信息资源管理过程.ppt

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1、2023/9/5,Information Resource Management,Page 1,第三章 信息资源管理过程,3.1 几个重要概念 3.2 用户信息需求分析3.3 信息资源建设3.4 信息资源开发与利用3.5 信息资源传递与反馈,2023/9/5,Information Resource Management,Page 2,3.1 几个重要概念,信息资源流 信息资源流是有序运动的信息资源的集合。信息资源流形成的三要素：源头、渠道、目的地。信息资源流动的渠道有两种;,在信息资源流动的过程中，人们常常通过人工设施来拦截和储蓄信息资源流，并形成了图书馆、档案馆等形式的信息资源中心。,20

2、23/9/5,Information Resource Management,Page 3,3.1 几个重要概念,2.信息资源交流 信息资源在人类管理控制之下，从生产者或控制者流向使用者的过程称为信息资源交流。信息资源交流是一种有目的的社会活动，是人们为了实现资源共享，而对信息资源流实施组织、规范、引导和控制的过程。信息资源交流活动只有在人类管理和控制之下，才可能实现信息资源的有向、有序、高效的流动。,2023/9/5,Information Resource Management,Page 4,3.1 几个重要概念,信息资源交流的类型：根据是否有反馈机制为标准：单向交流和双向交流。根据时空特

3、性为标准：时间交流和空间交流。根据交流的性质和范围：自我交流、人际交流、组织交流、大众交流。信息资源交流的主要障碍：技术性障碍：自然语言、学科专业语言、检索语言、信息技术。社会性障碍：版权、政治因素、经济因素等。,2023/9/5,Information Resource Management,Page 5,3.1 几个重要概念,3.信息资源管理过程 信息资源交流过程，由信息源、信息采集、信息转换、信息组织、信息存储等环节构成。引入过程管理即计划、组织、指挥、协调、控制过程，使此管理过程与信息资源交流过程统一，即形成了信息资源的管理过程，围绕此过程产生了很多理论和方法，称为信息资源的过程管理。

4、信息资源管理过程是信息资源交流过程和管理过程相契合的产物，主要可包括四个重要部分：用户信息需求分析、信息资源建设、信息资源的开发和利用、信息资源的传递和反馈,2023/9/5,Information Resource Management,Page 6,3.1 几个重要概念,信息资源管理过程的图示：,2023/9/5,Information Resource Management,Page 7,3.1 几个重要概念,信息资源管理过程的特点：闭环系统信息资源管理系统 由信息资源、信息用户、信息技术、管理系统、信息资源管理人员构成。运行依靠计划、组织、协调、控制等管理功能。用户是核心。信息技术是支

5、持手段。整个过程由信息资源管理人员控制和操作。,2023/9/5,Information Resource Management,Page 8,3.2 信息需求分析,1、信息需求的基本概念和类型 概念：人们在从事各种社会活动的过程中，为解决不同的问题所产生的对信息的需求。信息用户：拥有信息需求，即需要接收信息以解决未知问题；具备利用信息的能力；具有接受信息服务的行动，即事实上接收和利用信息。,2023/9/5,Information Resource Management,Page 9,3.2 信息需求分析,信息需求的类型：根据组织边界：内部信息需求和外部信息需求。根据信息的表现形式：对知识型

6、信息的需求、对档案型信息的需求、对消息型信息的需求、对数据型信息的需求、图像型信息的需求。根据信息用户类型可分为：个人信息需求和组织信息需求。,2023/9/5,Information Resource Management,Page 10,3.2 信息需求分析,个人信息需求：生活中的信息需求；职业信息需求(为完成工作而产生的信息需求,为应付工作中的异常情况而产生的信息需求)组织信息需求：社会组织为实现各自的目标和宗旨所形成的一系列信息需求。在完成组织各项活动的过程中所形成的信息需求的总和构成了组织的信息需求。,2023/9/5,Information Resource Management,

