职业公文写作能力提升培训.ppt

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1、,职业公文写作能力提升培训,广西经济管理干部学院 邱宗国 2011年5月,课程介绍,课程背景：在电子化時代，我们在企业内部大量用Email、文件、企划案、PPT作为沟通的媒介，当文字沟通的机会逐渐大于其他形态沟通之时，出色的写作能力已经成为职业人士一项必备的能力要求。写作，简单地說，就是用文字把心中的話说清楚、让人看得明白。但对许多职业人士来说，这却是一件“上刀山、下油锅”的苦刑。,目 录,公文写作的四道关,10种常用文书的写作,公文管理的基本规范,看文面：规范、和谐看内容：言有物、言有序看表达：语言规范,让人愿意看让人容易看让人看得懂,我们需要：标准、规范，具有泓和品质的公文,掌握阅读者的思

2、维习惯,遵照阅读者的思维习惯，做到,职业公文写作勇闯四关,格式关,文种关,层次关,语言关,公文写作闯四关,选择恰当文种,合理安排结构,遵守公文格式,掌握语言特点,文件头或眉首,文件主体,文件尾或版记,第一关：格式关,常见的三大格式问题格式不统一格式不规范版面不和谐,007,机密一年 急 件,统一行文格式,遵守公文格式,下行文格式上行文格式信函式格式会议纪要式,规范公文格式,庄重醒目的发文机关标识发文字号规范标注法知晓秘密等级的标注慎重标注紧急程度用来区别文件个体的份数序号发文必有及上行文必标的签发人,公文标题的三项式及其省略式主送机关标注要点附件与附件说明的关系成文日期的确定原则加盖印章必须遵

3、循的规则附注的两种内容,主题词的标引思路确定与标注抄送机关的方法印发机关与印发日期的标注,文件头或眉首,文件主体,文件尾或版记,美化公文版式,文件标题字体用宋体二号；正文字体用仿宋三号；正文行间距用固定值28磅。公文标题文字力求准确、简要，除法规、规章名称和被批转、印发文件的标题加书名号外，公文标题中间一般不用标点符号；批转、转发公文，标题应避免使用重复用语和相同的公文种类。结构层次序数：第一层为“一、”、第二层为“（一）”、第三层为“”、第四层为“（1）”。引用公文，先引标题，后引发文字号，前者加书名号，后者加圆括号。如“根据.关于.（泓和规字20102号）”的引用。公文首页必须显示正文禁标

4、“此页无正文”,公司要发文宣布某部门的经理任免事宜公司要向下属各单位下发财务中心制定的资金审批制度公司要发文表彰在公司成立十周年征文大赛活动中，获奖的个人和集体。为联系公司员工职业化写作能力培训一事，公司拟发向经干院行管系发文，商谈有关事宜。,想一想：以下情形发什么文？,第二关：定位关,文心雕龙-“章以谢恩，奏以按劾，表以陈情，议以执异”,文种错用、乱用：表彰、批评决定、通知；批转、转发、印发通知；请批函与请示批复等文种自创：关于的请示报告；关于申请；关于的制度；关于的要求请示、报告混用：,文种不对，导致报告到领导办公室后，遭遇“冷板凳”请示一般一文一事，一个主送机关,常见文种错误,决定：适用

5、于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤消下级机关不适当的决定事项。通告：适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项，一般用于登报。通知：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。通报：适用于表彰先进、批评错误，传达重要精神或者情况。函：适用于平级、不相隶属机关或单位之间互相商洽工作、询问和答复问题。,发什么文:选择适当文种,报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见和建议，答复上级机关的询问。请示：适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见和建议，答复上级机关的询问。关于订购客

