往来账和银行帐管理.ppt

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1、往来账管理,本章重点讲述往来业务管理方面的内容，它包括客户代码设置、往来业务输入、自动核销往来账、手工核销往来账、客户代码名称查询、往来业务明细账、往来余额发生额查询、往来业务综合查询等功能模块。往来账在安易账务系统DOS版、安易账务系统（Windwos平台）1.0版、安易账务系统（Windows平台）2.0版以上之间的不同处理方法。安易账务系统DOS版本和安易账务系统（Windows 平台）1.0版本对往来账采用了同样的处理方法，方法如下：假定“113 应收账款”和“203 应付账款”两个科目设置为往来科目。则在“113 应收账款”科目下可以设置若干往来客户的二级科目，例如：01A客户、02

2、B客户。在“203 应付账款”科目下也可以设置若干往来客户，例如：01甲客户、02乙客户。某一个客户如果既有应收账款又有应付账款，则需分别在两个科目下设置客户代码（明细科目代码），这个代码既可相同，也可不同。反之，在上述两个科目下，客户代码（明细科目代码）相同并不意味着是同一客户。,上述方法的缺点是显而易见的，它不利于统计分析真正相同的同一客户所有应收、应付业务的情况。在安易账务系统（Windows 平台）2.0版以上版本中，客户代码设置不再依赖于往来科目，而是采用统一设置往来客户代码，一个往来客户代码可与任意往来科目发生对应关系，或者说，一个往来科目可对应所有往来客户。在往来账表查询及输出时

3、，既可以以往来科目为主线进行该科目的所对应往来客户的有关内容输出，也可以以客户为主线，输出该客户涉及的所有往来科目的有关内容。建立往来科目与往来客户的交叉关系，解决了同一核算单位中存在的不同往来科目下同一往来客户的数据汇总及数据统计问题，是以客户为中心的核算管理方法。往来客户既可以作为往来科目的明细科目来设置，也可以在此处专门进行设置。当客户代码作为明细科目设置时，不能销账。在此处设置客户代码时，不仅能够销账，而且还可以对客户的其它情况进行记录和分析。,在安易会计软件中，根据用户往来核算要求的不同进行了三个层次考虑：1.只有少量往来业务的单位，可将往来客户作为科目设置。2.往来单位较多且变化频

4、繁的，可作为往来客户在此处管理。3.往来单位多、变化频繁，且要进行账龄分析等较高层次的核算，则应选用安易应收、应付软件，此时，账务系统就只进行总分类核算即可。,往来客户代码设置,一、功能与作用1.本功能用于设置往来客户代码，对往来客户代码进行增、删、改和打印。2.客户代码共 12 位,可用数字字母混和编码。3.往来代码的级数关系在核算单位设置时已经定义，代码定义时，应严格按照已经设置的级数关系定义。4.要求用户在编辑输入往来业务和凭证前应先设置好往来客户代码。5.如果客户使用外币进行业务结算，可对往来客户设置外币核算属性。二、屏幕格式,三、如何编制往来客户代码往来客户代码采用与科目代码相同的编

5、码方式，即分级编码方式，往来客户代码分几级、每级长度在建立核算单位时确定。在往来代码中，可以用数字，也可以用字母，但不允许出现+、-、*、/等运算符。四、操作说明1.增加鼠标单击N 增加按钮，即可增加一个往来客户，输入客户相关的信息。2.删除鼠标单击D 删除按钮，即可删除当前往来客户。注意：如果客户有往来余额，该客户将不允许被删除。3.修改、保存、取消、打印4.查看往来客户列表鼠标单击往来客户列表窗口，即可浏览全部客户情况。5.退出五、往来客户代码的调用,编辑输入往来业务,一、功能与作用1.刚开始使用本软件时，应将启用日期前有关未核销往来业务在此输入计算机。2.本功能用于输入、修改某往来客户的

