现代企业规范化管理实务第七讲.ppt

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1、1,“推式”與“拉式”管理(2),拉式管理:總裝採購倉儲生產(1)生產(2)生產(3),2,部門職能與工作流程,部門1,部門2,部門3,部門4,業務1,業務2,業務3,業務4,業務主導部門,業務資源部門,3,工作者工程分析(改善前),注：載於(管理技術)一書,4,5,工作者工程分析(改善后),6,流程推進的排陣(1),“一字長蛇陣”市場調研-產品研發-樣品試產-正式投產-市場銷售-客戶反饋-及時調整.結果:費時失事!,7,流程推進的布兵排陣(2),“天罡渾元陣”:結果:事半功倍!關鍵詞:項目管理!,產品研發,樣品試產,正式投產,產品銷售,客戶反饋,及時調整,市場調研,8,發出傳真流程,發傳真人

2、擬好傳真,部門主管審批簽字,交辦公室文員編號,不編號,文員發出傳真,復印,證本交還發出人,副本編號,不編號,分類歸檔,9,工資計算、發放、核算流程,考勤表,工資表(二份),填寫,記事憑證,編制,填寫,審核,審批,發放工資,記帳,記帳,裝訂,歸檔,10,客戶投訴處理流程,業務員受理,傾聽,致歉,回復客戶,有跟進解決,收銀,落實情況,協商解決,歸檔,解決,回復客人,報告,呈報,11,文件和資料控制流程,相關職能部門,總經理,綜合部,使用部門,相關職能部門,綜合部,文件編制,文件審批,文件發布,文件使用,文件更改,失效回收,銷毀,資料歸檔,1.文件匯總表,2.文件發放記錄,3.文件更改單,4.文件回

3、收記錄,以上1-4項表單,12,工作流程目錄(1),年度經營目標及計劃的控制流程.2年度預算計劃的控制流程.3組織機構及職責控制流程.4合同管理流程.5文件資料的控制流程.6會議流程.8辦公和服務設備採購控制流程.9辦公服務設備報廢控制流程.10,13,工作流程目錄(2),印刷品的印刷控制流程.11品牌戰略規劃的控制流程.12財務計劃的控制流程.13銷售管理制度控制流程.14廣告管理控制流程.15產品發貨指令控制流程.16分部、辦事處對職能部門投訴流程.17派出機構設置、市場區域劃分控制流程.18特價機及提價機的申報控制流程.19,14,工作流程目錄(3),壞帳及訴訟案件的申報控制流程.20信

4、息處理控制流程.21市場調查流程.22市場細分流程.23產品價格控制流程.24銷售路徑的選定流程.25市場推廣促銷流程.26產品調運流程.28員工升職調薪流程.29,15,工作流程目錄(4),員工招聘、入職流程30糾正和預防措施控制流程31費用報銷流程32借款流程33人員請假及出差流程34表格、記錄的控制流程35員工離職移交手續辦理流程36員工培訓流程37客戶投訴處理流程38,16,工作表格設計,日常工作的輔助工具;信息記錄與傳遞的格式;工作成果存儲的“八寶箱”;企業與員工成長的“足音”.關鍵詞:數字化、信息化的“基石”.,17,關於表格設計的問題,您的企業有多少張表格?表格設計有多少個模塊?

5、每個模塊有多少張表格?您經常使用多少張表格?,18,管理表格目(1),管理評審計劃4管理評審會議記錄5管理評審報告6糾正和預防措施實練表7合同評審表8項目合同登記表9銷售合同登記表.10合同更改通知單.11設計任務書.12設計評審表.13設計驗證表.14,19,管理表格目錄(2),設計確認表15設計更改單16文件更改單17文件發放記錄18文件匯總表19文件回收記錄20文件借閱登記表21文件銷毀審批記錄22記錄、表格借閱單23記錄、表格匯總表24年度內審計劃25,20,管理表格目錄(3),內審計劃26審核日程安排表27審核檢查表28內審不合格項整改計劃29內審報告30物資/商品庫存報表.31採購

6、需求計劃32採購申請單33採購訂單34採購進度控制表35入庫單36,21,管理表格目(4),退貨單.37合格供方登記表.38進貨檢驗和試驗報告.39緊急放行申請單.40客戶投訴記錄.41客戶投訴受理報告.42客戶投訴處理報告.43客戶進貨記錄.44發貨單.45庫存物資/商品收、發、存報表.46,22,管理表格目(5),物品領用單.47倉庫安全措施檢查表.48電話記錄表.49加班申請單.50員工出差申請表.51員工出差登記表.52員工請假單.53辦公用品購買登記表.54辦公用品發放記錄表.55辦公用品需求計劃表.56辦公用品一覽表.57,23,企業規範化管理(四)部門及崗位描述系統,24,部門職

7、能界定的原則,工作目標的一致性;機構不重置不矛盾;能共享信息、資源;分工協作、加強服務;扁平化、慎設副職;小“政府”大“社會”.常見誤區:只有職責,沒有工具!,25,部門設計指引,部門目標說明;部門關係說明;部門任務說明;公共職能說明;工作形式說明;部門編制說明;考核指標說明;其他事項說明.,26,質量管理處部門職能(1),在廠長和總工程師的領導下,貫徹執行党和國家的質量法規政策,負責全廠質量管理、質量檢驗工作;負責採購物料和成品的質量檢驗工作,確保物料及產品質量;負責生產過程中半成品的檢驗監督檢查工作;防止不合格品進入下道工序;積極引進選進質量標準並實施.,27,質量管理處部門職能(2),負

