558行政工作统筹管理.ppt

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1、讲师：祁建华,1,行政工作统筹管理,讲师：祁建华,中国人力资源研究会,讲师:祁建华,讲师：祁建华,2,2,祁建华简介1978-2008年度中国培训师20强04年度中国优秀实战型培训师10强05年度评委会评委06年度评委会评委07年度评委会评委清华大学特聘培训师美国最大培训公司阿拉莫公司授权培训师解决问题与决策美国科维培训公司授权培训师 高效人士的七个习惯美国领导力研究中心授权培训师 情景领导美国德伯诺思维系统公司授权培训师六顶思考帽经历：在国际500强企业从事管理15年（惠普/朗讯科技）还有在股份制企业，民企工作经验从业行业：IT业，通讯业，证券业，机械制造,家具连锁，电子加工业职业经验：人力

2、资源，行政管理，生产制造，培训管理，企业顾问历任：重庆宗申摩托车集团副总裁，深圳大鹏证券公司人力资源部长，培训中心主任 北京朗讯科技光缆公司生产总监，人力资源经理 中国惠普公司行政部经理 中国惠普分公司人力资源经理历任社会职务：人力资源全国理事会理事国际人力资源管理协会理事中国企业培训与管理协会理事，北京外企人力资源协会会员，美国行政管理协会会员，中国人才研究会金融人才专业委员会会员,美国四大培训机构 授权培训师,讲师：祁建华,3,常见的车辆管理漏洞固定资产管理员工宿舍管理食堂管理的外包流程社会灾害与防范意识常见的刑事案件与防范员工的应急安全保障公司选地址办公室布局管理办公室搬家管理承租办公地

3、的三角关系与物业的关系要点对施工方的管理要点工厂厂区的环境管理公司驻在地的社区关系6，公司大型会议管理会议的流程确立会议的各项事宜应对7，职业生涯管理职业生涯路境在哪些方面提升服务满意度如何规划自己职业生涯,行政工作统筹管理艺术大纲,1，现代企业的行政管理特征行政管理角色认知行政管理者的成功要素行政总监工作的全景图提升行政管理专业化2，行政总监的职业规范职业规范要点礼仪规范解析事物的潜规则3，对秘书岗位范围要求如何影响老板秘书对总裁工作日程安排文档资料管理管理总裁签字流程4，公司的采购管理采购管理的原则采购员的任用原则采购案例分析采购中的强势地位5，内部关键事物控制点集团的电话与手机管理集团的

4、复印机管理,讲师：祁建华,4,现代企业的管理特征,建立完善的制度与流程坚持按照游戏规则办事管理者理性思维高度授权管理的系统性人性化的管理亲情化管理的氛围严密的时间优先的效率管理,讲师：祁建华,5,了解企业的组织结构,扁平化,直线制,网络结构,矩阵制,直线职能制,讲师：祁建华,6,企业家的思维模式,跳跃性思维,理性思维,讲师：祁建华,7,六种职业角色,讲师：祁建华,8,行政管理的角色认知,讲师：祁建华,9,行政管理者的成功要素,清为你的成功要素打分：110分,专业技能 1-10企业全景 1-10服务意识 1-10洞察能力 1-10人际沟通 1-10协调能力 1-10指挥能力 1-10各种常识 1

5、-10忍耐能力 110了断能力 110,讲师：祁建华,10,行政管理者的苦衷,讨论同行的苦衷,讲师：祁建华,11,行政管理者面对投诉,投诉是天经地义的分析投诉的目的不当面理论倾听站在对方立场上思考来者是对事，不是对你的 视为帮助道歉,讲师：祁建华,12,变被动为主动,询问过失点头称是换位思考事后检讨感谢对方提升管理,讲师：祁建华,13,行政管理者的情商,讲师：祁建华,14,供应商管理,行政管理的全景图,提供优质服务,实施科学管理,行政管理制度秘书管理办公室办公设备电话采购车辆管理卫生安全保险办公室搬迁员工宿舍固定资产,员工管理,社区关系,场址布局,邮局电话局选址搬家维修商装饰店装修扩建建筑商装