6、初始往来业务。正式使用后，记账时会自动将凭证中的往来业务转换过来，无需用户在此输入往来业务。二、屏幕格式三、操作说明 选择本功能后，先选择往来客户，屏幕底端显示该客户隶属于某科目所有往来业务的借方合计、贷方合计和差额,该差额即为该客户总的债权或债务。然后，可以进行如下操作：,1.增加（鼠标单击N 增加按钮）作用：增加一笔往来业务。“借、贷”栏可以输汉字，也可以输“J”或“D”表示，还可以按F7或F8表示借、贷。2.删除（鼠标单击D 删除按钮）作用：删除当前一笔往来业务，标志一栏显示删除字样。3.恢复（鼠标单击R 恢复按钮）作用：恢复当前已删除的往来业务。4.打印（鼠标单击P 打印按钮）作用：打

7、印所选往来客户的初始往来业务。5.退出（鼠标单击控制窗口中的X 退出按钮）作用：退出往来业务输入操作。屏幕将出现“是否保存本次操作？”提示。如果单击是钮，本次操作将被保存。否则单击否钮放弃本次全部操作。如果继续进行操作不退出可单击取消钮。,往来销账,一、功能与作用 往来销账功能是为用户核销往来业务而设计的，当应收款业务已收到款或应付款业务已付清款，就可以进行核销（勾账）。它包括自动核销往来账和手工核销往来账。二、自动销帐 自动销账可以按业务号、逐笔、总额三种匹配方式销账(1)业务号：就是对同一客户原始结算号相同的业务进行比较，如果这些业务的借方之和与贷方之和相等，则将这些业务自动核销。(2)逐

8、笔：对于每一笔业务，系统查找金额一致、方向相反的另一笔业务，如果找到，两笔业务进行自动核销。(3)总额：当某单位的所有未销账的借方发生额之和等于所有未销账的贷方发生额时，系统则将这些业务进行自动核销。,选择完自动销帐的匹配方式后，计算机自动对每一往来客户核销有关业务，哪些业务已核销，哪些业务未核销，在往来明细帐、往来业务综合查询均可以看到。三、手工销账 选择本功能后，进一步选择某一往来科目及往来客户，然后进行人工销帐，具体可选如下步骤：1.核销（鼠标单击F4 核销钮）作用：核销当前行的往来业务，在往来业务窗口的标志栏显示“已核”字样，表明此业务已核销。注意：借方、贷方应核销的金额是相等的。2.

9、取消核销标志（鼠标单击F5 未销钮）作用：取消当前行的核销标志，在往来业务窗口当前行的标志栏中抹去已核字样，表明此业务没被核销。,3.日期次序、金额次序（鼠标单击 日期次序或金额次序按钮）作用：往来业务按对应的次序排序（日期次序或金额次序），以便用户核销操作。4.退出（鼠标单击控制窗口中的X 退出按钮）作用：退出往来业务核销操作。说明：如果本次核销的所有业务的借方总金额不等于核销业务的贷方总金额，则系统提示用户继续核销或放弃本次操作。核销业务借贷方总金额必须相等，如果无法相等（例如呆帐发生），则需要使用“往来业务输入功能”，补充输入相应的往来抵销业务。如果核销业务借贷方总金额相等，屏幕出现销账

10、提示窗口。如果保存本次核销及全部操作，按Alt+Y或单击是钮，保存本次操作。否则可按Alt+N或单击否钮放弃本次全部操作。如果继续进行操作不退出，可以按Alt+C或单击取消钮。,往来客户代码名称查询,一、功能与作用1.查询与某往来科目相关的客户信息（如地址、电话、开户行、外币核算等）。2.查询某客户所对应的所有往来科目代码和名称。3.查询所有往来客户信息。二、屏幕格式三、操作说明进入本功能后，首先选择查询方式：单击所有客户，系统显示全部客户信息一览表。单击科目代码，出现科目列表框后，选择一往来科目代码后单击确认按钮。系统将显示与该科目有业务关系的相关客户信息。单击客户代码，出现客户列表框后，选

11、择一客户代码后单击确认按钮。系统将显示与该客户对应的科目代码及科目名称。,往来明细账,一、功能与作用1.输出某一时间段内某客户的某一个或全部往来科目的明细账。2.输出某一时间段内某往来科目的某一个或全部客户的明细账。3.如果是外币核算客户或科目，则系统输出相应币种的外币往来明细账。4.往来明细账输出方式有三种：一个科目对应一个客户（往来科目/往来明细帐）、一个科目对应全部客户（往来科目明细账）及一个客户对应全部科目（往来客户明细账）。5.往来明细账的输出格式有四种：三栏式、外币式、数量金额式、数量外币式。6.往来明细账中列示所有业务，包括已核销的往来业务。已核销的往来数据参予本月合计、期末余额

