文献管理软件NoteExpress.ppt

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1、文献管理软件的应用,闫 雷2013.3,科研工作需要具备的能力,查找文献的能力阅读和管理文献的能力使用文献的能力,普通文献管理方法：文件夹分类管理,文献存放混乱，难以很快找到需要的文献诸多文献从不同数据库重复下载写论文时，文后参考文献的编写非常繁琐多次投稿时，要反复修改参考文献格式,科研人员的“困扰”,“困扰”的根源的解决方案,工作原理,各种文献管理软件,国外：Endnote（国外精品，用户最多）Reference Manager Procite Refworks 国内：Noteexpress（国内精品）医学文献王 Notefirst(免费）CNKI E-learning（免费）,NoteEx

2、press 简介,NoteExpress（NE）是国内最专业的文献检索与管理系统，完全支持中文，它可以帮助我们通过各种途径高效、自动地搜索（含互联网）、下载、管理文献资料和论文。该软件可嵌入MS Word环境使用，在Word文档中输出各种格式化的参考文献信息，不需要脱离Word环境。软件当前最新版本为v2.8.1.2024，下载地址：安装后在word中自动加载相关插件,NoteExpress核心功能,帮助用户收集、整理文献资料，平时阅读文献时可以随时对每条文献写笔记。撰写学术论文、学位论文、专著或报告时，可在正文中的指定位置方便地添加文中注释，然后按照不同的期刊格式要求自动生成参考文献索引。,

3、NoteExpress主程序界面,题录详细信息列表,题录相关信息命令,工具栏,菜单栏,题录列表栏,数据库及数据库结构目录栏,表头列表,NoteExpress五大功能,一、检索功能,NoteExpress提供的检索功能用以解决读者低效的文献收集方式（全文下载，在线阅读）,一、检索功能,为不同课题的检索结果建立不同的数据库，用来存放查到的文献题录，在数据库的题录下可建立新的文件夹用来保存不同的文献。,一、检 索,CMU,一、检索功能,1.手工录入题录信息2.数据库检索结果导入（有限制）（1）下载相应格式的检索结果后导入（2）通过NE内置浏览器检索，检索结果页面直接导入。3.在线数据检索结果导入（一

4、次导入全部结果）4.导入全文（以文章标题作为文件名可自动更新）5.其他文献管理软件导出结果导入,手工录入题录信息选择“题录”菜单的“新建题录”选项，弹出“新建题录”对话框，在对话框内输入题录信息，在编辑题录时，对于作者、关键词等字段，软件会在您录入时自动查找数据库中相应字段的内容，并根据您的录入进行提示（即自动完成），保证了录入相同内容的准确性，也提高了录入速度。小技巧：手工录入费时费力，差错率高，尽可能使用网上检索减少手工录入的劳动。需要手工录入时，也可以先复制一个与录入题录内容较为接近的题录，然后通过修改这条新题录来减少手工录入的劳动强度。,一、检索功能,1.手工录入题录信息,注意：如果题

5、录的“作者”字段为机构名称如“World Health Organization”，在论文写作时，最终输出的结果为缩写格式“Organization,W.H”。如果您希望保持原样输出，请在机构名称末尾加上一个英文逗号“,”，即“World Health Organization,”。保持原样输出的另外一种方法，使用半角双引号把作者名括起来，即“张涵庆美”、“Honda Motor Co.,Ltd.”形式。如果作者名含有其他字符，且不需要对姓名格式进行处理，建议使用半角双引号。,1.手工导入,2.数据库检索结果导入,各大数据库导入NE的大体步骤是一致的，只是不同的数据库在具体的操作上有些细节不一

6、致。导入步骤如下：（1）将数据库中的检索结果以NE所需导入格式保存为本地文件；（2）打开NE，选中要导入题录的文件夹，选择“文件”菜单中的“导入题录”，或直接在要导入题录的文件夹上右键单击，选择“导入题录”,弹出导入对话框；（3）对话框中“题录来源”选择所保存的文件，然后选择对应的过滤器后单击“导入”按钮即完成导入。,过 滤 器：顾名思义，用来“过滤”数据的东西。不同数据库检索结果有不同的显示格式，导入NoteExpress时却要以相同的格式进入软件并以相同的格式显示出来，也就是一个从无序到有序的过程。因此，我们在导入题录时需要选择正确（与相应数据库匹配）的过滤器。,2.数据库检索结果导入,2

7、.数据库检索结果导入,2.数据库检索结果导入,将通过CNKI、PUBMED检索的2011年中国医科大学发表的文献导过NE。,2.数据库检索结果导入,也可以通过NE内置的浏览器和网页信息抓取程序，完成在数据库页面上的文献检索、筛选和保存,2.数据库检索结果导入,3.在线数据库导入,NoteExpress本身集成了CNKI，万方，维普，ISI，Willy，Pubmed等数据库，可以在软件中通过统一的界面检索，检索结果直接保存到自身数据库中。取回检索结果方便快捷。,3.在线数据库导入,通过NoteExpress集成的中国知网（CNKI）和万方数据库检索中国医科大学2010年发表的文献，并导入“cmu

