有效时间管理.ppt
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1、有效的时间管理,课程安排,破冰时间管理概论时间管理之目标与计划时间管理象限有效时间管理的80/20法则时间管理之陷阱别让时间从指缝中溜走总结与测试,穿插游戏和练习,一、时间管理概论,1.1 时间管理的必要性1.2 什么是时间管理1.3 时间的特征1.4 时间管理的目的1.5 时间管理的迷失1.6 时间管理的发展,小故事,有两个人到非洲考察,迷路了,忽然一只凶猛的狮子朝他们跑过来,其中一人马上从旅行袋中拿出运动鞋穿上。另外一个人便摇摇头说:“没用,你怎么跑也跑不过狮子。”,1.1 时间管理的必要性,1.1 时间管理的必要性,质量-成本矩阵,1.1 时间管理的必要性,质量-成本矩阵,1.1 时间管
2、理的必要性,做事的效率质量成本图练习,每组列举生活或工作中真实的4件事1条“错误的事做错了”1条“错误的事做对了”1条“正确的事做错了”1条“正确的事做对了”选举一名代表讲解给大家分享,时间管理的意义与目的,什么是时间管理,时间的特征,时间管理的目的,时间管理的迷失,1.时间管理是在日常事务中执着并有目标地应用可靠的工作技巧,引导并安排管理自己及个人的生活,合理有效的利用可以支配的时间2.时间管理就是自我管理3.自我管理即是改变习惯,以令自己更富绩效,更富效能把事情很快地做完,叫做效率把事情很快又很对地做完,叫做效能4.时间管理就是事前的规划或长期的计划,1.2 什么是时间管理,什么是时间管理
3、,时间的特征,时间管理的迷失,时间是不可移动的;时间没有办法储存;时间无法增加;时间借不到、买不到、租不到;时间以稳定的速度无法阻挡的消失。,时间管理的意义与目的,1.3 时间的特征,时间管理的目的,什么是时间管理,时间的特征,时间管理的迷失,时间管理的目的就是将时间投入与你的目标相关的工作,达到“三效”,即效果、效率、效能。,时间管理的意义与目的,时间管理的“三效”关系,时间管理的目的,1.4 时间管理的目的,什么是时间管理,时间的特征,时间管理的迷失,视时间为主宰的人 重形式而不重实质视时间为敌人的人 重效率而不重效能视时间为奴隶的人 长时间沉溺于工作视时间为神秘物的人 过于时间所加以的限
4、制,时间管理的意义与目的,时间管理的目的,1.5 时间管理的迷失,第一代时间管理理论备忘录优点:应变能力很强,压力小缺点:随意忽略整体规划,第三代时间管理理论强调价值规划、制定优先顺序优点:以价值为导向提高生产率缺点:忽略了自然法则缺乏远见,时间管理理论的历史演进,第二代时间管理理论记事薄规划与准备优点:1.追踪约会事件 2.达成率比较高缺点:产生安排的习惯,第四代时间管理理论自然法则和罗盘理论优点:效率方向对,1.6 时间管理的发展,二、时间管理之目标与计划,2.1 有关个人时间管理的分析评估2.2 时间管理之目标架构2.3 时间管理目标的分解2.4 有效目标的特征与SMART原则2.5 时
5、间管理计划与PDCA,2.1 有关个人时间管理的分析评估,你的时间资产计算图,2.1 有关个人时间管理的分析评估,你的时间价值几何,你的时间价值:每天/每小时/每分钟 元,2.1 有关个人时间管理的分析评估,1.你通常工作很长时间吗?2.你通常把工作带回家吗?3.你感到很少花时间去做你想做的事吗?4.如果你没有完成你所希望做的工作,你是否有负罪感?5.即使没有出现严重问题或危机,你也经常感到工作有很多压力?6.你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件?7.你时常在做重要工作时被打断吗?8.你在办公室用餐吗?9.在上个月里,你是否忘记一些重要的约会?,小测试:下面用最简单的办法测试你是否能掌握
6、时间,你只需回答“Yes”Or“No”。,10.你时常把工作拖到最后一分钟,然后很努力地去做完它们?11.你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗?12.你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗?13.当你长休了一段时间,你是否有负罪感?14.你常无暇阅读与工作有关的书籍?15.你是否太忙于解决一些琐碎的事而没有去做与公司目标一致的大事?16.你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来?,2.1 有关个人时间管理的分析评估,总结你的时间掌控,2.1 有关个人时间管理的分析评估,一项调查,美国一位著名的大学教授,曾经向数百人提出这样的问题:如果今天是你生命的最后一天,你会做什么?,2.1 有关个
7、人时间管理的分析评估,如果您的余生只剩下三天,您会做那三件事情?,请闭目一分钟思考这个问题,2.1 有关个人时间管理的分析评估,成事率金字塔,当你执行的日常事项与自己所排列的轻重等级一致时,你会体验到内心的平安。,2.2 时间管理之目标架构,捍卫你的金字塔,2.2 时间管理之目标架构,时间管理规划系统,2.3 时间管理目标的分解,2.3 时间管理目标的分解,有效目标的特征,可以实现具体可以衡量完成有期限请教完成目标的人白纸黑字写下来,注名完成时间具备弹性,2.4 有效目标的特征与SMART原则,设定目标的SMART原则,最终想达到的目标是什么?采用SMART检查法(S):Specific 具体
8、程度-目标是否具体?(M):Measurable可测性-目标是否可测量?(A):Ambitious-is the goal challenging?具挑战性 目标是否具有挑战性?(R):Realistic可行性-目标是否可行?(T):Time limited-is stated when the goal has to be achieved?时间限制 是否规定目标实现的最后期限?,2.4 有效目标的特征与SMART原则,重视书面目标的好处,2.4 有效目标的特征与SMART原则,一日之计在昨天下班前一周之计在于周日一月之计在于月底,良好的时间管理来自于计划,2.5 时间管理计划与PDCA,花
9、时间在计划上才是最节省时间的作法,2.5 时间管理计划与PDCA,个人效率管理,2.5 时间管理计划与PDCA,PLAN-计划1.选择项目、2.明确现状、3.分析原因、4.计划改进,2.5 时间管理计划与PDCA,戴明循环,2.5 时间管理计划与PDCA,各层级使用“戴明循环”,实例:保洁公司改进软包装泄漏问题,2.5 时间管理计划与PDCA,三、时间管理象限,3.1 时间管理的四个象限3.2 区分事情的重要紧急度3.3 时间管理的象限处理3.4 决战第二象限,优先矩阵,3.1 时间管理的四个象限,3.2 区分事情的重要紧急度,艾森豪维尔原则,紧急性,重要性,3.3 时间管理的象限处理,重要,
10、比做“紧急重要的事情”更重要的,是把重要的事情变成紧急的事情去做,3.4 决战第二象限,不合理的时间配置,3.4 决战第二象限,明智的时间配置,3.4 决战第二象限,四、有效时间管理的80/20法则,4.1 80:20定律4.2 时间管理的80/20原则4.3 80/20原则与授权4.4 区分掌控时间4.5 六点优先工作制,关键点,帕雷托原则(Pareto Principle),4.1 80:20定律,4.1 80:20定律,80/20时间原则,在一个特定的组群或团队内,这组群中一个较小的部分比相对的大部分拥有更多的价值.,4.2 时间管理的80/20原则,80:20时间原则,4.2 时间管理
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