【学校】教育集团新0A流程培训课件.ppt

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1、新0A流程培训,希望教育集团,http:/,本次OA改版区别,1、原来OA流程主要用于开支费用处理；无具体操作手册。2、本次OA流程改版，OA流程包含集团所有单位：人、财、物、事。制定了OA流程使用手册3、OA流程使用手册有：审批权限、类别解释、注意事项、组织架构高管分工等。4、预计启用时间2016年11月1日。,http:/,主要内容,流程节点流程类别流程顺序怎样填制流程表OA使用规范OA奖惩细则总部人员报销归口疑问解答,http:/,一、流程节点,稽核事前审核后执行流程！,提 交 流程,财务,稽核,领导,涉及需专业审核的转交专项审核人员,经办人完成线下纸质手续,付款,http:/,流程节点

2、,稽核事后审核（高管特支（借款）、借款、预付款及各类申购）,经办人,财务,分管领导,出纳,稽核,版块终审领导,http:/,二、流程类别,人,财,物,事,http:/,流程类别解析,人,http:/,人事管理,1、学院审批：所有单位的人员招聘需求走线下流程。院校的考勤（请假、外派、调休）、一般员工的任免决定走线下流程，院长审批。2、总部审批：院校的入职、离职、人员异动、个人调薪、院级领导和财务负责人的任免、各处级科级机构增设方案、人员编制方案提交线上流程。3、其他单位人事管理除人员招聘需求外均提交该流程。,http:/,流程类别解析,财,http:/,流程类别解析,http:/,高管特支报销1

3、、高管在签署纸质希望教育高管基金执行书时须明确责任人、用途、金额，高管和责任人员必须签字，签字后的执行书等同于借款单使用，可凭执行书先借款后补借款流程，挂责任人的借款，待处理完毕后提交高管特支报销流程后销责任人的借款。2、高管基金使用权：议事机构成员不超过20万元/事件，总裁办公会成员不超过5万元/事件。3、在提交流程时需上传签字的执行书扫描件及相关事件资料。4、任务安排人仅限议事机构成员、总裁办公会成员、教育管理委员会成员。5、销账时间限定在30天内，未按规定执行的按集团借款管理办法进行考核。,http:/,院长基金报销1、按200元/学生/学年的标准设置院长管理基金（限处理紧急事件、繁琐事

4、件，不限制使用范围），按期分两次拨付。2、院长管理基金由院长全权审批使用，按照学年计算，超支部分不增加、结余部分结转到下一学年。3、院长基金的使用可采用线上和线下结合的方式操作。（1）采用线下审批的，仅限使用纸质希望教育高管基金执行书院长签字后即可执行。线下审批流程为：经办人财务负责人审核-院长审批。院长在签署纸质希望教育高管基金执行书时必须明确责任人、用途、金额，院长和责任人员必须签字，签字后的执行书等同于借款单使用，可凭执行书先借款后补OA借款流程（事发后2天之内），挂责任人的借款，待处理完毕后提交该流程销责任人的借款。（2）不走借款，需要使用院长基金的，可直接提交该流程审批，由经办人提交

5、OA流程并上传相关附件扫描件（详各类报销流程提交要求），由稽核转发给院长审批后即可执行，后面的审批人作为知晓审批。（这一点需告之各院长）,http:/,流程类别解析,http:/,流程类别解析,http:/,工程报销提交要求,1、工程款支付申请表应有甲乙方及监理方三方签字。2、预付工程款时必须要求对方提供发票方可申请支付款项。3、链接OA（价格、申购、合同）流程，有预付款、借款的一定要填写已预付或借款金额。4、必须将款项支付到合同签订单位的对公账上，支付到合作单位以外的银行账上或工程款抵集团房产公司销售的房款时需出具授权委托书（付款委托书的委托方是公司的要加盖公章）。5、严禁支付给内部采购人员

6、。6、发票填制的付款单位必须与本公司的单位名称一致。7、取得增值税普通发票时需查询真伪并将截图上传，取得增值税专票时需认证抵扣，确保收到的发票是真实、合规的、有效的。8、总部资产部确认验收签字手续。,http:/,流程类别解析,http:/,流程类别解析,http:/,流程类别解析,http:/,合同提交要求,1、根据合同相关规定提交流程，第一次合作单位必须提供对方资质证照。2、合同原则上无预付款，预付款金额不超过20%，超过需要分管领导书面审批。质保金预留不低于5%，采购耗材类质保期不低于1年，大宗物资（含固定资产）质保期不低于2年，工程安装类质保期不低于3-5年。3、提交采购类、工程类合同

7、时，必须上传造价清单做为合同附件且链接申购、价格审核、立项申请等相关流程。4、除人事合同、认质认价，不涉及金额的合同外提交该流程金额不能为零。5、本着全力维护集团利益的原则，合理斟酌违约条款。6、所有的合同上传附件中必须有各单位合同会签表，并且在会签表中注明合同的核心条款。（提交的附件，属于院校的，由分管副院长签字，属于其他非院校实体的，由负责人签字）。7、房产公司的合同必须全部转发给房产财务总监（周德清）。8、审批完成后的提交到各单位公章管理人员及申请人。,http:/,流程类别解析,物,http:/,流程类别解析,http:/,流程类别解析,http:/,流程类别解析,http:/,事,h

