会议结束阶段的会务操作.ppt

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1、第五章 会议结束阶段的会务操作,主要内容1.重点和难点 能够安排车辆人员送别会议代表；能够清理会场，结清相关费用；2.知识点送别会议代表会场的善后工作整理会议文件会议评估,第五章 会议结束阶段的会务操作,5.1 送别会议代表送别会议代表是会议结束阶段工作中的一个重要环节，这一环节如果处理得不好，就会使整个会议的总体效果在与会人员的印象中大打折扣，使先前的工作努力和成果前功尽弃。因此，要使整个会议完整有序，有始有终，完美无憾，就一定要认真、周到地做好送别会议代表的各项工作，切不可掉以轻心或疏忽大意。秘书人员应该根据与会人员的要求，提前发放为其预订的回程票，结清会议费用，安排足够的车辆送站。,5.

2、1 送别会议代表,送别会议代表的主要工作有：结清包括餐费、住宿费、交通费等会务费用；分发回程票(如火车票、机票、船票等)；安排车辆送站(如小面包车、普通中巴、大巴、旅游客车等)；安排领导、专人送客；握手告别，送至大门外、电梯口或车门口。,5.1 送别会议代表,(一)结清会议费用会议通知上一般均会提示与会人员参加会议时准备好会务费，会议结束后，会议主办方应即时安排与会者结算会务费用，同时向缴费者提供相关发票，以供与会者回单位后报销。,5.1 送别会议代表,(二)发放回程票、安排人员送站会议结束时，应通知与会人员到会务组领取代为预订的回程车(机)票，同时，提前安排车辆和人员根据与会人员离去时间组织

3、送站。会议组织者应根据车辆的承载量安排合适的车辆为与会人员送行。,5.1 送别会议代表,在送离与会客人时，应提醒他携带好个人物品，不要有遗漏。这样既可以减少与会者匆忙回头寻找遗落物品的可能，又可为自己省去保管遗落物品，甚至送递和邮寄的麻烦。如有必要，还可以安排有关领导或专人为与会者送行。有时，因工作需要，有些与会者必须暂时留下来，这就需要做好这些滞留代表的食宿安排。,5.1 送别会议代表,1、合理安排与会人员返程的工作可以按照以下程序进行：（1）要事先了解外地与会人员对时间安排、交通工具的要求，根据会期长短、外地与会人数多少等实际情况，及早安排好外地不会人员的回程事宜。（2）一般情况下要按先远

4、后近的次序安排返程机票、车票的预定事宜，要掌握交通工具的航班、车次等情况，尽早与民航、铁路、公路、港口等部门沟通联系，提前预定好飞机、火车、汽车、轮船票。,5.1 送别会议代表,（3）应编制与会者离开的时间表，安排好送行车辆，派人将外地与会人员送到机场、车站、港口，待他们乘坐的交通工具启程后再返回。如有必要，还应安排有关领导同志为与会人员送行。（4）为了安排好与会者的离场，会议组织者必须对当地的交通状况有充分的了解，这需要会议组织者在会前就作出细致周到的安排，会中根据会议进程以及与会者的要求做好随时调整的准备。,5.1 送别会议代表,2、安排细节安排与会人员返回还必须注意以下细节：（1）如果开

5、会人员要赶往下一个目的地，会务人员要提前准备好机票、车票，并尽量安排专人专车送往机场或车站。（2）无论是自有车辆，还是租赁车辆，会议组织者都有责任保证其安全性；包括每辆车合法承载量的确认、各种安全检查以及司机的安全教育等。,5.1 送别会议代表,（3）会议组织者在安排交通工具时，应该考虑当地气候、旅途长短等因素，尽量使与会者感到舒适、满意。比如若当地气候潮湿闷热，就应该安排有空调装备的车；如果旅途较长，则可以安排配备了移劢电视的车等。,5.1 送别会议代表,3、送客礼仪（1）握手告别，送客出门。（2）提醒不会者携带好个人的物品。（3）送客真诚，送离视线。,第五章 会议结束阶段的会务操作,5.2