8、2000”文件夹。,3.在线数据库导入,4.导入全文,导入文件为题录及附件：对于已经下载了大量全文的用户，导入全文的功能可以快速实现将大量全文用NE管理起来，自动生成题录并将文献作为附件，实现文献管理的基本功能。NE可以一次导入多个文件，而且可以导入整个目录及其子目录下的所有文件。软件能自动根据目录的结构在数据库中建立对应的文件夹结构。导入全文时自动生成的的题录只有有限的信息：题录类型以及标题。可以通过菜单【检索】-【在线更新题录】，手工或自动从在线数据库中获取精确的题录。,4.导入全文,5.将其他文献管理软件中的数据导入NE,将其他文献管理软件中的数据以NE支持的导入格式导出后，通过导入题录

9、，选择对应过滤器后导入NE。,5.将其他文献管理软件中的数据导入NE,二、管 理,在管理资料的时候，还在采用无序的文献存储方式吗？海量的资料，重复下载，遗忘丢失,你浪费了多少时间在管理你的资料上？结果在寻找资料的时候，依然满磁盘也找不到,.查重,在不同数据库中检索，或者你的数据库由几个小数据库合并而成，都不可避免地出现重复题录。这样即占用磁盘空间，而且在更改其中一条题录时，其他题录不能同步更新；还造成重复下载和重复阅读，浪费读者阅读文献时间的问题。可通过如下步骤进行查重并删除重复记录：,.查重,.虚拟文件夹,对于一条题录同属于两个文件夹（研究方向）的情况，NE提出虚拟文件夹的概念虚拟文件夹为多

10、学科交叉的当代科研提供了解决办法：同一条文献可以属于多个文件夹但数据库中只保存一条；修改任意一条，其他相同题录同步更新；只有当最后一条题录删除时，该题录才会从数据库中完全删除。,.虚拟文件夹,将“cmu2000”中作者为“郭启勇”的题录复制到“郭启勇”文件夹,3.附件管理全文下载,可以直接点击鼠标右键下载对应题录的PDF全文（当然需要有相关的下载权限）。,3.附件管理链接附件,在NoteExpress中，你可以为每一条文献信息添加附件，方便你在需要的时候快速打开全文。NoteExpress支持任意的附件格式（你也可以添加多个附件！），比如常见的PDF、word文档等，当然还有文件夹、URL等。

11、这样，文献题录信息就会与你的全文信息关联在一起！添加了全文附件的题录，你可以在“题录相关信息命令”栏看到一个回形针标志，点击回形针，或者使用Shift+Ctrl+A的快捷键，你可以迅速打开附件。也对某一文件夹下的多个文献添加附件，使用NoteExpress的“批量链接”的功能，选择你的全文位置，文献信息与文件名匹配程度等，然后就可以批量链接附件到题录。,.附件管理批量链接附件,.附件管理批量链接附件,.附件管理,如果为数据库的多条文献添加了多项信息，而且都非常重要。那么，你如何非常直观地判断某条文献是否有附件、笔记，或者关联了题录和文件夹呢？在题录列表栏中，第一列的图标显示题录类型，第二列可能

12、有小的色块，如果你添加过附件、笔记，或是关联了题录和文件夹，就会看到四个不同颜色的色块。这样，就能方便地了解某条文献的相关附件信息了！左上角红色：关联文件附件；右上角紫色：关联笔记；左下角黄色：关联文件夹；右下角棕色：关联题录。,.附件管理,左上角红色：关联文件附件；右上角紫色：关联笔记；左下角黄色：关联文件夹；右下角棕色：关联题录。,4.添加标签,NoteExpress支持标签功能。对于某一文献而言，有时可能会对其重要性，关键词等设置特别的一个标签，用来突出该文献的重要性。NoteExpress中的标签是可以自定义的，可以根据个人喜好和需要进行调整，设置你最需要的标识名称。这样使得管理题录更

13、加高效和个性化！清除标签：在添加标签的题录处点击鼠标右键，选中下拉菜单中设置优先级，选择清空；或直接鼠标点击题录中的标签将其清除。,4.添加标签,5.本地检索,对于数据库的管理来说，本地检索的意义非常重大，对于拥有庞大数据的用户来说，可以快速查找到用户所需的信息非常重要，曾经有位文献检索课的老师说，如果不能在20秒之内找到自己所需文献，那么你的管理就是无效的。NE不仅仅提供本地检索，也提供了一系列能够快速找到所需信息的方法，为文献管理和检索提供捷径。,5.本地检索简单检索,5.本地检索高级检索,要进行更加精确，定位的检索，可以使用NE提供的高级检索功能。点击【检索】-【在个人数据库中检索】按钮

14、，出现高级检索页面。,5.本地检索高级检索,5.本地检索,关于最近检索结果，默认能保存5个，可以在【工具】【选项】中的【常规】选项中的“存储检索历史的个数”进行调整，如下图,5.本地检索保存检索,保存某检索条件后，以后只要点击该保存的检索条件，无论是以前的还是新添的只要符合这个检索条件的题录都会自动推送出来，对于跟踪某一专业的研究动态提供了极大方便。,.组织,目前NE支持优先级、作者、年份、期刊、关键词和作者机构的展开。能够将每一个优先级、人名、年份、期刊、关键词和作者机构作为一个节点进行展开；这样，只要点击某一个作者，只要是数据库中作者为该作者的题录，都会在右边题录详细列表中显示出来。同理，

