项目17秘书综合能力实训.ppt
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1、实用秘书综合实训,模块五 综合实训,电子制作:郭梅,综 合 实 训,项目17 公司开业庆典的筹备和接待日,项目17 公司开业庆典的筹备和接待日,1了解庆典的筹备和接待工作中的各种前期准备工作、程序、细节和注意事项;2熟练掌握和应用所学知识完成筹备和接待工作。,实训目标,项目17 公司开业庆典的筹备和接待日,1小组成员一起讨论以上四项实训任务的规范、要领及注意事项,特别注意开业庆典策划方案及接待方案拟写的内容,并做简要记录。2任务一主要是讨论并完成方案的拟写工作,并通过写后的互评对接待方案的拟写有深刻的认识。3在任务四中按所承担的角色轮流进行模拟饰演。4两名评委给每位同学分别打分,给以评价并做记
2、录。5根据实际情况设计工作环境进行演练6设计相应的表格,将文字和表格录入计算机,并安装规定的排版格式进行排版。,实训要求,项目17 公司开业庆典的筹备和接待日,1教室或实训室。2分组进行,每组可由4-6名同学组成,对于情景中的角色进行模拟饰演。情景中的主要人物有4名,6名同学可进行两轮饰演(以方便对比),参加模拟饰演的有4名同学,另两名同学作为评判打分。每名同学都必须参加饰演。经理助理 陈进总经理 魏明秘书 李丹公关部 田晓蕾物品:电脑,文件夹,笔,座位牌,胸牌,实训准备,项目17 公司开业庆典的筹备和接待日,1筹备分公司开业 2拟写开业庆典策划方案 3布置庆典会场 4设置庆典活动程序 5.调
3、配人事及预算 参考答案(1 2 3 4 5),实训任务,任务一 筹备分公司开业,任务实施,任务一 筹备分公司开业,任务评估,(未完),任务一 筹备分公司开业,任务评估,(续前),任务二 拟写开业庆典策划提纲,庆典方案样版一、活动的目的:现场布置以产生热烈隆重的庆典仪式气氛为基准,活动以产生良好的新闻效应,社会效益为目标。二、活动场所三、活动内容:四、举办时间:五、活动物资筹办:六、开业庆典活动的司仪人选:七、开业庆典嘉宾邀请:,知识要点,任务二 拟写开业庆典策划提纲,庆典方案样版 嘉宾邀请,是仪式活动工作中极其重要的一环。没有人来参会或者邀请的人与会议的主题和办会的目的不相符的会议是失败的,既
4、浪费钱财和精力又无任何意义。秘书在确定与会嘉宾名单是,一定要细心周到,体现组织办会的意图;在做嘉宾邀请工作时,要注意邀请的礼节,体现组织对嘉宾应有的尊重和诚意,选择适当的邀请方式,在邀请函和请柬这些事情上都要精益求精。同时,要抓住确认环节,确定到会的准确人数,以确保会议的顺利召开。为了使庆典活动充分发挥其轰动及舆论的积极作用,在邀请嘉宾工作上必须精心选择对象,尽力邀有知名度人士出席,制造新闻效应,重要嘉宾应派专人亲自上门邀请。,知识要点,任务二 拟写开业庆典策划提纲,庆典方案样版 八、开业庆典广告宣传广告内容要求:开业告示要写明事由,即“*”开业庆典仪式在何时何地举行,介绍有关的建设规划、经营
5、理念、服务宗旨。广告媒体安排:在活动前一周即须路段的广告位,并制作好广告稿件及广告计划书,印制好准备派发的礼品袋、宣传资料。印制广告:宣传单页、礼品袋,知识要点,任务二 拟写开业庆典策划提纲,庆典方案样版九、场景布置条幅 数量:规格:材料:内容:“各单位恭祝*开业”。布置:印制条幅,喜气洋洋地迎接每位来宾,数量能体现出整个庆典场面的浩势。同时又是有效的宣传品。横幅,知识要点,任务二 拟写开业庆典策划提纲,庆典方案样版九、场景布置横幅 数量:规格:内容:布置:充气拱门 数量:规格:材料:,知识要点,任务二 拟写开业庆典策划提纲,庆典方案样版十、会场布置:音响 数量:说明:位置:,知识要点,任务二
6、 拟写开业庆典策划提纲,庆典方案样版十一、活动流程*年*月*日上午9:00典礼正式开始(暂定)08:30 播放迎宾曲;08:40 剪彩嘉宾入场就座;09:00 司仪上台宣布*开业庆典正式开始,司仪介绍贵宾,宣读祝贺单位名单(音乐播放)。09:15 司仪:邀请领导致辞。(掌声),知识要点,任务二 拟写开业庆典策划提纲,庆典方案样版十一、活动流程09:20 司仪:邀请总经理讲话(掌声)09:40 司仪:请贵宾代表讲话。(掌声)09:45 司仪:邀请业主代表讲话。(掌声)10:00 司仪:宣布剪彩人员名单。10:05 司仪:宣布开业剪彩仪式开始,主礼嘉宾为入伙仪式剪彩,嘉宾与业主,鼓乐齐鸣。10:3
