专案管理.ppt

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1、專案管理,第二組指導老師：盧淵源教授組員：N944010020 蔡隆坤 N944010002 詹東龍 N944010006 鄭尼莉 N944010022 蘇淑娟 N934010009 林士修,課程名稱：生產與作業管理,本簡報以PMI【Project Management Institute】出版之PMBOK Guide 2000為主要參考書 PMI 網站http:/www.pmi.org,Project 的定義專案管理的目的專案管理的組織型態專案管理的組織問題專案管理的生命週期專案工作規劃專案管理九大知識實例介紹,報 告 大 綱,Project 的定義,依PMI PMBOK 2000之定義有開

2、始，有結束【暫時性的】。產生獨一無二的產品、服務或結果。有特定目的。有相關性及連續性。一項在預定的時間內，投入預定的資源，以達成特定目標的組織活動。,專案管理的目的,專案經理能使用正確的方法、工具、技巧與流程來規劃與管理專案。讓專案關係人清楚自己的角色責任與義務。了解專案中When、Who、Where、Which、What&How的關係。【在專案中，在何時、由何人、在何地、做何事、以達成何種目標及如何來完成】,專案管理的組織型態,矩陣組織 強矩陣組織 弱矩陣組織 平衡矩陣組織功能組織專案組織混合式組織虛擬組織,強矩陣組織架構圖,總經理,功能性經理,功能性經理,功能性經理,專案總管理,工作人員,

3、工作人員,工作人員,專案經理,工作人員,工作人員,工作人員,專案經理,工作人員,工作人員,工作人員,專案經理專案協調,弱矩陣組織架構圖,總經理,功能性經理,功能性經理,功能性經理,工作人員,工作人員,工作人員,工作人員,工作人員,工作人員,工作人員,工作人員,工作人員,專案協調,平衡矩陣組織架構圖,總經理,功能性經理,功能性經理,功能性經理,工作人員,工作人員,工作人員,工作人員,工作人員,工作人員,工作人員,工作人員,專案經理專案協調,專案化組織架構圖,總經理,專案經理,專案經理,專案經理,工作人員,工作人員,工作人員,工作人員,工作人員,工作人員,工作人員,工作人員,工作人員,專案協調,功

4、能性組織架構圖,總經理,功能性經理,功能性經理,功能性經理,工作人員,工作人員,工作人員,工作人員,工作人員,工作人員,工作人員,工作人員,工作人員,專案協調,混合式矩陣組織架構圖,總經理,功能性經理,功能性經理,功能性經理,專案總管理,工作人員,工作人員,工作人員,專案經理,工作人員,工作人員,工作人員,專案經理,工作人員,工作人員,工作人員B專案協調,專案經理A專案協調,專案管理的組織問題,專案式組織：專案團隊成員的工作分派都以全職為基礎，全心全力為專案效命，一般當專案是跨領域成員來自不同專業會採用問題：專案經理很難全盤了解團隊成員，對績 效較難評定 工作分配問題，產生人力閒置提高成本 時

5、間拉長會造成成員技能越來越差傾向,JAMES P.LEWIS 專案管理聖經臉譜,專案管理的組織問題,矩陣式組織優點：部門經理提供專業的協助及協助績效 評估 非全職仍可負擔部門工作 需要人手支援時可得到員部門的支援矩陣式組織問題：專案和部門目標衝突，影響資源分配,JAMES P.LEWIS 專案管理聖經臉譜,專案管理的組織問題,虛擬式組織：有些專案計畫的組織團隊成員被分派到全國各地或世界各地，團隊成員很難面對面溝通討論成功的關鍵：經常溝通或是讓成員虛擬共處一地 專案開始面對面的會議,JAMES P.LEWIS 專案管理聖經臉譜,專案辦公室,提供專案經理必要的教育訓練提供專案經理在專案中使用的文書

6、表格及軟體配合公司組織型態訂定適當的專案管理工作流程提供專案經理在專案管理過程中的專業協助,專案的限制,Quality,Time,Cost,專案管理的生命週期,起始階段,構思,定義,規劃,開發,檢驗,移交,結束,專案起始階段工作重點,了解專案需求確定專案目標專案中的假設與限制專案成本與時間概估專案資源需求概估專案核准證明,專案規劃階段工作重點,工作範疇與管理規劃工作分解結構【Work Breakdown Structure】建立工作分解結構工作清單專案成員網狀圖決定時間與成本專案規劃書開工前協調會議【Kickoff Meeting】,專案執行階段工作重點,執行專案規劃【Execute the

