第八章工程监理信息文档管理.docx

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1、第八章工程监理信息文档管理8.1 工程监理信息管理.1.1工程监理信息管理的概念和任务1.信息及其特征一般认为，信息是以数据形式表达的客观事实，它是对数据的解释，反映着事物和客观状态和规律。般地说，信息具有以下特征。1）伸缩性，即扩充性和压缩性。2）传输扩散性。3）可识别性。4）可转换存储。5）共享性。2 .监理信息的概念与特点监理信息是在整个工程建设监理过程中发生的、反映着工程建设的状态和规律的信息。其特点是以下几个方面。1）来源广、信息量大监理信息来自两个方面：是项目监理组织内部进行项目控制和管理而产生的信息；二是在实施监理的过程中，从项目监理组织外流入的信息。2）动态性强3）有一定的范围

2、和层次3 .工程监理信息管理的概念和任务工程监理信息管理是指在工程项目建设的各个阶段，对所产生的面向工程项目管理业务的信息进行应集、传输、加工储存、维护和使用等的信息规划及组织管理活动的总称。信息管理的目的是通过有效地工程信息规划及其组织管理活动，使参与建设各方能及时、准确地获取有关的工程监理信息，以便为项目建设全过程或各个建设阶段提供建设决策所需要的可靠信息。监理工程师作为项目管理者，承担着项目信息管理的任务，具体应包括以下几个方面。1）组织项目基本情况信息的收集并系统化，编制项目手册。2）项目报告及各种资料的规定。3）按照项目实施、项目组织、项目管理工作过程建立项目管理信息系统流程，在实际

3、工作中保证这个系统正常运行，并进行信息流控制。4）文件档案管理工作。1 .1.2工程监理信息的表现形式及内容监理信息的表现形式就是数据。这些数据可以是文字，可以是数字，可以是各种表格，也可以是图形、图像和声音。（1）文字数据文件是最常见的用文字数据表现的信息。这些文件包括国家、地区、部门行业、国际组织颁布的有关工程建设的法律法规文件，还包括国际、国家和行业等制定的标准规范。具体到每一个工程项目，还包括合同及招投标文件、工程承包（分包）单位的情况资料、会议纪要、监理月报、洽商及变更资料、监理通知、隐蔽及预检记录资料等。（2）数字数据用数据表现的信息常见的有：设备与材料价格；工程概预算定额；调价指

4、数；工期、劳动、机械台班的施工定额；地区地质数据；项目类型及专业和主材投资的单位指标；大宗主要材料的配合数据等。具体到每个工程项目，还包括：材料台账；设备台账；材料、设备检验数据；工程进度数据；进度工程量签证及付款签证数据；专业图纸数据；质量评定数据；施工人力和机械数据等。（3）各种报表监理组织内部常采用规范化的表格来作为有效控制的手段，这类报表有：工程开工令、工程清单支付月报表、暂定金额支付月报表、应扣款月报表、工程变更通知、额外增加工程通知单、工程暂停指令、复工指令、现场指令、工程验收证书、工程验收记录、竣工证书等。监理工程师向业主反映工程情况也往往用报表形式传递工程信息。（4）图形、图像

5、和声音等这些信息包括工程项目立面、平面及功能布置图形、项目位置及项目所在区域环境实际图形或图像等,图形、图像信息还包括工程录像、照片等。声音信息主要包括会议录音、电话录音以及其他的讲话录音等。2 .1.3工程监理信息的分类监理信息的分类方法通常有以下几种。3 .按工程监理控制目标分类投资控制信息，是指与投资控制直接有关的信息。属于这类信息的有一些投资标准，如类似工程造价、物价指数、概算定额、预算定额等；有工程项目计划投资的信息；有项目进行中产生的实际投资信息;还有对以上这些信息进行分析比较得出的信息。进度控制信息，是指与进度控制直接有关的信息。这类信息有与工程进度有关的标准信息；有与工程计划进

6、度有关的信息。有项目进展中产生的实际进度信息；有上述信息加工后产生的信息。质量控制信息，是指与质量控制直接有关的信息。属于这类信息的有与工程质量有关标准信息；有与计划工程质量有关的信息；有项目进展中实际质量信息，如材料的质量抽样检查信息、设备的质量检验信息、质量和安全事故信息。还有由这些信息加工后得到的信息。安全控制信息，是指与安全生产控制有关的信息。法律法规方面，如国家法律、法规、条例。制度措施方面，如安全生产管理体系、安全生产保证措施等。项目进展中产生的信息，如安全生产检查、巡视记录、安全隐患记录等。另外还有安全事故统计信息、安全事故预测信息、文明施工及环境保护有关信息。4 .按照工程建设