6、修队消防局公安局饭店餐饮旅游公司印刷公司,讲师：祁建华,15,管理与服务的区别,讲师：祁建华,16,制定规章制度,一般规章着装规定名牌规定吸烟管理印章管理电话礼仪邮政管理用车制度接送规定设备，设施场地 管理采购规定安全保卫电话系统,讲师：祁建华,17,专业化的行政人员,着装,语气语调,工作流程,走路姿势,部门会议,笑容与举止,事项记录,善于倾听,同理心,主动询问,效率跟进,安排,讲师：祁建华,18,如何提升专业化素质,讲师：祁建华,19,一流服务一流员工,看到顾客就算是演戏，也要演出象对待好友般的热情老板率先给员工提供一流服务，员工才能领略什么是 一流的服务10步内和客人眼神接触，4步内开口致

7、意传送与顾客相关的文章供他参考顾客接到商品后，电话跟踪了解品质是否符合需要在顾客订单里增加免费样品帮顾客把东西提到车旁边倾听客户的抱怨，诚恳，不找借口，直接道歉为无法开门的顾客开门一开始就要好好招呼顾客，比草率开始再事后祢补要 容易得多决不轻易对客户说NO，任何上门的顾客，可能就是 忠诚的顾客,金爵曼餐厅合伙人 阿里。维恩兹威格,讲师：祁建华,20,制度规范与作业流程,行政工作操作手册,各类申请表格,新员工相关流程,固定资产报废流程,讲师：祁建华,21,送礼与收礼,接受礼物要当面打开赞美礼物收礼品时的诚挚感谢送礼考虑对方携带关键在形式，而非内容送礼要当众人的面最具代表性的礼品男人礼品女士礼品,

8、讲师：祁建华,22,宴请西方人禁忌,当众整理衣服规则让酒不劝酒不备烈性酒葡萄酒开瓶后的变质期注意对方的禁忌如何询问对方喜欢的口味让菜与菜礼仪吃饭，喝汤的禁忌蔬菜与肉片原则荤菜中的动物头脚与内脏鹅肝的特例海鱼原则饭后甜点,讲师：祁建华,23,吃西餐程序与规则,头盘（开胃品）汤副菜主菜蔬菜类菜肴甜品与咖啡（头盘，主菜与咖 啡为必不可少的）,左手用叉右手用刀单手使用时右手用叉不可用叉指指点点叉子用完立即放下手肘不可放在桌上餐巾对折后放在膝上放好的餐具不可乱动不可大声说话,讲师：祁建华,24,员工职业着装,办公室着装西服，以深色为宜女士宜穿西服裙周末（星期五）可便装男士不得着无领衫女士不得超短裙，松糕

9、鞋不依规则着装应回家换装,工厂着装销售应着西服装其他管理员工无明确要 求，但可着生产装生产线人员必须着工作服工作鞋必须统一,讲师：祁建华,25,解析潜规则,企业家遭遇,5星饭店洗手间,讲师：祁建华,26,如何影响老板,讲师：祁建华,27,对总裁秘书工作要求,核实行程,翻译安排护照签证,接送服务,讲师：祁建华,28,秘书接听电话原则,令人感到微笑,不要一次接听多个电话不要听电话同时又和同事讲话不要在他人休息/休假时因公务打扰不要使用学生时代或个人的口头禅不要告知外人同事的家庭电话不要在挂电话后谈论对方,讲师：祁建华,29,秘书对总裁日程管理,讲师：祁建华,30,管理总裁文档,按职能划分,按部门划

10、分,按业务划分,按流程划分,按姓名划分,按类别,讲师：祁建华,31,管理签字文件,讲师：祁建华,32,管理采购原则,讲师：祁建华,33,管理采购原则,采购审核小组构成多样化供应商标准制定供应商审核供应商考察供应商教育采购标准制定采购程序制定,讲师：祁建华,34,管理采购相关方,印刷厂文具供应车辆修理办公设备机票代理旅行社饭店/酒楼电信局图片社礼品公司百货超市送水公司物业管理快递公司,保洁公司保险公司装修商家具厂邮电局保安公司外卖服务加油站房屋中介广告公司医院菜市场律师事物所搬家公司,花卉租赁汽车运输服装厂废品收购礼仪庆典影院剧场文艺团体新闻媒体包装服务卫生防疫各种协会,讲师：祁建华,35,供应