7、project plan】管理專案進度【Manage project progress】完成工作套件或任務【Complete Work Package or tasks】品質確保【Quality Assurance】團隊發展【Team Development】會議【Progress Meeting】,專案控制階段工作重點,整合變更控制【Integrated Change control】專案效能量測【Project Performance Measuring】效能報表【Performance Reporting】範疇變更控制【Scope change Control】範疇驗證【Scope Ve

8、rification】品質控制【Quality Control】風險控制【Risk Control】成本控制【Cost Control】時程控制【Schedule Control】採取更正的動作【Take corrective Action】,專案結案階段工作重點,正式接受【Formal Acceptance】產品驗證【Product Verification】經驗學習【Lessons Learned】採購稽核【Procurement Audits】更新紀錄【Update Records】歸檔紀錄【Archive Records】核放資源【Release Resources】,5大階段與9大知

9、識,整合管理,專案計畫發展：將相關規劃文件整合成完整一致的規劃書 規劃書是所有關係人共同討論有共識後產生 規劃書須由贊助人同意後才能付之實行 規劃書需包含彼此權利義務及驗收規劃書專案計畫執行：執行專案規劃書 完成規劃書中工作要項及細項工作 管理專案的進展 一般管理能力、領導能力、溝通與協調 工作授權系統【確保專案順利完成】,整合管理,整合變更控管：專案流程控制階段 掌控全案官化變更之處理流程 此控管流程應包含於專案規劃書內 變更需考量專案整體完整性及風險評估 須有雙方同意變更文件紀錄避免日後問題 變更控制系統 定義專案效能及如何監控和驗證程序 包括文件管理、追蹤系統、程序及核可等級 變更控制委

10、員會,範疇管理,專案起始階段：對專案或工作階段做授權核准證明 專案選擇方法效益專案範疇管理：規劃描述如何管理專案範疇和專案決策 的文件 定義將專案分成數個工作包或工作細項 WBS【Work Breakdown Structure】確認範疇確認.VS.正式驗收 變更控制專案的範疇變更,WBS【Work Breakdown Structure】,時程管理,活動設計：定義在專案執行中必須被完成的活動事項 活動彙整表 定義並紀錄活動彼此的相互前後關係 專案活動網路圖 估算完成個別活動所需花費的時間時程發展：分析活動順序、活動時程估算及資源需求以建 立專案時程表 甘特圖、網路圖、CPM、PERT,時程管

11、理,時程控管：控制專案時程變更的方法及手段 更新專案時程表 改正行動,時程管理案例,健身房推出公司員工健康專業訓練班三個主要的工作:活動設計訓練員工與銷售員代表.廣告行銷 需要發展先後順序流程圖來顯示各活動間之先後順序關係,活動敘述 A活動理念 B活動設計作業活動設計C相關師資的聘請 D活動教室的佈置與規劃E 試辦,F員工訓練訓練活動G員工對活動之建議H銷售人員訓練,廣告活動 I活動推出前廣告活動 J活動推出後廣告活動,由前頁之活動敘述表中,我們可以決定每個活動之前置活動(immediate predecessors).,活動前後關係表(Precedence Relationships Cha

12、rt),網路圖,A90,B15,C5,F25,I30,G14,D20,E21,H28,J45,PERT/CPM,專案排程的PERT/CPM 方法為網路表達方式反應出各個活動之間的先後關係活動完成時間PERT/CPM 方法之目標是希望專案完成時間為最短,PERT vs.CPM,Gantt Chart,成本管理,資源規劃：規劃完成專案活動所需的資源【包括人、物、設備】成本預估：估計完成專案所需的資源成本成本編列：概估完成個別活動所需的成本成本控制：專案成本的變更控制,品質管理,品質規劃：訂定專案品質標準及衡量方法品質確保：訂定全面性品質評估方式以確保專案品質標準 全面品質管理TQM 品質稽核 專案

13、品質人人有責，但主要責任在專案經理品控控制：利用工具監控專案績效以決定是否符合標準 QC七大手法、新QC七大手法,人資管理,組織規劃：指派專案成員的角色與責任及層級關係人員獲得：專案相關人力的需求獲得 談判/預先指派 外包團隊發展：透過個別獲群體的互補關係及貢獻來提升專案 績效 團隊建立活動、獎勵與認同、一般管理技巧、協同工作、教育訓練,溝通管理,溝通規劃：專案關係人的溝通方式【人、地、時、如何進 行】資訊發佈：適時、適當的方式提供專案關係人必須的資訊 溝通技巧/資訊取得系統/資訊發布方法成效報告：收集及傳播績效資訊 狀態報告/進度報告/趨勢報告/預測報告 差異報告/實獲值分析,溝通管理,結案

