会展服务-会易环宇科技.ppt

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1、会展服务,会展经济的性质、内涵和内容 会展的服务工作 秘书会展服务工作要点 秘书在会展中职能和原则,1 会展经济概述,1.1会展的概念会展是会议和展览的统称，两者有时合并举办，有时分开举行。从广义角度说不仅包括会议（Meeting）和展（Exhibition），还包括奖励旅游（Incentive）和大型活动（Convention）以及与之相关的运输、广告、交通等行业，是会议、旅游、大型活动和展览的概称（MICE）。,1.2会展经济发展概况,会展经济作为市场经济发展的产物，目前已经成为一个朝阳产业，它每年以数千亿美元的强劲地发展，调整着第三产业结构的比重，对世界经济、政治产生巨大的影响，它包括会

2、议、展览、奖励旅游和大型活动以及相关的运输、广告、交通等行业，具有消费数额大、持续时间长、计划性强、抗风险大、经济联动性强、社会带动性大的特点和优势，被人们称为“具有经济建设的加速器和助推器”、“触摸世界的窗口”、“经济发展的大马力发动机”等，尤其是高规格的会展，不仅具有巨大的经济效益，而且还因媒体和公众的关注而大大提高举办地的知名度，具有巨大的社会、政治效应。,1.3会展经济的影响,会展活动自身带来的经济现象。如会展组织者、会展参加者、会展中心、会展服务商、媒体等因会展活动的举办而发生的各种经济关系，如参与主体的费用支付和各类会展企业的工资、利润、税收等。会展活动衍生出来的经济现象。如会展活

3、动给酒店、餐饮、交通、电信业、旅游观光等带来的商业机会，这种经济现象通常被称为会展业的“经济带动效应”。会展促成的经贸交易活动。如展览会、交易会促成的买家与卖家的成交，经贸洽谈会促成的外商投资等。为促进会展业的发展而引发的经济活动。由于会展业能促进主办地的经济增长，提升知名度和美誉度，不少城市都把会展为列为重点发展产业乃至“支柱产业”，并在基础设施建设如交通、场馆、住宿、娱乐设施等方面做出相应的决策和投资。,1.4 会展类型,按展会性质，可分为贸易、消费和宣传三种。贸易性的展览会是为产业举办的展览，主要目的是交流信息、洽谈贸易。这种性质的展览一般每年或每半年举行一次，每次持续34天，有时可达7

4、10天。消费性展览是为公众举办的展览，基本上都是展出消费品，目的是直接销售，这种展览一般选择在周末举行，有的持续34天。展览性质多是消费性质的展览。宣传类展会主要是成就展、精神文明展、教育展等。,2 会展的服务工作,会展活动是一种短期的社会交往活动，少则几个小时，多则数月，时间虽不太长，但毕竟是一种有目的、有组织的集体性物质和文化交流活动，涉及的面相当之广，需要协调的关系非常之多。秘书如何协助领导确保会展活动的协调有序、高效，一个强有力的领导管理组织机构和一套相应的活动规则及机制，是必不可少的。秘书要提供最佳的服务，积极配合领导运用科学的决策、规划、组织、沟通和控制手段，以最佳的时间、最低的成

5、本和最高的效率，合理配置会展资源，实现会展活动目标的过程。,2.1会展服务的具体内容,1、会展人力资源调配 现代管理，人力资源是会展活动的决定性要素。秘书人员要积极配合领导通过制定会展人力资源配备和人才工作计划，为实现会展活动的目标提供智力和人力保障。2、会展的广告宣传（1）会展活动本身的广告宣传。该项活动是会展营销中最受重视和运用最广的促销策略和促销手段，是主办者与参会、参展者以及众多的观众之间的一座桥梁。（2）参展商、客商和赞助商的广告管理。在会展活动过程中，参展商、客商和赞助商会利用场馆或者媒体进行广告宣传。3、会展物流管理。会展物流是满足参展商的需求为目标，向参展商提供包装、运输、通关

6、、搬运、仓储、布展、撤展等一系列的物流服务，以最低物流成本达到参展商所满意的服务水平。,2.1会展服务的具体内容,4、会展综合服务。这是秘书直接服务的重要工作。会展服务包罗万象，会展的成功多半来自一流的服务。会展服务的对象是与会者、参展商和观众，甚至还包括媒体记者，服务的内容为与会者、参展商、观众和记者提供旅游、文书、通信、采访、接待、礼仪、交通、后勤、金融、展台设计与展具制作等各方面。5、会展信息服务。这是秘书服务的主要工作之一。一切会展活动无不是围绕特定的信息而展开的交往活动，信息既是会展活动的起点，又是会展活动的终点。,2.1会展服务的具体内容,6、会展场馆工作。会展场馆管理是指会展活动