11、商筛选原则,公司新办公楼需进行楼体玻璃幕墙工程1，工期要求很紧，2，对材料要求很高3，对施工方的资质要求严4，工程量约5千平方米。,公司新办公楼需进行楼体玻璃幕墙工程1，工期要求很紧，2，对材料要求很高3，对施工方的资质要求严4，工程量约5千平方米。,讲师：祁建华,36,供应商筛选原则,信誉,质量,服务,价格,供货,讲师：祁建华,37,采购产品分类,风险,价值,高风险低价值,高风险高价值,低风险低价值,低风险高价值,讲师：祁建华,38,关键性谈判技巧 1,讲师：祁建华,39,仔细准备,先预料高目标不要低估对手影响力不同成员在谈判中保持高度一致选择合适的谈判人员选择合适的谈判风格有耐心,避免匆忙

12、成交按需要卖利益必要时推延时间不谈那些无准备问题不通过电话谈判,关键性谈判技巧 2,讲师：祁建华,40,不要娶你的第一个情人保持“站起来就走”的气势每让一步就呼天喊地，再要求对方也让步让对方出价出低价，但保持弹性绝对不要主动提出“让我们对分差价”有时间压力的人先输永远不要泄漏期限不要用电话谈判注意身体语言的突然改变,关键性谈判技巧 3,讲师：祁建华,41,交换条件这是1000元的支票，请你考虑一下负担风险和分享利润把问题合起来谈把问题分开来谈提出说服性的证据双方对分差距/差价,关键性谈判技巧 4,讲师：祁建华,42,采购员管理原则,相信人是贪婪的这一特点用制度规范比相信人更重要岗位轮换制（2年

13、）召开供应商职业道德例会鼓励供应商与公司做生意告知供应商行贿的后果向供应商承诺不会不用他任何人一但违犯，立即开除,讲师：祁建华,43,集团电话管理,电话房的设备设施语音信箱开通UPS支持系统维修合同管理与电话公司的服务外包集团管理系统（内部通 话免费）,讲师：祁建华,44,集团电话管理,电话铃响三声必接原则电话管理规范所有人员的电话点正确分机随办公桌变化更新接线员接话考核接化语言/语音质量监督节假日语音信箱接线员考勤安排,讲师：祁建华,45,手机话费的控制要点,原则管理手机购买费用归属职能导向型职位导向型限制上限节约归属原则被盗用赔偿原则遗失赔偿原则,讲师：祁建华,46,集团复印机管理,纸张的

14、选定复印机的摆放原则复印机的承修商管理内部部门结算管理复印机的租赁合同复印服务商管理网络软件：,讲师：祁建华,47,差旅费外包管理,国内差旅费管理市场330亿占亚洲市场的17商务旅游支出已达200亿出差有些成为福利的变味财务部门对报销真实数字头疼成为人力成本之外的第二大可控成本,讲师：祁建华,48,车辆管理的黑洞,全国公车消费 4085 亿（2004年）公车数量：400万辆公用/私用/司机用：各占1/3运输成本：社会8000元/万公里，机关为数万元利用效率：出租车为5，公车为1出租车的运输成本为公车的 13.5%,讲师：祁建华,49,车队管理的不同方式,自有型车/人,租赁/外包型,租赁型,讲师

15、：祁建华,50,维修厂的恶意欺诈,欺生宰客暗箱操作混淆视听小病大修以次充好趁火打劫暗渡陈仓偷梁换柱工无利器瞒天过海,讲师：祁建华,51,司机的重点管理,讲师：祁建华,52,固定资产管理,部门资产管理员部门经理负责制固定资产盘点制固定资产采购审批程序报废程序资产审核流程,讲师：祁建华,53,固定资产保险,保险公司的信誉度保险公司的险率理赔的案例 损失/丢失案值 理赔过程 理赔时间长度 理赔期间服务保险代理人,讲师：祁建华,54,员工宿舍管理,进驻检查制度报修流程赔偿制度入住人员规则设备设施提供搬迁出的检查抵押制度,讲师：祁建华,55,会议室管理,预约制度电子化登记门前登记卡专人管理用后清理制度资