6、服部工作服的请示 批复：适用于答复下级机关的请示事项。要引用请示的文件标题和文号。关于订购客服部工作服的批复 意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。,“五要素三部分”的结构模式 1五要素：依据公文制作的原由、背景、政策、理论、法规等；目的公文达到什么意图；文种承启语以文种为动词的过渡性语言；事项公文的具体内容，是公文的重点；要求提出希望、要求。2三个部分：前言；主体；结尾。,第三关：层次关,注意开头：勿戴高帽,设计文眼：标题三戒,安排结尾：勿穿长靴,大家一起来改改,函胜利玩具厂：贵厂女工孙红与鄙厂宣传干事李四，是一对恩爱伴侣，两人苦于相隔两地、

7、鸳鸯分飞。双方感情受煎熬不说，还加重了家庭的负担，年迈双亲随女方，缺人照料而苦不堪言，幼弱女儿随男方，缺少母爱而目不忍睹。这实在是现代生活的一幕悲剧！鉴于以上实际情况双方都曾多次提出，希望把两人调在一起，结束这种牛郎织女的生活，以使一家团聚，合家欢乐。我们是社会主义国家，工人是国家的主人，工人的疾苦就是我们的疾苦。从革命人道主义出发，我们决定同意李四调往贵厂，或请你们同意孙红调往鄙厂。两者任选其一，你们意下如何？向阳帆布厂2008年10月29日,第四关：语言关,1、语言特点：“一字入公文，九牛拔不出”准确：不夸张，客观反映，注意公文模糊语言、古词语、流行语的使用质朴：绝少雕饰，少用描写和抒情的

8、手法简明：朱元璋痛打茹太素故事的启示2.公文术语：称谓语。“我院”、“该单位”、“贵局”起首语。“鉴于”、“兹决定”引述语。“遵照”、“收悉”。经办语。“经研究决定”强调语。“务必”、“为盼”期请语。“以期”、“希予支持”、“望即”、“拟请”允辞语。“可否”、“准予照办”、“歉难同意”结束语。“特此函告”、“特此通知”、“专此报告”、“妥否，请批示。”,公文需要什么样的语言？,上行文,平行文,下行文,请求语气,严肃庄重,但不盛气凌人,谦虚语气,注意行文语气,目 录,公文写作的四道关,10种常用文书的写作,公文管理的基本规范,通知概述,通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公

9、文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。,通知的特点：广泛性和频繁性、时效性和知照性、指示性和执行性。,通知的种类：转文性通知、传达通知、任免通知,周知公务信息：通知的写作,大家一起来评评,材料1：宏远公司关于举办“庆祝公司成立二十周年”征文大赛的通知材料2：关于泓和公司十周年庆典征文大赛的通知材料3：关于武鸣明秀园2号专家楼维修的通知材料4：关于开展内部竞聘的通知,常见的写作毛病：标题事由概括不清晰正文必须写得不严密，通知事项应当写得模糊，不清楚，无法指导开展工作。,传达通知写作要点,标题要准确，使一目了然，便于阅读理解和公文处理，提高办事效率；要准确及时，正文必

10、须写得切实可行，事项应当写得明确具体、层次清楚周密。无论你要说什么、写什么，都力求一击必中。什么叫把一件工作写清楚了？是因为你比别人更清楚。通知语气要庄重、严肃。,通知概述,写作要点,写作模板,XXX批转（转发、印发）关于XXXX的意见（通报、通知等）的通知XXX、XXX：XXX关于XXX的意见XXXX年X月X日(X发XXXXXX号)已经XXX同意，现转发给你们，请认真遵照执行。XXX工作涉及面广、政策性强，XXX对XXX（单位）XXX（事项）要给予支持和配合，对XX过程中发现的问题要按XX有关规定妥善处理，以促进XXX（事情）安全、有效地进行 XXXXXXX 二一年X月X日,标 题,主送机关

11、,通知缘由,评价意义,转文通知写作要点,关于召开XXXX会议的通知XXXX：为了XXXXX，根据XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX，现将有关事项通知如下：一、会议内容：XXXX。二、会议时间：XXXX。三、会议地点：XXXX。四、参会人员：XXXX。五、其它事项：XXXX（讲话、稿子份数等）。特此通知 XXXXXXX（章）二一年X月X日,标 题,主送机关,通知缘由,与会事项（基本五大板块）,固定结语,日期,公章,会议通知写作要点,通报概述,适用范围：用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。,通报的特点：典型性（要精心选择和利用典型人物、事件或情况）；时效性（有通知和报导的新闻功能）

