《秘书实务》第一章秘书的含义.ppt

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1、第章 秘书的涵义,本章学习要求从职业角度认知秘书的涵义和职责认知秘书职业化的意义理解秘书工作的特征理解秘书工作的要求,第一节 什么是秘书,一、情景案例 在文学作品里，公司里的秘书往往被描述成这样一个特殊群体：靓丽的外表，时尚的装束，浪漫的感情，丰厚的收入容易给人一种错误的认识秘书是花瓶，吃的是青春饭。事实上，现代秘书更注重能力和悟性。国外的高级秘书多为三四十岁的成熟女性，比如比尔盖茨的秘书露宝女士，上任时就是一位42岁的有四个孩子的母亲。,曹老板的十八个秘书 最后的女秘书模范秘书 致命女秘书秘书这两部是关于人心险恶和权利侵犯的，有教育意义 非常女秘书,二、秘书的职业特征,1.服务性：直接性（贴

2、身的工作助手，不存在中间层次；工作内容与领导工作保持一致；直接对领导负责，听命于领导，并向其汇报）；广泛性（为上司、同级、群众三层级服务）；稳定性（只要不解聘不辞职，秘书长期为固定地上司服务，业缘关系和人情关系）2.知识化：以处理书面信息为主要内容，需掌握现代办公手段和专业知识技能，属知识分子或白领阶层，高级秘书属于智囊型人物,3.年轻化：发达国家平均年龄26岁，一般20-35岁之间。工作3-5年，积累经验，锻炼能力，逐步由操作（秘书）向管理层（主管）迈进4.初级中级秘书女性化：程序性重复、规范性要求，需细心耐心5.高级秘书男性化：调研、出谋划策、挑战性，需高科技和逻辑思维,露宝把微软公司看成

3、一个大家庭，她一直自觉以一个成熟女性特有的缜密与周到，把公司里里外外打理得妥妥贴贴。露宝以她的教养、经验和能力在微软享有很高的地位，深受比尔盖茨的器重和员工的尊重。有人说，比尔盖茨是微软的董事长，露宝是微软的家长。比尔盖茨曾说过：“我和微软的成功因为有露宝。”,“邂逅”大龄女秘书 微软公司当时基本上都是年轻人，这些人搞业务、搞推销都是一把好手，可是弄起内务、管理方面的杂事，没有人能有耐心。一次，为了接待即将来访的惠普公司人员，盖茨才在亚帕克基市中心租了一套四个房间的办公室，可里边还是空荡荡的。盖茨动员大家连夜去寻找办公用品，自己则亲手安装终端设备。可这些，对于他的第一任秘书一个年轻的女大学生来

4、说，似乎并不是她分内的工作，一副不闻不问的冷漠劲儿让盖茨大伤脑筋。他深切地感到，对公司这些粗粗鲁鲁风风火火的年轻人来说，应该有一位热心肠、事无巨细的把后勤工作都能揽下来的总管式女秘书，不能总让这方面的事来分他们的心。,不久，盖茨在自己的办公室招见了伍德，问他需要的女秘书找到了没有。伍德一连交上几个年轻女性的应聘资料，盖茨看后都连连摇头。他看中女秘书的干练、稳重、能干，而对花瓶式的年轻女性没兴趣。“难道就没有比她们更合适的人选了？”盖茨失望地责问伍德。伍德犹犹豫豫地拿出一份资料递给盖茨：“这位女士做过文秘、档案管理和会计员等不少后勤工作，只是她年纪太大，又有家庭拖累，恐怕”不等伍德说完，盖茨已看

5、完了这份应聘资料，丢下句“就是她了”后扬长而去。就这样，盖茨的第二任女秘书42岁的露宝上任了。她是4个孩子的母亲，出来应聘时并没有寄予太大的希望，在长年操持家务后她希望重新走向社会，重新追寻自我的价值。,露金是微软公司总裁比尔盖茨的第二任女秘书，在到公司工作时，她已42岁了，并且是四个孩子的母亲，而比尔盖茨当年才21岁，正值创业之初。当露金的丈夫知道她要去上班的公司情况时，就警告她，要特别留意公司月底是否发得出工资。而露金没有理会丈夫的忠告，她想一个如此年轻的董事长开办公司，遇到的困难恐怕很多吧。她开始以一个成熟女性所特有的缜密、细腻与周到，考虑她今后在公司应尽的责任与义务。,在“娃娃公司”的

