招投标交流培训.ppt

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1、项目投标 技术交流与探讨,目录大纲,标书格式 评标过程 标书的组织 提高投标书的制作质量 方案介绍、讲标与答疑 项目运作过程 招标技术参数的制定 招投标过程的主要步骤,前言,什么是投标书？投标书：是对招标书的回应，是由投标方根据招标技术文件要求编写的技术方案，是向招标人发出的要约，按招标书提出的条件和要求，向招标人申请承办项目的文字材料，并附有关文件，如资格审查表、营业执照、咨询文书等。具有针对性、竞争性和保密性强的特点。投标书是展现一个公司综合实力的重要标志之一，一份好的标书能体现一个公司的技术实力、公司文化、公司特点、公司经营理念、及公司的服务水平，是专家评判技术方案的重要依据，因此，公司

2、应对写好标书予以足够的重视。标书分为商务部分和技术部分，我们探讨主要以技术部分为主。,一、标书格式,标书在文体上属于应用文的范畴，让用户及专家读懂是编写标书的目的；标书的编制一定要符合标书格式及规范，要有特点，有特色；大多数标书存在如下问题：商务部分与技术部分格式没有严格按照招标文件的商务条款及要求编写；标书理解不清楚，对投标书的书写规范、格式了解不多，章节编排混乱，不分主次；重点不突出，对方案的核心技术 及方案的特点表述不具体，或技术描述过于平淡；对招标文件的技术要求响应不够，存在技术指标的负偏离；有的不是在写标书，为凑篇幅而组织标书，东拼一点，西凑一些，整篇缺乏系统性、逻辑性，随意性很大，

3、语言表述不准确，有的标书LOGO标志张冠李戴，这样的标书往往错误百出；报价表格式不规范，缺乏分项报价；问题后果：专家看起来往往无从下手，找不着重点，标书尽量使用规范语言描述，避免技术错误以简洁明了为本。（大部分专家都是高校一线的教授，对论文的质量与格式要求较高）,一、标书格式,标书的一般格式：概述：项目背景等标题，主要是对项目的由来及概况作简单介绍，对各章节的内容做简略描述，或将整个标书的全部文字浓缩形成精华版的标书描述（内容提要），以利于评标专家了解标书的大致思想和结构。（根据项目特点配以适当的政治背景，理论上拔拔高，为以后的方案做前期铺垫。需求分析：根据招标技术文件，认真研究用户需求，对项

4、目的情况做细致的分析调查研究，了解用户的用途，明确项目所要达到的目的，既要作定性分析，必要时也要作定量计算。设计原则：先进性、稳定性、易用性、开放性、可扩展性、安全性。技术标准：对项目采用的技术标准做详细的陈述，以国标为主，国际标准、行业标准、企业标准为辅，说明技术标准的来源。方案设计：方案的设计依据来源于需求分析，对项目的要点、难点等技术问题要做详细的说明，突出自己的技术特点；设备选型：设备选型的主要设备要进行详尽的技术指标描述，把设备的独特优势、功能充分说清楚，体现出所选设备性能与品牌的差异性，把设备选型的独到之处体现出来。,一、标书格式,标书的一般格式：设备报价：报价表中应对设备的清单、

5、设备的功能、设备的配置、技术指标、设备的价格及设备的产地作详细的叙述，做好分项报价，无法考量的价格，对价格产生体系做一必要说明，让专家从标价表中就能感知你对项目的理解程度及诚信度。项目实施计划（项目管理）：详细叙述项目实施过程中的各个环节。培训计划：制定项目的培训计划，培训内容，所要达到的目的。项目验收：对项目的验收作一定的陈述。注意要点：这种格式也不是一成不变的，可以根据项目的大小、复杂程度进行适当的增减，但是，一定要确保标书整体结构的完整性，一定要自己写标书，标书的思路要清晰，标书就像一篇文章一样，规划好篇章结构，突出公司对项目理解的技术特点，要适应不同专家的阅读口味，专家所要找的东西标书

