制药公司营销采购管理制度.docx

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1、制药公司营销采购管理制度1总则：1.1 目的：为使本公司主辅原材的采购作业有所遵循，根据生产经营需求及时提供适质，适量，适价的主辅原材，特制定本制度。1.2 范围：公司所有主辅原材采购业务中，有关询价、议价、采购等作业,均适用本制度。1.3 物资部及权限的划分1.3.1 3.1公司主辅原材的采购计划、价格、策略等均由采购委员会决议。1.3.2 临时的、紧急的采购，由使用部门提出书面申请，物资部负责询价，呈分管领导及总经理、董事长或董事长授权人签批。1.3.3 物资部采购范围：生产用原材料、辅料（锌锭）、五金备件；固定资产（机器设备、房屋、大额资产）；1. 3.4具体采购业务由物资部负责执行。1

2、.4采购工作基本原则1.4.1采购委员会是公司在主辅原材采购过程中的最高决策机构。1.4.2总经理、董事长或董事长授权人是采购委员会会议决议的最高执行者。1.4.3计划财务部必须对采购业务与采购委员会会议决议是否相符予以充分的反映和监督。1.4.4生产、技术部门以及品质管理部门必须对购入生产原、辅料的质量进行事前、事中、事后全过程的监控。1.4.5物资部必须根据采购委员会的会议精神，多途径，少环节，货比三家，适时，适质，适量，适价保证主辅原材的供给。1.4.6采购委员会会议在营销管理部提出销售计划后2日内召开。1.4.7物资部必须每月底根据预算情况做出差异分析，提交计划财务部，上传至办公文件柜

3、，以供采购委员会查阅。物资部应对供货市场，供应商情况，需购原物料质量、价格、数量、运输、气象资料、主辅原材料库存及耗用情况及时做出分析。1.4.8物资部及时与供应商核对供货数量、应付货款和商务处理等资料。a）截止对货时间：每月25日24：00；b）内容：供货数量、货款差额、货物发票；c）方式：物资部与财务中心对账，物资部与供应商对账，财务中心与供应商对账；d）存档：各单位将各自负责的带有签名或盖章的对账结果书面存档。1.4.9物资部应定期对采购人员进行业务培训和考核，以提高采购人员的业务能力和思想品德水平。1. 4.10主原材采购遵循“定金签订合同分批付款提货或全款提货”原则，辅原材（锌锭除外

4、）采购遵循“货到付款”的原则，严格控制主辅原材预付货款。2采购委员会及其会议制度：2.1 目的：采购管理是任何一个企业都视之为经营是否能步入轨道的重要基础之一。奠定稳定的采购管理工作基础；提高采购管理水平；降低采购成本和储存费用，合理使用资金。2.2 采购委员会的组织及职责2.2.1 公司设立采购委员会，由总经理、董事长，分管副总经理、物资部部长、生产技术部部长，品质管理部部长，计划财务部部长，行政副总经理组成。由总经理、董事长或董事长授权人担任采购委员会主任，物资部部长兼任会议秘书，做会议记录并负责决议案的执行。采购小组各成员分别代表本职能专业为采购决策提交职能意见，对所提交的职能专业意见的

5、可靠性、准确性承担责任。2. 2.2采购委员会职责：a）拟定主辅原材的采购政策并确保政策的适当执行。b）依据本公司的质量标准，确保主辅原材的品质及合理的市场价格。c）审核决定采购的时机、价格、数量及供应商。d）协调、解决影响采购实施的重大问题。2. 2.3采购委员会组织的运行a） 待销售计划出具后二日内召开采购委员会会议。b） 不定期召开采购委员会会议针对采购管理过程中的出现得市场波动或生产经营计划调整等事项处理。c） 会议主持人为采购委员会主任，主任因故不能出席会议时应委托公司其他领导主持。2. 2.4采购委员会的决议程序：决议程序包括一般决议程序和特殊决议程序，一般决议程序采用会议的形式，

6、总经理或董事长授权人根据各委员提交的对信息来源作出决策。在紧急性、特殊性采购的情况下可采取以下方式议决：a）紧急会议决议；b）通过办公自动化系统（OA）议决；c）先使用短信征求意见并决策，然后补上文字确认；d）决策人向参与决策人员提交OA或短信决策方案，规定回复时间，逾期视作默认并后补上文字确认。2. 2.5物资部部长负责会议的召集2.3采购委员会会议的内容及程序2. 3.1物资部部长报告以下情况:a) 上次会议决议事项的执行情况。b) 主辅原材的未到货量。c) 主辅原材的市场行情预测动态，公司应采取的措施。d) 下月主辅原材采购计划(包括数量、价格、供应商)及资金需求计划。e) 物资部外欠货

