转变办文观念提高公文质量简.ppt

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1、,转 变 办 文 观 念提 高 公 文 质 量,四川省委党校 四川行政学院2 0 1 0 年 3 月,叶黔达,向朋友们致以亲切问候！,叶黔达 教授四川行政学院原秘书长兼研究生部主任 中共四川省委党校考试与培训中心首席顾问 中国公文写作研究会顾问、中国公文研究所研究员 四川省秘书学会会长兼公文研究专委会主任主要研究方向:公文学、秘书学 公务员考试学 领导科学、公共管理学 通讯地址：（610072）成都市光华村56号 四川行政学院（省委党校）西区 电话：邮箱：博客:四川秘书网“叶黔达d博客”,告白：自我简介,一、新世纪新阶段应该更加重视机关办文工作,服务对象要求更高；工作环境更为复杂；办公工具更为

2、先进；工作观念不断更新；人员变动更为频繁。,机关办文工作与十七大精神的“零距离”,切实改进党的作风，着力加强反腐倡廉建设。坚持全心全意为人民服务，坚持群众路线，真诚倾听群众呼声，真实反映群众愿望，真情关心群众疾苦，多为群众办好事、办实事，做到权为民所用、情为民所系、利为民所谋。以求真务实作风推进各项工作，多干打基础、利长远的事。加强调查研究，改进学风和文风，精简会议和文件，反对形式主义、官僚主义，反对弄虚作假。倡导勤俭节约、勤俭办一切事业，反对奢侈浪费。全党同志特别是领导干部都要讲党性、重品行、作表率。弘扬新风正气，以优良的党风促政风带民风。,办文不适应形势发展需要,认 识 层 面,观 念 层

3、 面,处理层面,写 作 层 面,文 种 层 面,1.认识层面不适应,第一，没有认识到办文工作的重要性，少数机关、单位工作人员公文意识不强。实施领导和管理的重要工具，“三办”（办事、办会、办文）的中介和有形载体；反映单位形象的门面和窗口；体现领导和管理者素质的重要渠道。第二，没有认识到办法的法律地位，没有认识到行政机关公文处理工作是法定行为。第三，个别领导对公文处理工作不够重视、对有关规定不够熟悉。,2.观念层面不适应,从社会层面看：与科学发展、和谐社会、保障民生的执政理念不适应；从行政层面看：与建设法制政府、民主制府、阳光政府、服务政府、廉洁（廉价）政府的行政管理理念不适应；从办文层面看：传统

4、的官本位、权本位与现代社会的民本思想（以人为本）、传统的文牍主义办文思路与现代信息观念不适应。,现代办文新观念,公文环境观 依法行文观 公文写作的系统观 公文写作群体意识观 现代文风观 公文语言“草根”观 公文语言和谐观 公文信息经济观 公文规范观 公文效益观 公文接受心理观,3.公文处理层面不适应,（1）没有集中统一管理公文；（2）公文制发程序不规范；（3）会议文件管理不严格；（4）行文关系不当；（5）缺乏公文处理工作管理规范。,4.公文文种层面不规范,文种误用，如请示与报告、公告与通告、请示与函、批复与函、规章制度类文种（条例等）、计划类文种（规划与计划等）。文种混用，如请示报告、“报送意

5、见的报告”、关于印发江苏省事业单位公开招聘工作人员实施意见的通知 文种使用不当。,5.公文写作层面不适应,调查研究不够，内容缺乏针对性、可操作性，公文网络抄袭成风，千篇一律，缺乏本单位个性；文风不正，假、大、空、套话有一定市场；公文写作体例不规范；公文语言存在诸多问题；公文格式不规范。,二、树立现代办文新观念,树立新的公文环境观 树立依法行文意识 树立公文写作的系统观念 树立新的公文写作群体意识观 树立现代文风观 树立公文语言“草根”观 树立公文语言和谐观 树立公文信息经济观 树立公文规范观 树立新的公文效益观 树立公文接受心理观,（一）树立新的公文环境观,入世（世界眼光）依法治国、依法行政、

6、依法行文（法律眼光）加速推进民主化进程、政务公开（民主眼光）电子政务的实施（现代眼光）办法、国标等新规定出台（规范眼光）“三个代表”、“四观”、构建和谐社会对办文提出了新要求（群众眼光、政治眼光）,（二）强化依法行文意识 取决于 办法的法律地位 公文的性质作用 办文工作的实际 要求 行文主体、文种、内容、制 发程序合法 学法、懂法、守法,（三）树立公文信息经济观,内涵：以最少的信息符号，传达尽可能多的信息内容,言简意赅立足于：时间效率观 信息价值 求简接受心理 有不同层面 宏观：说真 话、实话，不说假话、大话、套话、空话 中观：说短话、写短文，篇无赘句，句无赘字 微观：每个文字、符号都传达实信

