会议纪要起草工作的实践与思考.ppt

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1、会议纪要起草工作的实践与思考,一、会议纪要概述二、油田公司会议纪要编发管理三、起草会议纪要应注意的问题四、起草会议纪要需把握的重点,主要内容,一、会议纪要概述,（一）会议纪要的概念（二）会议纪要的分类（三）会议纪要的结构（四）会议纪要的特点（五）会议纪要的写法,会议纪要是一种记载和传达会议基本情况或主要精神、议定事项等内容的规定性公文。是在会议记录的基础上，对会议的主要内容及议定的事项，经过摘要整理的、具有纪实性和指导性的文件。,（一）会议纪要的概念,（二）会议纪要的分类,（三）会议纪要的结构,1.标题。标题通常由会议名称和文种构成，具体分三种情况：一是：会议名称+纪要内容+文种；例如：新疆油

2、田公司总经理办公会关于审查2009年一季度生产经营计划的会议纪要,会议纪要一般由标题、正文和结尾三部分组成。,1.标题。标题通常由会议名称和文种构成，具体分三种情况：二是：纪要内容+文种或会议名称+文种；例如：关于协调解决造林减排工作有关事宜的会议纪要 新疆油田公司预算委员会2009年第三次会议纪要,1.标题。标题通常由会议名称和文种构成，具体分三种情况：三是：双式标题。这种标题带新闻性，正题阐述会议的主旨、意义，副题交代会议名称和文种。例如：中央高度关注中部发展（正题）中共中央政治局关于促进中部地区崛起工作会议纪要（副题）,（三）会议纪要的结构,会议纪要一般由标题、正文和结尾三部分组成。,2

3、正文。由总述和分述两部分构成。（1）总述部分：是会议概况。一般简要介绍会议的时间、地点、主持单位、参加人员、会议议题、会议情况、结果及对会议的评价。然后用“现纪要如下”式的固定性语句开启下文。例如：“2009年3月10日，根据2月16日公司总经理办公会议精神，公司副总经理聂海光主持召开会议，听取并审议友好步行街综合楼、明园新时代大酒店装修改造方案审查意见落实情况的汇报，公司副总工程师王从乐、规划计划处有关人员参加了会议。现将会议议定事项纪要如下：,2正文。由总述和分述两部分构成。（）分述部分：是会议纪要的重点和主体，主要写会议讨论的情况和结果。例如：关于协调石化工业园区用地、水电系统相关事宜的

4、会议纪要现将会议议定事项纪要如下：一、建立相对稳定的协调机制。二、石化工业园区建设项目拆迁补偿事宜。三、石化工业园区土地转让使用等事宜。四、石化工业园区水电系统事宜。,（三）会议纪要的结构,会议纪要一般由标题、正文和结尾三部分组成。,3结尾。一般写会议提出的希望、号召。例如：中共中央1982年2月1日至13日召集的广东、福建两省座谈会纪要，结尾约340多字。在企业公文中一般很少有该部分内容。,会议纪要的特点主要是同会议记录、会议决议、会议简报、会议公报等会议文件及其它公文进行比较后得出的。会议决议是按照法定多数人表决通过的；决议内容比较原则。会议记录是会议纪要写作的客观原始材料之一，经筛选整理

5、才能写入会议纪要。会议简报主要用于反映会议动态、沟通情况，内容只具参考性。会议公报是报道会议核心内容，是纪要的要点，仅用于党和国家高层次会议。,（四）会议纪要的特点,1综合性。会议纪要是在对会议中各种材料、与会人员的发言等进行综合分析和概括提炼基础上形成的，具有整理和提要的基本特点。,2指导性。这一特性包含两层含义：一是会议本身的权威性；二是会议纪要集中反映了会议的主要精神和决定事项。因而纪要一经下发，将对有关单位和人员产生约束力，起着类似于指示、决定或决议等指挥性公文作用。会议纪要还可作为与会同志向单位领导汇报、向员工传达的文字依据。,3.称谓的特殊性。会议纪要一般采用第三人称写法。由于会议

6、纪要反映的是与会人员的集体意志和意向，常以“会议”作为表述主体，“会议认为”、“会议指出”、“会议决定”、“会议要求”等就是称谓特殊性的表现。,4备考性。有些会议纪要主要不是为了贯彻执行，而是作为开展工作的依据或作查阅之用。,（五）会议纪要的写法,根据会议性质、规模、议题等不同，会议纪要正文部分大致可以有以下三种写法：,1集中概述法（综合式）。这种写法是把会议的基本情况，讨论研究的主要问题，与会人员的认识、议定的有关事项（包括解决问题的措施、办法和要求等），用概括叙述的方法，进行整体的阐述和说明。这种写法多用于召开小型会议，而且讨论的问题比较集中单一，意见比较统一，容易贯彻操作，写的篇幅相对短

