有效的工作进行方法.ppt

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1、在這裡輸入文字,有效的工作進行方法,张俊杰,有效的工作方法,一.管理是什么二.如何擬訂計劃三.目標的擬訂方法四.如何執行工作五.控制的方法六.從事工作改善可遠離無效的窮忙七.工作改善是管理者的任務八.如何促進工作效率化九.管理方法的改良十.工作改善包含事務處理的改善十一.改善工作的進行方式十二.作業動作之改善十三.發揮獨創力,管理是什么?,管理-促進工作有效進行的一種手段或方法.目的-有效地將 經營的目的、機能的目的、細部機能的 目的 圓滿達成.企業經營的目的:提高生產,增加利潤.生產機能的目的:將好的產品,以最便宜的成本,在指定 的日期內,將指定的量生產出來.細部機能的目的:讓設備始終保持正

2、常的狀態,讓生產線 經常定期生產必要的產品,讓生產出來 的品質始終保持优良,降低生產成本,1/3,管理的工作:三項主要工作:計劃、執行、控制.各機能与細部機能的計劃擬定 組織化下達命令、指揮、指導 對生產的結果是否如同原訂計劃達成進 行考核、評價.細部機能的目的有效達成.管理的主要對象:組織、人員、設備、機械、原材料、資 金、方法等.,管理是什么?,2/3,管理是什么?,PDCA與SDCA,3/3,如何擬訂計劃,STEP 1:設定目標、決定方針,將達成目 標的具體實施計劃完成.計劃擬定的基本要點工作目的之決定工作目的再度確認,是進行擬訂計劃前最須留意的重點.確認工作目的的工作是絕對須要人腦來判

3、斷的.手段、方法之了解.手段與方法之限制分析.問題之提出.,1/3,如何擬訂計劃,擬訂工作計劃應注意事項,為了使計劃更具體彧更容易被執行起見,盡可能以數字表示.以科學方法來擬訂工作計劃.依照過去的實績與經驗,來進行分析擬定.依據其它公司或部門的例子做參考,模倣進行.對工作的各階段做詳細的檢討,並盡可能採取最合理的方法進行.不要從事無謂的浪費.管理者與部下,應在工作一開始就連手起來,把工作計劃做好,再 經由各個部門相互協調,合作,使工作圓達成.,2/3,如何擬訂計劃,無論是目標或是目的,如要有效的達成,就 必須先將計劃圓滿擬訂.管理活動首重計劃之擬訂.擬訂新計劃時,若只以過去的經驗與模仿 別人的

4、作法,是具危險性的.工作若要不浪費,就必須做合理的計劃.採用重點管理方式.,3/3,目標的擬訂方法,目標管理為了達成企業全體的目標,依據所訂的目標體系,發揮經營者与從業人員的工作熱忱與創意,在確 定目標 與自我控制 的工作下,達成目標的一種管 理方法.是以尊重設定目標者的意願,再綜合作業中心、人性管理中心 的科學管理方法.特色:作業與人性兼顧.,1/3,目標的擬訂方法,目標如何決定為了易於評價測定實施的結果,目標的設定,最好以金額、數量或百分比 等形式,來做明確 的表示.最好由部下與上司經由不斷的交流、溝通意見后,共同設定.不要訂的太多,最好維持在25個之間.多數目標同時進行時,要有主次之分.

5、如須多個單位共同協力才能完成時,應明確表示出共同的目標,且應盡快取得雙方的協調,以利工作的進行.目標執行時,應求各方面的平行進展.,2/3,目標的擬訂方法,目標系統建立特徵:指標具體,可以度量.目標分解時堅持責任在人 的原則.做到管理不漏項.,3/3,如何執行工作,STEP 2:組織、指揮與指導.執行目標設定 活動分類 人員劃分歸組 職責範圍區分 管理者與部下之間協調努力 完美的工作環境.10%:管理者經由自己的手來進行 的工作.90%:經由自己的指揮与指導,再配合部下 的協力,才能完成的工作.,1/9,如何執行工作,組織的工作目標太大太复雜,一個人的力量無法達成時,就必須靠組織的力量來分工合