6、日子 露宝刚进公司时觉得这个公司的气氛有点古怪：一般公司请秘书一定要年轻漂亮身材苗条的女性，而自己这么大的年龄居然得以录用，真是令人不可思议。几天后的一个早上，露宝坐在自己的位置上看到一个男孩直闯董事长的办公室，经过她面前时只是“嗨”地打了一声招呼，像孩子对待母亲似的那么自然，然后摆弄起办公室的电脑。因为先前伍德曾特别提醒她，严禁任何闲人进入盖茨的办公室操作电脑，所以她立刻告知伍德说有小孩闯进了董事长的办公室。伍德表情淡漠地说：“他不是小孩，他是我们的董事长。”,“什么，他就是比尔盖茨？”“没错。”露宝回到自己的办公室，愣了几分钟还是不死心，又跑去问伍德：“对不起，请问盖茨几岁了？”“21岁。

7、”许多竞争对手就是被这个外形清瘦、头发蓬乱还带着头皮屑的大男孩所迷惑。露宝也不例外，她在想：一个给人印象如此稚嫩的董事长办实业，遇到的困难恐怕很多吧！她以一个成熟女性特有的缜密与周到，考虑起自己今后在娃娃公司应尽的责任与义务。,一些日子后，露宝发现盖茨和艾伦行为颇异于常人。他们通常是中午到公司上班，一直工作到深夜。假如偶然要在第二天早上会客，他们就在办公室睡到天亮。盖茨睡觉的习惯很独特，他从不在床单上睡觉。累了的时候，只要拉过一条毛毯盖在头上，不管何时也不管环境如何喧闹，他总能马上进入甜甜的梦乡。细心的露宝就适时为他准备毛毯，特别是出差的时候，无论时间多紧张，盖茨想睡觉时总能随手拉出毛毯。,关

8、心盖茨的起居饮食，成了露宝日常工作的一项重要内容，这使盖茨感到了一种母性的关怀和温暖，减少了远离家庭而带来的种种不适。她在工作上也是一把好手，公司离亚帕克机场只有几分钟路程，所以盖茨每次出差时，为了使工作尽可能的满负荷，他往往要在办公室处理事务到最后时刻才开始赶往机场，为了赶时间，他常超车甚至闯红灯。这样的事多了，露金难免为他担心，便请求他每次多留出15分钟去机场，并且每次她都要加以督促。露金把公司看成一个大家庭，她对公司的每个员工、每项工作，都有一种很深的情感。很自然地，她成了公司的后勤总管，负责发放工资、记账、接订单、采购、打印文件等。,“垃圾”事件 露宝把微软公司看成一个大家庭，她对公司

9、的每个员工、每份工作都有一份很深的感情。很自然，她成了微软公司的后勤总管，负责发放工资、记账、接订单、采购、打印文件等工作，这引得周围好多人的羡慕。然而，此时的她却有了新的苦恼。每天早上9点左右，清洁工会进入微软公司进行清理工作。有一天，一位软件工程师突然从办公室里嚷着冲出来，板起脸孔问露宝有没有把他的程序扔掉。露宝莫名其妙地问：“没看见什么程序呀！”经过仔细询问，方知是清洁工误把这位软件工程师放在电脑旁、写在废纸上的一叠程序当做垃圾给扔了。这位工程师懊恼不已，那可是他的灵感之作呀。,这件事后，露宝定了制度：在微软公司的办公室，清洁工只能清除垃圾桶里的东西，其他地方的东西一律不准移动。可是问题

10、又来了，程序设计师把喝完饮料的空罐随手扔在电脑旁或桌子角，清洁工也不敢去碰。过不多久，办公室里空罐堆积如山。露宝又得向清洁工解释：哪些东西是有用的，不可以碰；哪些东西是垃圾，应该清除。露宝成了公司的灵魂，给公司带来了凝聚力，盖茨和其他员工对她都有很强的信赖心理。当微软公司决定迁往西雅图，而露宝因为丈夫在亚帕克基有自己的事业不能走时，盖茨对她依依不舍，留恋不已。,盖茨、艾伦和伍德联名写了一封推荐信，信中给露宝的工作能力以很高的评价。露宝凭着这封推荐信，重找一份工作不成问题。临别时盖茨握住露宝的手动情地说：“微软公司为你留着空位，随时欢迎你来！”久而久之，露金成了公司的灵魂，给公司带来了巨大的凝聚