7、小。总经理办公会议纪要20092号.doc,（五）会议纪要的写法,根据会议性质、规模、议题等不同，会议纪要正文部分大致可以有以下三种写法：,2分项叙述法（条项式）。召开大中型会议或议题较多的会议，一般要采取分项叙述的办法，即把会议的主要内容分成几个大的问题，然后另上标号或小标题，分项来写。总经理办公会议纪要20091号.doc,（五）会议纪要的写法,根据会议性质、规模、议题等不同，会议纪要正文部分大致可以有以下三种写法：,3发言提要法（摘录式）。该写法是把会上具有典型性、代表性的发言加以整理，提炼出内容要点和精神实质，然后按照发言顺序或不同内容，分别加以阐述说明。这种写法能比较如实地反映与会人

8、员的意见。某些根据上级机关布置，需要了解与会人员不同意见的会议纪要，可采用这种写法。,一、会议纪要概述二、油田公司会议纪要编发管理三、起草会议纪要应注意的问题四、起草会议纪要需把握的重点,主要内容,二、油田公司会议纪要编发管理,（一）新疆油田公司会议制度（二）公司会议纪要编写规范（三）公司行政公文处理办法,（一）新疆油田公司会议制度,1.党政联席会议：会议记录由党委秘书负责并根据内容需要编写会议纪要，由会议主持人签发。2.总经理办公会：总经理办公室负责会务工作，做好会议记录，编写会议纪要并报主持会议的领导审签，根据需要印发各有关部门和单位。3.生产经营协调会：总经理办公室负责会务工作，做好会议

9、记录。会议确定事项，由总经理办公室负责督办。4.职工代表大会暨年度工作会议：会务工作由工会、总经理办公室共同负责。5.专业会议：会议纪要由会议组织部门起草，主持会议的油田公司领导签发。,（二）公司会议纪要编写规范,1.工作程序,（二）公司会议纪要编写规范,2.质量要求,（1）行文规范，由会议概况、会议精神、会议决定事项及结语三部分组成；（2）概括性强，篇幅一般控制在2000字以内；（3）突出中心，围绕会议中心选材；（4）真实准确，认真核实相关材料，如实反映会议精神，有关部门逐一会稿，核稿报签后缮印；（5）注重时效，遵守制发程序，加快制发节奏，及时下发指导工作。,（三）公司行政公文处理办法,1.

10、在“第二章 公文种类”中规定：九、会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。2.在“第三章 公文格式”中规定：除“会议纪要”外，公文一律加盖印章，否则无效。3.在“第五章 发文管理”中规定：公文会稿。公文内容涉及其他部门业务的，拟稿人应在本部门领导审核后送有关部门会签。会签不能取得一致意见时，由拟稿部门列出各方理由，提出建设性意见，报请公司主管领导决定。,一、会议纪要概述二、油田公司会议纪要编发管理三、起草会议纪要应注意的问题四、起草会议纪要需把握的重点,主要内容,三、起草会议纪要应注意的问题,（一）概括要真实（二）重点要突出（三）意见要统一（四）条理要清楚（五）语言要规范,（一）概括要真

11、实,会议纪要要忠实于会议的实际内容，不能增减或更改会议的内容，而必须做到真实准确地表达会议内容。强调三点：,1.内容要正确、合理。要符合上级政策和公司各项规章制度，不能越权定事、越级安排工作（尽量不要有组织机构、人事方面问题）。办公室在参会人员范围、纪要会签等方面提醒领导，发挥好参谋助手作用，避免矛盾。,2.准备要充分。就是要认真做好会议记录，详尽占有材料，不能遗漏，并且要认真研究会议的精神，以便对材料正确取舍，合理删减。,3.上下内容必须一致。如，上文是：不能满足生产需要，而下文是：满足上产需要；上文是：公司扭亏工作领导小组，而下文是：扭亏工作组。,（二）重点要突出,会议纪要是依据会议情况综