6、作,共同努力達成任務.從事組織工作,首先須想到業務的分配 与職務執行時的權限委讓 問題.責任到人職務明確化,但若只求形式化而不求效率,是會失去意義的.各項規定要靈活對待,在執行任務時,應多衡量輕重,給予通融任何沒有結果的形式都是無效的,2/9,如何執行工作,任務的分配對於部下的任務分配,不要使其工作太單純,如 果礙于工作性質與作業人員的限制,不妨加入一些部 下有興趣或者是工作的質量較現階段更高的工作,以 做為對單純工作的調節.依調查報告,知識水準愈高的人,對於單純的 工作,其效率是無法提高的.人人都管事事事有人管,3/9,如何執行工作,美國IBM公司曾發表論文表明:作業盡量要專業化、單純化,但

7、對各個 作業人員,要盡量分擔幾種不同的單純工作,而且在分擔的工作里,最少要有一項工作,必 須要求某種程度的技術與判斷力,這種對作 業人員做特殊的工作安排,其目的是為了兼 顧作業的順利,提高作業人員的工作欲望,提 高企業的生產力.,4/9,如何執行工作,企業需要有活力的組織授權充分權限委讓時,上司要多給予斟酌,盡可能將權限大幅度的委讓給部下,使部下在執行業務時,有更多自由裁量的余地,相對的,權限大幅度委讓,也伴隨著對責任全數負責的問題,這是管理者在權限委讓的同時,必須給予部下充分教育的機會.授權徹底將權限委讓部下之后,管理者只能以督導的身份給予指導,不可再對部下的工作給予干涉.授權适當管理者平時

8、必須對自己的部下多觀察,多了解其能力,在權限委讓時,以考慮該權限委讓的程度與自由裁量的範圍是否適當.,5/9,如何執行工作,管理者是 指揮者企業的組織活動,就有如交響樂團一樣,不但有各種不同的部門,在從事著各種功能活動,企業的經營者、管理者也好比是一個交響樂團的指揮,必須時時刻刻動腦思考,如何來指揮、領導一個龐大且需要高度技巧發揮的企業交響樂團.雖然企業的各個部門,都有不同的意見產生,各個工作人員對工作的處理,都有著不同的處理方法,然而管理者的任務,就是使這些差異變成調和,使每個人的努力,都能像機器的齒輪般相吻合,才能使工作順利進行.,6/9,如何執行工作,有效的協調方式直接接觸 的原則協調最

9、好是由各個關係部門的負責人,以直接交換意見的方 式來達成,才會比較有效果.早期進行 的原則協調工作最好在目標設定或工作方針確立之后,就立即進行.管理者之間的相互調整,會使各關系部門的工作進行較順利,同時管理者也應利用機會,多教育部下,應多与其它部門的工作人員做交流,以促進工作的協調.,7/9,如何執行工作,超級領導 所謂“超級領導”-你的領導水平達到了能讓下屬 在 沒有領導的時候，仍能正 常的工作.,8/9,如何執行工作,不簡單 與不容易 不簡單：能夠把簡單的事情天天做好 就是不簡單.不容易：大家公認非常容易的事情，非常認真的做好它就是不容 易.,9/9,控制的方法,STEP 3：控制的機能.

10、控制測定實施的結果,或者是將結果與目標計劃進行比較,在需要修正時,給予正確的指示.使工作不要偏離工作目標,工作計劃.如果沒有良好的控制,工作計劃與工作目標的擬訂就完全沒有意義.目標管理,就是要求各個部門與各個作業人員,都必須將自己的目標非常清晰地設定出來.而控制的工作,就是將執行的實績與目標做比較、檢討、修正.,1/3,控制的方法,控制工作應從自我控制 開始管理者自己必須對自己的工作做反省、檢討,然后才知道如何來進行下一步的措施.管理者對自己的工作完全盡責任之后,才能接受上司的指示、助言以及對部下進行指導.部下要能從最基本的自我控制工作先行做好,才有資格得到上司的權限委讓.在管理者完成自我控制

