电子表格处理软件Excel.ppt

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1、3.2 电子表格处理软件Excel,3.2.1 Excel的工作环境3.2.2 工作簿及工作表的基本操作3.2.3 编辑工作表3.2.4 利用公式统计计算3.2.5 工作表的格式化3.2.6 数据的图表化3.2.7 数据管理与数据分析,Excel的启动执行【开始】【所有程序】【Microsoft Office】【Microsoft Office Excel 2003】双击Excel的快捷方式图标打开Excel文档,3.2.1 Excel的工作环境,包含标题栏、菜单栏、工具栏、编辑区、滚动条、状态栏等,Excel的窗口,Excel的窗口,包含编辑栏和工作表编辑区 编辑栏,工作表编辑区,工作簿、工

2、作表和单元格,工作簿：以“.xls”为扩展名、用于保存和处理数据的文件称为工作簿。在工作簿内包含有工作表和图表。可有多个工作表，默认有3张工作表，最多可有256张工作表。工作表：工作表由若干行和若干列组成，一张Excel工作表最多可有256列，65536行。单元格：工作表的行与列交叉部分，是表格的最小单位。用列行进行标识：E6表示E列第六行。,新建工作簿新建、打开、保存、另存、关闭工作簿的操作与Word中Word文档（“.doc”文件）相应操作的方法类似。,3.2.2 工作簿及工作表的基本操作,选定工作表,选定单张工作表单击相应的工作表标签。单击工作表标签左侧的标签滚动按钮，可显示所需的工作表

3、标签。选定多张工作表选定连续的多张工作表，先单击要选定的第一张工作表标签，再按住【Shift】键单击要选定的最后一张工作表标签。选定不连续的多张工作表，先单击第一张要选定的工作表标签，再按住【Ctrl】键依次单击要选定的其余各张工作表标签。选定当前工作簿中的所有工作表右击工作表标签，执行【选定全部工作表】命令。,3.重命名工作表,右击要重命名的工作表标签，执行快捷菜单中的【重命名】命令或选定要重命名的工作表，执行【格式】【工作表】【重命名】命令或双击要重命名的工作表标签输入新的工作表名，按【Enter】键。,插入工作表右击工作表标签，执行快捷菜单中的【插入】命令，弹出“插入”对话框，单击“工作

4、表”图标，再单击“确定”按钮执行【插入】【工作表】命令,4.插入/删除工作表,删除工作表选定要删除的工作表，执行【编辑】【删除工作表】命令右击工作表标签，执行快捷菜单【删除】命令注意：被删除工作表中的数据将被永久删除,方法1：右击要移动或复制的工作表标签，执行快捷菜单中的【移动或复制工作表】命令,5.移动或复制工作表,方法2：在同一工作簿中移动工作表，可拖动工作表标签到指定位置后释放；在同一工作簿中复制工作表，按住Ctrl键拖动工作表标签。,3.2.3 编辑工作表,1.选定单元格,2.输入数据,输入文本：输入纯数字形式的文本，有三种方法：前导加单引号：038011前导加等号，并用双引号括起来：

5、=“038011”先将单元格格式设置为“文本”型，再直接输入输入日期：用“”或“”分隔年、月、日。例如：2010/11/8或2010-11-8输入时间：顺序为时、分、秒，中间用冒号隔开。,输入分数：先输入一个0及一个空格，再输入分数。文本型数据默认左对齐，其他类型数据右对齐。数据的显示：列宽不够时显示#，此时可调整列宽。,当一组相邻的数据满足某种数学关系或具有某种对应关系时，便可使用“填充”方法输入数据。自动填充可以使用填充柄或填充序列两种方法。,3.填充数据,使用填充柄：在首单元格中输入常数或公式，横向或纵向拖动填充柄。适用于以下几种情况：数字格式时，直接拖动，数值不变；按住Ctrl键拖动，

6、生成步长为1的等差序列。,字符格式时，直接拖动，生成步长为1的等差序列；按住Ctrl键拖动，数据不变。日期格式时，直接拖动，生成“日”步长为1的等差序列；按住Ctrl键拖动，数据不变。直接拖动公式，自动填充与首单元格相应的公式。对于步长不是1的序列，也可以使用填充柄自动填充。方法是：先在相邻两个单元格中输入数据，然后选定并拖动其填充柄。,使用填充序列对于关联较复杂的等差、等比和日期序列，可使用“填充序列”命令来实现。具体方法：在首单元格输入数据 选定首单元格及填充区域“编辑”“填充”“序列”。,4.输入数据,修改数据双击单元格，修改数据。选定单元格单击编辑栏，修改数据。输入相同的数据选定要设置

