项目实施单位项目文件移交指南PPT.ppt

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1、项目实施单位项目文件移 交 指 南,王 云2017.10,项目实施单位项目文件移交指南,一、首次移交 移交内容：纸质文件、电子文件、纸质目录、电子目录 移交时间：阶段性工作结束后次月内完成移交工作，以该部分文件最晚日期计算。,项目实施单位项目文件移交指南,一、首次移交（一）纸质文件（二）制作目录（纸质目录、电子目录）（三）电子文件,项目实施单位项目文件移交指南,（一）纸质文件 1、收集、预整理 2、编制盒号,项目实施单位项目文件移交指南,1、收集、预整理（1）收集、分类、装盒（2）项目文件归档质量要求,项目实施单位项目文件移交指南,（一）纸质文件 1、收集、预整理（1）收集、分类、装盒 按项目

2、实施单位项目文件移交指南中*项目（第111部分）*文件收集移交目录（也可在天投集团档案工作群（群号：557116162）群文件中下载该目录）所列归档范围及文件质量要求逐一收集、排序、按各部分归档内容分别装盒。,项目实施单位项目文件移交指南,（一）纸质文件 1、收集、预整理（2）项目文件归档质量要求 总体要求：具体要求：,项目实施单位项目文件移交指南,（一）纸质文件 1、收集、预整理（2）项目文件归档质量要求 总体要求：符合成都天府新区投资集团有限公司基本建设项目档案管理办法第六章“项目文件的归档时间和质量要求”规定的要求。纸质文件无破损、无污物、不缺页，字迹工整、清晰，页面整洁。特别是时间、签

3、字签名、印章等齐全、完整、准确。,项目实施单位项目文件移交指南,（一）纸质文件 1、收集、预整理（2）项目文件归档质量要求 乙方（参建单位）提供的装订成册（胶装、线装）的成果文件需在封面和扉页加盖形成单位印章并加盖骑缝章。,项目实施单位项目文件移交指南,（一）纸质文件 1、收集、预整理（2）项目文件归档质量要求 小于A3且装订成册（胶装、线装）的图纸可只在封面和扉页加盖形成单位印章并加盖骑缝章。大于A3的图纸可简单装订不作正式装订，每张图纸都需加盖出图章、审图章等印章，图纸可不折叠，无法装盒的可不装盒，每册视为一盒进行整理或著录。,项目实施单位项目文件移交指南,（一）纸质文件 1、收集、预整理

4、（2）项目文件归档质量要求 具体要求：符合*项目（第111部分）*文件收集移交目录每项归档内容的“文件质量要求”栏中的要求。,项目实施单位项目文件移交指南,（一）纸质文件2、编制盒号用铅笔编制盒号（每一个部分单独从1开始编制盒号，如第一部分按11、121编制盒号，第二部分按21、222），如图一所示。,项目实施单位项目文件移交指南,（二）制作目录 1、制作电子目录 2、制作纸质目录,项目实施单位项目文件移交指南,（二）制作目录 1、制作电子目录（1）盒号（2）序号（3）文件编号（4）责任者（5）文件题名（6）日期（7）页数（8）备注,项目实施单位项目文件移交指南,（二）制作目录 1、制作电子目

5、录 纸质文件清理装盒后，需对每份文件进行著录。,项目实施单位项目文件移交指南,（二）制作目录 1、制作电子目录 在“天投集团档案工作群”群文件中下载*项目（第1部分立项及前期咨询文件第11部分竣工决算文件）文件收集移交目录，按移交目录格式及录入要求将收集的纸质文件相关内容进行著录，形成电子目录。,项目实施单位项目文件移交指南,（二）制作目录 1、制作电子目录 蓝色字体部分即为需要著录区域，移交目录命名为项目名称（项目名称填写立项名称）+第1部分立项及前期咨询文件第11部分竣工决算文件收集移交目录，如图二所示。,（图二）,项目实施单位项目文件移交指南,（二）制作目录 1、制作电子目录（1）盒号

6、可用“第几部分编号+盒号”表示，每部分从“1”开始编盒号，如第1部分第1盒即为“11”，以此类推，如图三、图四、图五所示。,（图三）,（图四）,（图五）,项目实施单位项目文件移交指南,（二）制作目录 1、制作电子目录（2）序号 每部分从“1”开始按每份文件编制流水号，如图六、图七所示。为方便移交清点和查找利用，可同时在纸质文件上用铅笔编写与电子目录、电子文件相同的序号。,（图六）,（图七）,项目实施单位项目文件移交指南,（二）制作目录 1、制作电子目录（3）文件编号 填写文件或图样的文号或代字、代号，文件无文号或图样无代字、代号的不需填写此项。如图八、图九所示。,（图八）,（图九）,项目实施单