7、Page 11,3.2 信息需求分析,信息需求的共同规律：用户信息需求的全面性：由用户具有的个人、组织和社会的多方面特征激发。用户信息需求的集中性：由血缘、地缘、业缘关系决定的相关特征共同构成用户信息需求中的最主要的决定因素，这种情况充分体现了用户信息需求的集中性。用户信息需求的叠加性：故乡(成长空间)、第二故乡(工作学习空间)和缘乡(旅游、出差、探亲形成的空间)构成的生命空间使得人的经验、观念、思想得以叠加，这些经验、知识等本身是信息需求满足的产物，同时又是新的信息需求产生的源泉。,2023/9/5,Information Resource Management,Page 12,3.2 信息

8、需求分析,用户信息需求的阶段性：这是用户信息需求在时间纬度上所呈现的规律性。每个阶段的主要矛盾不同。用户信息需求的马太效应：信息需求和信息量间的辩证关系。以用户信息需求的规律性为指导，准确、动态的分析和把握信息需求，更好的、更合理的组织信息资源满足信息需求。,2023/9/5,Information Resource Management,Page 13,3.2 信息需求分析,2.组织信息需求分析（1）组织内的工作划分,2023/9/5,Information Resource Management,Page 14,3.2 信息需求分析,（2）专业技术人员的信息需求 通常需要原始的、未经加工处

9、理的数据 专业技术人员的信息需求取决于工作性质（3）管理人员的信息需求 计划：明确实现组织目标的步骤,包括长期短期计划 信息需求包括：一是组织当前的生产情况；二是影响组织发展的周边环境信息。管理控制：通过衡量和矫正工作活动中的偏差，保证组织各项活动按计划实施，从而确保组织目标得以实现。信息需求包括：高度概括性报告、组织外部信息,2023/9/5,Information Resource Management,Page 15,3.2 信息需求分析,“关键问题”分析：影响组织生存和发展的重要问题 组织内部和组织外部信息 领导和礼仪活动 直接监督 业务控制:衡量单项任务完成的效率及采取补救措施纠正工

10、作偏差 人事管理,2023/9/5,Information Resource Management,Page 16,3.2 信息需求分析,不同的管理层次，工作的重点不同不同层次的管理人员对信息需求表现出不同的时间特性,2023/9/5,Information Resource Management,Page 17,3.2 信息需求分析,3、决策与信息需求 决策的类型：非结构化、结构化、半结构化 决策过程中的信息需求 结构化问题：信息可由信息系统或有关资料档案提供。如：饲料配方、生产计划、调度等半结构化问题：需要大量的内部业务信息，同时也需要相关的外部信息。如：开发市场，经费预算非结构化问题：不

11、确定因素多，决策难度大。,2023/9/5,Information Resource Management,Page 18,3.3 信息资源建设,信息资源建设的四个工作：信息源分析、信息采集、信息整序、信息存储。3.3.1 信息资源建设的原则完整性：尽可能收集相关信息，满足组织不同层次的信息需求目的性：对组织活动有价值或潜在价值的信息 及时性：时效性是信息资源的重要特征。流动性：利用顺畅、及时更新。易用性：易于查找、有针对性。安全性：部分信息的保密。,2023/9/5,Information Resource Management,Page 19,3.3 信息资源建设,3.3.2 信息源分析

12、信息源分析的目的是指根据用户的信息需求寻找合适的信息源。信息源指拥有相对信息优势的信息媒体，包括善于积累和储藏信息的人以及生产、制作、储存和传播信息的机构。（1）信息源的特征：是获取信息的来源。是人类思维和社会活动的反映，是知识和记忆的物质载体。是信息传播的第一要素，只有传播才可利用。总处于不断传播与使用的循环中，并不断调整与重组。数量巨大、内容丰富、形式多样。,2023/9/5,Information Resource Management,Page 20,3.3 信息资源建设,（2）信息源的类型：以组织边界为界线：内部信息源和外部信息源。根据信息是否数字化进行划分：数字化信息源和非数字化信