7、0 司仪:宣布开业庆典圆满结束。,知识要点,任务二 拟写开业庆典策划提纲,庆典方案样版十二、后勤保障工作安排本次活动在具体的操作过程中将有大量的后勤保障工作需要得到足够的重视,后勤保障工作的好坏将直接影响本次活动的成败:1)现场卫生清理:配备2名清洁工,定时对活动现场进行清扫确保活动现场的整洁。2)活动经费安排:对活动所需的经费应指定专人专项进行管理,确保活动得以顺利实施。,知识要点,任务二 拟写开业庆典策划提纲,庆典方案样版十二、后勤保障工作安排3)活动工作报告:定期举行工作组会议,通报各项准备工作的进展情况。4)交通秩序:两名工作人员负责活动现场入口交通秩序,路边不得停放任何机动车辆。车辆
8、的摆放由专人负责指定停放。5)电工、音响:主会场配备专业电工一名,预备发电机一台,检测维护用电,配备专业音响师一名,保证典礼正常讲话播音。,知识要点,任务二 拟写开业庆典策划提纲,庆典方案样版十三、活动结束之后,还要继续做好如下工作:1)进行实际费用结算:准确核算实际支出并与前期预算相对比,写出费用总结报告。2)庆典活动影响力调查:包括信息的收集、整理、反馈,为企业经营决策作好辅助工作。3)整理并保存资料:包括宣传画册、图片、光盘、方案设计、讲话稿、活动后的各种总结资料。4)写出效果评估报告:包括经济效益、社会效益、实际效益、潜在效益。5)提出经营建议,知识要点,任务二 拟写开业庆典策划提纲,
9、任务实施,任务二 拟写开业庆典策划提纲,任务评估,任务三 布置庆典会场,一、会场的整体格局 要根据会议的性质和形式创造处和谐的氛围。会场的布置包括主席台设置、座位排列、会场内花卉陈设等许多方面。国内外常见的会场形式有十几种,采取哪种会场形式取决于会议的内容、会场的大小和形状、会议的需要及与会人数的多少等因素。,知识要点,任务三 布置庆典会场,一、会场的整体格局 主席台是与会人员瞩目的地方,所以,秘书在布置会场时,应把主席台的布置座位重点。一方面要注意整体性的和谐;另一方面,主席台的座次安排要遵循惯例。会场其他人员的座位安排以保证会议有效和方便为原则,一般都要事先划分不同的区域,方便统一就座和有
10、序地进、退场。,知识要点,任务三 布置庆典会场,二、会议和庆典座次安排 1领导人数为奇数比如5人,按正常领导职级排序分为1、2、3、4、5。排坐次的原则是:主要领导居中,其余领导在面向听众的情况下,按照左右左 右的顺序依次排列。座次如下:,知识要点,5号 3号 1号 2号 4号,任务三 布置庆典会场,二、会议和庆典座次安排 2领导人数为偶数 比如6人,按正常领导职级排序分为1、2、3、4、5、6。排座次的原则是:可先把1号和2号合二为一,此时为1(1和2)、3、4、5、6号,共5人,可按第一种情况排列。然后左为上,右为下,把1号放在2号左手位置。,知识要点,6号 4号 2号 1号 3号 5号,
11、任务三 布置庆典会场,三、关于宴席座次的安排 宴请客人,一般主陪在面对房门的位置,副主陪在主陪的 对面,1号客人在主陪的右手,2号客人在主陪的左手,3号客人在副主陪的右手,4号客人在副主陪的左手,其他可以随意。以上主陪的位置是按普通宴席掌握,如果场景有特殊因素,应视情而定。,知识要点,任务三 布置庆典会场,四、会见或会谈座次安排 1会见座位的安排 通常将客人安排在主人的右侧,译员、记录员安排在主人和主宾的后面,其他人员按礼宾次序在主宾一侧就座。主方陪见人员在主人一侧就座。座位不够可在后排加座。双方人员的排序由双方按照每个人的职务、地位、本次会见的内容等综合排定。,知识要点,任务三 布置庆典会场
12、,四、会见或会谈座次安排 2会谈座位的安排 双边会谈通常用长方形、椭圆形或圆形桌子,宾主相对而坐,以正门为准,主人坐背门一侧,客人坐面门一侧。主谈人居中。双方人员的排序也由双方按照每个人的职务、地位、本次会见的内容等综合排定。如会谈长桌一端向正门,则以入门的方向为准,右为客方,左为主方。,知识要点,任务三 布置庆典会场,五、领导人合影安排 安排合影时,则要将所有合影人员排出次序,每排再按开会时主席台上的就座次序排列。为了突出主要领导,保证主要领导居中,通常排单数就座,1号人员即身份最高者居中,2号人员在1号人员左手位置,3号人员在1号人员右手位置,以此类推。,知识要点,任务三 布置庆典会场,任
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