7、阶段分类1）项目建设前期的信息。2）工程施工中的信息。3）工程竣工阶段的信息。5 .按照监理信息的来源分类1）来自工程项目监理组织的信息：如监理的记录、各种监理报表、工地会议纪要、各种指令、监理试验检测报告等。2）来自承包商的信息：如开工申请报告、质量事故报告、形象进度报告、索赔报告等。3）来自业主的信息：如业主对各种报告的批复意见。4）来自其他部门的信息：如政府有关文件、市场价格、物价指数、气象资料等。6 .其他的一些分类方法1）按照信息范围的不同，把建设监理信息分为精细的信息和摘要的信息两类。2）按照信息时间的不同，把建设监理信息分为历史性的信息和预测性的信息两类。3）按照监理阶段的不同，

8、把建设监理信息分为计划的、作业的、核算的及报告的信息。4）按照对信息的期待性不同，把建设监理信息分为预知的信息和突发的信息两类。5）按照信息的性质不同，把建设监理信息划分为生产信息、技术信息、经济信息和资源信息。6）按照信息的稳定程度划分固定信息和流动信息等。7 .1.4工程监理信息的作用1.信息是监理工程师开展监理工作的基础。工程监理信息是监理工程师实施目标控制的基础。工程监理信息是监理工程师进行合同管理的基础。工程监理信息是监理工程师进行组织协调的基础。2.信息是监理工程师决策的重要依据。.1.5工程监理信息的收集1.收集监理信息的作用收集信息是运用信息的前提。必须通过各种渠道，采取各种方

9、法收集信息，然后经过加工、筛选，从中选择出对进行决策有用的信息。收集信息是进行信息处理的基础。在一般情况下，如果收集到的信息时效性强、真实度高、价值大、全面系统，再经加工处理质量就更高，反之则低。1 .收集监理信息的基本原则主动及时。全面系统。真实可靠。重点选择。2 .监理信息收集的基本方法监理工程师主要通过各种方式的记录收集监理信息，这些记录统称为监理记录，它是与工程项目建设监理相关的各种记录中资料的集合。通常可分为以下几类：1）现场记录。现场记录通常记录以下内容。详细记录所监理工程范围内的机械、劳力的配备和使用情况。记录气候及水文情况。记录承包商每天工作范围，完成工程数量，以及开始和完成工

10、作的时间，记录出现的技术问题，采取了怎样的措施进行处理，效果如何，能否达到技术规范的要求等。简单描述工程施工中每步工序完成后的情况。在现场特别注意记录隐蔽工程的有关情况。记录现场材料供应和储备情况。记录并分类保存一些必须在现场进行的试验。2）会议记录。3）计量与支付记录。4）试验记录记录内容包括以下几个方面。工作内容的简单叙述。承包人试验人员配备情况。对承包商试验仪器、设备配备、使用和调动情况记录，需增加新设备的建议。监理试验室与承包商试验室所做同一试验，其结果有无重大差异，原因如何。5）工程照片和录像。以下情况，可辅以工程照片和录像进行记录。科学试验重大试验。工程质量能体现高水平的建筑物的总

11、体或分部；对工程质量较差的项目，指令承包商返工或须补强的工程的前后对比；能体现不同施工阶段的建筑物照片；不合格原材料的现场和清除出现场的照片。能证明或反证未来会引起索赔或工程延期的特征照片或录像；能向上级反映即将引起影响工程进展的照片。工程试验、试验室操作及设备情况。隐蔽工程。工程事故监理工作重要工序的旁站监督和验收看现场监理工作实况。1.1.6 工程监理信息的加工整理1 .工程监理信息加工整理的作用和原则标准化、系统化、准确性、时间性和适用性。要及时处理各种信息，特别是对那些时效性强的信息。2 .监理信息加工整理的成果一各种监理报告1）现场监理日报表。是现场监理人员根据每天的现场记录加工整理