6、上都应该有所体现。,二、评标过程,专家的评标过程：专家评标任务主要是揪错和找亮点。专家根据招标技术文件对标书方案的合理程度，对技术要求响应程度，对项目的理解程度等方方面面排出顺序，再根据性能价格比选出中标单位。因此，标书在某种程度上是写给专家看的，了解各种专家在评标过程中如何审视标书，及专家审视标书的角度，对于中标的几率有很大的帮助；专家根据招标技术文件，通过目录寻找自己的兴趣点、通过技术偏离表和方案介绍查看技术响应程度、通过设备报价和设备的性能介绍了解设备的配置档次、通过资质等相关文件和业绩查看公司的规模，专家根据自己的阅读习惯，有条不紊、有选择性的快速浏览标书内容。工作重点：分析专家的类型

7、，投其所好的合理组织标书是关键点。,二、评标过程,专家类型有如下几种：真正的专家：参加过方案论证的专家，这样的专家大部分具有较高的理论与实际经验，对项目的特点比较了解，在看标书过程中，首先看标书的整体方案，再看关键的技术细节问题的论述；技术型专家：有一些边缘学科如视频会议系统，是一个技术性较强的交叉学科，这样的专家在评标过程中注重寻找标书中的特色部分，并与其它标书进行对比，语言文字描述精彩的方案容易得到专家的认可；伪专家：有的专家则在报价上花很大的功夫，看设备的配置与报价是否合理有无技术偏离。理论型专家：有的专家属于理论型，有扎实的理论功底，对标书的理论方面的陈述比较关注，看中的是标书的理论功

8、底，他绝对不允许标书中有理论性的错误，他们缺乏对目前市场上流行产品的了解。（专家对产品详细指标或技术细节的了解不多）注意：了解了专家的评标过程对于写好标书至关重要，你可以有针对性的对招标技术文件中专家感兴趣的问题、内容进行有针对性的组织。,三、标书的组织,标书的组织：要以招标文件为宗旨，以标书的格式为蓝本，从专家评标角度出发，进行标书编写和组织，通过对投标文件各章节的有序排列，把公司的整体方案充分地展示在招标人和评标委员会面前；重点与要求：图文并茂：通过图片凸现主题，通过主题体现技术实力，通过图片对技术细节进行解读；团队合作：标书的编写应根据项目的需求，成立专门组，采纳各方的意见，做到叙述准确

9、，语言优美。项目理解：需求分析是一个标书的亮点，也是体现你对项目的理解程度，应对招标技术文件的技术要求进行逐条核对落实，充分理解用户的需求要求，了解用户的应用，对用户的应用情况进行透彻的分析，对需求进行充分的调研，提出合理的解决方案。,三、标书的组织,标书的组织要从以下几个方面进行：要有整体性：针对招标技术文件，认真规划标书的整体结构；整体性就是要从标书的整体出发，对标书的各个章节进行合理的安排，标书的结构如同写文章一样，语言表述准确，思路清晰，简洁精炼，前后呼应，安排好次序。重点突出：每一个项目都有自身的特点，针对技术文件的要求，找出项目的关键技术点，根据用户的需求在标书中浓彩重笔的进行分析

10、论证，提出解决的方法与思路。方案设计：根据招标技术文件，对项目的关键部分作详细的陈述，有针对性对 方案中的技术细节进行描述；找出该项目的特点、特色、关键技术问题，提出解决的办法，和实施过程应注意的问题；提供相应的拓扑结构，设备连接图等。目录规划：目录是标书的门面，突出重点下大力气用醒目的语言写好目录；（一份标书在专家的手里最多40分钟，如何在最短的时间内让专家找出它们的兴奋点确实值得研究），目录是标书浓缩的精华，是标书的眼睛，要能让专家透过目录，能看到标书的内容，对标书内容有一个大致的了解，对整体的结构有一个大概的印象，通过目录，可以让专家可以信手拈来方便快捷的寻找各种资料。,三、标书的组织,

11、标书的组织要从以下七个方面进行：做好设备的报价：设备报价是一门学问，对设备的报价尽可能做到具体、周到、细致，对主要设备关键参数、板卡配置、设备产地等细节进行描述，对设备的升级及增值事项进行说明，除了有总报价，对需要配置的设备要进行必要分项报价，让专家通过设备报价一览表就可以清晰的了解整个项目的技术参数与性能。（售前人员主要工作，做好产品竞争分析，提供销售产品建议。）规划施工方案：施工方案：施工方案的规划本着科学性、合理型，对你公司的技术规范、施工流程进行文字性的说明，做到严谨、细致、周密，富有弹性。验收与培训：设备的验收，设备的渠道认证，建立的沟通等。项目完成后，工程的技术文档同时完成，技术文

