销售与应收账款系统.ppt
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1、第 八 章 销售与应收账款系统,学习要点,通过本章的学习了解销售管理与应收账款子系统的主要功能和特点 掌握销售管理与应收账款子系统的业务和数据处理流程 熟悉和掌握销售管理与应收账款子系统的初始设置和日常业务处理,主要内容,第一节 销售与应收账款子系统概述第二节 销售与应收账款子系统的内部结 构分析第三节 销售与应收账款子系统初始设置第四节 销售与应收账款子系统日常处理第五节 账表输出,第一节 销售与应收账款子系统概述,销售是企业生产经营成果的实现过程,是物料在企业内流动的终点,也是企业经营活动的中心。当企业的销售活动与货款的取得在时间上不一致,即销售产品、提供劳务等而未取得销售款项时,就形成了
2、应收帐款。销售与收款活动构成企业的基本业务循环。销售与收款处理流程是企业最为重要的业务流程。,销售管理子系统属于供销链的一部分,应收帐款子系统属于财务系统的一个子系统,二者可以各自独立执行,完成各自功能。由于两者有着紧密的联系,作为一个整体结合运用可以提供更完整、全面的企业物流业务管理和财务管理信息,实现对企业销售活动的物流和资金流的全面管理和核算。本章基于信息化后业务财务一体化模式来讨论该流程中关键业务环节的管理与控制问题。,本节内容,销售与应收账款子系统的目标 与其他业务子系统之间的关系 销售的业务流程,一、销售与应收账款子系统的目标,进行市场预测,及时、准确地编制销售计划,反映和监督销售
3、合同的执行情况。完成销售的日常业务处理。包括销售报价和订货、销售出库、销售发货、销售退货、发票处理、结算等日常处理工作。完成应收账款的核算和管理。包括完成应收账款业务的日常核算,全面反映企业各项债权的时点状况,便于及时催款;及时反映和监督各项赊销业务的货款收回情况,以尽量减少坏账损失,并对可能的坏账数额进行估计;按照企业既定的计提方法计提坏账处理,及时处理确实无法收回的款项以及已确认并已转销为坏账损失后又收回的款项;及时记录客户资料,对客户的欠款情况、资信程度等进行动态跟踪管理,及时评价各客户的偿债能力和信用,确定信用政策,准确完成账龄分析。,实现其他有关业务的管理。包括客户管理、价格管理、订
4、单管理、信用管理、折扣管理和物料对应管理。能够完成有关销售分析、统计工作,打印输出各种需要的台帐、报表,通过网络等将各种信息按照需求传递到其他子系统。建立数据传输通道,实现销售管理子系统与应收帐款子系统之间,以及其与库存子系统、总账子系统、应付账款子系统、存货核算子系统等的数据共享。,二、与其他子系统之间的关系,销售管理与应收账款子系统是企业生产经营过程的重要组成部分与客户或购货机构签订销售订单,确认产品需求信息。销售系统的发货单、销售发票或委托代销发货单新增后传递给库存管理子系统,并由库存管理子系统据此填制销售出库单,冲减库存系统的货物现存量;同时,从库存管理子系统获得最新的可供销售的存货现
5、存量。向存货核算子系统传递销售出库单、销售结算单凭证,销售结算成本自动记录到存货的成本账中;同时,从存货核算子系统获得存货的销售成本。,销售系统录入的发票传入应收账款子系统进行应收账款的核算。采购管理子系统录入的采购发票与应收账款子系统进行应付冲应收的核算。应付账款子系统录入的采购发票、其他应付单与应收账款子系统进行转账处理,完成应收冲应付的核算。应收账款子系统按销售发票生成往来款凭证,对发票进行收款结算处理,并把凭证数据传递总账子系统。向财务分析子系统提供各种分析数据。,客户及购货机构,销售管理子系统,库存管理子系统,应收帐款子系统,采购管理子系统,应付账款子系统,总账子系统,财务分析子系统
6、,存货子系统,1 与客户或购货机构签订销售订单,确认产品需求信息,2 销售系统的发货单、销售发票或委托代销发货单新增后传递给库存管理子系统,并由库存管理子系统据此填制销售出库单,冲减库存系统的货物现存量;同时,它从库存管理子系统获得最新的可供销售的存货现存量。,1,2,3,4,5,6,7,8,3 向存货核算子系统传递销售出库单、销售结算单凭证,销售结算成本自动记录到存货的成本账中;同时,从存货核算子系统获得存货的销售成本,4 销售系统录入的发票传入应收账款子系统进行应收帐款的核算,5 采购管理子系统录入的采购发票与应收帐款子系统进行应付冲应收的核算,6 应付账款子系统录入的采购发票、其他应付单
7、与应收帐款子系统进行转账处理,完成应收冲应付的核算,7 应收帐款子系统按销售发票生成往来款凭证,对发票进行收款结算处理,并把凭证数据传递到总账子系统,8 向财务分析子系统提供各种分析数据,三、销售的几个业务流程,普通销售业务流程,销售与收款涉及的部门,客户销售部门仓储部门财务部门,客户,销售部门,仓储部门,财务部门,销售报价单,销售订单,销售发票,收到货物,发出货物,销售出库单,确认销售成本,确认收入与应收,收到货款,支付货款,协商价格,签署订单,先开票后发货的销售业务流程,发货通知单,收款单,客户,销售部门,仓储部门,财务部门,销售报价单,销售订单,销售发票,收到货物,发出货物,销售出库单,