12、而成的报告。主要包括如下内容:当天的施工内容；当天参加施工的人员（工种、数量、施工单位等）；当天施工用的机械的名称和数量等;当天发现的施工质量问题；当天的施工进度和计划进度的比较，若发生进度拖延，应说明原因；当天天气综合评语；其他说明及应注意的事项等。2）现场监理工程师周报。3）监理工程师月报。是集中反映工程实况和监理工作的重要文件。一般由项目总监理工程师组织编写，每月一次报给业主。监理月报一般包括以下内容：工程进度描述工程进度情况；工程质量用具体的测试数据评价；计量支付；质量事故；工程变更；民事纠纷；合同纠纷；监理工作动态。1.1.7 工程监理信息的贮存和传递1 .工程监理信息的贮存监理信息

13、贮存的主要载体是文件、报告报表、图纸、音像材料等。监理信息的贮存，主要就是将这些材料按不同的类别，进行详细的登录、存放，建立资料归档系统。监理资料归档，一般按以下几类进行：1）一般函件按日期归档。2）监理报告按次序归档。3）计量与支付资料连同其所附资料每月按编号归档。4）合同管理资料按编号归档；现场监理人员为应急发出的书面指令及最终指令应按项目归档。5）图纸按分类编号存放归档。6）技术资料现场监理人员每月汇总上报的现场记录及检验报表按月归档，承包商提供的竣工资料分项归档。7）试验资料监理人员所完成的试验资料分类归档。承包商所报试验资料分类归档。8）工程照片按日期归档。以上资料在归档的同时，要进

14、行登录，建立详细的目录表，以便随时调用查寻。2 .工程监理信息的传递监理信息在传递过程中，形成各种信息流。信息流常有以下几个方面。1）自上而下的信息流：是指由上级管理机构向下级管理机构流动的信息，上级管理机构是信息源，下级管理机构是信息的接受者。它主要是有关政策法规、合同、各种批文、各种计划信息。2）自下而上的信息流：是指由下一级管理机构向上一级管理机构流动的信息，它主要是有关工程项目总目标完成情况的信息，也即投资、进度、质量、合同完成情况的信息。3）内部横向信息流：是指在同一级管理机构之间流动的信息。4）外部环境信息流：是指在工程项目内部与外部环境之间流动的信息。8.1.8工程监理信息系统简

15、介监理管理信息系统一般由投资、进度、质量和安全控制子系统，合同管理、文档管理子系统，组织协调子系统构成。（I）投资控制子系统投资控制子系统应包括项目投资概算、预算、标底、合同价、结算、决算以及成本控制。投资控制子系统的功能应该包括以下几个方面。项目概算、预算、标底的编制和调整。项目概算、预算的对比分析。标底与概算、预算的对比分析。合同价与概算、预算、标底的对比分析。实际投资与概算、预算、合同价的动态比较。项目决算与概算、预算、合同价的对比分析。项目投资变化趋势预测。项目投资的各项数据查询。提供各项投资报表。（2）进度控制子系统进度控制子系统的功能包括以下几个方面。原始数据的录入、修改、查询。网

16、络计划编制与调整。工程实际进度的统计分析。实际进度与计划进度的动态比较。工程进度变化趋势的预测分析。工程进度各类数据查询。提供各种工程进度报表。绘制网络图和横道图。各种工程进度报表。（3）质量控制子系统质量控制子系统的功能包括以下几个方面。设计质量控制相关文件。施工质量控制相关文件。材料质量控制相关资料。设备质量控制相关资料。工程事故的处理资料。质量监理活动档案资料。（4）安全控制子系统安全控制子系统的功能包括以下几个方面。安全生产管理法律、法规。安全生产保证措施。安全生产检查及隐患记录。文明施工、环保相关资料。安全事故的处理资料。安全教育、培训有关资料。（5）合同管理子系统合同管理子系统的功

17、能包括以下几个方面：合同结构模式的提供和选用。合同文件、资料登录、修改、删除、查询和统计。合同执行情况的跟踪及处理过程和管理。为投资控制、进度控制、质量控制、安全控制提供有关数据。涉外合同的外汇折算。国家有关法律、法规、通用合同文本的查询。（6）文档管理子系统文档管理子系统功能应包括以下几个方面。公文的编辑、处理。公文的登录、查询与统计。文件排版、打印。有关标准、决定、指示、通告、通知、会议纪要的存档、查询。来往信件、前期文件处理。（7）组织协调子系统工程建设相关单位查询。协调记录。2 .2工程监理文档管理8 .2.1工程项目文件组成工程项目文件指在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，这些