8、責編制質量手冊、程序文件及相關的質量文件;組織質量體系審核的實施,確保質量體系運行有效;組織相關部門對新產品進行質量鑒定、確保新產品的質量滿足客戶要求;積極組織開展QC小組活動,提高全員質量意識;協助人事處做好職工的質量培訓工作.,28,人力資源部職能說明表,29,30,31,崗位描述指引,五表:工作關係表;資源配置表;任職資格表;崗位責任表;工作標準表.二書:職業生涯設計書;工作計劃承諾書.三指引:流程指引、表格指引、工作指導指引.,32,質量管理科科長崗位職責(1),在處長的領導下,負責全廠質量管理工作的檢查、指導及管理;貫徹和宣傳党和國家的質量法規和政策;負責組織程序文件及其他質量管理文

9、件的起草及其實施的監督檢查;參與內部質量體系審核,負責準備相關資料;參與新產品生產質量體系的建立工作.,33,質量管理科科長崗位職責(2),進行日常的質量體系運行的檢查和指導工作,確保質量體系有效運行;組織日常QC小組活動,並做好指導和檢查工作;負責做好質量考核工作;協助人事處做好職工的質量培訓工作.,34,職位說明書(一),工作關係表,35,職位說明書(二),資源配置,36,職位說明書(三),任職資格,37,職位說明書(四),崗位職責,38,職位說明書(五),工作標準,39,企業規範化管理(五)規章制度設計系統,40,規章制度的功能,管理體系的規範功能;行為準則的界定功能;績效管理的標準功能

10、;違規行為的處罰功能.關鍵詞:規範管理的有效工具!,41,規章制度的類別,財務制度;人事制度;行政制度;法律制度;會議制度;系統管理制度.,42,管理制度目錄(1),工資、考勤、獎懲管理辦法2保密制度6文印管理規定7印章使用管理制度8IDD電話管理規定.9車輛管理規定10保安制度11,43,管理制度目錄(2),物品管理規定13財務管理規定14費用報銷規定15差旅費報銷標準及辦法16內部稽核制度17員工食堂財務管理規定31,44,企業規範化管理(六)管理控制系統,45,總經理的困惑,需要發展規劃_目標在那里?需要經營管理_方法在那里?需要信息資源_渠道在那里?需要拍板決策_籌碼在那里?需要優秀員

11、工_人才在那里?需要資本資源_來源在那里?,46,控制系統建立,確定識別控制點;確定需控制信息;設立控制的標準;建立信息溝通渠道;控制手段的確立;及時糾正偏差.,47,控制信息模塊設計,戰略規劃;市場營銷;技術開發;倉儲物流;生產計劃;產品品質;人力資源;行政后勤.,48,“管理控制”系統,49,“決策支持”系統,50,管理控制系統模型,51,信息管理-控制的基礎,業務流,物流,資金流,信息流,52,信息系統與管理者,直接參与:我不懂計算機,我可以雇人操作；決策能力：信息的質量與速度有利決策能力提高；組織設計：組織層次減少，管理幅度加大；權力分配：信息等級就是權力！,53,組織績效控制的目標,

12、市場的份額；業績穩定性；員工穩定性；資金周轉率；研發投入效果；組織內部衝突；員工滿意度；溝通順暢度,54,控制的有效性,準確性；及時性；經濟性；靈活性；通俗性；,標準合理性；戰略高度；強調例外；多重標準；糾正行動；,55,信息模塊示例,56,信息模塊示例,57,信息模塊示例,58,六、系統的使用与優化,59,確立系統的權威性,企業里誰的“官大”？“操作手冊”的權威性；從“人治過渡”到“法制”關鍵詞：必須“照本子辦事”；“本子”必須要用！,60,規範化管理的“倒騎驢”原則,源自全員的設計；用于全員的使用；鼓勵全員的檢討；授權全員的監控關鍵詞：系統設計的倒推法！,61,這里有一個“天窗”,非常規性

13、工作應對指引；突發性事件的應變指引；“先斬後奏”的權限指引；無先例工作的立法指引案例：立法局的功能,62,這里有一道“天梯”,投訴與建言是員工的職責；建立投訴建言的渠道与流程；建立企業內外雙向溝通渠道；建立投訴建言的“香蕉文件”,63,無先例工作指引,設法請示你的上司；上司不在与同事會商；根據判斷“先斬後奏”；事後評估“是非功過”；最後建議進入“操作手冊”關鍵詞：允許員工犯錯，但同樣的錯誤不能犯2次！,64,突發事件指引,案例：設備故障操作工排除故障（10分鐘）；責任人：操作工操作工報車間主任（20分鐘）；責任人：車間主任進入緊事故程序；責任人：設備工程師；一級程序；二級程序；三級程序,65,

14、投訴与建言指引,充分与你的上司溝通（如果失敗）；填寫越級投訴申請單（職責權限）；越級上司回復并約見（處理投訴）；實事求是的越級申訴（內容保密）；投訴處理（公開、公平、公正）,66,管理文本的分解,企業總部系統、全面、成套成冊；職能部門清晰、工具、協調互動；崗位描述簡單、實操、指引清晰；關鍵詞：目標分解、人手一冊！,67,規範化管理的使用,寧缺勿濫，循序漸進；領導帶頭，以身作則；令行禁止，獎罰分明；專人查控，結果量化；定期檢討，及時調整；全員滲透，企業文化,68,結束語,規範化管理是現代企業整體管理體系中最基礎的一個系統，企業必須實實在在的建立和健全這一系統，否則，其它管理系統如“目標績效、人力資源、市場營銷、數字化、信息化管理”等均無從談起。因此，建議我們的企業應該首先從基礎管理抓起，再逐步建立更加先進和完善的管理體系，以支持企業發展的需求,