7、的现场管理，秘书要积极配合做好的工作有：会场布置、报到与签到，每天开闭馆，安排参展单位工作人员的作息时间，布展、撤展以及办理展品进、出馆手续，负责场馆的安全、卫生和噪声等方面的管理。7、会展保密工作。会展保密是一项特殊管理，秘书在会展期间要采取积极的措施做好保密工作，凡涉及到有关商业秘密的展品、项目，展出和洽谈时应注意保密，防止失密、泄密的事件发生。会展保密种类按秘密性质分有：国家秘密、商业秘密、组织内部秘密；按秘密等级分有：绝密、机密、秘密、内部秘密；按秘密存在的方式分有：口头类秘密、文献类秘密、物体类秘密、声像类秘密、电子类秘密、技术类秘密等。,2.2 会展管理的原则,1、依法规范原则会展

8、业是市场经济发展到一定阶段的产物，作为一种经济活动，会展必须纳入法制化、规范化管理的轨道。2、准备充分原则任何一次成功的会展活动，都是建立在充分准备基础上。3、分工协调原则会展管理是一项系统工程，既是要有明确的分工，又要做到相互之间的配合与协调。,2.2 会展管理的原则,4、服务周到原则会展业属于服务性行业，会展活动是一种服务性活动，会展竞争从某种意义上说，是一种服务竞争，服务取胜是会展成功的法宝之一。5、确保安全原则安全是会展活动成功的必要条件，这里包括：人身安全、信息安全、财产安全。,3.1组委会的职责,（1）制定会展活动的目标、任务、主题、规划、规则、程序和各项具体实施方 案，对有关重大

9、问题做出决策。（2）确定会展的举办时间和地点。（3）组建会务和展务工作班子，任命工作 人员，明确分工，做好各项筹备工作。,3.1组委会的职责,（4）负责新闻宣传和公关，扩大国内外的联络，吸引与会者、参展者和观众。（5）开发会展资源，筹措活动经费，严格财务管理，努力降低成本。（6）提供会展服务，掌握和协调会展活动的进程，确保会展活动顺利进行和圆满结束。（7）做好善后工作，总结会展工作经验。（8）处理相关的法律事务，承担相关的法律责任。,3、组委会的组织架构,（1）决策层。决策层包括主任（主席）、副主任（副主席）、秘书长等职务。（2）名誉层。组委会可设置名誉主任（主席）。（3）顾问层。顾问层以知名

10、度较高的专家或社会人士、领导干部组成（4）（4）委员层。组委会设委员若干名，分别由主办单位、协办单位、承办单位以及其他专家和相关人员组成。（5）执行层。执行层即组委会下设的执行机构，一般称为执行委员会（简称执委会）或秘书处，也有的叫办公室。执委会、秘书处、办公室的职责是：在组委会的领导下，贯彻组委会的各项决策，具体落实和协调会展活动的各项组织工作，召开筹备工作会议，向组委会汇报组织工作的情况，控制筹备工作的进度及经费预算。,4.2 会展秘书的职责,（1）提供信息和建议，为会议的领导管理系统确定会议的目标和议题起参谋作用。（2）根据会议领导管理系统确定的议题、时间和形式，提出会议的议程、日程以及

11、程序的草案，呈领导管理系统审批。（3）根据会议领导管理系统的要求拟写会议报告、讲话、最后文件的草案，审查与会单位或与会者提交的会议发言材料。（4）根据会议的要求安排会议的场地并布置会场。（5）做好会议活动的接待工作。,4.2 会展秘书的职责,(6）做好会议的各项记录。（7）做好会议对内和对外的宣传工作。（8）做好会议精神的传达和反馈工作。（9）处理好代表的提案、议案和各项书面建议。（10）总结会务工作的经验教训。（11）收集会议文件，做好立卷归档工作。（12）注意搞好会议活动的综合协调，及时处理各种突发性事件，保证会议顺利进行和圆满结束。,4.2 会展秘书的服务要点,1、策划主题和项目秘书要协