7、息，不要空信息,1.说短话，写短文，力求言简意赅。2.注重表达方法的特殊性，力戒浮泛空论。3.恰当运用缩略语。4.恰当运用数字、图表。5.避免同义反复。6.防止语义多余。7.注意格式简明。,（四）树立公文语言“草根”观,认识的逻辑起点科学发展观的本质和核心“以人为本”。树立和落实以人为本的执政理念，关键是关爱人、依靠人、尊重人，把促进人的全面发展作为执政兴国的根本目的。尊重人肯定人的人格、价值、意义和尊严。本质是平等。关爱人关心和爱护他人。依靠人把人民群众作为改革开放和社会主义 现代化建设的基本力量。,“语言是思想的直接现实。”（马克思）“文如其人”，文字和语言可以揭示人们的思想。公文必定要反

8、映一个国家的主流的、占支配地位的思想和文化。公文语言表达的思想也应是高尚的、符合社会总体价值观的。语言现象，从表面上看属于文化的范畴。但政治语言的使用，可以折射出一个国家民主的发达程度。,“官本位”、“权本位”造成公文内容和用语严重错位。,官腔十足、霸腔充斥、黄腔屡出、奴腔频现。,领导机关的公文制发者，要把自己摆在与群众平等的地位上，真心实意地尊重群众，树立、培育起基本的民主精神。我们说的民主精神，就是所提“草根精神”、“草根观念”。公文语言“草根”观，就是要坚持语言平等政策、语言平等观念，赋予公民平等话语权等。,（五）强化公文语言和谐观,建设和谐语言是构建社会主义和谐社会的最基础的工作。,1

9、.为什么强调语言和谐,是人类社会和谐发展的基本条件之一；是语言自身发展的基本要求；是人类交际成功的前提；是语言使用者追求的最高境界；是衡量一个社会是否和谐的试金石。,2.为什么特别强调公文语言和谐,公文信息是信息核心渠道。公文语言体现着执政者的话语主导地位，起着社会导向、示范的作用。公文办文效用、交际目的得以实现，必须考虑接受者的认同感。构建和谐社会关键在党，体现党的领导的公文，必须注重语言和谐，有亲和力。,3.当前公文语言不够和谐的问题,命令式语言、训斥式语言、歧视性语言冷漠式语言、欺诈性语言、伤害性语言嘲笑式语言、含糊式语言、随意式语言夸大性语言、简单化语言、庸俗化语言暴力式语言,4.构建

10、公文和谐语言的关键,公文语言和谐，涉及：使用公文语言的主体 公文语言的社会属性和环境 公文语言的使用规律技巧方法 公文语言的使用效果 其中，最为重要的，是使用公文语言的主体通常是领导机关、领导者。,（六）树立公文规范观念,公文处理工作现代化的需要公文处理工作三化的需要政府管理、行政管理规范化的需要 公文格式规范 公文文种规范 公文处理规范 公文写作规范,（七）树立公文接受心理观,公文作为一定意义上的社会交际和公共关系的一种重要工具和手段，它的作用要得以实现，必然涉及到交际的双方即言者（写作主体）和受者（写作受体）。公文的写作，目的是给对方（即接受对象）看的，写作效益的体现，关键还在于接受对象（

11、即受文对象）对所收到的公文的理解、认可、办理程度和执行情况。因此，写作公文一定要充分考虑读者，注意研究读者（即受文对象、接受对象）的接受心理，以增强文章的针对性、可读性、可受性，增强文章的执行承办效益。,读者的限定性 读者的变化性 公文受文对象的接受心 理，也要受内因外因的驱使 而发生变化“境（心境）随时迁”与“因人而异”,公文接受心理,求真心理求尊心理求近心理求新心理求简心理求知心理求利心理求便心理,三、正确选用文种,（一）公告与通告 相同点：同属周知性文种 写作形式相近 发布形式相同 不同点：适用范围不同,公 告,向国内外宣布重要事项 公布法定事项 人大公告 法院公告,通 告,规定性通告

12、周知性通告 某某市人民政府关于限期拆除违法违章建筑的通告 某某市公交公司关于5路公共汽车绕道运行的通告,通告与通知,通告 主送对象不确指 通知 主送对象确指,会议通知写作,注意接受心理，体现人文关怀设身处地着想，注重细节内容周到，语言周密,通告与启事,通告 法定常用公文;庄重 严肃，郑重其事;无求 于人 启事(兼容性）日常事务文 书；随意随和，简 捷便利；有求于人,启事标题,市林科所招聘启示失物招领启事寻物启事 启事,（二）请示与报告,相同点 都是上行文 都要向上级汇报工作反映情况 都要在正本文头注明签发人,区别点,行文目的 主送机关 行文时间请示 请求批准、逐级、单一 事前 指示（有求于上级