12、；教育指导性（具有指导下级的教育作用和意义）。,通报的种类：表彰通报；批评通报；情况通报,传达信息情况：通报写作,大家一起来评评,材料1：关于半岛康城黄坡、周斌宗、巫家奕、罗露娟的通报表扬 材料2：修改病文,XXX关于XXXX的通报XXXX：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX（摆事实）XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX（作评价）XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX（发号召，提要求）特此通报,通报写作三难：,XXX关于XXXX的通报XXXX：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX（摆事实）XXXXXXXXXXX（作评价）XXXXXXXXX

13、X（发号召，提要求）特此通报 XXXXXXX（章）二 XX年月日,标 题,主送机关,通报内容,结 束 语,公章,签署日期,表彰、批评通报写作要点,公司关于刘、罗在单位内斗殴的通报公司所属各单位：刘二与罗三是公司职工的职工。10月6日下午上班不久，工会干事刘二推着自行车闯进房管科小院，科长罗三只见他到科长室门前，把自行车往窗台下面一摔，气呼呼走进屋来，问罗：“分房为什么没我？”罗说：“这是分房领导小组集体研究的考虑到你”，没等罗说完，刘突然以辱骂打断罗的回答：“少放屁，完全是你搞的鬼，你妈拉X，少来这一套。”罗听后表现得很不冷静，也口吐脏字：“你妈拉X的！”这时刘随手从茶几上抄起一暖瓶，朝罗泼去

14、，想用热水烫对方，幸好瓶中无水，加之刘用力过猛，结果暖瓶飞向罗的头部，罗一见不好，往左边一闪，暖瓶正好砸在办公桌的玻璃板上，只听见“啪”的一声，碎片溅满办公室，这时罗也顺手抄起桌上的算盘朝刘的头部砸去，说时迟，那时快，刘一猫腰朝罗的肚子顶去，算盘正好打在刘的屁股上双方经过激烈激战，各有损伤。为此，公司领导决定给予这两位同志纪律处分并扣发当月岗位津贴。特此通报。,案例训练：修改病文,报告概述,适用范围：报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。,报告的特点：汇报性陈述性,通报的种类：工作报告情况报告 答复报告,报告的写作,大家一起来评评,材料1：关于半岛旺角电表间电源线的情况报

15、告材料2:关于博白泓和旺角项目启用明源软件的建议报告材料3：关于工程款支付申请报告材料4：省商务厅关于电力建设公司印度项目有关情况的报告,常见的写作毛病：文种错用：请示与报告、请示与请批函报告夹带请示事项正文概括不精炼、陈述不清楚，语言表达不符合汇报要求。,报告写作要点,通报概述,写作要点,写作模板,*要如实报告,*要及时报告,*要清晰简明,*要直陈其事,*不要夹带请示事项,报告的基本格式汇报工作报告：反映情况报告：原委、经过、结果、性质表述清楚答复询问报告：问什么，答什么,通报概述,写作要点,写作模板,写作模板,XXXX关于XXXX的报告XXXX：XXXXXXX，XXXXXXXXXXXXXX

16、X，现将XX情况报告如下：一、做法。二、成效经验或教训。三、打算或应对措施。特此报告 XXXXX（章）二 二年X月X日,标 题,主送机关,情况概述,报告事项（原则三大部分）,固定用语,公章日期,写作模板：汇报工作报告,请示概述,适用范围：适用于向上级机关请求指示、批准。如：遇到新问题，无执行依据；遇有困难，无力解决；超越职权范围，无权决定；意见分歧，难于工作等,坚持“一文一事”原则,不要“多头请示”,不要越级请示,请示的行文规则,请示的特点：请求性、单一性、事前行文,XXX关于XXX的请示*XXXX：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX（请示理由）XXXXXXXXXXXXXXXXXXX