7、相同内容的单元格，输入内容，按组合键【Ctrl+Enter】。使用复制、粘贴功能。,5.利用其它工作表中的数据,例 将素材库中的“补充数据.xls”工作簿中“工资表补充”工作表的数据复制到“职工工资表”工作表尾部。,6.其它基本操作,清除单元格数据清除是有选择地对内容、格式等进行清除，单元格保留。删除是将内容和单元格一起删除。方法：选定单元格编辑清除选择清除项目。选定单元格按Del键。此方法相当于清除“内容”。,插入行（列）：执行【插入】【行】|【列】命令，则在选定行的上方插入空行，选定列的左侧插入空列。插入单元格：执行【插入】【单元格】命令，在“插入”对话框中设置。删除行、列、单元格：选定要

8、删除的行、列、单元格，执行【编辑】【删除】命令。选择性粘贴：选定单元格 复制 单击目标位置【编辑】选择性粘贴,3.2.4 利用公式统计计算,1.公式的输入及应用公式必须以“=”开头，可由常数、单元格引用、运算符、函数、括号等组成。公式中的运算符：算术运算符：+、-、*、/、%等。关系运算符：=、。文本运算符：可以将一个或多个文本连接为一个组合文本值。例如：=“Micro”“soft”将产生“Microsoft”。,引用运算符：冒号(区域运算符)即对两个引用之间，包括两个引用在内的所有单元格进行引用，如 A3:A7逗号(联合引用运算符)：将多个引用合并为一个引用，如 SUM(B5:B10,D5:

9、D10)空格是交叉运算符：产生对同时隶属于两个引用的单元格区域的引用。如SUM(B5:B15 A7:D7)，即对B7进行引用。,概念：相对引用：公式中引用的单元格地址在公式复制、移动时自行调整绝对引用：公式中引用的单元格地址在公式复制、移动时不会改变表示：相对引用：列坐标行坐标例 B6,A4,C5:F8绝对引用：$列坐标$行坐标例$B$6,$A$4,$C$5:$F$8 混合引用：列坐标$行坐标 例 B$6,A$4,C$5:F$8$列坐标行坐标 例$B6,$A4,$C5:$F8,单元格引用,2.在公式中使用函数,Excel提供的函数包括财务、日期与时间、数学与三角、统计、查找与引用、数据库、文本

10、、逻辑、信息等。调用函数的一般形式为：函数名(参数1,参数2,),Excel中常用的函数：SUM：计算单元格区域中所有数值的和AVARAGE：返回其参数的平均值MAX：返回一组数值中的最大值MIN：返回一组数值中的最小值TODAY：返回当前日期,COUNT：计算包含数字的单元格及参数列表中的数字个数COUNTIF：计算某个区域中满足给定条件的单元格数目DATE(year,month,day)：返回日期,IF：判断一个条件是否满足，满足返回一个值，不满足返回另一个值，其调用形式为：IF(Logical_test,Value_if_true,Value_if_false)RANK：返回某数字在一列

11、数字中相对于其他数值的大小排位，其调用形式为：RANK(Number,Ref,Order)，其中Number为要求排位的数字；Ref为其所在的数列；Order若为0或忽略，按降序排序，若为非零值，按升序排序。,3.2.5 工作表的格式化,工作表的格式化包括合并单元格，设置单元格数据的显示格式、对齐方式、字体，表格的边框和底纹，行高和列宽等。,设置单元格格式：选定单元格，执行【格式】【单元格】命令，也可使用格式工具栏的相应按钮进行设置。,设置对齐方式,在Excel中用“合并及居中”操作，实现标题居中。将标题输入到指定的某行开始列中。将标题所在行按照表格的实际宽度选定。单击格式工具栏的“合并及居中