11、工作之后,有機會時,應常與上司、部下接觸,一方面听取部下的工作進度報告,另一方面也可將自己負責的單位的工作進行狀況,向上司報告,使上司管理者部下三者之間,得以信賴与理解.,2/3,控制的方法,工作報告將管理者急欲知曉的重點與成果,以簡單清晰的方式 做報告.內容要合理化,即1.報告的內容必須絕對的正確且值得信賴;2.將特殊的、例外的要件提出報告.形式与內容要相配合.報告體系化,簡單的講,各個部門的報告書要將其分門別類的整理、歸檔,以便有效的利用.報告制度 的整理與建立,須由管理者率先執行.,3/3,從事工作改善可遠離無效率的窮忙,管理者應對工作採取主動 的立場,千萬不要被工作所逼.為了不被工作所

12、逼,盡可能合理的將工作委任讓於部下.委讓部下的工作,一定要有標準,不可任意或無理的要求.管理者應將時間專注於原本的任務管理任務與創造性的工作,盡量避免無謂的精力浪費.不追趕工作 就會被工作追趕.,1/1,工作改善是管理者的任務,維持現狀就代表“退步”.如何 使員工的工作量減輕而又能 提高工作效率.只有管理者能 理解工作改善的重要性,才能喚起員工的工作意欲,增進工作效率,圓滿達成工作目標.嘗試一下自己的方式,因為對現狀最清楚的是管理者自己.盡可能 與部下配合來進行改善工作.體驗要被你管理的人的工作.,1/4,工作改善是管理者的任務,自省六問 1.當我領導別人時，我也准備為他們服務嗎？2.當我啟發

13、別人時，我聆聽他們了嗎？3.當我教育別人時，我有沒有學習？4.當我期待別人跟隨時，我有沒有投入？5.當我期待優異的表現時，我有沒有從平凡開 始？6.當我期待效率時，我有沒有幫助別人發展？,2/4,工作改善是管理者的任務,五W三H一S What.哪項工作發生了什麼問題？Where.問題發生在何處？When.問題發生在何時？Who.問題的責任者是誰？Why.發生問題的原因？How Many.同類問題有多少？How Much Cost.造成多大的損失？How.如何解決？Safety.有無安全注意事項？,3/4,上司與部屬的意識重要性,上司的不滿,活潑化的工作場所,未提高水准的狀態,部屬的不滿,工作改

14、善是管理者的任務,4/4,如何促進工作效率化,工作改善就是要求效率化如何從事改善工作先明確了解工作的目的“效率”是目的與手段能夠完全配合時,才能產生的結果.從各方面考慮改善方式.對人、材料、機械、方法、環境等要素給予分析,考慮各種適當方法,最后選擇最恰當的一種方式.促進員工對改善工作的意願管理員與員工對工作改善有無意願,是決定提高工作效率的大前提.不滿足現狀.鼓勵其對發現工作的不滿,進行合理的改革.,1/6,如何促進工作效率化,兩種有效的改善方法分析式改善法:將現有方法給予詳細的調查分析,把問題點、不合理、浪費的問題列出,再以適當的方法、手段將其解決.獨創式改善法:將現行之方法置於一邊,把工作

15、目的再行明確 了解之后,列舉几項可行的理想新方式,再擇用 其中一種最適當的方法.,2/6,如何促進工作效率化,滿足需求從研究和滿足員工的需求，來激發 員工的積極性.在完成組織目標的前提下，盡可能的滿足 個人的需求.把組織利益跟個人利益聯系在一 起，一離開組織就無法滿足個人的需求.,3/6,如何促進工作效率化,管理者的兩個素質 1.善於把握大局的能力 在眼前一堆事情裡你能不能找出一個最關鍵的問題來？找出制約發展的根本問題來？在解決這個問題時，對其它問題會產生什麼影響？2.對一件事緊盯到底的韌勁 如果你不能一直盯住，很多事你以為已經確定做到，而下面卻往往還沒開始.一件事從頭到尾抓出一個模式來，再把