7、位项目文件移交指南,（二）制作目录 1、制作电子目录（4）责任者 填写文件形成部门或主要责任者全称，二个及二个以上责任者的，填写主要二个责任者全称。如图十、图十一、图十二、图十三、图十四所示。,（图十）,（图十一）,（图十二）,（图十三）,（图十四）,项目实施单位项目文件移交指南,（二）制作目录 1、制作电子目录（5）文件题名 填写文件标题全称，若文件标题中未涉及本项目名称的，需在文件标题后加“*（本项目名称）项目”，如：关于2014-2015年重大建设项目前期工作的请示兴隆83路项目。文件没有题名的，应由立卷人根据文件内容拟写题名，用 标明，如 关于*课题的进展情况。如图十五、图十六、图十七

8、、图十八所示。,（图十五）,（图十六）,（图十七）,（图十八）,项目实施单位项目文件移交指南,（二）制作目录 1、制作电子目录（6）日期 填写文件形成日期，用位阿拉伯数字表示，如：20150518；不足8位的或具体日期无法考证的补“0”，如2015年4月，应写成20150400。如图十九、图二十、图二十一所示。,（图十九）,（图二十）,（图二十一）,项目实施单位项目文件移交指南,（二）制作目录 1、制作电子目录（7）页数 填写每件文件有图文页面的页数。,项目实施单位项目文件移交指南,（二）制作目录 1、制作电子目录（8）备注 备注栏不能为空。无文件的需注明“正在办理”或“不产生此项内容”。,项

9、目实施单位项目文件移交指南,（二）制作目录 1、制作电子目录（8）备注 有文件的，需标注“原件”或“复印件”。“文件质量要求”栏中要求提供原件而只有复印件的需说明原因。如图二十二所示。,（图二十二）,项目实施单位项目文件移交指南,（二）制作目录 1、制作电子目录（9）同一归档内容有多份文件时，可插入多行进行著录，如图二十三所示。,（图二十三）,项目实施单位项目文件移交指南,（二）制作目录 1、制作电子目录（10）多个项目共用一份（套）文件的著录方法 多个项目共用一份（套）文件的应将原件归入该文件题名中明确了项目名称的项目中，其它项目存放复印件，并在“备注”栏中注明“复印件，原件存于*项目中”，

10、其它著录项的著录方法同（3）（7）。,（二）制作目录 1、制作电子目录（10）多个项目共用一份（套）文件的著录方法 如天府新区成都管委会规划建设局兴隆83路、106路（段）初步设计审查会会议纪要其原件应归入兴隆83路项目中，106路（段）项目中存放复印件，并在“备注”栏中注明“复印件，原件存于兴隆83路项目中”。如图二十四、图二十五、图二十六所示。,（图二十四）,（图二十五）,（图二十六）,项目实施单位项目文件移交指南,（二）制作目录 1、制作电子目录（10）多个项目共用一份（套）文件的著录方法 若题名中未涉及具体项目名称的，该文件原件应归入文件针对的第一个项目中，其它项目存放复印件，并在“备

11、注”栏中注明“复印件，原件存于*项目中”，其它著录项的著录方法同（3）（7,项目实施单位项目文件移交指南,（二）制作目录 1、制作电子目录（10）多个项目共用一份（套）文件的著录方法 如：天府新区成都管委会经济发展局关于同意开展20142015年重大建设项目前期工作的通知原件应归入“成自泸底层、山东路北段项目”中，其余项目存放复印件，并在“备注”栏中注明“复印件，原件存于成自泸底层、山东路北段项目中”。如图二十七、图二十八所示，著录方法参见图二十五、图二十六。,（图二十七）,（图二十八）,项目实施单位项目文件移交指南,（二）制作目录 1、制作电子目录（10）多个项目共用一份（套）文件的著录方法

12、 多个项目共用一份（套）大型文件的（主要指打捆招投标时文件套数不够但页数较多不方便复制的文件如：“*项目招标文件”“*项目投标文件”等），该文件存放在本文件题名中明确的项目中，其它项目可只著录目录（盒号、序号不需著录），但须在备注栏中注明“存于*项目中”，其它著录项的著录方法同（3）（7）。,项目实施单位项目文件移交指南,（二）制作目录 1、制作电子目录（10）多个项目共用一份（套）文件的著录方法 多个项目共用一份（套）大型文件的，如：兴隆83路项目与汉州路北段等8个项目打捆招标投标，招标投标名称为“汉州路北段等8个项目”，则共用的文件原件应存放在汉州路北段项目中，其它项目应照常进行文件著录（