7、款情况。f) 采购实施中需协调解决的问题。2. 3.2采购委员会成员根据各自部门的职责对原料部报告内容进行评论并做出决定，各部门必须保证评论内容的可实施性和准确性并对自己职责范围内发表的意见应承担责任。3. 3.3会议决议事项由物资部部长记录，当日整理后呈采购委员会主任核准。2. 3.4物资部部长将核准后的会议纪要分送委员会成员，并负责决议案的执行。2.4采购委员会控制要点4. 4.1对采购过程中发生的重大采购事项，必须由采购委员会讨论决定。5. 4.2主辅原材价格应在同地区，同行业中保持较低的水平。2.4.3主辅原材质量必须在同地区，同行业中保持较高的水准。2.4. 4根据产销实际情况，确定

8、每月辅材料的安全库存量，确定需阶段性（季节性）储备原料的合理库存量。2.5. 5主原材采购原则上实行“一单一清”。3供应商管理办法：3.1 供应商的选定及指导3. 1.1物资部建立相对稳定的供应商，并建立客户档案作为日后询议价和供料的参考。4. 1.2为确保货源，根据原材特点寻找两家以上的供应商作为储备或交互采购，以稳定货源、降低价格。5. 1.3选定供应商时，应从其供货能力、信誉度、资金状况、解决纠纷能力及对市场状况把握程度等方面综合考虑，并依此确定是否发展为长期供应商。6. 1.4若供应商为贸易商或代理商时，应调查其信誉及技术服务能力等，凭以作为判断是否为采购对象的依据。7. 1.5积极向

9、供应商宣传公司主辅原材品质标准，并在品质及技术服务上给予必要的帮助，使其交货及时、品质稳定且符合公司的质量标准。3.2 供应商的管理和分类3.2. 1每一笔采购业务，其货物的价格和数量提报相关人员，要进行采购成本分析，提交部长层。1.1. 2.2供应商的分类。根据供应商的信誉状况、货源稳定性（数量、品质）、资金状况、发运能力等方面进行分类，以便合理安排采购计划。1.2. 3对于时常出现交货品质不符合质量标准，交货数量不足，延误交货期，售后服务不良等情况的供应商，应立即通知其改善，如未能改善者，物资部应另行开发新的供应商。1.3. 应商的开发3.3.1物资部应积极调查主辅原材资讯，收集主辅原材市

10、场行情，积极开发新的供应商。3.3.2开发主辅原材新供应商，必要时应到现场调查确认其生产技术及品质水准之后，进行详细评估，决定是否列为供应商。辅原材应取样经生产技术部或使用部门检验分析，提出报告。3.4采购资料及档案管理3.4.1物资部每月汇总到货原材记录，呈报办公会。3.4.2市场行情及时了解分析，价格走势定期分析，供应商信誉等级定期评审，来电来函文件资料及时分类保存。3.4.3公司有关人员如需借阅有关资料、档案，必须经部门负责人同意后，由档案管理人员登记，借阅人员签名后方可。3.4.4有关采购委员会的资料，由部门负责人归类存档保管,借阅需经采购委员会主席同意，并登记后执行。4主辅原材采购管

11、理办法：4.1计划4.1.1主原材料采购计划：原料部根据销售计划提报初步采购计划，由采购委员会会议讨论确定最终采购计划，包括采购数量、到货日期、市场价格、供应商确定。4.1.2辅原材采购计划：原料部根据生产部门提报的需求计划进行比价采购。4.2 信息收集与分析1. 2.1物资部应掌握主要原料产品特性及市场定位，供采购委员会参考以便确定最佳采购时机。4. 2.2物资部须以电话、传真等多种方式，随时向供应商询价，以了解原料市场行情变化情况。5. 2.3物资部将下月所需原物料的数量、价格、可选择供应商等资料汇总后，提供采购委员会讨论、决策。4.3 核准4. 3.1采购委员会根据原料部提供的资料及其它

12、方面的资讯，做出采购决策。资料及咨讯包括各供应商目前生产状况及报价，到货日期，以及市场现货资源情况；目前市场行情分析及后市分析1）生产部长提供现有原材的数量及生产情况，评价采购计划中原材的质量情况（主要为成品率）;2）品主管理部部长评价采购计划中原材的质量情况（主要为成品率）；3）物资部部长提供成品库存数量，分析市场需求情况，按规格建议原材的到货日期及数量；4）物资部部长负责提供目前市场价格、行情分析及后市分析。5）计划财务部经理根据生产成本进行核算，提供采购价格差异分析，对资金需求计划提出合理化建议。4.3.2物资部根据采购委员会的决定，向供应商订货，签订采购合同，实施采购作业。4.3.3物

