纪念品管理办法.docx

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1、纪念品管理办法第一章总则第一条纪念品管理工作是公共关系管理的重要组成部分，为加强纪念品管理工作，提升整体形象，通过赠送提升品牌形象、市场定位、企业文化相适应的纪念品，充分发挥纪念品在对外交往和沟通公共关系中的作用，根据履职待遇、业务支出管理办法，特制定本办法。第二条本办法称纪念品是指出于营销和宣传需要涉及的包括广告用品（如飞机模型、航空元素创意产品等能够代表企业形象的产品）、由个人或部门接收并上缴的物品（不包含外事纪念品）。纪念品由秘书办负责统一批量购置或定制，用于对外公关工作、业务交往、对外宣传、广告营销、部分外事活动等工作。其他各部门未经批准不得擅自购置或定制纪念品（批准流程见第五章相关条

2、款），财务部对于费用报销要严格审核，不得对未经批准的纪念品相关费用予以报销。第三条纪念品管理遵循以下原则：（一）合规合法原则纪念品的采购、管理、领用全过程要符合党纪国法有关规定。（二）总体统筹原则纪念品管理实行预算总额控制，在预算范围内根据实际需要进行统筹调配。（三）纪念品分级原则所有纪念品根据价值、用途等特征分为不同级别，按级别进行管理和使用。（四）非重复使用原则纪念品的使用要保持单一性，同一种纪念品一般一个对象只赠送一次,不重复赠送。（五）公共关系资源共享原则通过纪念品管理建立起来的公共关系资源，为全企业共享，不得透露给本单位以外的单位或个人。（六）公正规范原则纪念品的采购、保管、使用全过

3、程操作要符合有关规定，坚持诚信，做到公正规范。第二章管理职责与分工第四条纪念品管理工作实行归口管理。秘书办是纪念品（不含上缴纪念品）的归口管理部门，由秘书办指定专管人员负责日常管理工作。上缴纪念品由纪检监察部负责管理，秘书办仅对其进行日常保管；外事纪念品的管理应同时严格遵循有关规定要求。第五条各部门职责及分工：（一）秘书办负责制定纪念品管理相关制度，负责纪念品定制/购置年度预算及计划的编制，负责纪念品的管理、上缴纪念品的日常保管，负责指导各部门规范使用纪念品。（二计划及预算管理部门负责纪念品费用预算管理（含年度预算评审）。（三）合同管理部门负责纪念品定制/购置合同的审核及合同相关工作。（四）资

4、产管理部门负责纪念品处置工作。（五）财务部负责纪念品费用的审核及报销。（六）纪检监察部负责纪念品管理工作的监督检查，负责上缴纪念品的管理工作。第三章纪念品的购置和定制第六条根据对外公关和开展业务工作的需要，根据库存和纪念品使用情况，按照需求统筹规划，于每年12月31日前编制次年的纪念品预算并提交预算主管部门进行评审。第七条纪念品购置计划要结合当年预算进行编制，报主管领导批准后,按照有关规定进行比价或招标，开展纪念品购置工作。第八条建立合格供应商目录，秘书办负责目录的管理工作。每年对纪念品供应商开展评价并对供应商目录进行更新，对于资质和信誉良好的供应商可适当签订固有期限（如两年或以上）的采购协议

5、。第九条根据负责人履职待遇、业务支出管理办法及接待工作有关规定，将纪念品划分为A类、B类、C类三档。客户类型纪念品类别纪念品价值阮/人/次）重要客户A类400一般客户B类300其他客户C类200第四章纪念品的保管和使用第十条纪念品由秘书办负责保管,并按照价值、用途和功能特征区分，建立纪念品台账。专管人员负责纪念品的验收、发放和保管，认真填写纪念品入库清单（附件1）、纪念品出库领用单（附件2）,并提交秘书办领导复核，做好纪念品的出入库管理工作。第十一条专管人员须每月定期对纪念品进行清点，每年进行一次全面盘点，将纪念品库存及使用情况定期汇报领导。第十二条纪念品的使用应严格执行履职待遇、业务支出有关

6、规定,公务、商务和业务活动可根据需要赠送适当型号的飞机模型或价值相当的能够代表企业形象的产品。其中，外事活动纪念品的使用参照外事管理工作规定执行。各类活动不得赠送礼金、有价证券和土特产品等。第十三条纪念品的领取由领用人在接待物品管理信息化平台如实填写纪念品用途、类别及数量等信息，按流程经部门领导、秘书办领导等逐级审批通过后进行领取，并填写纪念品出库领用单（附件2）第十四条专管人员必须严格按照纪念品申请单中相关信息（类别、数量等）进行认真核对，出库时当面确认后交给领用人，一次一记录，做到记录清晰，日清日毕，保留好原始记录，确保账物相符。第十五条领取后因故未送出的纪念品，领用人应及时退还并填写纪念

7、品退库单（附件3）,交由专管人员重新入库。第十六条因质量原因无法使用的纪念品，由统一管理，定期盘点后形成处置方案，报主管领导批准后，交由资产管理部门进行处置。对于处置的库存纪念品，专管人员须记录清晰，确保账物相符。第五章特殊情况定制/购置纪念品的管理第十七条其他各部门因业务需要，针对特定活动定制/购置纪念品，应将费用纳入部门当年预算,并提交纪念品定制/购置特殊情况审批表（附件4）,按照纪念品定制/购置相关要求开展工作。在费用报销时，除提供财务要求票据、凭证外，还应包括纪念品定制/购置特殊情况审批表（附件4）o若缺少该表，财务部应退回其报销凭证，不予报销。第十八条特殊情况定制/购置纪念品的日常管

8、理由秘书办负责。其他各部门在对定制/购置的纪念品完成验收后，应填写纪念品入库清单（附件1）,及时移交给秘书为,由专管人员当面接收确认后，按照价值、用途和功能特征进行入库并建立台账。第十九条其他各部门作为纪念品的使用部门，由领用人按照纪念品领用流程进行领用，并填写纪念品出库领用单（附件2）o领取后因故未送出的，应填写纪念品退库单（附件3）,及时退办重新入库。第六章上缴纪念品的管理第二十条秘书办负责上缴纪念品的日常保管，纪检监察部负责上缴纪念品的管理工作。第二十一条专管人员接收上缴纪念品时，在当面确认后填写上缴纪念品登记表（附件5）并按流程完成审签，一式两份分别交由上缴人员留存。专管人员应及时将上缴纪念品入库，并按价值、用途和功能特征分类建立台账，认真填写上缴纪念品入库清单（附件6）,一式两份分别交由纪检监察部留存。上缴纪念品入库清单应据实定期更新,做到一次一记录,记录清晰，确保账物相符。第二十二条纪检监察部依据上缴纪念品入库清单，定期对库存情况进行检查。对于需要处置的上缴纪念品，由纪检监察部提出处置方案,经纪委议定，报党委批准后进行处置。第七章附则第二十三条本办法自发布之日起施行。附件：L纪念品入库清单2 .纪念品出库领用单3 .纪念品退库单4 .纪念品定制/购置特殊情况审批表5 .上缴纪念品登记表6 .上缴纪念品入库清单