或缩略词,然后利用“编辑”/“替换”/再进行自动全部替换。例如:教育厅的一篇文章中将多次出现“国家语言文字工作委员会”,输入时可以都输入“语委”,结束后可以将所有的“语委”全部用“国家语言文字工作委员会”替换。,5文档录入后的联机校对文本录入完成后,
12、为了减少人工校对的难度,可以先进行联机校对。利用Word“工具”/“拼写和语法”功能都能发现一些很明显的单词、短语、文字或语法错误。只要设置正确,Word还可以在录入时自动进行校对。在应用Word编辑含有英文的文档,如果出现单词拼写错误,则英文单词下面自动加上红色波浪线;如果有语法错误,则英文句子被自动加上绿色波浪线,对于中文,也有这个功能但是没有英文那么准确。,(4)利用快捷键操作选取选取对象时,读者可以适当使用以下几个常见的快捷操作方法。双击单词:选择单词 Ctrl+单击文本:选择句子双击左侧选择栏:选择整段 三击所选段落:选择整段三击左侧选择栏:选择全文档 Ctrl+单击选择栏:选择全文
13、档Ctrl+A:选择全部文档 Alt+移动鼠标:选择矩形文本块,3修改文本技巧一般操作者在修改内容时往往是这样:先将光标定位到错误字之后按退格键Backspace或错误字之前按删除键Delete。这对修改单个错字比较有效。但是在修改大量文本内容时,效率太低。这时候应该首先选取出错内容的文本,然后直接输入新的文本,这样既可以删除所选文本,又在所选文本处插入新的内容。,4复制、移动、删除文本首先必须选择所要操作的文本,然后才能进行复制、移动、删除操作。操作方法有:,(1)利用快捷键Ctrl+C用来复制,Ctrl+V用来粘贴,Ctrl+X用来剪切,Delete用来删除,复制与粘贴、剪切与粘贴组合分别
14、实现复制、移动。,(2)菜单方法利用“编辑”菜单中的有关选项可以实现复制、移动、删除;另外,选取文本后,按右键将弹出快捷菜单,利用上面的有关菜单项也可以实现复制、移动、删除。,(3)工具栏按钮方法利用常用工具栏上的复制、粘贴、剪切按钮进行。,(4)鼠标拖动方法移动鼠标将所选内容拖动到新的位置,就移动了文本;如果按住Ctrl键不松手,然后移动鼠标将所选内容拖动到新位置,就复制了文本。,5“选择性”粘贴的作用“粘贴”是将复制或剪切的内容原封不动地放置到目标位置,但是有时若只想要其中的文字,而不要其格式,这个时候就可以使用“选择性粘贴”。在Word软件的“编辑”菜单下,除“粘贴”菜单项外,还有个“选
15、择性粘贴”菜单项,单击会弹出如图2-4所示对话框。只要选择“无格式文本”就可以只要文字而不带原来的格式。其他几个选项读者可自行操作看其效果。在Excel、Powerpoint、Access、WPS等其他软件中,也有该菜单,其作用一样。,6撤消和恢复操作在对文档进行编辑的过程中,出现错误是在所难免的。Word 会自动记录最近的一些操作,用户可以选择撤消这样的错误操作。另外,如果又要取消撤消这个操作,也可以用恢复操作来达到目的。撤消操作的方法是:选择“编辑”/“撤消”命令,或者单击常用工具栏上的“撤消”按钮。不过,最简单的方法还是使用快捷键Ctrl+Z。恢复操作的方法是:选择“编辑”/“恢复”命令
16、,或者单击常用工具栏上的“恢复”按钮。不过,最简单的方法还是使用快捷键Ctrl+Y或者单独按F4。说明:对于保存、改变视图等操作,以及剪切、复制等操作引起的剪切板内容覆盖等,都是无法恢复的,在进行此类操作的时候,务必小心。,字体和段落格式设置文档中字体和段落的主要包括字体、字号、字型、文字效果、字间距以及段落对齐、缩进、段间距、段前距、段后距等的设置。基本设置通过格式工具栏就可实现,复杂设置分别通过“格式”菜单下的“字体”、“段落”命令进行操作。另外,当一篇文章中某一些字体和段落的格式相同时,为提高排版效率而又能达到风格一致的效果,可像复制文本内容一样,来复制文本格式,以提高排版效率和质量。复
