分部管理人员培训(公文写作)N.ppt

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1、常用公文写作,常用公文写作,一、公文的概念机关、团体、企事业单位在行政管理过程中形 成的具有法定效力和规范形式的公务文书，是 依法行政和进行公务活动的重要工具。看一个单位的整体素质，最捷径的是看这个单 位制发的公文的质量。一个单位的公文就是这 个单位的“名片”，“名片”的优劣体现了这个单 位整体素质的优劣。尤其是向上级单位报送的 公文。,常用公文写作,二、公文的特点 用最省的文字包含最大的信息量。即：精练：指语言简明扼要，服从行文目的及表现 主题的需要。准确：指语言真实确切，无虚假错漏，褒贬得 当，语意明确，符合实际。全面：指内容完整周密、清楚明白，不能因为“精”文字而“简”内容。,常用公文写

2、作,三、公文的种类 国务院2000年8月21日修订的国家行政机关公 文管理办法中明确规定,行政公文共有13种：下行文：命令（令）、决定、公告、通告、通 知、通报、批复 上行文：请示、报告 平行文：议案、函 意见 可以用于上行文、下行文和平行文。会议纪要 用于各参会单位。汇报、建议、总结、方案、申请等都不是文种。,常用公文写作,四、公文的组成 公文由部分组成，其中固定组成部分：1.发文机关标识；2.发文字号；3.标题；4.主送机关；5.正文；6.发文机关；7.成文日期；8.主题词；9.印发机关和印发日期。,常用公文写作,五、公文的格式（一）公文左白边为28mm，右白边为26mm。（二）公文行距为

3、固定值30磅。（三）公文标题 1.标题位于公文的开首，居于正文的上端中央，可分一行或多行居中排布，呈倒三角形。2.标题用号小标宋体字。中国人民银行 中国银行业监督管理委员会 关于加强商业性房地产信贷管理 的补充通知,常用公文写作,五、公文的格式（四）主送机关 1.在标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标 识；一行标识不完，回行时仍顶格；最后一 个主送机关名称后标全角冒号。2.主送机关名称使用机关全称或规范化简称。广州市交通委员会：或 市交委：3.主送机关不能不写。否则不知道谁是公文的 办理单位。,常用公文写作,五、公文的格式（五）公文正文 1.主送机关名称下一行，每自然段左空字，回行顶格。数字

4、、年份在回行时不能拆散。2.正文中的结构层次第一层为“一、”，第二 层为“（一）”，第三层为“1.”，第四 层为“（1）”。（六）附件 1.公文如有附件，在正文下空行左空字用 号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号 和名称。(如：“附件：XXXXXX”),常用公文写作,五、公文的格式（六）附件 2.附件如有序号使用阿拉伯数码，阿拉伯数码 和附件名称之间用圆点“.”隔开；附件名 称后不加标点符号。(如：“附件：1.XXX”)3.附件应与公文正文一起装订，并在附件左上 角第行顶格标识“附件”，有序号时标识 序号。4.附件的序号和名称前后标识应一致。5.如附件与公文正文不能一起装订，就在附件 左上角第

5、行顶格标识公文的发文字号并在 其后标识附件（或带序号）。,常用公文写作,五、公文的格式（七）成文时间 1.成文时间用汉字将年、月、日标全，不能 用阿拉伯数码标识；“零”须写为“”，不能写为“O”、“o”等。2.成文时间右空字。（八）联系人及联系电话 在成文日期下一行左空字标识，并用小括 号括起。如：“（联系人：张三；联系电话：123456789）”,常用公文写作,六、公文标题 标题是公文内容的高度概括，具有画龙点睛的 作用，被称为公文的“眼睛”。（一）标题的构成：1.完整式标题：发文机关+事由+文种 公交站场管理处关于表彰二八年度先进工作 者的通知 2.省略式标题：事由+文种 关于开展爱国卫生

6、月活动情况的报告,常用公文写作,六、公文标题 3.特殊式标题：如果内容十分重要，时间紧迫、或有所补充的公文，一般应在标题中加入“重要、紧急、补充”等字样，以便引起受 文机关的注意。关于第一期办公室综合业务培训时间推迟的 紧急通知 中国人民银行 中国银行业监督管理委员会关 于加强商业性房地产信贷管理的补充通知,常用公文写作,六、公文标题 注意事项：1.公文标题应当准确、简要地概括公文的主 要内容并标明公文种类，忌冗长、罗嗦、繁复。2.公文标题除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。3.公文标题太长需回行时，注意词组不能拆 开。4.公文标题不能介词叠用，属于语法错误。5.公文标题不能文种重复

7、或者缺少文种。,常用公文写作,六、公文标题【案例分析】错误：关于对住房和城乡建设部、国家工商行政管理总局办公厅征求工程总承包合同示范文本（征求意见稿）的意见报告 6处错误：罗嗦繁复、错误使用标点符号、回行 时拆开词组、介词叠用、文种重复、排布不规范 正确：关于工程总承包合同示范文本的意见,常用公文写作,七、常用文种写法（一）请示 适用于向上级机关请求指示、批准。1.正文的结构写法：事由（或引据）+请示事项（或主体）+结尾（请示要求）事由：请示的起因，即请求指示和批准事项 的依据。请示事项：要求给予指示、批准的具体问题 和事情。结尾：“妥否，请批示。”、“当否，请批 复。”,常用公文写作,2.注