12、合而成的。撰写会议纪要应围绕会议主旨及主要成果来整理、提炼和概括。重点应放在介绍会议的成果，而不是叙述会议的过程，切忌记流水帐和面面俱到而使中心不突出。强调三点：,1.内容要精炼。如，经公司*号文件批准，成立*单位。勘察设计院按照上下游一体化思路，编制的方案，研究结论符合公司战略规划。,2.一般不能有附件、表格、领导讲话等。,3.精炼要有度。话要说全，让不参加会的人能明白其中的意义(原则通过方案)。,（三）意见要统一,会议对具体问题的讨论必然意见纷繁，想法多种多样，不能把这些意见都纳入会议纪要之中，而要根据会议的中心目的，以会议主持人的意见为依据，认真分析各种意见，集中反映符合会议中心要求的多

13、数人的一致意见。同时也要吸收少数人的正确意见。对于有分歧的意见，除学术性会议纪要外，一般不要写入工作会议性质的会议纪要中。,（四）条理要清楚,就是对会议讨论的意见要分类、分层、分序，使人感到任务清楚、条理清晰、问题明显。知道为什么干、干什么、怎么干、谁来干或什么时间完成等。强调三点：,1.解释的内容不需重复再说。,2.一事一段，清楚明了。,3责任单位放在段未。如一段内讲两件事，且由不同部门负责，则不能放在段未，因不便表述。,（五）语言要规范,会议纪要属于公文，行文应符合公文语言规范。公文语言的基本要求：明白、准确、直接、朴实、简练和庄重。强调三点：,1不用口头用语。如，加紧，应改为抓紧。一起做

14、好，应改为共同做好。,2.不用请、建议、应该等词语。同级部门不叫汇报，叫沟通。计量单位须规范。,3话从正面说。如，一是抓好科技项目特别是重点项目的全过程管理。50个项目是“十一五”后三年科技工作的核心，而科技成果能否对主营业务起到支撑作用，是重要的衡量指标。改为：一是抓好科技项目特别是重点项目全过程管理。“十一五”科技滚动发展计划中的50个项目是今后科技工作的核心，对主营业务发展将起到重要支撑作用，必须加强管理，抓好落实。,一、会议纪要概述二、油田公司会议纪要编发管理三、起草会议纪要应注意的问题四、起草会议纪要需把握的重点,主要内容,四、起草会议纪要需把握的重点,（一）前言要简练（二）主体要周

15、全（三）排序要合理（四）行文要有序,（一）前言要简练,首先概括交代会议的时间、地点、主持人、名称、主要议程等。然后用“会议研究决定”等语句转入下文（决议型的、较为简单的纪要适合这样写，主要根据中心议题，着重把会议形成的决定、决议的具体内容一一表述清楚。综合性会议纪要、大部分会议纪要不直接这样写）。这部分内容主要用以简述会议基本情况，所以文字必须十分简练。,前言需强调四个细节：1时间和地点问题。时间说具体（上午、下午）、地点不用过细。2主持人问题。综合性的会议一般职务高的领导为主持人；专业性会议则有例外。3具体参会人员名单放在正文后面，空一行。4不要描述性的话。如，热烈的讨论，充分发表意见等。,

16、（二）主体要周全,主体是会议纪要的核心内容，主要反映会议情况和会议结果。写作时要注意紧紧围绕中心议题，把会议的基本精神，特别是会议形成的决定、决议，全面准确地概述清楚。,1.综合性纪要主体部分的第一部分。一般突出会议的指导思想，简要介绍会议基本情况（如，会议认为、会议指出、会议强调等，这部分内容站位要高。有些会议纪要放在结尾了。为了突出该部分，一般都放在前言后面），然后再接下文。,2主体部分要掌握三个技巧。一是一般在第一个问题说原则通过什么方案或意见。不可把方案再全说一遍。二是每部分的标题若不好概括，则用中性词较好。三是要紧凑，不能过于分散。要归类合并，相同内容放在同一部分，一般情况下不超过十个大方面。不便归并同类项的可放在最后一部分（有关具体工作、有关其它工作、有关要求）。,（三）排序要合理,1.出席人员。不能把主持人漏掉。2.列席人员。一个单位或部门一人即可。3.排序。按单位发文顺序，先机关部门，后基层单位。,（四）行文要有序,1.会签。纪要主要内容和参加会议的部门密切相关的，应参与会签。2.发放范围。一般发至与会领导和部门、单位。但有些部门和单位没参加会议，但会议议定事项与其有重要关系，也应发到。,谢谢,实例：关于2008年井下作业工作会议纪要.doc,