13、息源（不同层次的管理者对数字化信息源的依赖程度不同）。根据信息的载体，将信息源分为印刷型信息源、缩微型信息源、电子型信息源、实物信息源、声像信息源等。根据信息的运动形式，可分为静态和动态信息源静态信息源提供变化不大或不会变化的信息动态信息源提供的信息通常处于变化之中,2023/9/5,Information Resource Management,Page 21,3.3 信息资源建设,根据信息源的层次及其加工和集约程度，可以分为四次信息源。一次信息源(本体论信息源):所有物质均为一次信息源；二次信息源(感知信息源):大脑的潜在信息源三次信息源(再生信息源)：主要包括口头信息源、体语信息源、文献

14、信息源、实物信息源等四次信息源(集约信息源)：文献信息源或实物信息源的集约化，如图书馆、博物馆等,2023/9/5,Information Resource Management,Page 22,3.3 信息资源建设,（3）信息源分布的不平衡性：信息资源的布局是一种主观行为，信息源的分布是一种自然现象，是信息长期运动的结果，其实质是一种不平衡分布。信息源的地区分布不平衡。信息源的机构分布不平衡。信息源的个人分布不平衡。不平衡分布是绝对现象，但不平衡的格局是相对的动态的。,2023/9/5,Information Resource Management,Page 23,3.3 信息资源建设,3.

15、3.3 信息的收集（信息采集）1、信息收集的主要原则针对性：任何信息服务机构必须根据本机构的性质、任务和服务对象有针对性地确定信息搜集的范围和重点。系统性：了解和掌握信息源的动态变化，系统地、连续地搜集和积累有关的信息。信息的连续性和系统性是信息发挥其效用的前提条件，可分为纵的系统和横的系统。纵的系统按产品、工艺、学科、专业或专题积累；横的系统可按信息的载体或类型（期刊、专利等）积累。,2023/9/5,Information Resource Management,Page 24,3.3 信息资源建设,预见性：信息搜集中要预见可能产生的新的信息源和信息渠道。密切注视科学技术和经济的发展水平、

16、动向和趋势；随时留意新信息源和信息渠道的产生及发展；预测信息源的集中与分散、增长与老化趋势；充分估计用户未来的信息需求，有预见性地搜集信息；提高信息服务的主动性。科学性：采用科学方法研究信息源的分布规律，选择和确定信息密度大，信息含量多的信息源。,2023/9/5,Information Resource Management,Page 25,3.3 信息资源建设,计划性：事先制定比较周密详尽的信息搜集计划，以便按计划有目的、有步骤地搜集信息。信息搜集计划要求信息搜集要满足当前任务的需要，要考虑今后的发展；要广辟信息来源，扩大国内外搜集渠道，要节约资金，用较少的钱办较多的事；要突出重点信息源，

17、又要照顾一般性资料；要保证信息源的质量，又要注重数量。信息搜集计划划分从时间的角度：可分为长期、中期和短期计划或年度和季度计划；从其内容角度：可分为综合计划、专题计划、补配计划。搜集计划的项目：收藏信息的内容范围、重点信息和一般信息的划分及其比例、补缺配套的信息种类及起讫时间、采购标准、经费预算、完成计划的主要措施和保证等。,2023/9/5,Information Resource Management,Page 26,3.3 信息资源建设,及时性：应该在信息产生之后，在最短的时间内把信息收集到手。信息资源具有很强的时效性，生产时间越长，信息资源效用就越小，生产时间越短，信息资源的效用就越大

18、。对一些瞬时信息在采集时要做到主动和及时。,2023/9/5,Information Resource Management,Page 27,3.3 信息资源建设,2、信息收集的基本程序,2023/9/5,Information Resource Management,Page 28,3.3 信息资源建设,需求分析：确定信息服务的对象确定信息资源采集的内容确定信息资源采集的范围和量其他因素 选择信息资源采集系统：确定采集途径和策略 采集实施和结果评价：其他后续工作：数据的整理、原始文献的获取等,2023/9/5,Information Resource Management,Page 29,3