8、意事项：请示要一文一事。不能在一份请示中请示几 个问题，否则，不便于上级机关及时答复，甚至容易出现漏批现象。不得越级请示。否则既不便于文书处理，又 不便于上级答复问题，有时容易误事。不得向无隶属关系的机关发文请示。因为只 有具有直接隶属关系的直接主管的上级机关，才有批复的资格和权力。,常用公文写作,2.注意事项：主送机关只有一个，不能多头主送，造成混 乱甚至矛盾。如有几个主管单位，则主送业 务主管单位，其他的主管单位可以抄送。请示上级机关的同时抄送下级机关是非常忌 讳的。除领导直接交办或特别紧急事项外，请示不 得以机关名义直接报送领导者个人。请示的标题中切忌使用“上报”、“呈报”、“申请”、“

9、请求”等报请性词语。,常用公文写作,2.注意事项：若请示中提出几个方案，要对方案加以分析、比较，说明利弊，并表明请示单位倾向哪个 方案的态度。请示中应留联系人和联系电话，且联系人必 须是熟悉所请示事项的人，以便上级机关联 系。,常用公文写作,（二）报告 适用于向上级机关汇报工作、反映情况和问题、提出建议以及答复上级机关的询问。1.报告的类型：（1）按行文目的、作用分：工作报告、一般情况报告、答复上级机关 询问报告等（2）按内容和表达形式分：综合性报告、专题报告,常用公文写作,2.正文的结构写法：报告引据+报告事项+结尾（1）报告引据：是报告正文的开头。要用简明 扼要的语句交待出全文的主要内容或

10、基本 情况，也可陈述有关的背景或缘由。要做 到开门见山，落笔入题。然后用过渡性语 句“现将有关情况报告如下”等开启下 文。,常用公文写作,（2）报告事项：是报告正文的主体和核心。撰写 时要紧紧围绕行文的目的和主旨进行陈述。汇报工作：首先写明工作的基本情况，其次 写明主要做法和成绩，包括采取的办法，措 施以及由此带来的直接效果等，最后写明还 存在什么问题以及今后的工作设想。反映问题：首先对所要反映的问题或情况作 一概述。然后集中分析产生问题的原因，最 后提出解决意见和办法。,常用公文写作,（2）报告事项：答复上级机关的询问：首先扼要叙述上 级机关交办的事项或任务，然后写明处 理的大致过程，包括采

11、取的办法或措施，处理中遇到的问题及需要进一步陈述的 事项等，最后交代处理结果，同时征询 上级机关对处理结果的意见。（3）结尾：“专此报告。”、“特此报告。”,常用公文写作,3.注意事项：主题明确，观点鲜明，重点突出，思路清晰。内容真实、具体，文字简练。报告中不得夹带请示事项。除领导直接交办或特别紧急事项外，报告不 得以机关名义直接报送领导者个人。,常用公文写作,八、总结（一）总结的概述 总结是应用写作的一种，是对已经做过的工作 进行理性的思考。它要回顾的是过去做了些什 么，如何做的，做得怎么样。（二）总结的特点 1.自我性 2.回顾性 3.客观性 4.经验性,常用公文写作,八、总结（三）总结的

12、种类 1.按总结的时间分：年度总结、季度总结、阶 段总结等。2.按总结的范围分：综合性总结、专题总结等。（四）总结的基本结构 1.开头部分：情况回顾。2.主体部分：经验体会。3.结尾部分：今后打算。,常用公文写作,八、总结（五）写总结常用的八个角度 1.根据工作职能进行总结。这是一种最主要的 写作的总结角度，常用于年度工作报告，用 于对工作进行全面总结。2.根据工作进行总结。如果工作思路与众不同 或别有创新，也可以围绕工作思路来总结。3.根据工作特色进行总结。这种方法常用于专 项工作的经验介绍。,常用公文写作,八、总结（五）写总结常用的八个角度 4.根据采取的工作措施进行总结。5.根据开展工作

13、的时间顺序进行总结。6.根据“关键词”进行总结。7.根据参与主体来总结。8.根据解决的问题来总结。,谢谢大家！,常用公文写作,4.报告的写作要求：综合报告的写作要求（处理好几种关系):“点”与“面”的关系“详”与“略”的关系“事”与“理”的关系 专题报告的写作要求（把握几个问题）：速度要快 内容要专 情况要实 篇幅要短,常用公文写作,（三）函 适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和 答复问题，请求批准和答复审批事项。1.函的类型：商洽函：主要用于不相隶属机关之间商量 洽谈办理某一问题，如联系参观、学习、请求帮助支持等。问答函：主要用于向对方询问或答复某一 事项。问答函包括询问函和复函 两种类型

14、。,常用公文写作,1.函的类型：请批函：用于向有关主管部门请求批准某一 事项。请批函与请示都有请求批准 的意愿，但二者适用对象不同。请 示的对象是有隶属关系的直接上级，属上行文；请批函的对象是无隶属 关系的主管部门，属平行文。所谓 有关主管部门，指对请批的事项有 决定权和批准权的部门。主管部门 多是职能部门。,常用公文写作,2.函的结构写法：开头主体结尾 开头：发函原由，简约说明发函的目的、理由或依据。主体：说明商洽、联系或请求批准的事 项，或对函请事项的答复。结尾：“专此函达，请复。”、“特此函复。”3.注意事项：一函一事，内容单一。开门见山，直陈其事。应留联系人和联系电话。复函注意行文的针对性、答复的明确性。,