6、 会议的善后工作会场善后工作是把会中的讨论决定布置下去贯彻执行的先决条件。如果是内部会议，会场的善后工作就简单得多。如果是外借会场，则需与租借方结算会议开支费用，归还会议所借物品，清理会场，将会场中公司自带的东西拿走，包括会标、通知牌和方向标志等物品。,5.2 会议的善后工作,(一)清理会场1拿走通知牌和方向标志在会议结束后，通知牌和方向标志失去了其必要性，应及时拿走它们，恢复场地的原有模样，以便归还租借的场地。一次性说明标志或通知牌应予以销毁，对于可重复利用的应统计、归类、入库，以便下次使用。这样做有利于节约材料、资源，节省人力和物力。,2清理会场内其他物品如果在会议结束后有宴会，秘书或服务

7、人员要为客人做好向导，随后要注意清理会场，要撤去会场上布置的会标等宣传品，要把会议上使用的幻灯片、手提电脑、席卡等东西收拾好。如果发现会场有遗失物品，要妥善保管，并同失主联系。要认真打扫收拾，使会场恢复原状。,5.2 会议的善后工作,在会议结束后，会产生大量的废弃纸张。这些纸张或是草拟的文件或是会议的资料或是财务的报表，会议结束后秘书人员首先要收回所有应该收回的会议资料，要将所有纸张进行整理、清点、归类，找出有用的资料，不能再利用的纸张要销毁。会议都有其保密性，会议结束后的剩余文件也要注意，避免在无形中泄露国家或商业机密。在清理文件时要对文件的密级分类并及时销毁，这是会后秘书工作中最重要的一个

8、环节，切不可麻痹大意。,5.2 会议的善后工作,3通知配电人员和服务人员会场清理完毕后要通知配电人员切断会场不需使用的电源，关闭会场。,5.2 会议的善后工作,(二)归还所借物品会议结束后，要及时归还从公司内部其他部门或其他单位借用的相关物品，归还前要检查是否完好，如果损坏要按约定予以赔偿。不需赔偿的，归还时要特别说明或修好后再归还。(三)结算会议开支费用如果是外借的会场，会议结束后，秘书人员应及时不会场出租方结清会议的各项费用，主要包括：会议室租借费、会议中借用设备的使用费、开会期间的其他相关费用。,5.2 会议的善后工作,案例：秘书小迟清理会场 2005年12月1 8日，上海三峰公司与中国

9、台湾益明公司在华尔关大酒店会议厅举行合作签约仪式。会议厅主席台的背景墙上布置着“上海三峰公司与中国台湾益明公司合作签约仪式的会标，主席台上有话筒、手提电脑、公司双方领导层人员名字席卡、鲜花等。台下的会议桌上放着出席仪式的双方公司职员代表的名字席卡和介绍双方公司情况的资料。酒店大厅及过道里摆放着本次会议的通知牌及方向标志。,5.2 会议的善后工作,签约仪式结束后，会议主办方上海三峰公司。总经理秘书小迟与酒店服务人员一起整理会场。小迟先将手提电脑装进电脑包，随后再将席卡及会议资料收集归类，分别装进纸箱及资料袋，准备带回公司。服务人员则协助将会标、话筒、鲜花、通知牌、方向标志等撤走。话筒与鲜花归还至

10、酒店会议用物品存放间保存，而会标、通知牌、方向标志等则予以销毁。会场整理完毕后，酒店服务人员切断了电源，关闭了会议厅。接着秘书小迟与酒店结清了租借会议厅的开支费用，带着电脑、席卡、资料等开车返回了公司。回公司后，小迟将会议记录整理打印交总经理过目后复制，分发至双方公司领导层人员，自己作了分发记录的备份。,5.2 会议的善后工作,问题：1会场的善后工作主要有哪些?2会场应该如何清理？3会议用物品哪些需要保存?哪些应该销毁?4制发会议记录应注意的事项有哪些?,5.2 会议的善后工作,第五章 会议结束阶段的会务操作,5.3 整理会议文件会务文件的分类（1）会前文件。会前文件按用途又可以分为三小类：用