12、助领导对博览会、洽谈会、交易会的主题和项目策划找准市场热点，掌握消费需求，了解厂商要求，分析投资者心理，并做到三个有利于：一是有利于企业与企业、企业与消费者之间的对接，以吸引更多的参展者、客商和消费者；二是有利于改善投资环境，带动当地相关产业的发展；三是有利于树立会展品牌形象，促进本项活动的可持续发展。,4.2 会展秘书的服务要点,2、确定规模、名称秘书要熟悉博览会、洽谈会、交易会的有关法律法规、标准和国际惯例，如举办展览面积在1000平方米以上国际性博览会、洽谈会、交易会，必须经过省市一级的经贸主管部门批准，否则不得冠以“国际”字样。符合以下条件的地方主办的博览会、洽谈会、交易会，由省级经贸

13、主管部门报外商务部核准后，可冠以“中国”字样：（1）连续举办两届以上；（2）上届展览会展出面积超过10000平方米；（3）境外参展商（不包括境内外商投资企业）比例达到20%以上；（4）国内参展企业来自除举办所在地省（市、区）以外的三个省（市、区），且其比例达到20%以上。,4.2 会展秘书的服务要点,3、设计活动板块和形式博览会、洽谈会、交易会的活动板块和形式设计应服从于内容需要。秘书除配合领导安排好主要的活动板块和形式外，还要设计好配套活动。如下例所示：中国贸易投资洽谈会的主要活动的三大板块（1）展览板块，面积33000平方米，包括成员单位馆、境外馆、企业展示馆和投资服务馆；（2）论坛板块，

14、举办“国际投资论坛”、“资本论坛”、“国际友城投资合作论坛”；（3）洽谈板块，以“一对一”面对面洽谈及餐叙会自由洽谈的形式举行外商对华投资项目行业对接会。配套活动包括：（1）组委会新闻发布会；（2）开幕晚宴；（3）文艺晚会；（4）开馆仪式；（5）重大项目签约仪式；（6）各成员单位新闻发布会、成果发布会等。,4.2 会展秘书的服务要点,4、寻求支持单位和合作单位（1）支持单位；一是行业的政府主管部门；二是行业的权威协会；三是具有广泛影响力的行业媒体。通过支持单位可以提高展会的档次、规格和权威性，扩大展会的影响力，有利于组织目标客户参展和目标客商的参加，有效地形成展会项目的品牌效应，实现可持续地发

15、展。（2）合作单位一是具有专业性、大众性和权威性的媒体单位；二是当地的行业单位；三是行业权威机构；四是会展公司；五是国际展览的代理机构。通过合作单位可以加快信息的有效快速传递，提高展会的影响力，整合展会资源，实现优势互补，最大可能地挖掘新客户，壮大参展队伍，最大限度地降低招展成本。5、广告宣传通过媒体广告、户外广告、新闻发布会、行业研讨会等宣传手段进行立体式的广告攻势，营造展会的气氛和声势。,4.2 会展秘书的服务要点,6、招展组团广告宣传攻势是招展组团的前奏曲，而做好招展组团工作则是博览会、洽谈会、交易会成功的关键。招展组团着眼于参展商和参观商（客商）两个方面。（1）通过支持和合作单位建立展

16、会的营销网络；（2）做好各个具体项目的预算、制作报价表；（3）收集可能参加展会的参展商、参观商的名录，建立信息库；（4）印发邀请函、征询函、调查表、参展手册、会刊、会展简报和门票；（5）上门拜访主要的牵头参展企业；（6）采取让利的办法合作招展；（7）签订参展协议。,4.2 会展秘书的服务要点,7、做好接待博览会、洽谈会、交易会的客人来自五湖四海，作为主办方和东道主的秘书要安排好他们的食宿、交通、余兴，让他们吃好、睡好、玩好，以饱满的热情参加展会的各项活动。8、提供服务博览会、洽谈会、交易会都有各种展览、展示活动，要制定切实可行措施为参展商提供通关、物流、设计、安装、拆卸、文印等方面的服务，保证展会的顺利进行。9、搞好开幕式和闭幕式博览会、洽谈会、交易会的开幕式、闭幕式非常重要，要精心策划、精心组织。,问题讨论,1、为什么说会展经济是经济发展的推助器？2、会展的概念包含哪些内容？3、会展有哪些分类？试举例说明。4、会展管理有哪些原则？秘书如何协助领导实施这些原则？5、试举例说明展会秘书的职责。,