11、力，盖茨和其他员工对露金也有很强的依赖心理。当公司决定迁往西雅图，露金因丈夫有自己的事业不能走时，盖茨对她感到依依不舍。,3年后的一个冬夜，西雅图浓雾持久不散，因缺乏得力助手而心情郁闷的盖茨坐在办公室里发愁。这时，一个熟悉的嗓音伴随着一个熟悉的身影来到了他的跟前，“我回来了。”是露金，她为了微软公司，说服了丈夫举家迁到了西雅图，继续为公司的腾飞效力。随着微软帝国的建立，盖茨从露宝那里得到了信赖，露宝则从盖茨那里得到了尊重，也获得了个人职业生涯的巨大成功。相辅相成，唇齿相依，成了微软公司一道独特的风景。是的，忠贞不二是一个人最大的优势与财富，它能换取别人的信赖，从而铸就事业的成功与辉煌。,秘书实

12、务,主讲：,一、情景案例,第一节 什么是秘书,（一）秘书的界定,二、基本知识,1、宫中秘藏之书。（1）据史籍记载，“秘书”一词在我国最早出现于汉代，最初的涵义是指物，指用隐语预卜吉凶或未来作出预言的谶讳、图箓之书；如汉书叙传：“斿li博学有俊才，与刘向校秘书。”汉书刘向传：“诏向领校中五经秘书。”,（2）指物向指人转变。到了公元2世纪，东汉桓帝时，“秘书”一词才开始用来作为掌管图书史籍的官员的职务名称。文献通考：“后汉图书在东观，桓帝延熹二年，始置秘书监一人，掌典图书、古今文字、考合异同。”“以其掌图书秘记，故曰秘书。”虽然这时“秘书”一词的涵义有了变化，由原先指物变为指人，但所指的人（即被冠

13、以“秘书”称谓的官员“秘书监或秘书令”），掌管的仅仅是朝廷的图书典籍而已，并未从事真正的（现代意义上的）秘书工作（辅助领导，参与政务，管理事务，搞好服务）。,东汉末年，曹操为魏王，设秘书令以“典尚书奏事，并掌图书秘记之事”。曹操实际上是由秘书令取代了尚书的职权，使秘书令不但掌管了“图书秘记之事”，还掌管了草拟奏章、发布政令之事。秘书令所掌管的草拟奏章、发布政令职权，是以往任何一位曾被冠以“秘书”称谓的官员所没有的。这是我国历史上第一次出现的现代“秘书”一词涵义基本相同的古代秘书官职。因而可以说，曹操所设的秘书令，是最接近现代秘书含义的古代秘书官职。,社会职业 就世界范围而言，秘书又是广泛的社会

14、职业之一。它属于第三产业（服务性行业），它以其处理文书、事务的知识和管理能力为社会各行业和团体服务。如政府机关、企事业单位、社会团体和个人等。欧美许多科学家、教授、医生、律师、著名演员和运动员都聘请私人秘书，作为自己工作和生活的助手。,上述种种见解，各有其道理。比较起来，我们认为，所谓秘书，在我国现代主要是指为党和政府机关、企事业单位、社会团体或个人提供辅助管理与综合服务的人员。,从秘书业务的内容划分，可以分为行政秘书、机要秘书、文字秘书、事务秘书、会议秘书、公关秘书等。行政秘书是指协助领导处理公务、实施管理的秘书 机要秘书是指处理机关机密文件的秘书 文字秘书是指专职从事以撰拟、处理文稿为主要

15、工作的秘书，具有较强的口头与文字表达能力，俗称“笔杆子”。事务秘书是指负责总务、后勤等事务性工作或负责照顾高层领导、专家生活的秘书 会议秘书是指专门从事会议策划、组织、安排、协调等工作的秘书 公关秘书是指能够协助领导协调关系、处理矛盾、树立和维护组织良好形象的秘书,（二）秘书的分级,1初级秘书指在办公厅（室）、秘书处（科）内从事操作性、服务性工作的秘书，如打字、印校、速记、接待、应对电话、文件收发保管和其它事务工作是其主要任务。他们不一定有秘书的职称，但通常也被称为秘书工作人员。,2中级秘书指办公厅（室）主任以下及下属的秘书处长或秘书科长、秘书股长、文字秘书。他们负责起草文稿、办理公文、调查研