15、其他字段也一样。,.组织,7.回收站,回收站中题录可以恢复，避免错删误删带来的损失。还可以显示出删除的题录所在的文件夹，以方便记忆和管理。,三.分 析,通过NoteExpress，可以方便快捷地对文献信息进行统计分析，快速了解某一领域的重要专家，研究机构，研究热点等。分析结果能导出为txt和csv等多种格式，方便做出精准的报告,三.分 析,四.发 现,在NoteExpress中，提供了“综述”和“笔记”两项功能。通过“综述”的阅读方式，你可以阅读文献题录尽可能多的信息，包括作者、标题、来源和摘要等，大大提高阅读效率。通过笔记，你可以随时记录下看文献时的想法和关于研究的设想，这些信息都与你看到的

16、文献信息关联在一起，便于日后进一步展开工作。,四.发 现,五.写作功能,NoteExpress内置了多种国内外学术期刊、学位论文和国标的格式规范，通过NoteExpress插入文献，然后使用需要的格式进行格式化，可以快速自动地生成参考文献。这样在写文章/论文的过程中，便可以从手工编辑与管理文献的繁重工作中解脱出来。而且可以根据需要随时调整参考文献的格式。当然如果NoteExpress没有你需要的文献格式，你可以非常方便地编辑自己需要的格式。,五.写作功能,Word2007、2010插件,Word2003插件,插件功能介绍：1.插入引文：将在NoteExpress主程序中选择的题录插入到word

17、中光标停留处，生成当前输出样式的文中引文格式。2.编辑引文：编辑插入的引文，可以修改、删除、更新题录以及调整题录顺序，编辑完毕之后需要重新格式化参考文献。3.格式化参考文献：点击该按钮，出现格式化参考文献以及布局按钮，选择所需要的输出样式以及布局。,四.写作功能,插件功能介绍：4.定位引文：可以让在一篇题录的引文和尾注/脚注之间进行直接跳转。当光标位于引文处时，点击“定位引文”图标，会自动跳转到该引文对应的参考文献5.查找引文：用于查找论文中多次引用同一篇引文的引文位置，当光标位于引文2时，点击查找并结合【上一条】以及【下一条】在所有引用2的引文处切换。,四.写作功能,插件功能介绍：6.插入笔

18、记：将NE主程序中选择的笔记插入到word光标停留处，该功能将平时阅读文献时记录的思想火花直接插入word，形成论文成果。7.清除域代码：注意清除域代码以后，将不能对该篇文章进行格式化，文中引文和文后参考文献索引或脚注均固定。,四.写作功能,插件功能介绍：8.更新题录信息：对于已经插入到word中的引文题录，如果在主程序中进行过修改，只要点击该按钮，文中引文及参考文献索引将同步更新。9.导出到数据库：可以将目前插入到论文中的引文信息导入到数据库中形成题录，生成的题录包括参考文献索引的内容。10.设置：用于设置word插件的常规功能、快捷键等。,四.写作功能,1.将光标停在需要插入引文的位置,3

19、.选中要插入的引文,2.转到NoteExpress,4.插入引文,插入引文,五.写作功能,4.插入引文,格式化参考文献,格式化参考文献,五、NoteExpress 输出样式编辑,Author-Date,Numbered,五.写作功能,输出样式的编辑,NoteExpress 参考文献样式编辑,编辑样式,引文(正文引用)格式的编辑,不要忘记中文了,参考文献格式编辑,需要添加（）,不要忘记中文了,默认国标GB7714-2005,参考文献样式编辑：对齐,五、数据库备份,方法1：可通过“文件”菜单的“备份数据库”选项备份特定数据库，会生成一个压缩文件，解压后直接双击运行即可在NE中打开；但这种方法只能备

20、份题录和笔记等信息，并不能备份全文附件。方法2：找到数据库存放位置，将扩展名为.nel的文件，及数据库同名的.attachment文件夹复制到备份盘中，在其他电脑的NE中双击.nel文件即可打开备份库（带全文附件）。方法3：直接将你的数据库文件建立在移动存储介质（U盘，移动硬盘等）或网盘（云盘）中。,MS Word插件安装不上,先卸载后安装,六、常见问题,MS Word插件不能正常工作,运行 Word，右键点击 Word 工具栏，从弹出菜单中选择“自定义”。,在“命令”页左边一栏中中选择“工具”，然后将右栏第一项“Com 加载项”拖动到工具栏上，任意位置均可。关闭自定义对话框。,点击工具栏上的“Com 加载项”按钮，出来已安装的 Com 加载项。,在此对话框中，删除 NoteExpress2 Word Addin（如果有的话）。点击“添加”将 NoteExpress2 目录下的 NEWordAddin2.dll 文件添加到 Com 加载项中。,The End!,