11、于会务管理方面的文件，主要指会议计划、会议安排、会议通知、会议指南、会议须知、会议议程、会议程序、会议日程等；用于会议参考方面的文件，主要有统计数据、典型事例调查报告、情况报道、历史资料、档案材料，有关法律、法规、规章和政策性文件的文件汇编、书籍报刊等；以及用于宣传礼仪方面的文件，如贺信（电）、祝词、宣传口号等。,（2）会中文件。包括开幕词、闭幕词、会议讲话稿、会议工作报告、会议记录等。（3）会后文件。主要指会议纪要、会议决定、新闻发布稿、会议简报等。,5.3 整理会议文件,会议文件是提请会议认论和审议事顷的文件材料。会议文件包括会议记录、会议简报、会议纪要、会议正式文件和参阅文件、会议总结等

12、。主要工作包括以下几项：1.整理分发会议记录；2.形成大会决议、简报或纪要；3.写总结向上级汇报会议情况；4.收全会议材料，汇编会议文件，并分类、立卷、归档。,5.3 整理会议文件,会议文件的作用会议文件最基本的功能是记载会议信息。此外，它还具有以下作用：（1）实施对会议的领导和管理；（2）向与会者提供会议信息；（3）掌控会议的方向和进程；（4）促进与会者之间的交流与沟通；（5）记录会议的过程和成果；（6）便于宣传和贯彻会议精神。,5.3 整理会议文件,(一)整理分发会议记录将完成的会议记录，经会议主席修改确认后，按单位规定发送相关人员。会议结束后要打印出会议记录，送会议主持人审查，审查通过后

13、要精心编排。复制会议记录要切实做到完整准确。分发会议记录时要以从上到下的准则发送，保证相关部门联系的完整性并要留有副本。分发到各部门后，要督促抓紧学习会议精神并反馈信息，使领导部门及时了解到会议布置的工作的落实情况。秘书的手中要留有分发记录的备份。,5.3 整理会议文件,(二)形成大会决议、简报或纪要根据会议主题、议题及会议记录，形成大会决议(简报、纪要)，根据单位规定，发送有关人员。(三)写总结向上级汇报会议情况将会议自筹备到结束的情况写成书面材料，向上级汇报。,5.3 整理会议文件,(四)收全会议材料，汇编会议文件，并分类、立卷、归档将会议自筹备到结束的所有文件、材料包括文字材料、重要照片

14、、录音录像、论文集等收全，分类整理归档，以便核查及以后类似会议参考。,5.3 整理会议文件,归档的方法有两种：一种是将以上所有资料组成一卷，便于以后召开类似会议参阅；另一种是将次要的资料，如会议通知、会议议程、会议日程、分组名单等舍去销毁，不再保留，而将相对较重要的资料如文件资料、相关照片、会议记录、会议简报、会议纪要等与该公司以往的同类资料分别组在一起。,5.3 整理会议文件,立卷、归档都需要成本，所以一般是保留所有的会议资料，但是最好根据将来用到的可能性合理取舍。目前汇编会议文件一般可分为两种：一种是档案工作资料需要的汇编，这种汇编是将会议所有文件，包括会议通知、会议名单和分组名单、会议须

15、知、会议正式文件和参阅文件、会议简报、会议发言材料、领导讲话、会议总结等都收集起来，按照先后顺序装订成册，以备查考。这种汇编要求文件齐全。另一种汇编是供学习用的，是将会议正式的报告、讲话要点等进行汇编。,5.3 整理会议文件,案例：汇编会议文件 2006年1月24日，东川商学院举行2005年科研与教研教改课题及论文报告会，会上宣读了经学校审批通过结题并获奖的课题9项、论文1 7篇。其中有2项课题获科研成果一等奖，3项课题获二等奖，4项课题获三等奖；有1篇论文获教研教改成果一等奖，3篇论文获二等奖，5篇论文获三等奖，8篇论文获鼓励奖。东川商学院院长分别向获奖教师颁发了获奖证书和奖金。,5.3 整