16、究、收集和整理信息资料等工作。其工作成效，对领导者的决策有重要作用。,3高级秘书 1、高级秘书：指秘书长、办公厅（室）主任。虽然他们工作的机关、单位不同（在中央机关或地方机关),但都是领导者的重要助手，日常行政工作的负责人，有的人本身就是领导成员。,如政府的秘书长，同时也是政府的领导成员之一。其职责是“参与政务，管理事务”，协助首长综合情况、研究政策、掌握机要、推行工作，以及主持日常行政事务工作等。,国外秘书人员，根据各人承担责任大小和资历条件等方面的不同，也在纵向上分为不同的层次。例如英国，把属于政府文官系统的秘书，分为行政级、执行级、文书级、助理文书级四个层次；日本企业界的秘书，则分为见习

17、秘书、初级秘书、中级秘书、高级秘书四个层次。,（三）、秘书的职业特征,秘书算不上官，但是离官很近；秘书本身并不算真正有权，但是归属于权力体系。秘书工作的内容几乎与领导工作内涵相等。但秘书工作的性质却是辅助性，秘书工作的服务原则独特且不变。,1.服务性：直接性（贴身的工作助手，不存在中间层次；工作内容与领导工作保持一致；直接对领导负责，听命于领导，并向其汇报）；广泛性（为上司、同级、群众三层级服务）；稳定性（只要不解聘不辞职，秘书长期为固定地上司服务，业缘关系和人情关系）2.知识化：以处理书面信息为主要内容，需掌握现代办公手段和专业知识技能，属知识分子或白领阶层，高级秘书属于智囊型人物3.年轻化

18、：发达国家平均年龄26岁，一般20-35岁之间。工作3-5年，积累经验，锻炼能力，逐步由操作（秘书）向管理层（主管）迈进4.初级中级秘书女性化：程序性重复、规范性要求，需细心耐心5.高级秘书男性化：调研、出谋划策、挑战性，需高科技和逻辑思维,（四）秘书职业化,1我国秘书职业化的过程,2我国秘书职业化的特征,（1）服务对象多元化,（2）业务工作专门化,（3）劳动价值商品化,（4）商务秘书女性化,（5）资格认定制度化,三、技能训练,训练下面是东方魔鬼辞典和办公室魔鬼辞典中对“秘书”和“文秘”的解释，请结合本节所学的基本知识对其作出评判。,秘书1不必打字好，只须线条好。2董事太太的敌人。3只消说“董

19、事正在开会，何时结束很难说”便可领取薪金的漂亮女子。文秘1沏茶倒水者的美称。2用化妆盒多于用笔的职工。3电话最多的纪录保持者。4坐在椅子上等待结婚之人。,秘书1领导喜欢有人辅佐，不喜欢有人超过。2如果你想向上司提出忠告，你应该显得只是在提醒他某种他本来就知道不过偶然忘掉的东西。3至高权力的守护者。他们通过处理日程安排、电话和电子邮件而控制着通往权力的大门。,训练 下面是人们对秘书及秘书工作的一些形象化的描绘，请体会其中的真义所在。从事秘书工作这一行，别人睡觉我清醒，别人度假我站岗，别人娱乐我工作，加班是正常的，不加班是不正常的。有人风趣地说：秘书工作“无法无天”，不受劳动法保护，没有星期天的概

20、念。领导开会我先来，看看座位怎么排；领导讲话我先讲，看看话筒响不响。,训练 回忆你看过的文学作品或影视作品中的秘书人物（或有秘书特征的人物），比如金庸小说鹿鼎记中的韦小宝、电视剧乔家大院中的孙茂才等，请共同讨论分析这些人物身上有什么是值得我们学习的？又有什么是我们必须摒弃的？,真正的优点是机智与处事能力。韦小宝为人处事及其办公能力如果能学个两三成，想必我们这些个凡人都会成为企事业单位中的管理精英了。如果把天地会总舵主陈近南比作私企的话，那么康熙所统领的清政府就是国企。韦小宝既能在私企天地会中担任部门经理，同时也能在国企清政府那里担任皇帝身边的副总经理可见他的公关手段非常不一般。,孙茂才是乔家生