12、的计算。7、成批打印往来明细账。二、屏幕格式三、操作说明,往来余额、发生额查询,一、功能与作用1.显示及打印所有客户借方贷方的期初、本期、期末、累计发生额。2.显示及打印往来总账或往来明细汇总表。3.显示及打印某客户或某客户和某往来科目从年初到当前月的发生额、累计发生额及余额（三栏式总帐）。4.往来总账的图形分析（趋势分析、结构分析）。二、屏幕格式三、操作说明,往来业务综合查询,一、功能与作用1.查询某往来科目的某一个或全部客户的往来业务情况。2.查询某客户所发生过的某一个或全部往来科目的往来业务情况。3.如果其中有外币核算的往来客户，系统将自动输出外币往来业务情况。4.往来业务综合查询格式有

13、三种：一个科目对应一个客户、一个科目对应全部客户、一个客户对应全部科目。5.查询范围选择时，有时间范围、业务类型两种，时间范围是指业务发生所在的时间段；业务类型提指全部业务、已核销业务、未核销业务。二、屏幕格式三、操作说明,银行对帐,银行对帐功能主要用于将银行对帐单和由本帐务系统生成的银行日记帐进行相互核对，产生银行存款余额调节表。凡是在“建立会计科目”功能中，设定为“银行类”帐户类别的科目都可以使用银行对帐功能。外币类银行科目只按外币金额进行对帐和产生余额调节表，不再按本位币（人民币）对帐。因此相应的对帐单和日记帐余额均指外币金额。本位币（人民币）类银行科目只按本位币（人民币）对帐。,编辑输

14、入银行对帐单,一、功能与作用1.本功能用于输入、修改银行对帐单。2.如果首次使用银行对帐功能，应先将银行存款余额调节表上的未达银行业务录入到计算机中（相当于初始化操作）。3.屏幕上“标志”一栏用于说明该项业务的性质（已达、被删除，正常业务为空）。二、屏幕格式三、操作说明 选择本功能后，屏幕提示选择某一银行科目，则系统会显示该银行科目日记账账面余额和对账单账面余额。科目选定后可输入银行对账单余额，通常为最新余额，同时还提示用户输入对账单号，如果用户输入了对账单号，则在输入银行业务的过程中，系统可以显示出本张对账单的借贷方合计数，否则系统显示所有银行对账单内容。确认后系统进入输入编辑窗口。在此窗口

15、中还能进行如下操作：,1.增加（鼠标单击N 增加按钮）作用：增加一笔对账单业务。2.删除（鼠标单击D 删除按钮）作用：删除当前一笔对账单业务，标志一栏被删除代替。3.恢复（鼠标单击R 恢复按钮）作用：恢复当前已删除的往来业务，标志一栏由空白代替。4.打印（鼠标单击P 打印按钮）作用：打印当前科目的对账单业务。5.读入对帐单（鼠标单击I读入按钮）作用：读入以文本格式（*.TXT）保存的当前科目的对账单业务，该文本格式的文件或者是银行通过网络传输过来的，或者是银行通过磁盘传递过来的。6.排序方式（单击屏幕右下角的顺序选择框）作用：将对账单中的业务按输入先后的物理顺序、对账单号、日期或按金额进行排序

16、后进行显示。7.退出（鼠标单击 X 退出按钮）作用：退出往来业务输入操作。屏幕将出现“是否保存本次操作？”提示。如果单击是钮，本次操作将被保存。否则单击否钮放弃本次全部操作。如果继续进行操作不退出可单击取消钮。,编辑调整日记帐,一、功能与作用1.在首次使用银行对帐时，应将手工银行存款调节表上的日记帐未达帐项在此初始输入到计算机中。2.在凭证中反映的日记帐业务，在记帐时所有银行业务将自动传递到这里，无需再输入，但可作适当调整。3.本功能用于输入、修改日记帐未达帐项。二、屏幕和操作 与“编辑输入银行对帐单”的窗口及操作相似,自动银行对帐,一、功能与作用1.把对帐单上的未达帐项和通过“记帐”产生的日