17、制格式在Word中通过“格式刷”按钮来实现,操作步骤如下:首先选择被复制的已经格式化过的文本;然后单击常用工具栏上的“格式刷”按钮,这时光标变成刷子形状;最后用刷子形状的光标选择所需复制的文本,被选择的文本的格式就与原文本的格式相同。,说明:单击格式刷,只能使用一次,再去“刷”另一部分文本时,鼠标就不再是刷子形状而变为箭头型;如果选择原文本格式后,想使用多次,可以双击“格式刷”按钮,鼠标形状就一直为刷子形状,可以多次复制格式,想结束格式复制时,再单击一下“格式刷”按钮或按Esc键即可。,启事内容的编辑在文档内容录入完成后,有时可能还需要对输入的文字进行编辑和修改,经过编辑和修改后可以使文档内容
18、上正确、完整,它主要包括以下的一些操作。,1光标定位光标定位是将插入点放到文本中适当位置,它是进行文字编辑和排版操作的基础。操作时,移动鼠标指针将插入点移动到光标要定位位置,然后单击鼠标即可。,2选择文本在所有的编辑操作之前,首先必须选择文本,也就是确定编辑的对象。出于提高办公效率的考虑,在此只列出最常用的几种文本选择方法。,(1)选择内容较少并且不是整段的选取把鼠标指针指向文本中的某一点,拖动鼠标到另一点,放开鼠标左键,两点之间的区域就构成了所选的文本块。,(2)选择内容多但不是全文时的选取用鼠标指针单击文本中的某一点,先按住Shift键不放,再移动鼠标指针到文本中的另外一点(可以进行翻页)
19、,单击鼠标左键,两点之间的区域就构成了所选的文本块。,(3)使用看不见的选择栏在Word文本编辑区左边,隐藏着一个选择栏,将鼠标移到这个区域,鼠标成箭头状。此时,单击鼠标可以选择整行,或者拖动鼠标,可以选择连续的任意多行,双击鼠标可以选择整段,三击鼠标可以选择全篇。,本实例中字体与段落格式设置的具体操作不再详述,可以按照以下要求进行。(1)对于标题为了使其突出、醒目,可以设置字体为“华文彩云”,字号为二号并且加粗,段落居中,设置段后距为“1行”。(2)对于应聘人员职位的两行,设置字体为“黑体”,颜色为红色,字号为小四号并且加粗,段落首行缩进2个字符,设置段前距为“0.5行”。(3)对于应聘人员
20、职位下面的具体条件行,设置字体为“楷体”,字号默认值,段落首行缩进2个字符。(4)对联系方式部分,字体不用做任何设置,只是段前距设置为“0.5行”即可。(5)最后的单位和署名,采用为小四号字,段落右对齐且段前距设置为“1行”。按照以上的字体和段落格式设置过之后,“招聘启事”的效果应该如图2-5所示。,项目符号和编号的设置“项目符号”是在每个条例项目前加上点或勾、三角形等特殊符号,主要用于罗列项目,各个项目之间没有先后顺序。而“编号”则是在前面加上1,2,3或者A,B,C等。一般在各个项目有一定的先后顺序时使用“编号”。适当地使用项目符号或编号可以增加文件的可读性。在“招聘启事”的招聘职位部分,