13、盒号、序号不需著录）并在“备注栏”中注明“存于汉州路北段项目中”，如图二十九所示。,（图二十九）,项目实施单位项目文件移交指南,（二）制作目录 1、制作电子目录（11）项目文件 第111部分文件著录范例祥见附件1。,项目实施单位项目文件移交指南,（二）制作目录 1、制作电子目录（12）电子目录命名方式 每部分文件著录后，分别保存为一个电子文档，电子文档同收集移交目录名称，如图三十、图三十一所示。,（图三十）,（图三十一）,项目实施单位项目文件移交指南,（二）制作目录 2、制作纸质目录 电子目录准确无误后，分部分打印成纸质目录（纸质目录用A4纸横向排版打印），并按要求填写移交相关内容。如图三十二

14、所示。,（图三十二）,项目实施单位项目文件移交指南,（三）电子文件 1、制作电子文件 将所有纸质文件以单份文件为单位按1：1的比例扫描成格式文件，并按文件所属部分分别装入相应文件夹中。,项目实施单位项目文件移交指南,（三）电子文件 1、制作电子文件 乙方（参建单位）提供的电子文件的基本要求。乙方需提供与纸质文件同一版本的2种格式的电子文件。,项目实施单位项目文件移交指南,（三）电子文件 1、制作电子文件 项目建议书、可行性研究报告、环境影响报告书、投标文件、概算书等文本文件，一套为可修改的Word格式、Excel格式，一套为格式，格式的文件封面、扉页加盖印章页扫描成PDF格式，其它页可直接转换

15、成PDF格式。,项目实施单位项目文件移交指南,（三）电子文件 1、制作电子文件 施工图等图形文件，一套为DWG格式的 Auto CAD电子文件，一套为格式，格式的文件封面、扉页加盖印章页扫描成PDF格式，其它页可直接转换成PDF格式。,项目实施单位项目文件移交指南,（三）电子文件 1、制作电子文件 Word格式、Excel格式等相关Microsoft office电子文件保存为2003及以上版本格式，DWG格式的图形文件保存为AutoCAD2004及以上版本格式。,项目实施单位项目文件移交指南,（三）电子文件 2、电子文件命名（1）扫描的电子文件需重新进行命名，命名方式是“本部分序号-文件标题

16、.后缀”，如图三十三、图三十四所示。,（图三十三）,（图三十四）,项目实施单位项目文件移交指南,（三）电子文件 2、电子文件命名 图形文件每张图纸为一个dwg文件，以“图号+图名”命名dwg文件，如图三十五所示。,（三十五）,项目实施单位项目文件移交指南,（三）电子文件 2、电子文件命名（2）共用同一份（套）文件的其它多个项目，因该文件著录时不需编写序号，故其电子文件也不需编写序号，直接按文件标题命名。如图三十六、图三十七所示。,（图三十六）,（图三十七）,项目实施单位项目文件移交指南,（三）电子文件 3、文件夹编号、命名（1）一级文件夹编号、命名 一级文件夹命名为“项目编号*项目”，如：5伏

17、龙桥项目。如图三十八所示。,项目实施单位项目文件移交指南,（三）电子文件 3、文件夹编号、命名（1）一级文件夹编号、命名 项目编号由集团档案中心统一编制，编号可在天投集团档案工作群（群号：557116162）群文件中查找。项目名称使用相关行政部门在立项批复文件中明确的项目名称。,（图三十八）,项目实施单位项目文件移交指南,（三）电子文件 3、文件夹编号、命名（2）二级文件夹编号、命名 在一级文件夹中建立2个二级文件夹，文件夹1命名为“项目编号项目名称+电子目录”，文件夹2命名为“项目编号项目名称+电子文件”，如图三十九所示。,（图三十九）,项目实施单位项目文件移交指南,电子目录直接装入 中，如

18、四十所示：,项目实施单位项目文件移交指南,（三）电子文件 3、文件夹编号、命名（3）三级文件夹编号、命名 在二级文件夹 下建立11个三级文件夹，命名为“项目编号*项目第*部分电子文件”，如：“59兴隆83路项目第1部分电子文件”。如图四十一、四十二所示。,（图四十一）,（图四十二）,扫描的电子文件按部分分别装入相应三级文件中。文件夹层级关系如图四十三所示。,项目实施单位项目文件移交指南,二、补充移交 补充移交时，移交目录可只著录补充文件的相应目录，文件序号接上次已移交文件的序号，纸质文件盒号按各部分盒号连续编号，其它内容及程序与首次移交相同。,项目实施单位项目文件移交指南,三、整改确认 收到*

