照片归档与管理规范.ppt

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1、照片归档与管理规范,定 义,照片档案：国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。照片档案一般包括底片、照片和说明三部分。照片：照片包括纸质照片与数码照片。,归档范围 归档数量,上级领导、社会著名人物来本单位检查、视察、指导工作的照片：每个视察点归档照片不少于2张，上级领导讲话照片至少归档1张，与本单位领导或干部职工合影照片至少归档1张。本单位召开的重要会议（包括工作会议、业务会议、表彰会议、代表本单位历届领导干部的照片：新任职的领导班子成员，应在任职后1个月内为其归档近期标准照1张，单位主要领导更换后，应归档领导班子集体合影1张。会议、党

2、工团换届会议）的照片：每次会议至少应归档主席台全景照片（带会标）、会场全景照片、领导讲话照片、投票或表决照片、典型发言照片、颁奖照片等各1张。本单位重要工作场景和工作成果的照片：主要职能活动场景（主要是面向社会和公众服务）照片至少归档1张；重要或优秀工作成果照片至少归档2张，重要产品至少应归档2张。本单位宣传报道工作的照片：凡是通过大众传媒（包括报纸、杂志、电视、网站、书籍等）发布的照片，每一种至少归档1张；本单位宣传活动每节点场景照片不少于2张。,归档范围归档数量,本单位外事活动的照片：外事活动(包括接待、出访等)中领导与外宾会谈照片至少归档1张；陪同考察照片，每个考察点至少归档1张；与外方

3、签署协议或出席签字仪式的照片至少归档1张。本单位发生的各种重大事件、事故的照片：反映每项事件、事故情况照片不少于2张，领导视察现场、研究和指挥工作照片至少应归档2张。本单位主办或承办的重大活动的照片：每项重大活动，至少应归档全景、主要人物、领导讲话等照片各1张。本单位获得的上级各种荣誉（如奖状、锦旗、奖杯等）、重要礼品、纪念品、宣传品的照片：至少应各归档1张。本单位独立办公场所的照片：至少应归档全景照片、牌匾照片、主要设施照片各1张。,归档要求,归档的照片，相同主题和场景的不得重复归档。归档的照片应主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁。归档照片时，拍摄人应为每个工作项目的照片拟写总体说明

4、（该工作项目的时间、地点、参与人物、事由和摄影者）；为每张照片拟写简要说明（该张照片的时间、地点、人物及位置和事由），时间、地点与总体说明一致的可以省略。使用胶片相机拍摄的照片，应按标准扫描后将数码照片、纸质照片、底片一并归档；使用数码相机拍摄的照片，反映重要内容的应冲洗纸质照片，与数码照片一并归档，反映一般内容的，可只归档数码照片。用数码相机拍摄的照片，其有效像素数至少达到300万，用扫描仪对纸质照片扫描形成的数码照片，其扫描光学分辨率应不低于600dpi。,归档要求,6、为了保证照片的有效形成和积累,各部门、各单位要将照片档案形成和收集列入有关部门和人员的岗位职责。按照“谁拍摄谁负责”的原

5、则，按照归档范围、归档数量和归档质量要求，将所拍照片进行挑选、编写文字说明，向本单位档案机构或档案工作人员移交，实行集中统一管理，任何单位或个人不得据为己有。7、照片形成部门归档时应与档案部门办理交接手续，填写移交、接收登记表。登记表一式两份，交接双方各保存一份。,归档时间,对具有归档价值的照片，摄影者或承办部门按规范要求进行收集、整理，自形成之日起一个月内向本单位档案部门移交，并办理移交手续。,数码照片的整理（分类）,数码照片采用年度分类法，将数码照片按其形成年度分类。,数码照片的整理（排列）,数码照片应按时间结合事由排列。不同事由的照片按时间顺序排列，同一事由的数码照片应按时间或重要程度排

6、列在一起。,数码照片的整理（编号）,照片号格式为：全宗号门类（类目）年度保管期限张号。全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。未给定全宗号的，该项可暂空。门类：指数码照片的代号。用SP表示。年度：数码照片所属年度。保管期限：分为长久和定期两种。长久照片的保管期限项用“1”表示，定期照片的保管期限项用“2”表示。整理时全部标记为长久张号：指在同一保管期限内按照片的排列从“1”开始的顺序编号。,数码照片的整理（文件命名）,数码照片文件名应为：门类年度保管期限张号。张号用五位阿拉伯数字，位数不足的在前补“0”。例如：SP2005100001.JPG,数码照片的整理（存储）,应采用只读光盘作为数码照片的保

7、存载体。一个归档年度的数码照片应存储至一张或多张光盘中，几个归档年度的数码照片一般不允许存储在一张光盘中。刻制光盘时应选择“一次性写入”方式。存储数码照片光盘背面应注明光盘的档号，格式为：全宗号门类年度保管期限盘号。书写时应使用光盘专用书写材料，不得直接在光盘上粘贴任何标记。刻录光盘应一式二套，套别分别为A、B其中A表示封存，B表示利用，,数码照片的编目（光盘封面）,光盘封面分正面和背面（含盒脊）。正面内容应包括全宗号、门类、年度、保管期限、盘号、全宗名称、形成时间、件数、套别、制作人、审核人、制作时间等，背面内容应包括光盘种类、文件类型、责任者、制作标准、制作软件、制作设备和复制时间等。,照片档案的保管,数码照片光盘应放在坚硬的塑料包装盒（1公分厚）内竖立存放，避免挤压。不得弯折，不得堆叠存放。照片盒、数码照片光盘应立放，不应堆积平放。数码照片光盘做防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。数码照片光盘只有在使用时才能将其从包装物中取出，使用后及时放回包装物中。如果光盘有污渍，可用水或中性清洁剂清洁，如用酒精清洗。不要使用玻璃清洁剂或溶剂。用擦拭照相机镜头的棉纸从中心向边缘轻轻擦拭，不能沿圆形轨边擦拭。,照片档案案卷目录样式,