19、.3 信息资源建设,3、信息资源的评价与选择（1）信息评价的一般指标有价值的信息是在特定的问题和状态中被利用并有效发挥其功能的信息，是实现某种目标所需要的信息，是进行决定和选择所必需的材料。有价值的信息应该具备如下条件：能够及时地以适当的方式提供解决问题所需要的依据；信息符合用户需求的内容；信息的可信赖程度高；信息具有综合性；信息容易获取(不是用特殊的手段或极少数人才能获取)信息的费用与目标吻合。可以通过对信息源、信息准确度、信息费用三个方面的评价来判断信息是否有价值。,2023/9/5,Information Resource Management,Page 30,3.3 信息资源建设,（2

20、）信息源的评价直接评价法：按照前述有价值的信息应当具备的一般条件或标准，从不同角度和侧面对信息源的价值给予评分评价。可采用五项指标、十分制，我们对常见的信息源进行评价。各种信息源的该五项指标得分相加，便是该信息源所得的总分。按总分多少可对信息源进行排序。其特点：评价主体是信息工作者直接评价法具有主观性其不足：主观性太强 不考虑信息源的实际利用情况指标不够完备,2023/9/5,Information Resource Management,Page 31,3.3 信息资源建设,信息源直接评分评定表,2023/9/5,Information Resource Management,Page 32

21、,3.3 信息资源建设,间接评价法：通过信息用户来评价信息源。以调查表的方式调查用户对信息源的需求和利用情况，然后由信息工作者对调查所得到的数据进行统计分析和对比，对信息源的价值做出评定。这种方法的特点是需要信息用户密切配合，工作量较大，但评价结果较为客观。,2023/9/5,Information Resource Management,Page 33,3.3 信息资源建设,信息源间接评分评价表：设信息工作者将有n个项目的m张调查表收回后汇总成下表的形式。表中aij是被调查者i对第j个信息源的评分，信息价值较高的信息源其评分相应较高。,2023/9/5,Information Resourc

22、e Management,Page 34,3.3 信息资源建设,四种相对重要性指标的计算评分平均值：用被调查者(指有效的被调查人)的人数去除这些被调查者给某一信息源的评分之和。Rj=aij/m 式中：Rj信息源j的平均评分；m被调查人数；aij被调查人i给信息源j的评分。评分比重：某一信息源所得全体被调查者的评分和，在全体被调查者给所有信息源的评分总和中所占的比重。pj=aij/aij式中：pj信息源j的评分比重；n信息源数；aij,m与上式中的相同。,2023/9/5,Information Resource Management,Page 35,3.3 信息资源建设,最高评分频度：全体被调

23、查者给某一信息源的全部评分中评最高分数的人数所占的比例，称为最高评分频度。Pmax=m/m 式中：Pmax 最高评分频度；m给最高评分的被调查者数；m被调查人数。平均名次指标：将全部信息源分别就各个被调查者的评分排队，列出名次，然后用被调查者总数去除名次的数值和，便是相应项目的平均名次。Mj=Cij/m 式中：Mj信息源j的平均名次；Cij被调查i给信息源j的评分排队名次；m同前。,2023/9/5,Information Resource Management,Page 36,3.3 信息资源建设,实例,2023/9/5,Information Resource Management,Pag

24、e 37,3.3 信息资源建设,各信息源的平均分：R1=9/5=1.8 R2=17/5=3.4 R3=15/5=3 R4=14/5=2.8各信息源的评分比重：P1=9/(9+17+15+14)=0.16 P2=17/(9+17+15+14)=0.31P3=15/(9+17+15+14)=0.27 P4=14/(9+17+15+14)=0.25各信息源的最高评分频度：Pmax1=1/5=0.2 Pmax2=2/5=0.4 Pmax3=1/5=0.2 Pmax4=1/5=0.2,2023/9/5,Information Resource Management,Page 38,3.3 信息资源建设,

25、平均名次表,M1=(4+4+4+1+4)/5=3.4 M2=(3+3+1+2+1)/5=2M3=(2+1+2+3+3)/5=2.2 M4=(1+2+3+4+2)/5=3.4,2023/9/5,Information Resource Management,Page 39,3.3 信息资源建设,（3）信息准确度的比较评价第一种角度包括下述三种方法：从不同的信息源获得同一性质的信息进行比较；定期地、系统地搜集信息，调查过去同种信息是否出现并和新获取的信息进行比较评价；从多种信息源搜集、分析同种信息和相关信息，与切题的信息进行比较评价。一般把从各个方面获得同一信息，并进行比较评价的方法叫作“交叉检验