19、项目文件整改确认通知单后，对“备注”栏标为黄色的归档内容按以下要求逐项进行整改补充和确认。（一）按整改确认目录“归档范围”、“文件质量要求”栏中的要求逐一清理核对，对该项目不产生的归档文件，需在“整改说明栏”中注明“不产生此项内容”字样，如图四十四所示。,（图四十四）,项目实施单位项目文件移交指南,三、整改确认（二）“复印件”不同情况的处理 1、“备注栏”中已标注为“复印件”的若“文件质量要求”栏中注明可以是复印件的，则不需要整改，如四十五所示。,（图四十五）,项目实施单位项目文件移交指南,三、整改确认 2、“文件质量要求”栏中要求提供原件而只有复印件的 这种情况需说明原因或注明“原件存于*项

20、目中”，如图四十六所示。,（图四十六）,项目实施单位项目文件移交指南,三、整改确认 3、多个项目共用一套文件的 多个项目共用一套文件主要是指打捆招投标时文件套数不够但页数较多不方便复制的文件的情形（如：“*项目招标文件”“*项目投标文件”等），则该文件存放在本文件题名中明确的项目中，其它项目可只著录目录（不编序号），但须在备注栏中注明“存于*项目中”，如图四十七所示。,（图四十七）,项目实施单位项目文件移交指南,三、整改确认（三）文件正在办理的，需在“整改说明栏”中标注“正在办理中”，办理结束后要即时移交，如图四十八所示。,（图四十八）,项目实施单位项目文件移交指南,三、整改确认（四）对“备注

21、”栏中列出的“缺文件、需加盖印章或缺印章”等问题，需按要求进行整改完善，并在“整改说明栏”中说明整改情况及方式。整改情况或需要说明的事项均在“整改说明”栏中进行说明，不需修改其它内容及格式。,项目实施单位项目文件移交指南,三、整改确认（五）清理移交目录中未列出或未移交的其它应归档文件，制作补充移交目录进行补充移交。,项目实施单位项目文件移交指南,三、整改确认 确认整改完毕后，请将电子目录打印成纸质目录，相关人员在纸质整改确认目录上签字确认本部分应归档文件已全部收集归档，对所移交文件的真实性、准确性、完整性进行确认后，连同电子目录和补充的文件材料（补充的文件还需提供同版本电子文件）送交集团档案中

22、心检查验收，验收合格后由档案中心签字确认。如图四十九所示。,（图四十九）,项目实施单位项目文件移交指南,三、整改确认 特殊情况下，有重要文件缺失或为复印件确实无法补办或补充原件的，需另行制作整改确认回复单说明相关情况，并经公司法人代表签认后加盖公司公章。如图五十所示。,（图五十）,项目实施单位项目文件移交指南,三、整改确认（六）整改时限要求 原则上在整改通知单下发之日起30日内完成，特殊情况不能完成的需以本公司名义给集团办公室（档案中心）正式行文（红头文件并加盖公司印章）说明原因、延期事项、延期时间等。,项目实施单位项目文件移交指南,四、项目实施单位项目文件归档移交流程（一）项目实施单位应在项

23、目各阶段性工作完成后次月向集团档案部门移交各阶段的项目文件及与纸质档案一一对应的电子文件。,项目实施单位项目文件移交指南,四、项目实施单位项目文件归档移交流程（二）项目业务部门专兼职档案人员对移交的归档文件的齐全性、准确性等进行检查，对于不符合归档要求的应返回文件形成者并要求按时整改确认，待整改合格后向本公司档案部门专职档案人员。,项目实施单位项目文件移交指南,四、项目实施单位项目文件归档移交流程（三）项目实施单位专职档案管理人员根据项目文件收集移交目录检查、核对移交文件是否符齐全、文件质量是否符合归档要求，对于不符合归档要求的文件退回各部门专兼职档案人员并要求按时整改确认，待初验合格向集团档

24、案部门进行移交。,项目实施单位项目文件移交指南,四、项目实施单位项目文件归档移交流程（四）集团档案部门档案人员核对移交文件是否齐全、文件质量是否符合归档要求，移交文件验收合格后移交人、接收人在项目文件收集移交目录上签字确认，项目文件收集移交目录双方各保存一份。对于不符合归档要求的文件退回项目实施单位进行整改，至合格后再行办理移交手续。,项目实施单位项目文件移交指南,四、项目实施单位项目文件归档移交流程（五）集团档案部门对所移交项目文件进行初步整理后，将形成的项目文件整改确认目录返回项目实施单位进行整改确认，项目实施单位应按照项目文件整改确认目录的相关要求收集补充相关文件和进行整改、确认，自查合格后交集团档案部门检查验收，待验收合格后移交人、移交部门负责人、项目实施单位档案部门档案人员及部门负责人、集团档案部门接收人在项目文件整改确认目录上签字确认，移交清单及项目文件收集移交目录双方各保存一份。如图五十一所示。,