12、档包括方案介绍，验收报告，操作流程，常见故障处理流程，培训教材，提交设备清单。技术支持与服务：在招标过程中，招标人越来越重视服务，在评标时抠得很细，因而，企业投标时，应积极响应，写到标书中去，应专门列一项服务条款和一些承诺。,三、标书的组织,标书的组织其它重点总结如下：方案技术准确：标书一定要对技术问题叙述准确，避免错误或不规范语言，设备配置与报价一定要详细无误。任何设备的漏报与少报，都被视为免费赠送，因此标书的各个环节要做到周到、细致、严谨，认真做好设备报价，做到万无一失。商务资质齐全：应根据招标文件，务必将商务部分要求的各项条款逐一落实，将各种必要的资质、证书、授权书、公司财务状况等要件按

13、规定要求有序的装订，对关键设备附上彩页，以对所陈述的技术标准作法律上的认可，避免商务废标。严谨细致：投标是既公平又残酷的竞争，是实力、信誉、经验等多方面综合能力的较量，有时细小的疏忽，都会使你与夺标无缘，标书的组织是一项严谨、细致的工作，来不得半点的马虎和大意，公司可以通过流程与制度避免标书中出现错误。,四、提高投标书的制作质量,投标书要按照招标方发出的招标文件要求来制作：大体内容为公司信誉、资质证书、方案设计、施工组织、报价表、必备法律要件六个方面的内容，缺一不可，每一部分十分重要。每一项内容都要按照招标文件规定，充分体现本公司的水平和实力。资格审查：任何一项工程招标，招标方首先要对投标方进

14、行资格审查，获得资格审查认可，才是参加投标的前提。方案设计施工组织的编写，一定要充分调查工程实际和熟悉图纸，并要根据业主的期望重点编写出符合工程实际，具有指导性、针对性和操作性的施工组织设计大纲。报价表的编制一定要科学有据，做到工程量准确，取费标准和材料价格合理，必要时对价格产生因素做一说明，这样精心编制的报价书才会诚实、准确。若企业信誉相当和报价水平又相差甚微，施工组织设计大纲的编写与质量就起到决定性和关键性作用。因此，在投标中不要以报价的重要性而忽视施工组织设计大纲的编写质量。招标文件应装订成册，外观上尽管做得精致些，不要过分奢侈，标书的编排、分类（招标编号、分包序号、序号描述）上应更有利

15、于评委阅读。因为毕竟评标的时间很短，主观和感性认识的东西会较多，应创造快捷的途径让评委很好地阅读标书。其次是尽量减少错误：这错误主要包括:对招标文件中的实质性内容，没有做出相应的响应，要求的商务文件不全，报价前后不一致。根据招标投标法，投标文件必须对所有实质性内容做出完全响应。若对实质性内容里有一条未做出响应，就可能导致废标；若实质性内容偏离过大，也可能导致废标。,五、方案介绍、讲标与答疑,方案介绍：一般是在与客户沟通或在招标现场给专家和使用单位进行交流采用的一种方式，对领导或有关部门要根据单位的职能，领导的概念，技术人员的要求进行讲解，对招标现场和技术人员，首先进行方案的框架介绍，然后再进行

16、技术细节的描述，一般情况时间控制在半小时左右，具体的介绍情况要根据现场要求来定；讲标：一般是对投标技术文件的补充，主要介绍遗漏点或对原方案进行补充说明，时间一般在十到十五分钟左右；答疑：是根据专家对标书的疑问点由投标方进行澄清，由专家提出问题，投标方进行解答。（根据时间要求准备两到三套方案进行介绍）重点总结：讲标活动实际上是一次向别人灌输概念的过程，要达到自己设定的目的，就是首先要设计一个讲标流程图，控制场上的局面，重点一定要突出，要满足各种类型专家的口味，达到这样的要求，需要一个技术积累的过程，专家最终的评判可以见仁见智，但你对方案的理解一定要有一定的高度和独到之处。在进行技术讲解的时候，项