21、为突出招聘的两类人员,需要使用项目符号来进行表示;而每类人员又罗列几项应聘条件,需要设置为编号形式,这样就使得招聘启事结构清晰。在Word中,可以利用“格式”“项目符号和编号”命令达到上述目的。操作步骤如下:(1)选择需要设置项目符号的文字内容,即“文学院院长、工学院院长应聘条件”。(2)选择“格式”“项目符号和编号”命令,打开“项目符号和编号”对话框,如图2-6所示,从对话框的选项卡可以看出,可以设置项目符号、编号、多级符号等。(3)选择“项目符号”选项卡,如图2-6所示,其中有本实例效果图2-1中需要的“”格式项目符号,单击该符号并且按下“确定”按钮或者直接双击即可。(4)选择需要设置编号
22、的文字内容,也就是“文学院院长、工学院院长应聘条件”段落下面对应招聘条件部分的3行内容。(5)利用上述方法,再次打开“项目符号和编号”对话框。(6)选择“编号”选项卡,如图2-7所示,其中有本实例效果图2-1中需要的“1、”格式的编号形式,单击该编号并且按下“确定”按钮或者直接双击即可。(7)按照同样的方法或者利用格式刷复制方法,分别设置“工学院机械电子工程系主任应聘条件”行以及下面的具体条件内容,使之成为对应项目符号和编号的格式。说明:使用编号或项目符号时,如果觉得对话框上面列出的样式都不理想的话,用户还可以自定义新的编号或项目符号。自定义的新编号或项目符号,会成为格式工具栏上的默认形式,可
23、以直接单击格式工具栏上的“编号”和“项目符号”按钮直接使用。,1 插入图片在“招聘启事”中插入一些相关图片,可以很好地美化文档。例如现在想在“招聘启事”后面联系方式部分,添加一个办公人员接听电话的剪贴画,这样可以形成一种图文并茂的方式来表现其含义。需要进行的操作步骤如下:(1)将光标置于要插入图片的目标位置。(2)选择“插入”“图片”“剪贴画”,打开如图2-9所示对话框。(3)在打开的“插入剪贴画”对话框中,选择“图片”选项卡。从中单击选择想插入的“办公室”剪贴画类型,在出现如图2-10所示的预览框。,图2-9“插入剪贴画”对话框(4)单击要插入的剪贴画,从弹出的环境菜单中单击“插入剪辑”按钮
24、即可。图2-10 选择要插入的剪贴画说明:上面操作的步骤(2)中将“剪贴画”换为“来自文件”或“来自扫描仪或相机”,就可将计算机中存储的图片文件、扫描仪或数码相机中的图片插入文档中;另外,还可以将其他应用程序中的图片或其他文档中的图片“复制”到剪贴板上,再用“粘贴”命令可将剪贴板中的图片粘贴到任何一个需要图片的文档中。,2 设置图片格式插入图片后,图片的大小和位置一般都不太合适,还需要对其进行格式化设置。在Word中可以通过“设置图片格式”对话框对图片格式进行处理。可以通过单击“图片”工具栏上的“设置图片格式”按钮;或者在某一选中的图片上单击鼠标的右键,从弹出的菜单中选择“设置图片格式”;或者
25、直接双击图片都可以打开如图2-11所示的“设置图片格式”对话框。图2-11“设置图片格式”对话框“设置图片格式”对话框中共包括6个选项卡,几个主要选项卡的功能如下。(1)“图片”选项卡:包含“裁剪”和“图像控制”两个选项组。“裁剪”选项组可以对图片的大小进行裁剪。“图像控制”选项组可以对图像颜色、亮度、对比度进行调整。(2)“颜色和线条”选项卡:“填充”选项组用于设置图片背景填充色。“线条”选项组用来设置图片边框的颜色、虚实、线型和粗细,使图片看上去更漂亮。,(3)“大小”选项卡:包含“尺寸和旋转”、“缩放”和“原始尺寸”三个选项组。所谓原始尺寸,指的是插入的剪贴画或来自文件或扫描仪的图片的尺
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- 办公 文档 处理
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