17、记帐未达帐项相互核对勾销。2.未达帐项匹配的标准有两种（对帐方式有两种）：结算方式（例：支票号）和金额均相同可以认为是同一笔业务加以核销。只按金额比较。金额相同可以认为是同一笔业务。二、屏幕格式三、操作说明,1.选择对帐的银行科目和对帐方式选“自动银行对帐”功能后先选择对哪个银行科目的帐。可用、键或鼠标选择要对帐科目，再选择对帐方式。然后按Alt+O键或单击确认钮选定。说明：（1）一般按“结算凭证号金额”作匹配标准比较严格，也就是说只有当结算凭证号和金额均相同的经济业务，才由计算机自动核销。（2）可以先用“结算凭证号金额”作匹配标准对一次帐，再用“金额”作匹配标准对一次帐。,2.自动银行对帐的

18、过程（1）选定匹配标准后，计算机就开始对帐。屏幕中的核销窗口显示已对上帐的银行业务数目。（2）计算机对帐时，分以下四种情况：一对一，即日记帐和对帐单上相同的经济业务都只有一笔，这种情况计算机自动将此笔业务同时从日记帐和对帐单勾销。一对多，即一笔日记帐未达帐项和多笔对帐单未达帐项相同。此时计算机将显示这一笔银行日记帐业务和多笔相同的对帐单业务。用户可以将鼠标移到应核销的对帐单业务上，然后按提示钮核销这笔业务。如果用户认为没有一笔对帐单业务与日记帐业务相同，按 Alt+X键或单击退出钮即可。多对一，即多笔日记帐未达帐项和一笔对帐单业务相同。此时的操作同一对多的情况。多对多，即多笔日记帐未达帐项和多

19、笔对帐单业务相同。此时计算机将分别在屏幕上、下两部分显示这些业务。用户可用鼠标单击屏幕上部（日记帐部分）的窗口或下部（对帐单部分）的窗口。如果要核销其中的业务，先用鼠标点这笔业务，然后按Alt+H键或单击核销钮，被核销业务的标志显示已核字样。若取消核销（标志为已核），按Alt+R键或单击恢复钮，则标志已核字样将被取消，该业务又成为未被核销的业务。当有关的业务核销完毕后，按Alt+X键或单击退出钮返回。如果核销的日记帐金额总数和对帐单金额总数不等，则提示窗口提问是否继续核销？，如果不继续核销（取消），则核销金额不等的本次操作被取消。从上面可以看出，计算机自动银行对帐仍然需人工的辅助操作才能完成。

20、,3.对帐的结果（1）对帐完毕系统提问“是否删除已达帐项（Y/N）?”，如果按Alt+O键或单击确认钮表示要删除，那么该银行科目所有对上帐的业务将从计算机中消失。如果按Alt+C键或单击取消钮表示不删除已达帐项，那么以后显示银行业务时，已对帐的业务仍可以被显示出来（标志为已达），而且如果需要可用Alt+R键或单击恢复钮取消对帐标志。但是对帐标志为已达的业务不再参加“自动银行对帐”。建议：每月至少对上述提问回答一次“”，否则已对帐的经济业务将占用许多的磁盘空间并影响软件的运行速度。注意：删除已达帐项不影响日记帐的输出。（2）产生银行存款调节表 在退出“自动银行对帐”功能前，软件自动根据本次对帐的

21、结果产生本科目的银行存款余额调节表。,手工核销未达帐项,一、功能与作用1.使用手工的方式逐笔核销日记帐和对帐单未达帐项。2.由于同一笔经济业务可能在“银行日记帐”和“对帐单”上作了不同的记录（例如：一笔业务日记帐分成两行登记而对帐单上只有一行），所以通过“自动银行对帐”永远也不能核销这些业务。此时可用本功能核销。3.本功能还可用于成批删除对帐单或日记帐业务。二、屏幕和操作 屏幕和操作与“自动对帐”的非一对一情况相似。,余额调节表,一、功能与作用根据自动银行对帐和手工核销未达帐项的结果，生成某科目的银行存款余额调节表。二、操作说明当用户选择完银行科目，计算机自动生成银行调节表。本功能同自动对帐和手工核销未达帐项结束时生成调节表的功能相同。,