17、目招标单位的人对技术的理解参差不齐，所以讲解要做到雅俗共赏，讲解要清晰透彻。,五、方案介绍、讲标与答疑,为准备好讲标方案，可以从以下方面入手：本次方案介绍要达到什么样的目的？你的受众是谁（专家、领导）？你的受众了解了什么？（竞争对手）为了推销你的观点，你应该讲什么？为了达到你的目的应该采取什么样的措施？,六、项目动作过程,1、制定招标方式（公开招标、竞争性谈判、邀请招标）公开招标：是一种由招标人按照法定程序，由政府采购中心或者第三方委托机构，在公开出版物上发布招标公告，所有符合条件的供应商或承包商都可以平等参加投标竞争，从中择优选择中标者的招标方式。竞争性谈判：是指采购人或者采购代理机构直接邀

18、请三家以上供应商就采购事宜进行谈判的方式。适用范围：公开招标后没有供应商投标、没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或性质特殊，不能规定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。邀请招标：即由招标单位选邀请招标流程择一定数目的企业，向其发出投标邀请书，邀请他们参加招标竞争。在下列情形之一的，经批准可以进行邀请招标：项目技术复杂或有特殊要求，只有少量几家潜在投标人可供选在的；受自然地域环境限制的；涉及国家安全、国家机密或者抢险救灾，适宜招标但不宜公开招标的；法律、法规规定不宜公开招标的。,六、项目动作过程,2、设计招标技术方案及参数（控制授权

19、）3、制定商务门槛（资质、授权、工期等商务条款）4、制定合理的评分标准（35%以下以标书及设备的性能为主，45%以上以价格分为主）通过以上步骤科学的有机结合，强化自己的优势，突出项目特点，对于软件项目，要提出演示方案及演示内容。,七、招标技术参数的制定,言简意赅，简明扼要；重点突出，不要在指标上有强烈的排他性，制定的技术指标要让竞争对手的产品处于下风；区分性能与功能的区别；对必须的特指性技术参数一定要说明原因；特指的技术参数在招标技术文件中要具有隐蔽性，让同行有雾里看花的感觉，也可以在技术要求或其他地方埋下技术伏笔;尽量采用标准参数（国际标准、国标或行业标准）；了解用户的采购方式，邀请招标、竞

20、争性谈判、公开报价；知道每一种招标方式的特点；做好产品归类，科学合理的进行产品分包；软件产品强调功能的同时，招标文件中要强调功能演示；对特殊行业的产品强调入围测试；关系到位可以帮助用户策划招标方案；注意事项不要指望招标技术参数把所有的厂家排除在外，强调差异性指标、特指性指标不要过多；可以通过方案、通过工期、商务等具有优势的条款限制竞争对手；所有的一切技术手段要在招投标规则范围之内玩；围标要有技巧，不要单单从技术上做文章，配合其它商务手段，不要有围标的痕迹以免废标；,八、招投标过程中的主要步骤,前期沟通（关系技巧）技术交流（竞争策略）技术参与（制定招标技术文件）专家交流（灌输概念）参与投标（过程

21、目标要明确）寻找项目关键人物（在采购决策中起着重要或决定作用的人），技术层面、决策层面、招标组织方面、纪检审层面(辅助竞标手段),明确每个关键人物的作用，让他们各司其职，各负其责专家队伍建设越来越凸现重要性选择的产品要行，标书要行，价格要行，公司实力行，用户说你行，还要专家说你行才行不要过分操控招标过程，中标后处理不当会出现负面效应采购方的四件事：准备招标文件设计评标规则参与招标谈判签订合同投标方的五件事关系技巧（对应的工作:采购方的准备招标文件）竞争策略（设计评标规则）准备标书（展现公司实力）报价方案（摸清投标公司及报价习惯）辅助竞标手段（贯穿始终）,总结,总之，在整个投标工作过程中要与时俱进，不断适应新的形式和新招投标规定，在历练中不断完善自我，制定统一的投标标书编写规范与指南，通过积累，建立一个投标书模版库，以保证投标书的质量、缩短投标书的编写周期。建立一套行之有效的投标体制，用制度来规避风险，使我们在竞争中立于不败之地，祝兄弟们事业成功，明天更美好！,