17、XXX（请示事项）妥否，请批示附件：XXXXXX XXXXX二 XX年X月X日,理由要充分,事项要明确,结语要得体,大家一起来评评,材料1：关于成立公司气排球协会的请示材料2:关于购买和使用下乡宣传车的请示材料3：关于武鸣九个半岛一期项目现场苗木迁移的请示材料4：关于招聘收款员的请示材料5：关于配置业务用车的请示,常见的写作毛病：文种错用：请示与报告、请示与请批函理由说明不充分请示事项不明确请示用于不得体,请示写作要点,通报概述,写作要点,写作模板,请示的基本格式,请示理由要充分,请示的事项要明确,请示用语要得体,关于解决公司食堂用车的请示报告公司领导：我职工食堂原有一辆专用于职工食堂购物的机

18、动三轮车，因使用多年经常出毛病，维修多次花了不少钱还是不能正常使用，又因缺少零配件而难以彻底修好，准备报废处理。我公司离城5公里，要是没有车，百余职工的一日三餐将难以保证。这样一来，问题就大了。民以食为天职工们总不能空着肚子上班呀！可见，一辆车对我食堂工作的关系是多么大！这也足以说明，食堂无车不行！因此，我们要求领导帮助解决一辆新车。考虑到三轮车已不能满足食堂工作需要，最好能考虑解决一台微型客货两用车。据了解，这种车只需大约八、九万元，请你们赶快拨款，以便购买使用。拜托了，不胜感激。此致敬礼 后勤服务中心 2OOX年月日,指出下面这份公文的毛病并加以修改,关于拨款购买食堂用车的请示公司领导：我

19、职工食堂原有一辆购物用的机动三轮车，因多年使用，故障颇多，已近报废。我公司离城较远，如缺少食堂用车，将严重影响百余职工的生活。为满足食堂购物之需，急需添置一辆微型客货两用车，所需购车款合计8.8万元，恳请公司给予拨款购买。妥否，请批示 后勤服务中心 二OOX年X月X日,批复概述,适用范围：适用于答复下级机关请示事项。,批复写作的注意事项,明确答复，态度鲜明,字斟句酌，措词严密,XXXX关于XXXX的批复XXXX：你局XXXX年X月X日关于XX请示（X字200210）收悉。经研究现批复如下：一.XXXXXXXXXXXX。二.XXXXXXXXXXX。特此批复XXXXXXX二 二年X月X日,引述来文

20、,批复事项,结语要得体,写作模板：批复,函概述：公文轻骑兵,适用范围：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请示批准和答复审批事项。,函的类型商洽函；问答函；请批、批答函。,函的特点,使用的广泛性；写法的简便、轻捷、灵活；篇幅的短小精悍。,函写作注意事项,要准确地使用公函这一文种；坚持公文要“一文一事”的原则，做到一函一事；内容要简明扼要；语言要规范得体：文明礼貌，多用谦语敬语。使用信函公文格式,材料1：关于使用香格里拉出口空地停车的函材料2：关于支付半岛旺角前期物业服务费用的函材料3：关于“武鸣项目”购买摩托车函,XXXX关于XXXX的函XXXX：XXXXXXXXXXXXXXXXX

21、XXXXX（去函原因）。XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX（去函事项）。盼予函复XXXXXXXX 二 XX年X月X日,XXXX关于XXXX的复函XXXX：你局X年X月X日关于XXX的函(XX字200110号)收悉，现答复如下：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX（复函意见）。特此函复 XXXXXXXX 二 XX年X月X日,写作模板：函,综合性文书的写作,会议纪要：记载、传达会议情况和议定事项的公文工作计划：是预先拟定的一定时期的工作内容、步骤和方法工作总结：对已经完成的一定时期的工作所作的回顾和分析述职报告：领导者或负有一定职责的工作者对自己所做工作的总结和陈述,QUEST