13、）报告 汇报工作 有时可多级、事后 反映情况 多头（无求于上级）,请示与报告（续前）,内容重点 篇幅 处理方式 请示 请示事项 较短 办件报告 情况 稍长 阅件,（三）请示与请求批准函,商洽函 函 询答函 请批函 请求批准函请示 审批函批复,机关单位公文行文制度,行文关系 领导关系 指导关系 平行关系 不相隶属关系行文方式 逐级行文 多级行文 越级行文 直接行文行文方向 上行文 下行文 平行文行文规则,行文规则,1.统一领导、简政放权、归口处理、分级分工负责。2.行文前须对有关问题协调一致。3.同级机关可以联合行文。4.行文要精简。5.贯彻党政分工的原则。,正确认识行文制度，涉及行政管理理念的

14、转变由人治到法治由单纯管理到既重管理更重服务由以“文”为本到以人为本,请示 上行文 有领导指导 请求批准、尊敬 批复 关系的上级 指示,函 平行文 平行、不相 请求批准 互相 复函 属职能机关 职能事项 尊重（审批函）,类型 主送机关 内容范围 行文语气 办复方式,请求批准函,批复与审批函,类型 主送对象 角度批复 下行文 下级 在上 函 平行文 平级、不 平等 相隶属 审批函,请示与函的标题,劳教所关于请求增拨办公经费的请示市林业局关于请求增拨办公经费的函市民政局关于请求批准录用公务员的函市人事局关于批准录用公务员的复函,正文的写作,请示缘由 实事求是,简明扼要请示事项 一文一事，具体明确,

15、切实 可行,语言得体“拟”与“决定”“批准”与“同意”结语 语气得体,（四）规章和管理规章,注意 法规、规章与管理规章 的区别条例 只能用于法规和党的中央 机关,守则 一定范围群体；倡禁结合；内容涉及面宽；通俗短句；篇幅短 规则 一定范围工作、部门、场 合；正面为主；内容有限 度范围；长短句；篇幅稍 长,制度 自上而下行政行为；行政 效力；长短句；篇幅稍长 公约 自下而上群体行为；社会 道德约束力；通俗短句；篇幅短,四、公文写作中应该注意的几个问题,（一）公文标题的正确使用 1.公文式标题规范构成及省略省人民政府 关于下达全省最低工资标准的 通知 发文机关 事 由 文种,通知 通告会议通知 停

16、气通告涉及标题信息模糊与确指,2.“关于”的用法,市林业局 按时足额发放 退休职工工资的通知 动 宾 主 谓 偏 正 市林业局 关于 按时足额发放 退休职工工资的通知 动 宾 介 宾 偏 正 偏 正,“关于”的作用,关涉 隔离 领起支配关系从属关系,3.转发公文的标题,批转 上转下转发 转上级 转平级 转不相隶属 颁发 发布 印发,4.标点符号使用,书名号使用 只用于批转、转发、发布、印发法规、规章和管理规章 标题中不用:;?!。等标点符号()“”的使用,5.标印格式,一行题四行文（醒目、大方、亮行）,6.力求题目明旨,公文题目的两种作用：提示内容范围 揭示文章主旨关于产品质量检查工作的通知关

17、于加强产品质量检查工作的通知,公文题目的三种形式,四项式标题 新闻式标题 单行标题 双行标题公文式标题,（二）主送机关（单位）或者称谓,专指性要强 用规范全称、简称、统称 一般不送领导者个人 一般要逐级行文,标注形式 正文前 抄送前,中共四川省委 四川省人民政府 批转省计划生育领导小组关于 进一步加强计划生育工作意见的通知 各市、州、县委,各市、州、县人民政府,省级 各部门：,（三）抄送机关（单位）,控制抄送范围需要执行或知晓公 文的其他机关、单位不抄送本单位、不标“存档2份”一般不抄送领导者个人一律用抄送标印方式,（四）正文,1.层次结构序数 一、（一）1.（1）一、（一）1.（1）,尤其要

18、注意,2.引用公文,先引标题，后引发文字号。你所化材所发200578号文收悉。你所7月5日请示收悉。你所关于调整所属有关机构的请示收悉。你所关于调整所属有关机构的请示（化材所发200538号）收悉。根据四川省人民政府关于进一步加强知识产权工作的意见（川府发200539号）的规定 根据四川省人民政府川府发200539号 文的规定 根据四川省人民政府关于进一步加强知识产权工作的意见的规定,3.数字、计量单位,_ 数据要准确 _ 表述要正确、科学 _ 定性分析和定量分析结合 _ 书写正确 怎样做到表述正确、科学 倍数、番数的使用 数字增减的表达 确数、约数（概数）的表达 以上、以下、以内、以外的使用