16、料，设备笔，黑板,讲师：祁建华,56,常见的社会灾难,地震火灾水灾风灾高空物品坠落各類交通事故化学品泄漏相互践踏,讲师：祁建华,57,员工的紧急避难演习,与政府的消防局联系公司紧急疏散图员工的日常教育地震演习训练化学品泄漏演习训练火灾演习训练灭火器材置放灭火器材定期检查制度工厂钢梁的放火涂层检查火警预警系统的检查制度各个紧急疏散口管理,讲师：祁建华,58,紧急避难演习流程,请画出紧急避难的流程,火灾中的避险人群拥挤避险地震避险化学品泄漏汽车安全带飞机安全,讲师：祁建华,59,常见的刑事案件,盗窃内外勾结抢劫绑架劫持信用卡诈骗电话诈骗汽车碰瓷迷幻药杀人越货计算机盗窃,讲师：祁建华,60,食堂/咖

17、啡厅管理,企业承受能力与标准食堂管理非膳食饭厅管理用餐时间安排咖啡厅管理各种饮品与茶点,讲师：祁建华,61,食堂外包招标流程案例,共收到31人的报名资料,第一阶段:招标与资质审查,第二阶段:拟订合同与双方协商,第三阶段:现场答辩与费用投标,对31名报名者资料审查第一次筛选,对7名入选者进行咨询答辩调查,第三次筛选,拟订文件资料,向入选者公布资料.对各食堂综合状况进行现场介绍,双方协商修订相关文件,现场答辩评分,费用投标与议标,第四阶段:签订承包合约,发布招标广告接受报名,对15名入选者进行社会调查和经营场所观察,第二次筛选,从中选取15人,包括:合同草案.监管条例草案和人员安置政策,用一星期让

18、入选者了解各食堂状况和文件内容,然后进行下一阶段投标工作,由评审小组分别就入选者的资历管理构想.人员安置.卫生措施.采购渠道.服务设想等多方面进行提问,选取了资质最好的7人参加投标,入选者分别对各食堂套餐单价进行投标,评审小组综合答辩得分与投标得分议标,确定中标者.,潜规则？,讲师：祁建华,62,公司选址,与外界联系的交通状况区域内部交通通讯设施水电供应园区面积厂房租金供应面积运输商车队配套设施交通便利员工住房租金与给付条款,讲师：祁建华,63,办公室布局安排,设计的系统化布局管理合理化经理办公室，员工座位区，自动化办公中心，会议室，培训教室，,布局设计建筑装修网络布线电气改造家具供应电脑OA

19、 区域,讲师：祁建华,64,办公室搬家管理,搬家公司选定各部门时间安排部门负责人与行政部负责人总协调人纸箱，胶带，白板笔封箱记录与物件标明纸箱运抵安排电话跳线搬家车辆清点甲地启运通知，乙地人员就位,讲师：祁建华,65,三角游戏陷阱,业主,二房东,承租方,讲师：祁建华,66,与写字楼的物业关系,租金的及时给付水，暖，气，电费用的审核投诉服务时的分寸空调的额外使用装修改造时的流程业主方的刁难施工时现状的改变各类线路，管道的改变原楼宇的图纸借用业主推荐的施工队修复原状原则,讲师：祁建华,67,对施工方管理,施工方类别：土建，装修，水暖，电器，网络布线，计算机房，环保工程，饮用水工程，园林工程施工方资

