《公文格式及规范化写作》.ppt

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1、公文格式及规范化写作,中国人保财险办公室,目 录,第一章 公文的作用和重要性第二章 报告与请示的区别第三章 分公司上报文件常见问题分析,第一章公文作用和重要性,一、公司开展经营管理活动的需要 公文是公司管理的重要工具之一。二、公文是公司经营管理的历史记载，是公司重要的档案资料。三、核稿人员肩负着重要的岗位职责，应对公司的管理、历史负起责任。,第二章报告和请示的区别,分公司的上行文文种：只有报告和请示。报告是向上级汇报工作、反映情况、提出意见或者 建议，答复上级机关的询问或要求时使用的一种呈报性公 文，属上行文，一般产生于事后和事情过程中。分为：工作报告、情况报告、建议报告、答复报告、呈送报告（

2、向上级报送文件、材料时，加在前面使用的一种公文）。,第二章报告和请示的区别,请示是向上级机关请求指示、批准、答复、帮助、解决、审核事项或问题时使用的呈报性公文。一事一请示；不能多事一请示、越级请示、多头请示；请示须批复。,第二章报告和请示的区别,相同点：都是下级向上级呈报性公文；不能越级。不同点：1.报告适用于事中或事后,请示必须于事前。2.报告的主送可以是多个，请示的主送只能是一个（即不能多头请示）。3.报告可以抄送下级单位，请示不能抄送下级单位。4.有请示事项不能用报告，只能用请示。5.报告可以多项事情一并报告，请示只能一事一请示。6.报告的结束语为“特此报告”，请示的结束语为“妥否，请批

3、复。”7.有请示必须批复，报告无须回复。,第三章 分公司上报文件常见问题分析,上行文示例及分析：,第三章 分公司上报文件常见问题分析,一、眉首中常见问题二、公文标题常见问题 三、正文内容常见问题 四、主送、报送、抄送单位标注常见问题 五、主题词标注常见问题 六、其他常见问题,第三章 分公司上报文件常见问题分析,一、眉首常见问题请示件没有签发人二、标题常见问题（一）介词“关于”使用不当1.缺少介词“关于”；例：成立审计领导小组的请示 2.错用介词“关于”关于转发中国保监会关于做好2008年春节期间有关工作的通知,第三章 分公司上报文件常见问题分析,（二）缺少或错用结构助词“的”。（三）文种使用不

4、规范。1.缺失文种 例：关于公司印章管理的办法2.错用文种：请示错用报告 例：关于申请发放2010年度业绩奖金的报告,第三章 分公司上报文件常见问题分析,（四）标点符号不规范关于印发第五次车险专题会议纪要的通知。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号，属错用。关于印发环境保护十二五规划的通知，属漏用。（五）标题冗长,第三章 分公司上报文件常见问题分析,三、正文常见错误（一）结构不符合文种 报告中出现请示事项（二）多项请示事项出现在一个请示文件中（三）不写引文，或者引文出处错误或不规范,第三章 分公司上报文件常见问题分析,（四）用词不规范例：错用贵、帐、司、公司、下发、希望等（五）结

5、构层次不规范第一层一、第二层（一）、第三层1.、第四层（1）、第五层（六）数字不规范如：89年，2月3日，去年，本月，今天等,第三章 分公司上报文件常见问题分析,（七）职务使用不规范（八）结束语不规范特此请示，妥否、请批示等（九）其他,第三章 分公司上报文件常见问题分析,四、主送、报送、抄送单位填写常见问题（一）语义模糊 如：总公司相关部门（二）请示文件主送两个或两个以上单位（三）将平级或下级单位列为报送单位（四）向领导个人报送文件（五）将本单位列为抄送单位（六）请示文件抄送下级单位,第三章 分公司上报文件常见问题分析,五、主题词常见问题（一）主题词词首不是主办单位（二）主题词尾词不是文种词（三）主题词太多或太少（四）主题词间加标点符号六、其他常见问题不写主办部门、联系人和联系电话,祝大家工作顺利、身心健康！工作中增进交流、相互学习！综合文档处 赵安元,