26、”。,2023/9/5,Information Resource Management,Page 40,3.3 信息资源建设,第二种角度：使用“5W1H”评价信息的准确度，即内容(What),原因(Why)，时间(When)，地点(Where)，人(Who)，方法、途径、状况(How)。步骤大致如下：把信息分成六个要素，按要素分成不同的组；分析各组中有无共同点，把具有共同点的信息抽出来；只用被抽出来的、具有共同点的信息要素构成信息形态；把组成信息形态的要素分别同原信息进行比较；根据比较结果，对于被认为最有共同点的原信息作进一步调查检验，分析它与其他信息的相关程度、相关的交接点等。,2023/9

27、/5,Information Resource Management,Page 41,3.3 信息资源建设,（4）信息的经济性评价信息经济性评价的要点：所需信息存在率的评价：调查有关的信息源、载体、实物（产品等）是否存在，如果存在，确定获取方法和途径，评价获取的难易程度。所需信息适合率的评价：评价获取的信息与所需信息的内容吻合程度，解决问题的有效程度，评价选择为利用该信息而需要加工处理的必要程序。所需信息可靠性的评价：对于二次信息和三次信息，应评价其性质、加工深度、是否能获得证明性信息以确认其可靠性。此外，由于信息可以传递某一事物或课题的全部内容，也可传递部分内容，因此，根据其所处的位置便可评

28、价信息的可靠性。,2023/9/5,Information Resource Management,Page 42,3.3 信息资源建设,信息经济性评价的实施：再现率：从信息库中检索到的相关信息的比例称为再现率；适合率：真正所需的信息的比例；误检信息：即不需要的信息；漏检信息：虽是所需信息，但未被检索出来，称为漏检信息；存在率：表示机构信息的存在率。,2023/9/5,Information Resource Management,Page 43,3.3 信息资源建设,再现率=AELMD/AEFD适合率=AELMD/AKMD存在率=AEHG/ABJG,2023/9/5,Information

29、Resource Management,Page 44,3.3 信息资源建设,在利用信息时，应当按照前述观点，对信息最合适的储存量、信息检索手段、信息利用率、信息的有效率等方面进行检查评价，以此来评价信息的经济性。针对机构不断变化的信息需求，随时提供所需信息，积极利用外部信息服务机构和网络，建立本机构最佳信息结构。还可以按照以下六个标准对信息进行综合评价，分出等级，以便于识别：从其他信息源得到确认；通过检索相关信息等措施大致被认为是确切的信息；从过去同种信息的可靠性来看，虽不能说是绝对确切，但确切的可能性很大；似乎不是错误信息，但值得怀疑；不太真实；不能评价其可靠性。,2023/9/5,Inf

30、ormation Resource Management,Page 45,3.3 信息资源建设,信息错误及其原因：信息的提供、评价和利用等环节都是由人来进行的，所以不可避免地会产生人为的或无意识的错误。,2023/9/5,Information Resource Management,Page 46,3.3 信息资源建设,4、信息资源采集的途径（1）信息获取的效率指标 采全率：用来衡量切题信息搜集的完整程度，指某一信息系统(信息库)所含的全部切题性信息(对该系统全体用户而言)在当时系统内外所有切题信息中所占的比例。如果用P表示采全率，r表示该信息系统中切题的信息，R表示当时系统内外全部切题的信

31、息，信息采全率可表示为：P=r/R采全率取决于对本系统现有切题信息发展的预测数据、用户信息需求结构、相关信息源的分布和信息流的特征。在信息中心和信息系统评价一次和二次文档时，以及在编制索引、目录和咨询数据库时，都应事先确定一个采全率。在这一过程中，应当尽量吸收有代表性的用户参加或征询他们的意见。,2023/9/5,Information Resource Management,Page 47,3.3 信息资源建设,采准率：衡量信息搜集的针对性，指某一信息系统(信息库)所含的全部切题信息(对该系统全体用户而言)在当时该系统所有信息中所占的比例。如果用E表示采准率，r表示该系统中切题的信息，Q表示