20、质要求施工方资质考察对施工方的行贿手段预防对施工方钓鱼工程的防范与施工方的官司纠纷施工后图纸管理施工方的分包工程管理政府消防队的报批,讲师：祁建华,68,物业管理的归属设备部的管辖范围水，暖，气，电管理饮用水的体系室内，室外分类社区绿化原则（30%），乔木，灌木，草坪分类种植绿化的外包环保废水处理环保废气处理消防设备，设施，通道管理装修，改造的政府报批手续废物与垃圾处理员工的应急，急救处理各类告示栏设置,工厂厂区的环境管理,讲师：祁建华,69,与公司驻在地社区关系,平时的拜访，走动与联络约请官员来企业座谈，讲课各类报批手续的程序化新增建筑物审批绿化面积审批消防审批环保局的沟通再就业劳动保障部门

21、的沟通当地工会组织的联络当地税务机关的关系公安局的关照,讲师：祁建华,70,管理公司大型会议流程,讲师：祁建华,71,大型会议管理要项,会议费用,会议场地,人员范围,会议公告,嘉宾邀请,会议接待,对外协调,专题小组,住宿事宜,餐饮安排,会场控制,价格谈判,文件制作,讲师：祁建华,72,大型会议管理 1,会议费用,人员范围,文件制作,场地费餐饮费茶点费住宿费租车费司机费红包横幅费临时房警察费记者费礼品费,规划内容特约写稿稿件组织文本审查文本汇编文本制作文本发放总结制发,市场部公关部销售部行政部人力部售后服务IT人员秘书处外包人员,专题小组,参加部门经验人员总指挥部礼仪制定,讲师：祁建华,73,大

22、型会议管理 2,会议场地,会议公告,嘉宾邀请,档次确定场地选择价格谈判停车场地指示牌位桌椅摆放名签准备横幅制作音响系统音响师电脑系统屏幕系统,公告起草部门确认时间地点会议要求与会人员会议日程会议事项,嘉宾确认发邀请人请柬制作发言确认发言稿件机场接站住宿安排餐饮陪同返程机票讲课费用随从人员礼品颁发,讲师：祁建华,74,大型会议管理 3,餐饮安排,价格谈判,对外协调,通知记者广告公司摄影摄像数字传送礼品制作礼品发放公安部门相关部门,招待晚宴桌签制作桌位安排陪同人员酒水标准饮料标准司机 招待媒体招待,场地价格餐饮价格茶点价格住宿价格服务费用剪彩价格娱乐价格同声传译,讲师：祁建华,75,大型会议管理

23、4,会场控制,会议接待,住宿事宜,确认航班接站牌名司机指定班车协调专人接站,预定房间标准确认电话开通酒吧控制娱乐消费娱乐票证会后留住人走消房,发日程表定主持人入场准备提醒闹钟场下示意音响监督电脑操纵服务人员紧急服务休息时间平行会场注册参加讲台尺寸,讲师：祁建华,76,举办大型会议管理练习,设想你奉命负责筹办一次全体经销商的年度定货大会，请举列要考虑的事项及日程安排请先画一张流程图，然后再考虑事项安排,地点：桂林日期：1月15日时间：3天与会人员：300人左右主要内容：经济学家预测明年经济形势知名企业家现场演讲政府某部的科技司司长讲话桂林市副市长讲话公司总裁讲话销售总经理讲话研发总监讲话全国各大

24、区经销商代表发言（9人）每晚需安排晚宴会后安排一天旅游,讲师：祁建华,77,组建行政总监俱乐部,建立网络分享经验问题请教资源共享相互支援,讲师：祁建华,78,服务满意度调查,秘书管理办公室管理采购管理供应商服务车辆管理装修改造文具供应清洁卫生快递服务报刊信件洗手间电话支持办公室搬迁,安全保卫定餐服务名片制作机票预定印刷公司服务态度印章管理广告管理CI管理考勤统计资产管理,讲师：祁建华,79,总监的自我管理,服务心态,社交礼仪,团队精神,业务流程,公关能力,财务知识,讲师：祁建华,80,总监的职业生涯,业务骨干,业务经理,职能经理,平时与各业务部门的往来机会,朗讯An Yue,惠普公司W.J,证券公司Leng G.BL H.Wei,讲师：祁建华,81,工作中的个人发展,进修机会,学习机会,出国机会,讲师：祁建华,82,谢谢你的参与！请提问,