12、”按钮。注：跨列居中、垂直居中,设置边框设置底纹合并单元格,设置行高拖动行号分隔线选定行格式行行高设置最适合行高：选定行格式行最适合的行高,设置列宽拖动列号分隔线选定列格式列列宽设置最适合行高：选定列格式列最适合的列宽,2.条件格式条件格式是指根据单元格的不同条件，自动使用事先指定的显示格式。当单元格内容发生变化时，单元格的显示格式也随之变化。选定单元格，执行【格式】【条件格式】命令，在“条件格式”对话框完成条件格式的设置。,Excel中一个条件格式最多可同时指定3个条件。除单元格数值外，还可用公式作为格式条件，该公式的值必须可以判断出逻辑值是真还是假。,删除条件格式：选定已设置条件格式的单元

13、格，执行【格式】【条件格式】命令，在“条件格式”对话框中单击“删除”按钮。,图表是工作表数据的另一种表现形式。图表的数据来源于工作表的全部或部分数据。当工作表中数据源发生变化时，图表中对应项的数据会自动更新。,根据图表存放的位置不同，图表分为：嵌入式图表：图表和数据在同一工作表中。图形图表：图表与生成图表的数据分别放在不同的工作表中(图表工作表)。,3.2.6 数据的图表化,分类轴标题,数值轴标题,数值轴,分类轴,图例,数据系列,图表标题,数据标志,图表区,数据表,绘图区,图表结构,刻度线,1.创建图表 组成图表的主要元素 图表区：整个图表及其包含的元素。图表标题：如同文章标题，是对图表的说明

14、。坐标轴：为图表提供计量和比较的参考线，一般包括分类轴X轴、数值轴Y轴。坐标轴标题：对坐标轴数据的说明文字。网格线：从坐标轴刻度线延伸出的贯穿整个绘图区的可选线条系列。数据系列：工作表中的一行或一列数值数据。每个数据系列以一种图例表示。数据标志：可以是数据系列的值、名称、百分比等。绘图区：坐标轴包围的图形区域。图例：标示图表中数据系列的色块及其说明。,创建图表的过程,选定用于创建图表的数据源数据，单击常用工具栏中的“图表向导”按钮或执行【插入】【图表】命令，在“图表向导”对话框中分4步完成对图表的设置：,第1步：选择“图表类型”第2步：选择图表源数据第3步：设置图表选项。包括标题、坐标轴、网格

15、线、图例、数据标志、数据表等。第4步：设置图表位置生成新工作表(图表工作表)与生成图表的工作表数据放在同一工作表中（嵌入式图表）。,2.图表的移动、复制、缩放和删除 移动鼠标拖动：只适用于嵌入式图表。选中图表，采用“剪切粘贴”实现。,复制选中图表，按住Ctrl键并拖动。只适用于嵌入式图表。选中图表，采用“复制粘贴”实现。,删除选中嵌入式图表或图表元素，按Del键。图表工作表与工作表删除方法一样。缩放嵌入式图表及其绘图区和图例可以使用拖动的方法进行缩放。即选中图表或图表元素后，拖动控制点。,3.更改图表类型选定图表右击单击“图表类型”。,4.设置图表选项添加标题选定图表，右击图表区空白处单击快捷

16、菜单中的“图表选项”。修改标题选定标题单击标题文字进行修改。删除标题：选定标题 按Del键。设置图例添加数据标志添加网格线,5.更新图表删除数据系列：选定图表中需删除的数据系列，按Del键。添加数据系列：选中图表右击 单击“数据源”。修改“图例”中的文字：右击图表区数据源系列,6.设置图表对象格式右击图表对象在快捷菜单中单击“格式”,3.2.7 数据管理与数据分析,Excel通过数据清单存储和管理数据，实现数据排序、筛选、分类汇总、数据透视表和数据透视图等功能。,数据库是按照一定的层次关系组织在一起的数据的集合。Excel 中的数据库称为关系型数据库。数据清单是由工作表中单元格构成的矩形区域。

17、,1.数据清单：指的就是一个数据库。特点：与数据库相对应，表中的一列为一个字段，一行为一条记录同列数据的数据类型和格式应完全相同表中不允许有空行或空列当遵守在一个工作表内只放置一个数据库的原则时，这个工作表又称为“数据库工作表”。此时，数据清单、数据库、数据库工作表是同义语。,字段：数据库的每一列。每个字段有一个“字段名”，下面有若干个“字段值”，有相同的数据类型。,记录：字段值的一个组合为一个记录。一个记录存放在同一行中。,数据排序,数据排序就是按照一个或几个字段的值对全部或部分记录排序。依据的字段称为“关键字”；字段值递增，为升序排序；字段值递减，为降序排序。字段名所在的一行称为标题行，标