18、简称工程文件，一般包括以下几部分。工程准备阶段文件。监理文件。施工文件。竣工图。竣工验收文件。8. 2.2工程监理文档资料管理监理工作中档案资料的管理包括两大方面：一方面是对施工单位的资料管理工作进行监督：另一方面是监理机构本身应该进行的资料与档案管理工作。建设工程档案资料分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件，共五大类。1 .归档文件的质量要求。1）归档的工程文件应为原件。2）工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。3）工程文件应采用耐久性强的书写材料。4）工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。

19、5）工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面，图纸宜采用国家标准图幅。6）工程文件的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。7）所有竣工图均应加盖竣工图章。8）利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据，凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变,或变更部分超过图面Ia的应当重新绘制竣工图。不同幅面的工程图纸应统一折叠成A4幅面，图标栏露在外面。2 .工程文件的立卷。1）立卷原则。一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。2）立卷方法。工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件5部

20、分。工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等组卷。监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。竣工图可按单位工程、专业等组卷。竣工验收文件按单位工程、专业等组卷。3）立卷要求。案卷不宜过厚，一般不超过40mm。案卷内不应有重份文件；不同载体的文件一般应分别组卷。4）卷内文件的排列。文字材料按事项、专业顺序排列。图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。5）案卷的编目。6）工程档案的验收与移交。列入城建档案馆（室）档案接收范围的工程，建设单位在组织工程竣工验收前，应提请城建档案管理机

21、构对工程档案进行预验收。建设单位未取得城建档案管理机构出具的认可文件，不得组织工程竣工验收。城建档案管理部门在进行工程档案预验收时，重点验收以下内容。工程档案的齐全、系统、完整。工程档案的内容真实、准确地反映建设工程活动和工程实际状况。工程档案的整理、立卷符合本规范的规定。竣工图绘制方法、图式及规格等符合专业技术要求，图面整洁，盖有竣工图章。文件的形成、来源符合实际，要求单位或个人签章的文件，其签章手续完备。文件材质、幅面、书写、绘图、用墨、托棱等符合要求。7）工程档案的保存。文件保管期限分为永久、长期、短期三种期限。永久是指工程档案帚永久保存。长期是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命。

22、短期是指工程档案保存20年以下。同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应从长。密级分为绝密、机密、秘密3种。同一案卷内有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。2.3监理文件资料管理1.一般规定项目监理机构应建立完善监理文件资料管理制度，设专人管理监理文件资料。项目监理机构应及时、准确、完整地收集、整理、编制、传递监理文件资料。项目监理机构应采用计算机技术进行监理文件资料管理。2 .监理文件资料内容（1）监理文件资料勘察设计文件、建设工程监理合同及其他合同文件；监理规划、监理实施细则；设计交底和图纸会审会议纪要：施工组织设计、（专项）施工方案、应急救援预案、施工进度计划报审文件资料：分包

23、单位资格报审文件资料；施工控制测量成果报验文件资料；总监理工程师任命书、开工令、工程暂停令、复工令、开工/复工报审文件资料；工程材料、设备、构配件报验文件资料；见证取样和平行检验文件资料；工程质量检查报验资料及工程有关验收资料；工程变更、费用索赔及工程延期文件资料；险工程计量、工程款支付文件资料；监理通知、工作联系单与监理报告；口第一次工地会议、监理例会、专题会议等会议纪要；心监理月报、监理日志、旁站记录；M工程质量/生产安全事故处理文件资料；工程质量评估报告及竣工验收监理文件资料；后监理工作总结。(2)监理日志天气和施工环境情况；施工进展情况；监理工作情况(包括旁站、巡视、见证取样、平行检验等情况)；存在的问题及协调解决情况；其他有关事项。(3)监理月报本月工程实施情况；本月监理工作情况；本月施工中存在的问题及处理情况：下月监理工作重点。(4)监理工作总结工程概况；项目监理机构；建设工程监理合同履行情况；监理工作成效；监理工作中发现的问题及其处理情况；说明和建议。3 .监理文件资料归档项目监理机构应及时整理、分类汇总监理文件资料，按规定组卷，形成监理档案。工程监理单位应根据工程特点和有关规定，合理确定监理档案保存期限，并向有关部门移交监理档案。小结：本章考点不多，属基本了解内容。工程文件归档组卷的基本规则需熟悉