21、意的参谋长，这个定位我想是勿庸置疑的。从剧情的发展来看，孙茂才是很适合这个位置，并且做的很有成效的。首先，他具有对事务发展的敏锐观察力、洞察力，以及一个聪明的头脑，这一点从他在给乔家各处生意出的一些主意，及他对很多事情的评论可以看的出来。其次，孙比较善于影响乔东家的想法，在东家激愤或者有些鲁莽的时候，孙总能合适的将东家引回到正确得体的思路上来，这点是难能可贵的，应该说他做的非常好。正如有人说道：“他的聪明应该说不在乔之下的。甚至换句话说，乔家的产业为什么得以转危为安甚至越来越好，一大半的原因是由于乔结识了孙，这也曾经让我觉得孙才是整个乔家的救命恩人”。孙对乔家的生意上的功劳还是不可抹杀的。,训

22、练 根据下列的测试量表对自己是否适合从事秘书工作进行测量。你适合做秘书工作吗？自我分析二十条：,（1）你是不是认为，要当元帅的士兵不一定是好士兵。,（2）小时候，妈妈如果让你去打酱油，买菜，再到邮局帮她寄信，回来的时候还要帮爸爸取放在朋友处的材料，你是不是习惯先很好地计划一下，再有条不紊地完成呢？,（3）当你工作的时候，你是不是说“上帝保佑，又到了星期一了”。,（4）当你考虑一个问题没有答案的时候，能不能换个角度，甚至从逆向角度加以考虑。,（5）小时候，你能不能看一天的蚂蚁搬家。,（6）你是不是更喜欢让别人拿主意，你照着完成即可呢？,（7）你无意中知道了别人的一个秘密，你总是能很好地保密。,（

23、8）你从小就很喜欢和人打交道，并且深得叔叔阿姨和朋友的欢。,（9）你是否在做好一件事情之前，就开始很好地考虑后面的事情。,（10）上学时，是否尝试过骑自行车长途旅行？,（11）小时候你的朋友如果比你出色很多，但是你并不嫉妒，相反，你会帮助他做得更好。,（12）当你成功地完成一件事情后，功劳却记在了别人头上，而你从不会很在意。,（13）你从小就是个热心肠的人，喜欢到处张罗。,（14）说真的，你觉得自己虽然不是个作家但是文笔还真的不呢。,（15）你从小就很细致，做事情一丝不苟。,（16）你喜欢和比你强的人物在一起，并不觉得有压力。,（17）你有一项了不起的本事，那就是很善于弥补别人或者事情的不足。

24、,（18）你从小就会揣摩爸爸妈妈的心思，因此他们也总是夸你是个很懂事的孩子。,（19）你的口才不错。,（20）你是不是总在看有什么事情需要做，不等人说，就主动完成。,四、相关链接,链接1,链接2,第二节 秘书的职责,一、情景案例,二、基本知识,（一）秘书工作的内容,3文书拟写与处理,2事务管理,1会议管理,（二）秘书工作的特征,1主动性,2集体性,3专业性,4灵活性,5超前性,（三）秘书工作的要求,1准确,2迅速,4务实,3保密,三、技能训练,训练1作为秘书，一定要养成“认真”的习惯。,训练2请分组讨论，然后各组选出一名中心发言人在全班发言，最后请老师做总结发言,训练3请利用课余时间走访身边的

25、企业，调查一下不同企业秘书工作的内容与要求。,训练4请阅读书后附录1秘书国家职业标准，理解国家对秘书职业的定位与要求。,四、相关链接 很多地位显赫、炙手可热的政治界英杰都是从秘书起步的；很多资产雄厚、呼风唤雨的工商界大腕也是从助理开始的。毫无疑问，跻身秘书或助理行业，是开创人生伟业最恰当最关键的切入点。,从秘书业务内容看，已出现以下分支学科：,从秘书理论与实践和相关学科的融合来看，已出现以下分支图：,综合我国当代秘书理论与实践的现状和发展趋势，其学科体系可用下图表示：,本章作为全书的序幕，主要从整体上介绍了秘书和秘书工作，起一个入门简介和统领全书的作用。希望同学们在学完本章以后，对秘书及秘书工作能有一个大体的了解和整体的认识。,