18、题行不参与排序。,按单字段排序：,方法：选定欲排序列中任一单元格，单击“升序”或“降序”按钮。,注意：不要选定一列。,按多字段排序：先按第一个关键字排序，在第一个关键字相同的情况下，再按第二个关键字排序，以此类推。最多按三个关键字排序。选中数据区域任一单元格，执行【数据】【排序】命令，在“排序”对话框中设置。,数据筛选,数据筛选就是只显示满足给定条件的记录，将其它记录隐藏起来不显示（并未删除），可快速从大量数据中查找到所需要的信息。Excel提供了自动筛选和高级筛选两种筛选方式。,自动筛选,选中数据清单内任一单元格，执行【数据】【筛选】【自动筛选】命令，单击字段名右侧的箭头。,取消自动筛选：数

19、据筛选自动筛选,注意：自动筛选后只显示满足条件的记录。可实现同一字段两个条件的与、或操作。对一个字段进行筛选后，可对其他字段进行双重筛选，但可筛选的记录只能是前一次筛选后，数据清单中显示的记录。,高级筛选可以在保留原数据库显示的情况下，将筛选出来的记录显示到本张工作表的其他空余位置。,高级筛选分两步进行操作：第1步：设定高级筛选条件。在当前工作表中约定一个空白区域作为筛选条件区域，在此区域中需要输入高级筛选的条件。,输入高级筛选条件,条件a表示筛选出所有姓陈职工的记录。*为通配符，可代表一到多个字符；？代表一个字符。条件b表示筛选出工龄小于20年的副教授记录。条件c表示筛选出工龄大于20年或职

20、称为副教授的记录。条件d表示筛选出电子系教授或计算机系讲师的记录。条件e表示筛选出实发工资在20003000之间或1500以下的记录。,第2步：单击数据清单任一单元格，执行【数据】【筛选】【高级筛选】命令，在“高级筛选”对话框中设置。,筛选条件占用的单元格区域叫做条件区域，条件区域与数据清单之间至少要间隔一个空白行或一个空白列。在条件区域同一行中复制用到的字段名，不同的字段名各占一个单元格；在字段名下方的单元格区域中输入该字段要满足的条件。条件区域中同一列的多个条件之间逻辑关系为“或”，满足其中任意一个条件的记录即可被筛选出来；同一行的多个条件之间逻辑关系为“与”，同时满足该行所有条件的记录才

21、会被筛选出来。,取消高级筛选：筛选结果显示在原有数据区域：数据筛选全部显示 筛选结果放在工作表其他位置：选中筛选结果所在单元格按Del键。,4.分类汇总根据某一字段的字段值，先对记录进行排序(对记录进行分类)，然后再进行统计。,注意：必须先按“分类字段”进行排序正确选择分类字段、汇总方式、汇总项方法：对分类字段进行排序数据分类汇总,使用分类汇总结果,编辑栏下的数字按钮“1”、“2”、“3”用于控制数据显示的详细程度。数字越大，数据显示得越详细；数字越小，数据显示得越概括。行号左侧的“+”、“-”按钮用于数据的展开与折叠。单击“-”按钮相应记录被折叠，同时“-”按钮变为“+”按钮；单击“+”按钮

22、记录被展开。,删除分类汇总在分类汇总数据清单中，选中任一单元格数据分类汇总在“分类汇总”对话框中单击“全部删除”按钮。,数据透视表,数据透视表是一种对大量数据进行快速汇总和建立交叉列表的交互式表格。建立数据透视表选定数据清单中任一单元格 数据数据透视表和数据透视图,对“布局”的设置和修改也可在“数据透视表”生成后进行，只需鼠标拖拽数据透视表的字段按钮或“数据透视表字段列表”对话框的字段标题即可。数据透视表生成后，也可修改对某字段数据的汇总方式，双击该字段，或执行“数据透视表”工具栏的【数据透视表】【字段设置】命令，在“数据透视表字段”对话框中进行修改。,创建数据透视图数据透视图用图表的形式展示数据的交互式汇总。其创建方法与数据透视表类似，只需在“数据透视表和数据透视图向导3步骤之1”对话框中选择报表类型为“数据透视图（数据透视表）”即可。,