32、系统内所有的信息，信息采准率可表示为：E=r/Q采准率取决于用户的信息能力和知识水平、信息搜集工作者的业务水平，以及系统所采集到的信息源的质量等等。能够鉴定信息搜集过程的内部状况，即这一过程在何种程度上能够满足各种信息需求。,2023/9/5,Information Resource Management,Page 48,3.3 信息资源建设,及时率：衡量信息搜集的速度，即在最短的时间内完成信息搜集过程的能力。它由搜集过程的每一环节(从信息的产生到其被输入到信息库)所花费的总时间来计算，表示为：T=t 式中，i=1，2，n，表示搜集过程的环节数。为了提高该过程的及时率，人们不仅设法缩短二次信息

33、的加工时间，而且设法缩短一次信息的时滞。在实践中常常将一次信息的手稿、预印本、工作报告等输入信息系统。,2023/9/5,Information Resource Management,Page 49,3.3 信息资源建设,费用率：衡量信息搜集的资金效率，指用于信息库中单位信息的费用的最低能力。如果C表示单位信息的费用率，F表示年度搜集信息的总花费，G表示年搜集到的信息量(总件数)，费用率可表示为：C=F/G劳动耗费率：指信息系统搜集到的单位信息所耗费的最低劳动量，可用搜集过程所有环节的劳动消耗总数来计算。如果L表示搜集信息的工作量，li(i=1,2,，n)表示单位(件)信息在每一环节中的劳动

34、耗费(可用人、时等单位表示)，劳动耗费率可表示为：L=li该指标取决于信息搜集过程的难度、条件、效率等方面的因素。在实践中，一般依照搜集过程每道工序的劳动耗费定额来确定劳动耗费率和工作量。,2023/9/5,Information Resource Management,Page 50,3.3 信息资源建设,采全率与采准率的关系：采全率与采准率是反变关系，即在及时率、费用率和劳动耗费率既定的情况下，采全率越高，采准率越低；反之，采准率越高，采全率就会越低。实践中，采全率通常不会达到最大可能值，而总是处于某一较低点，即位于实际值水平上。对任何信息系统而言，当按每一种需求明确显示出信息适用性时，就

35、有可能达到最高的采全率，而采准率在此时接近于零。反之，即从信息库中获得的每一信息都能准确地符合提问或用户的需求时，采全率接近于零。,2023/9/5,Information Resource Management,Page 51,3.3 信息资源建设,采全率和采准率与及时率、费用率和劳动耗费率增长的关系：采全率和采准率是随着信息搜集的及时率、费用率和劳动耗费率增长到一定的程度而增长的，随后，其增长速度减慢。因此，及时率、费用率和劳动耗费率的进一步提高对采全率的影响是不大的。,2023/9/5,Information Resource Management,Page 52,3.3 信息资源建设,

36、（2）信息资源采集的方法与途径采购:获取和积累有价值的信息的重要方式，是一种经常性的、稳定的、系统的搜集和获取信息的有效方式。调查：现场调查、访问调查、问卷调查和样品调查。可以获得记录型信息资源、非记录型信息源和零次信息。不如其他方法搜集信息那样系统、连续，数量也不够多，但其速度快、质量高、准确性好、针对性强，是获取信息的有效方法，尤其是获得非文献信息源的最有效的方法。交换：交换的信息源多属于内部资料、非卖品，不能通过采购或其他方式获得。直接交换资料，不通过其他中间环节，有利于信息的迅速及时获取。,2023/9/5,Information Resource Management,Page 53,3.3 信息资源建设,咨询：向相关专家咨询，在他们的指导和帮助下获得信息资源。索取：对于还不够详细、完备和全面的信息资源，根据需要与可能，通过通讯联系或直接派人联系取得。检索：手工检索、脱机检索、联机检索和网络检索。,