8、确认销售成本,确认收入与应收,收到货款,支付货款,协商价格,签署订单,开票发货同时进行的销售业务流程,发货通知单,收款单,退货流程,客户,销售部门,仓储部门,财务部门,退货申请单,审核,销售发票(红字),货物退回仓库,销售退货单,退货成本核算,冲销收入,收到货款,退货协商,退货业务基本流程,审核,销售出库单(红字),退款单,第二节 销售管理与应收账款子系统内部结构分析,销售管理与应收账款子系统内部流程销售管理与应收账款子系统功能模块,一、销售管理与应收账款子系统日常业务处理流程,根据货物发出、发票开具的时间和处理先后顺序的不同,可以将销售业务归纳为几种情况:开票发货同时进行的业务先开票后发货销
9、售业务先发货后开票销售业务退货业务,1、开票发货同时进行的业务,2、先开票后发货销售业务,3、先发货后开票销售业务,4、退货业务,发生销售退货时,销售人员填制退货通知单,输入红字专用发票,并对该退货单审核后据此输入红字出库单,财务部门进行退货核算。,业务处理,客户,销售人员,仓管人员,会计,咨询产品、价格,销售处理,发出商品,财务处理,业务流程,收款,出纳,系统实现流程,订购,签定合同(销售订单)),开票(销售发票),发货(销售出库单),钩稽(发票、出库单核对),凭证制作,收款(收款单),报价(报价单),出库核算,通知仓库发货(发货通知单),销售业务与系统的对应图,二、主要功能模块,1销售管理
10、子系统的功能模块,2应收款管理子系统的功能模块,三、K3中的应用流程,第三节 销售与应收账款子系统初始设置,销售管理系统初始化 应收账款管理系统初始化,一、销售管理子系统初始化,参数设置录入基础资料输入期初数据其他初始设置启用业务系统,(一)参数设置,1.需要设置的参数一般可以分成核算参数和 系统参数两大类。(1)核算参数设置 系统需要设置的核算参数包括以下内容:启用年度和启用期间核算方式库存更新控制【系统设置】-【初始化】-【销售管理】-【系统参数设置】,(2)系统参数设置系统参数是定义业务操作的基本信息、操作原则和方法。【系统设置】-【系统设置】-【销售管理】-【系统参数】,(二)录入基础
11、资料,销售管理与应收账款核算涉及到的基础信息主要包括客户、部门、职员、物料、价格资料、折扣资料、信用管理以及应收业务涉及的会计科目、币别、凭证字、计量单位、结算方式、核算项目等。其中会计科目、核算项目、凭证字、币别、部门、职员、结算方式等资料的录入参见总账子系统。,1、价格资料设置,建立价格资料就是利用增加、修改、删除、查询等功能建立起销售价格的详细信息,如客户的需求信息、产品的销路信息、销货量、报价等价格资料的内容。新增一种产品价格信息时需要录入的内容包括:购买该产品客户的代码和名称、当前产品的代码、当前产品名称、规格型号、计量单位、针对该产品向客户提出报价的订货量范围、报价、提前购货期等。
12、企业往往要根据不同的订货量确定不同的价格标准,因此需要输入订货量范围。,在【系统设置】-【基础资料】-【销售管理】-【价格资料维护】中设置,2、折扣资料设置,折扣资料是针对不同客户、不同产品、不同销售数量范围、不同折扣类型建立起的企业折扣信息建立折扣信息时需要输入的信息主要有:进行折扣的产品代码和名称、当前产品确定折扣所在的数量范围、折扣类型(即折扣计算的方式,折扣率or单位折扣额)、折扣数值等。折扣数值即针对当前产品、当前数量段、当前折扣类型,可以提供给客户的折扣,如果折扣类型是“折扣率”,则折扣数值按百分比表示;如果折扣类型是“单位折扣额”,则折扣数值按数值方式表示,在【系统设置】-【基础
13、资料】-【销售管理】-【折扣方案维护】中设置,3、信用管理,启用信用管理之前要结束应收帐款系统的初始化,因为信用管理中须有客户期初应收帐款数据。要进行应收帐款管理,首先就要制定合理的信用政策。信用管理的设置内容包括信用额度信用数量信用期限现金折扣,信用额度:是以当前币别确定的能够允许当前客户的最大欠款金额。信用数量:是指客户购买每个产品所能赊购的最大数量信用期限:是指企业允许客户从购货到付款之间的时间间隔现金折扣:是企业对客户货物价格上所做的扣减,吸引客户提前付款,缩短平均收款期。折扣条件通常可表示为“5/10,2/20,n/30”,选择基础资料公共资料客户,对要采用信用管理的客户,选择属性,
14、然后该客户才能在信用管理维护界面中显示、并可设置信用信息。,在【系统设置】-【基础资料】-【销售管理】-【信用管理维护】中设置注意:信用管理主要的对象包括客户(客户类别)、职员(职员类别)和部门,要对这些对象进行信用管理,首先要对这些对象先【启用】再单击【管理】以启用信用管理。,在【工具】-【选项】设置信用参数在【工具】-【公式】设置信用计算公式,(三)输入期初数据,为了保证经营运作的连贯性和启用期前、后业务处理的平滑连接,实现初始设置与正常业务的融合,需要将启用期前未完成的销售管理全流程的业务单据或存在的结余逐笔反映到信息系统中。在系统设置初始化销售管理初始数据录入功能中,录入启用期前库存物
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