16、理会议文件,秘书小王知道汇编会议文件，可以是综合汇编，也可以按专题汇编，可根据内容、篇幅或需要按不同标准进行汇编。所以她采取以下两种方法汇编上述会议文件：(1)将会议宣读的课题和论文按“科研和“教研教改分成两部分，分别汇编成东川商学院2005年科研成果汇编和东川商学院2005年教研教改成果汇编。(2)将会议宣读的课题和论文汇编成一卷：东川商学院2005年科研与教研教改成果汇编。,5.3 整理会议文件,问题：1会议文件大致有哪些?2如何整理会议文件?3汇编会议文件的方法有哪几种?,5.3 整理会议文件,第五章 会议结束阶段的会务操作,5.4 会议评估评估就是收集与特定目标相关的信息及类型的活动。

17、一、会议评估概述每一个会议都需要进行某种形式的评估。评估与调查的主要目标在于评估的目的是找出发生了什么，而调查则着重于为什么事情会发生。,1、会议评估的意义通过评估，可以发现会议实施与策划之间的关系，了解会议目标是否实现、核算会议的成本与效益情况、与会者满意情况以及不足之处等内容，可以为以后提高会议效果找到相关依据。即评估会议进行得如何，以及与会者从会议中得到了什么收获。,5.4 会议评估,2、会议评估的实施者经常主办会议的组织常常在自身内部由专人或专门的部门来负责会议评估的工作，如人力资源部。,5.4 会议评估,3、会议结束后进行后继工作的意义有效的后继工作可以对与会者产生激励，因为虽然正式

18、的会议在特定的时间已经结束了，但仍旧可以鼓励与会者在此后参与一些与该会议有关的活动。,二、会议评估的内容会议承办者应该根据具体的会议决定最后的评估内容。,5.4 会议评估,可以进行评估的会议因素,总体来说，对于会议任何部分进行评估时都要关注哪些进展顺利，哪些进行不顺，哪些应该在将来的会议中进一步改善，以及会议带来了哪些新的想法。,5.4 会议评估,三、会议评估的常用方法1、定量和定性评估定量评估将各种数字进行运算和统计分析，从而建立各种方式（方法、中介、模型），用以进行比较或深层分析。2、问卷调查评估问卷，就是根据研究课题的需要而编制成的一套问题表格，由调查对象自填回答的一种收集资料的工具，同

19、时又可以作为测量个人行为和态度倾向的测量手段。,5.4 会议评估,问卷的类型主要有以下三种：（1）开放式调查问卷，即对问题的回答不提供任何具体的答案，而由被调查人自由回答的调查问卷。优点在于可以使调查得到比较符合被调查者实际的答案，缺点是有时意见比较分散，难以综合。（2）封闭式问卷，是指答案已经确定，由调查者从中选择答案的调查问卷。优点在于便于综合，缺点是有时答案可能包括不全。因此，使用封闭式调查问卷时，必须要把答案给全。,5.4 会议评估,（3）半开放式问卷，是指通常给出主要部分答案，而将未给出的答案或用其他一栏表示，或留以空格，由访问员（被调查者）自行填写。,5.4 会议评估,3、资料的收

20、集与处理收集数据的方式必须与数据处理或分析的方式相适应。小型会议可以用问卷或采访的方式从所有的回答者那里收集数据，对于大型会议，可以用问卷来收集数据，但在分析结果中应该显示出回收的问卷与全体评估人群之间的比例。在会议期间采用适当的方法鼓励与会者对会议做出评估。如各场会议的介绍者或会场管理者可以经常提醒与会者填写评估表，在会议结束时进行，并给与会者留出几分钟时间当场填写表格，然后再离开会场。,5.4 会议评估,4、资料的分析会议承办者或其他负责人必须阅读并解释所有的数据，从中了解到人们对会议、与会者、市场宣传以及其他各个方面的看法。,5.4 会议评估,四、会议评估报告会议评估结果的两个主要用途就是总结本次会议，以及为以后的会议提供参考。,5.4 会议评估,会后的工作,会后必须注意的问题,与会人员的返程,会议物品清退,会议文件整理立卷,会议总结与评估（会议目标、分工执行、自我与集体、奖惩结合）,撰写新闻稿（及时、反映会议精神、领导审核）,第五章 会议结束阶段的会务操作,送别会议代表会场的善后工作整理会议文件会议评估,总结,