19、,4.简称和缩略语,缩略语 数概 两个文明 五讲四美三热爱 三个代表 四观（原词概括）四项基本原则（原义概括）节缩 中共中央 中办、国办 简称 渝 蓉 蜀 简代 严打 扶贫 反腐倡廉 简缩濒管办“六抓”“四结合”3个面向 突出一个中心，抓住一个重点，实现一个目标,（四）附件,注意标识位置；注意附件装订方式。,（五）发文机关和印章（六）成文日期,成文日期,确定方式：一般文件：签发日期 联合行文 会议文件 电报标注方式：党内文件 2007年7月27日 政府文件 二七年七月二十七日,（七）签发人,作用标注范围标注方式 单一行文 联合行文,（七）附注,（八）力求主旨突出,1.正确使用标题（1）从标题作

20、用看标题形式的选择 提示文章内容范围 揭示文章中心,2.确立主旨句,（1）主旨构成及要求 构成：写作目的意图 文章中心意思 要求：正确、鲜明、集中,（2）显示主旨句的主要方法,主旨句直接表现主旨的句子，一 般以论点句的形式出现。它力求准确、鲜明、深刻、简练。,主要方法,（1）题目明旨（2）开门见山（3）篇末点题 篇末作结，一语破的 前提后点，首尾呼应（4）片言居要（5）一线贯通,3.正确使用主题词,（1）标注范围 存档利用价值（2）拟定使用统一的主题词表（3）标注步骤,主题分析,根据公文内容，参考标题，确定公文主题概念（中心意思）从公文本身和利用者的角度着眼,查表选词,从自然标引转化为规范标引

21、，以受控标引为主 专指性最强的主题词语 一般35个词语 上行文按上级主题词表标注,主题著录,涵义从大到小，从类别词到类属词；词语之间无语法关系 从内容到形式 专人审核,（九）务使观点鲜明,1.观点必须正确（1）依法行文（2）符合领导班子意志、意愿（3）符合群众利益，经得起实践检验,2.恰当运用条、层首句（小标题）,（1）作用 提示条文内容范围 揭示条文内容中心（条旨句）（2）尽量采用条旨句（3）紧扣标题，围绕主旨；严谨有序；协调概括,3.文中注意强调观点,在公文中，为了表明自己的立场、主张、看法，使观点更为鲜明，也为了引起听众的注意，必要时要注意强调观点。通常使用 层前总提语 层后总括语 文中

22、强调语,4.注意观点的层次性，深刻提炼观点,1.在质量管理工作方面 2.加强了质量管理 3.加强质量管理是取得成绩的重要保证 4.提高效益必须加强质量管理 5.提高全员质量管理意识，加强质量管理，是企业生存发展的重要条件 6.树立群体质量意识，做到“五抓”，才能增强 企业竞争优势,（十）内容要充实、恰当、得体,1.恰当选用材料 选材的要求：真实 切题 典型 新颖,（1）真实,“常见病”凭空编造，合理想象 道听途说，以讹传讹 移花接木，任意拔高 以偏概全，一叶障目 片面绝对，自相矛盾 引据失实，数据失真,（2）切题,用观点统率材料 用材料说明观点,（3）典型,善于选择典型 优型 劣型 转化型 平

23、均水平型,（4）新颖,注意选材角度,选择点面材料说明观点选择对比材料说明观点选择正反材料说明观点选择现实材料和历史材料说明观点选择定性材料和定量材料说明观点,2.精心处理材料,（1）概括材料，以少胜多 概括化、系统化、条理化,（2）浓缩材料，去粗取精,撮要概述，变详为略叙述性材料 留主干，抓要点，清线索，剔细节，简要交代概貌和实质，多用略述、概述说明性材料 直接说明，力求简明、通俗数字材料 综合分析，统计比较理论材料 深层归纳概括；省略论证推理过 程，直陈观点,（3）截取材料，删繁就简,四看：看材料与主旨、观点的关系 看材料在文章中的地位作用 主、新、异 看材料本身的构成 看读者接收程度,注意,不断章取义曲解原意 与上下文衔接过渡 表述角度一致,总之,求真不求全 求精不求细 求直不求曲,3.合理安排材料,（1）先亮观点，后举材料（2）先列材料，后摆观点（3）边列材料，边摆观点 关键观点与材料一致,4.注意材料的质与量,（1）克服两种倾向：材料过多不精要、典型；材料过少内容单薄（2）使用材料的三个结合：定性与定量、点与面、纵比与横比（3）注意材料的代表性，善于选型（4）注意材料的深刻性,谢 谢 大 家!,