14、管理：當階段性任務獲專案完成時所產生、收集即傳 播的資訊 效能報告 專案完工報告書 專案發表,風險管理,風險管理規劃決定專案中活動需用何種方法管理風 險風險辨識文件定義哪些風險可能影響專案的進行定性風險分析定性分析方法將專案中的風險依影響 度排序定量風險分析評量風險機率及重要性預估日後可能 產生的影響風險回應規劃研擬風險回應流程降低風險隊專案所 造成威脅風險監控監控殘留的風險、定義新風險、執行風險 減低計畫、評估風險對整個專案的影響,採購管理,邀商規劃邀商規劃、產品需求文件紀錄定定義潛 在的資源邀商作業獲得適當的報價、競價、出價及專案規 劃書商源評選從眾多具潛力的麥加中選擇適當的廠商履約管理管

15、理與賣方的責任義務關係合約終結結束合約的相關事項,專案成敗的關鍵,成功的因素：內部能力的增強成功的標準重點及共識專案的獨特性、重要性、曝光率專案結構與控制的適當性協調與人際關係失敗的因素：過度樂觀與概念上的困難競爭與預算壓力,JAMES P.LEWIS 專案管理聖經臉譜,實例-工程業的專案管理,第二組N934010009 林士修,參考資料,Project Management Institute,A Guide to the Project Management Body of Knowledge(PMBOK Guide),2004C.Hendrickson,Project Managemen

16、t for Construction-Fundamental Concepts for Owners,Engineers,Architects and Builders,Prentice-Hall,Inc.,Englewood Cliffs,NJ,1998http:/.tw,工程專案的生命週期,專案管理的內容,規劃工作範圍編列預算規劃時程選擇成員協調資源評估合約管理流程與資源分配整合人員材料設備聯繫有效溝通解決紛爭,PMI五大流程與九大知識領域,五大流程啟動(initiate)規劃(plan)執行(execute)控制(control)結案(close out),九大知識領域整合管理(inte

17、gration management)範圍管理(scope management)時間管理(time management)成本管理(cost management)品質管理(quality management)人力資源管理(human resource management)溝通管理(communications management)風險管理(risk management)採購管理(procurement management),矩陣式專案組織架構,專案人員與企業人力分佈,工程專案組織表(AEPCKH),專案關鍵人員職責(經理與秘書),專案經理主導整個專案履行合約要求，確保產品能符合客

18、戶所期望之品質。與客戶溝通作業配合事項並確保客戶對本公司達成合約之能力具有足夠之信心。審核各支援部門之產品確實符合專案之要求。批准專案品質計劃。監督管理專案所屬各設計群的設計活動。監督整個專案設計進度和績效。負責解決設計圖說會簽作業的爭端。主導編訂和審查專案設計計劃書。負責管制每一項設計變更的作業。負責適時發行專案設計有關的文件。專案秘書執行專案文件管制作業。負責文件的接收分發管制追蹤並依規定處理文件分類歸檔。執行所有文件收發登記建檔及抽換工作。執行打字電腦輸入電話聯繫影印等一般文書作業。,專案關鍵人員職責(專案工程師),專案工程師為直屬專案經理，負責執行專案經理交辦事項，並協助及分擔專案經理

19、執行專案工程之主要部份。於執行專案經理交辦之工作時，專案工程師將處理下列事項：與專案團隊工作人員維持良好聯繫。為有效管理指定之工作任務，需充實專案工作所需之足夠知識。.啟動專案工作項目計畫及監控所有工作形態，確保專案計劃之執行及其預期的結果可以達成。指定之工作，將包括協助專案經理進行 定義專案工作範圍、建立重要工作起迄日期、建立工程預定排程及其他相關工作。持續及直接檢查工作產出之數量及其品質，並啟動改正已發生之缺失至滿意的結果。管制及維護所有專案文件(含合約會議記錄圖說來往文件作業程序等)。參與所有專案之協調會議並推動或追蹤各項會議之決策事項。協助專案品質不合乎事項分析與缺失頻率統計之蒐集和統合。,專案人員的職涯發展,專案人員的工作特質與態度,人不卑不亢事劃清界限時掌握節奏地瞭若指掌物帳目清楚,誠實避免擴大事端廣度站穩腳根冷靜三思而後行EQ折衝協調耐煩中立不偏坦,謝謝各位,