13、资部须随时注意市场行情变化，如遇价格上涨，则可考虑多进货，如遇价格下跌，则适时要求供应商降价，并及时掌握最新价格。4.4合同4.4.1所有主辅原材采购原则上都必须签订合同，信件和数据电文可以作为合同附件，应注意互相之间时间和内容的一致性。4.4.2签订程序：物资部部长起草合同文本（对方合同版本除外，但必须严格审核条款）并初步审核合同管理员一审核营销管理部审核物资部部长审核分管一副总审核总经理L董事长审核归口部门签订合同（特殊情况由董事长审核后可委托其他人员签订合同）。4.4.3合同签订完毕后，物资部部长必须及时将采购数据录入ERP系统中。4.4.4如市场行情发生变化，合同需更改，须由物资部部长

14、报送各上级领导核准后才可变更，必要时，可临时召集采购委员会讨论决定。4.4.5采购合同内容由当事人约定，应将以下内容明确、清楚、具体写出，不得含糊其辞：1）标的；2）数量;3）质量；4）价格；5）包装;6）交货期限;7）验收地点及办法；8）交货方式及地点；9）付款条件及付款方式；10）保险；11）运输损耗的承担；12）违约责任。物流管理：1 .4.6合同签订后若有异议，应按合同法有关规定处理。4 .4.7交货期控制D合同签定后，物资部必须追踪，督促交货进度。2）物资部根据原料客户发货情况，提前填写“原料到货预报表”送生产技术部、镀锌彩涂车间、营销管理部，以便做好生产经营安排。每月填报“合同履行

15、及付款明细表”。3）每批主辅原材收货结束，营销管理部及车间接货人员必须统计当日到货明细。4. 5异常情况处理1. 5.1主辅原材质量、数量等不符合验收标准时，由品质管理部填写原材异常报告书并当日通知原料部，物资部应及时书面通知供应商处理，并达成质量异议处理协议。4. 5.2生产技术部负责原材质量标准修订和补充草案的起草和提交工作。5. 5.3如采购计划外临时需采购主原材，则须按以下程序办理：使用部门申请一分管副总核准原料部询价T匕价总经理、董事长核准一物资部采购。4. 6货款结算1. 6.1物资部部长根据所订原料的到货期及付款条件，测算资金的使用时间，每周填报“付款计划”报分管领导和总经理及计

16、划财务部审批。4. 6.2每单合同执行完毕后，物资部必须进行对账处理，尽快催促供应商开具货物发票。4. 6.3各付款凭证必须保存完整。4.7付款及报销管理4.7. 1采购人员不得进行付款操作和发票报销操作，须由商务助理进行办理，并且严格执行控股公司相关文件及签批手续，以此监督。4.8. 2货款原则上实行电汇、汇票、承兑等方式。5主辅原材提货和退货管理办法：5.1 主辅原材提货：采购人员及时与供应商联系，确定发货时间，通知物流中心安排提货车辆，提供书面车辆信息，掌握车辆到达时间，通知商务助理接货并提供合同编号。5.2 主辅原材退货：采购人员与供应商联系，由供应商派车提货，并提供书面车辆信息，商务

17、助理核实无误后通知车间装车，并根据有关规定签批放行。6采购物资的验收作业：6.1营销管理部商务助理、车间保管员、品质管理部质检员三人一起验收，商务助理填写到货明细，车间保管员核对到货明细数据是否无误，品质管理部质检员负责进行外观验收和重量抽检（验收标准执行外观验收检查标准）。检验无误后三者在物资到货明细表上签字接收，如有异议由生产技术部质检员签署不合格意见，并及时反馈至物资部进行处理。6.2提供资料：商务助理向车间保管员提供该批货物的订单编号，接货完毕后2小时内车间保管员将到货原材录入ERP系统中，对于无订单采购的不予入库。6.3根据公司质检标准，结合国家标准对生产现场打开包装物后的原材实物进

18、行判定和控制，对于生产过程中出现的质量异常问题，生产技术部应及时通知物资部现场查看并填写原材异常报告书提交原料部，物资部必须严格按照公司基材质量异议处理流程执行。7采购管理制度岗位职责分离表职位职责不相容（分离）的职责物资部业务经理参与供应商的选择会议评论供应商的表现、质量决定供应商考虑采购合同的条款初步编制月采购计划审批计划修改供应商档案文件职位职责不相容（分离）的职责商务助理将采购内容记录于系统中完成订单录入与供应商对账办理货款报销发票与供应商对账修改供应商档案文件审核订单录入信息与实物信息是否相符物资部部长可受托与客户签订采购合同记录订购信息于系统中决定选择供应商修改供应商档案文件审批初步月采购计划，组织采购委员会会议，确定采购计划。品质管理部质检员检验货物质量、重量采购货物部长层批准供应商、数量、价格记录订购信息于系统中与客户签订采购合同修改供应商档案文件统计核算员核对到货明细将到货明细记录于系统中品质管理部参与供应商的选择会议批准采购货物评估供应商的能力事先检验货样及货的质量应付帐款会计员核对原始单据，签字认可批准付款出纳执行结算事宜复核支票开出支票复核员复核支票开出支票计划财务部负责人批准支票开出支票