16、這個模式推而 廣之.親自到基層去找出解決一些小事.,4/6,如何促進工作效率化,新型領導者 把工作授權給別人去做 把下屬培養成領導人 把領導者變為改革者,5/6,如何促進工作效率化,時間管理,6/6,管理方式的改良,管理方法的分類組織性、功能性的管理方法利用特定的資訊、情報,以一定的決策方 式,來進行管理,將管理形成一個程式管理.經驗與高度智慧判斷的管理方法管理者利用自己過去所累積的經驗與智慧,以自己對管理業務的靈感,來從事各項工 作的決定與執行.,1/3,管理方式的改良,管理方式改良的方向盡可能採用組織性、功能性的管 理方法.經驗、智慧判斷法的合理化,即要 確立資訊處理系統,確保管理者對重要

17、、正 確資訊之獲得.,2/3,管理方式的改良,三心換一心 1.解決疾苦要熱心 2.批評錯誤要誠心 3.做思想工作要知心 用這三心換來員工對企業的鐵心,3/3,工作改善包含了事務處理改善,工作之執行是經由事務處理才得以進行.工作之改善,同時必須配合事務處理之改善.管理業務是以經由適時獲得正確資訊來達成有效的管理,而資訊是經由事務處理才可獲得,故管理業務的改善,必須包含事務處 理之改善.,1/1,改善工作的進行方式,改善工作可分為下列六項工作進行:將改善之目標明確化 把握事實 問題點的研究檢討與考慮改善的策略 確定改善的策略 改善策略的試行、評價、修正 進行實施與跟進,1/18,改善工作的進行方式

18、,1.將改善的目標明確化直接目標正確性 提高工作的實質內容迅速性 提高工作的處理速度輕易性 使工作容易處理經濟性 減少工作的經費,2/18,改善工作的進行方式,間接目標工作標準化提高工作管理的水準使企業易於導入管理制度減輕員工負擔與活用員工的能力滿足部下的意願,3/18,改善工作的進行方式,2.掌握事實 可以從 須要調查哪些事項 如何進行調查 調查結果如何整理 三個方面予以進行,4/18,改善工作的進行方式,3.列出問題點,檢討改善方案思考改善目標正確性 1.去除不良的工作方式 2.將工作標準化,防止缺失發 生 3.訂立正確的工作日程表,絕 對遵守時間.,5/18,改善工作的進行方式,迅速性

19、1.工作定期化,機械化 2.帳、表標準化 3.省略不重要的手續 與程序,防止工作的 停滯.,6/18,改善工作的進行方式,輕易性 1.調節工作的忙与閑 2.工作簡單化 3.勞力工作與需要熟 練技巧的工作,委交 於机械處理.,7/18,改善工作的進行方式,經濟性 1.控制預算与經費 2.工作達到快速、正確的原則時,自然省人力、物 力.,8/18,改善工作的進行方式,工作目的明確化決定工作方針,徹底執行為了要求部下徹底執行工作起見,管理者應將工作方針具體化.,9/18,改善工作的進行方式,改善工作組織依功能性机動編組避免重复作業職務權限之檢討、明確、公 布,10/18,改善工作的進行方式,檢討、改

20、善工作的分配排除重复之工作分工不要太細公平分配,重點工作要分配於適 當的部下,11/18,改善工作的進行方式,檢討、改善工作的流程 縮短工作的程序 變更工作的順序 減少工作的停滯 考慮同時處理工作 工作集中化 工作標準化,12/18,改善工作的進行方式,工作進行中的管理工作進行中最常發生的問題:工作的延誤 處理能力的不均衡 缺乏計劃性工作進行中的管理:針對工作順序、日程 計劃的內容,進行測定、評價、控制.,13/18,改善工作的進行方式,決定工作判定的基準改善工作環境,14/18,改善工作的進行方式,4.整理改善之方案 整理改善之方案,做一個最終的判定,並盡可能在管理者与部下之間做一個說明會.

