公文管理(发文)流程.ppt

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1、是否通过,发文部门综合管理员负责行文,机要管理员盖章,秘书登记公文编号并进行规范核定,文印员打出样稿,公文草样,打印是否无误,公文样稿,办公室,发文部门,文印员校稿,文印员印刷,是,否,按批示修改文件,部门经理审阅,是,否,综合管理员交办公室,是否通过,办公室主任审阅,是,否,参见印章使用流程,待发公文,正式公文,公文管理（发文）流程,审阅,是否需要修改,签发文件,是,否,公司总经理/主管副总,A,A,C-15-01-001,机要管理员年底交档案室,发文,机要管理员将公文立卷归档,存档,档案归档及维护管理,发文登记清单,综合管理员签收文件,存档,发文登记表,机要管理员登记发文情况,机要管理员将

2、公文立卷归档,办公室主任审阅,是否需要下发办理,外来公文,办公室,相关部门,机要管理员年底交档案室,档案归档及维护管理,是,否,否,机要管理员下发公司公文附上级公文复印件,机要管理员通知相关部门签收文件,综合管理员办理还文手续,上级有关部门来文,是否需要公司领导审阅,批阅相关文件,公司总经理/主管副总,已批示的公文,已批示的公文,是否需要转发,否,存档,相关部门办理是否临近/超过时限,秘书催办,办理完毕的公文,是,外来公文,是,部门经理签收传阅、负责办理或组织学习,是,否,公文管理（收文）流程,秘书起草公司转发公文,C-15-01-002,文件催办单,机要管理员签收、登记阅文单,阅文单,阅文单

3、,办公室,相关部门,机要管理员拟定集团公司公章刻制或公司领导私章刻制计划,刻印申请表,办公室主任审批,印章管理（刻章）流程,综合管理员提出刻印申请,是否同意,部门经理审批,否,是,部门签批的刻印申请表,机构设置或单位名称变更文件,印章刻制计划,结束,是否符合通用的刻印规定,通知相关部门,否,机要管理员开具刻印行政介绍信,是,公司总经理/主管副总,审批,是否同意,是,否,公司总经理/主管副总签批的刻印申请表,C-15-02-001,机要管理员取回制作印模备案,综合管理员签收启用,机要管理员交指定印章制作单位刻制,机要管理员前往市公安局有关部门办理刻印批文,是否存在旧印章,是,否,参见销章流程,结

4、束,启用印章通知,机要管理员通知相关部门取印及印章使用范围说明，下发启用印章通知,印章使用范围说明,办公室,相关部门,综合管理员提出用章申请,机要管理员登记、用印,需要盖章的公文,是否符合使用说明,部门内部登记、用印,印章使用登记表,是否需要公司总经理/主管副总审批,办公室主任审阅,否,印章使用登记表,印章管理（用章）流程,用章签批单,部门经理审批,是否需要使用公司印章,是,是,结束,否,需要盖章的公文,部门签批的用章签批单,需要盖章的公文,部门签批的用章签批单,是,否,机要管理员确认公文使用目的,公司总经理/主管副总提出批示意见,需要盖章的公文,公司领导签批的用章签批单,是否符合用印规定,通

5、知相关部门,否,需要盖章的公文,办公室签批的用章签批单,是,是否同意用印,是,否,印章使用范围说明,C-15-02-002,相关部门,档案室,档案归档及维护流程,项目负责人、各部门综合管理员或兼职档案员负责日常档案收集、整理,综合管理员或兼职档案员参加相关项目并接收和整理所有档案资料,综合管理员或兼职档案员按归档的时间要求将部门的档案资料移交公司档案室,各类档案资料,档案清单或登记本,机要管理员检查上交的档案材料,C-15-03-001,机要管理员进行分类、编号、立卷、确定保管期限及密级,机要管理员编写档案目录上架,机要管理员与归档部门办理移交手续,是,是否符合归档要求,否,机要管理员将不符合

6、要求的材料返还相关部门,十大类档案资料,机要管理员进行库存维护,档案主管部门经理审核签字,销毁档案清单,机要管理员按规定组织鉴定应销毁档案,机要管理员编制销毁档案清单,相关部门、档案室共同监销并签字,机要管理员定期对档案进行鉴定工作,机要管理员对档案信息进行加工编研、开发利用,机要管理员将清单报档案局备案,机要管理员按规定进行档案的统计、清理、核对工作,提出借阅或查阅档案申请,借阅/查阅档案申请表,归还所借阅档案,机要管理员查验档案完整情况,机要管理员办理注销手续,相关部门,档案室,档案借阅及归还流程,机要管理员办理借阅/查阅手续,是否密级或外单位借阅,否,是,档案主管部门,使用所借档案,是否

7、存在违规使用现象,是,否,机要管理员通知相关部门或个人有关处理决定,机要管理员检查借阅/查阅申请表,审批,是否同意借阅或查阅,是,结束,否,C-15-03-002,小车班,使用部门,填写车辆使用申请表,部门经理审核签字，如超出权限则递交主管副总或总经理审批,小车班班长登记安排车辆,用车,用车人在用车登记单上签署用车服务反馈,在用车前24小时提出用车申请（紧急情况除外）,否,车辆使用流程,办公室,是否批准用车,车辆使用申请表,是,结束,办公室主任审核,是否符合用车规定,车辆使用申请表,是,签字认可的用车登记单,月底将用车登记单报送财务部根据计算标准结算用车费用,退回申请并通知相关部门,否,C-1

8、5-005-001,是否能够满足用车需求,小车班班长与用车部门进行沟通,小车班班长进行车辆和司机安排,是否仍旧需要用车,小车班班长与外部单位联系用车,否,是,是,结束,否,月底审核用车服务反馈，及时作出服务改进,财务部,分公司/子公司,车辆租赁流程,办公室,部门经理审批,签订车辆租赁合同,提出租车申请,否,是否批准,是,结束,办公室主任审批,是否符合车辆租赁规定,车辆租赁合同,车辆租赁申请表,公司总经理审批,是否批准,是,是,否,车辆租赁申请表,是否采用车辆租赁标准合同,是,办公室主任通知分、子公司,给财务部、分子公司各一份合同文件,定期收取租金,存档,车辆租赁合同,否,与法律顾问讨论修改合同条款,合同到期归还车辆,否,车辆租赁合同,C-15-005-002,进行车辆验收,