22、ION 1:需要写哪些综合性文书?,内容,逻辑,语气,内容,QUESTION 2:怎么写？,标题与小标题连接词的运用：除了、还/此外/特别值得一提的是/而且/同时/在的基础上，公司还序号使用：一、二、三/（一）（二）（三）/1、2、3）首先，其次，最后；一方面，另一方面段与段、句与句之间的过渡要十分注意归纳的重要性,之一:逻辑,会议纪要：,之二:内容,标题成文日期正文 概述式 条款式 发言式会议概况 会议听取了 一、XXXX 会议听取了 会议讨论了 会议讨论了 会议讨论了 会议认为 二、XXXXX XX同志指出 会议指出 会议认为 XX同志强调 会议通过了 三、XXXXX 会议一致认为 会议决

23、定 会议决定 会议同意会议事项 会议呼吁 会议希望 会议号召 会议号召,述职报告:个人述职报告本人履职情况主要存在问题下阶段工作设想避免将述职报告写成工作总结计划总结：2010年度工作总结及2011年工作计划总结：整体发展情况、具体工作情况、存在的突出问题和矛盾，总结中要能看得到未来。计划：目标、措施、步骤。计划中要能看得到行动。,之三：语法,语言简炼：尽可能用短句，不用长句符合说者和听者的语言习惯语法准确：句式的完整（主、谓、宾）描述严谨：可能、应该是（X）修辞精美：必要的排比、引用或比喻,之四：语气,根据对象的不同语气不同对上：尊重与谦卑 对下：严肃又不失亲和力 对同级：有礼还要有节根据场

24、合的不同语气不同正式的大型会议座谈式会议根据发言风格不同语气不同发言风格比较正式发言风格比较随意：口语化,注意总体篇幅长短、段落长短和文字格式长短的重要性，各类文件材料的适宜长短？文字格式适当使用辅助工具：PPT图表（数据形象化）、相片（现场感）视频这些都将为你的材料和发言加分,综合材料的美容工程,目 录,公文写作的四道关,10种常用文书的写作,公文管理的基本规范,发文处理简易流程,拟稿,核稿,会签,签发,分发、归档,收文处理简易流程,签收登记,拟办意见,领导批示,分办、传阅,具体承办,督查催办,注结归档,与大家分享:“职业写手”的几点体会,练就“通才素质”,勤学习：“知人之先、晓人之全、见人

25、之深”学习文字表达、经济理论、专业知识学习PPT、PHOTOSHOP等辅助工具勤收集：“巧妇难为无米之炊”收集各类专业报表、数据和报告收集各级领导在各种场合的讲话稿、上级公司的各级会议材料收集报纸、杂志的相关消息和文章、政府工作报告,勤思考：“学而不思则罔，思而不学而殆。”-敏事善思：敏于思考和领会上级的大政方针、上级文件及领导讲话中的新提法、新观点-换位思考：学会换位思考，提高思维层次勤笔耕：“常看胸中有本，常写笔下生花”留心写作：认真研读好文章，不但领会其“神”，还要留意其“形”。反复揣摩：对自己的文稿经常回顾、分析和总结，尤其是对领导改过的稿子要反复揣摩、反复思考。,文字工作的“三言”,

26、言之有物：掌握第一手材料和最新资讯，有的放矢切中要害。言之有序：讲究逻辑关系，条理清楚，纲举目张，让人印象深刻，过目不忘。言之有味：有独特的观点，高屋建瓴，一针见血，入木三分。,职业化的写作能力，是个人的一大基础能力，也是个人的形象工程与职业化写作能力息息相关的是，文字基础能力、信息捕捉能力、逻辑思维能力和总结归纳能力。文字基础能力、信息捕捉能力的提升也许并非一日之功，但逻辑思维和总结归纳能力的提升是有方法的，而且这两项能力的有效养成，对每个人而言，都将是受益终身的。,今天的课程，告诉各位学员的其实不是写作本身，更多的是关于写作方法的掌握和逻辑思维的培养，希望这一天能起到抛砖引玉的作用，能启发思维，并对各位今后的工作和人生有所裨益。,谢谢！,