21、,15/18,改善工作的進行方式,5.改善方案之試行、評價、修正改善方案僅是一個計劃,在執行前須進 行試行.試行時,應多聽取部下或各單位的 意見,以做為採用的參考.試行完畢后,應針對其結果開一個檢討會,對改善方案給以評價、修訂.,16/18,改善工作的進行方式,6.實施与跟進實施前對部下做一下教育訓練.因為人性是保守的、戀舊的,故在實施的過程中要進行跟進 確認.,17/18,改善工作的進行方式,天下大事必做於細 凡想要成就一件大事，事 前都要做艱苦、周密的策劃工 作，對過程還要進行嚴密的監 控.,18/18,作業動作之改善,活用各種機能左手与腳能達成之工作,應避免使 用右手.盡可能同時使用兩手

22、,同時幵始同時 完成.兩手盡可能同時保持不休息.,1/3,作業動作之改善,節省動作量盡可能減少動作,腰部的運動不如肩部的運動 節省運動量,手腕、手指頭運動較手關節的運 動輕鬆.材料、治具等,盡可能置于手可以拿到的範圍 里;前面作業完成之制品最好能立即置於下一 個作業者的身旁.減少材料,治具等的尋找与選擇的動作.,2/3,作業動作之改善,改善動作法以自動的有韻律性的順序來從事各項工作適當調整動作的速度改善工作場所的照明設施,流通空氣,作業台等從事左右對稱之動作,3/3,發揮獨創力,阻礙獨創力發揮的三大因素一.判斷能力的要素對事物認識不清無法掌握問題的重點被環境及條件所束縛,1/9,發揮獨創力,二

23、.傳統、文化的因素 傳統、文化以及法律、道德、習慣等因素,常使我們的思考方向,被限於一個範圍之內,漸漸減弱了 我們的獨創能力.,2/9,發揮獨創力,三.心理感覺的因素在發揮獨創能力之前,人的心理總會產生一些 不平衡的感覺.故管理者對於部下的意見,不管是好的還是待 改進的,都應 很樂意的接受,絕不可批判、責 罵、取笑、諷刺等,相反的還 要鼓勵部下,使 其心理不平衡的因素慚慚消失,以促其發揮獨 創能力.,3/9,發揮獨創力,企業文化給人公平感，如果不是事實上的公平感，起碼也是心理感受的公平感.給人以施展才能的機會，讓人感受到 企業的天寬地闊，員工能翻幾個筋斗，就給他 搭相應的日子.給人以成就感，哪

24、怕員工只有一點小改 革，也要給他們充分的榮譽.,4/9,發揮獨創力,馬斯洛需求理論,社會需求,安全需求,生理需求,自尊,有價值的感覺,更高的薪資,自 我 價 值,自 我 實 現,5/9,發揮獨創力,天才的特性 對問題始終持有敏感的態度 頭腦里隨時保有許多的方案 可從許多的角度來分析問題 具有优秀的分析力与綜合力 善於利用他人的意見,產生自己的計策 擁有丰富的知識與經驗,6/9,發揮獨創力,頭腦風爆法 將1012名人集中在一起,讓其在 自由放松的氣氛下來自由討論問題,這 種自由討論法,就有如天才的頭腦一樣,能自由自在的相互刺激或相互引導對 方產生連鎖反應,來產生好的方案,好的 計策.,7/9,發

25、揮獨創力,頭腦風爆法的四個原則絕對不對提出之方案進行好与不好的判斷自由奔放的討論方式最適合大量要求方案、構想、計策的提出改善、結合別人的好構想、好計策,也是被鼓勵的方式.,8/9,品管圈活動零缺點運動自主管理活動,發揮獨創力,小 集 團 活 動,由10人左右組成 自由選擇主題 每個小給自由進行活 動以勤務時間外活動為 原則,三個臭皮匠勝過一個 諸葛亮輸人不輸陣,形成气勢大家一起來了解了他人的想法增團進群體互動之了解自己的想法可以被接受,1.組成小團體2.決定領導者3.命名4.選定主題5.計劃書6.調查、擬定對策、付諸行動7.以表結果8.表揚成果,自由暢所欲言想法可以實現獲益良多每人須盡其所能貢獻個人的長處了解他人的才能,做 法,個人的長處,團 體 的 長 處,特 點,9/9,