8、ttp:/,实训建设内容解释：指院校所有实训建设方案均走此流程（含实训修建及设施设备）。对口转交：大于10万元由议事机构审批）。A、仅限于教务处（系部）提交，需上传院长签字的详细实施方案（含设备采购申请单等）。B、该流程只对实训建设方案的需求作审核，不对价格或金额的合理性进行审核。C、该流程通过后须提交价格审核流程。D、此流程作为实训建设类申购流程；即，所有实训建设类均走此流程。,http:/,基建项目立项内容解释：指房屋、维修、绿化、装饰等项目立项申请。对口转交：大于10万元由议事机构审批。提交要求：A、仅限于院校后勤、工程管理部、院校项目部提交。B、项目开工立项申请：工程开工前必须提交项目

9、开工立项申请，提交时需描述项目规划情况及项目概算、税收方案。C、所有申请必须写清楚理由，属于院校的，由分管副院长签字，属于其他非院校实体的，由单位负责人签字。D、该流程只对基建申请方案的需求作审核，不对价格或金额的合理性进行审核。E、该流程通过后须提交价格审核流程。,http:/,流程类别解析,http:/,流程类别解析,http:/,流程类别解析,http:/,流程类别解析,http:/,三、0A流程顺序,采购、工程类提交顺序,申购,价格审核,合同（大于5000）,借款预付款,报销销账,http:/,流程顺序,日常费用类提交顺序,各类申请,报销,资金申请,http:/,流程顺序,水电气类提交

10、顺序,借款（无发票）,报 销,http:/,流程顺序,实训设备类提交顺序,申购,价格审核,合 同,借款预付款,报销销账,议事机构（大于10万）,http:/,四、怎样填制流程表,http:/,怎样填制流程表,http:/,怎样填制流程表,http:/,五、OA使用规范,1、提交流程，必须有理有据，原由描述清楚，附件齐备，明细清晰，严禁提交无效凭证，否则将被退回。2.300元的零星采购线下审批后即可执行，不需提交OA流程，每批次总金额超过20000元或单品超过5000元的物质采购或工程建设必须签订合同。3.各项流程稽查审核时，首先进行常规审核，再根据细分对口负责权限表进行转发，详见基本要求第13

11、条。4.院校的部门设置以各院校的实际设置为准。,http:/,OA使用规范,5.院校分管负责人为娄群伟，主要管理院校人事处、学生处、教务处、教研处、系部（含成教院）、院长办（党宣办）等部门。6.各个院校安保处、后勤处、财务处、就业处由陶秀珍统一管理；各个院校的招生处由沈文革统一管理。7.经办人在提交流程时，单次事件结束后，应一次性提交，不行分次提交OA流程，对于非现金按月结算的采购等事项，每月提交一次。单笔金额大于5000元以上的报销必须单笔提交。8.变更OA审批权限人，需经集团议事机构审批通过后，集团信息中心方进行变更。9.高管特支严格执行集团授权规定（详见附件九），民办四川天一学院的院长授

12、权按附件七天一学院授权会议纪要执行。“校区自主安排资金”在审核后的当月预算额度内，每月上、中、下旬进行拨付自主使用。,http:/,六、OA奖惩细则,一、经办人在新建 OA流程时请务必将OA标题修改为费用项目、金额。例如标题：支付某某公司钢结构工程进度款50万元；张三报差旅费用5345元。标题信息不全，将被立即退回，且处罚10元/次。二、请款事由描述清楚，严禁提交无来由的数据，例如:惠水项目钢结构工程进度款50万元，合同总款200万元，已支付100万元，总工程量完成80%，现申请第二次支付50万元；又如：希望学院张三因教学需要到三亚出差，产生机票3000元，住宿1500元，交通费300元，生活

13、补助545元，未借备用金，合计：差旅费5345元。事由描述不清楚，将被立即退回，且处罚20元/次。三、请款类别及流程选错，将被立即退回，且处罚10元/次。四、报销金额填写错误或该销账的未销账，将被立即退回，且处罚50-100元/次。五、原则上只能出现一次流程（除进度款、预付款外），若之前发生退回过也要原流程提交，禁止多次或重复提交流程，一经发现将被立即退回，且处罚50-100元/次。六、严格把好审核关，为了提高效率，本次OA制度修改，对价格审核、借款和预付款、各类申购均实行先执行，事后稽核的原则，因此相关负责人必须认真审核，在摸清楚相关事项且确保无误时方可通过流程，如因审核不严造成损失，审核部

14、门相关责任人将承担5%20%的赔偿。,http:/,OA奖惩细则,七、对上传附件要求，上传文件时请将文件转换成PDF格式，不是PDF格式的，将被立即退回，且处罚10元/次；上传附件根据内容的需要资料要齐全，否则将被立即退回，且处罚20元/次。八、原则上各审批人时限为1-3天，无特殊原因的，超过时限的一经投诉将处罚10-50元/次。九、资金专款专用，严禁挪用支付，一经发现，将处罚100-500元/次。十、经办人在提交流程时，必须选对院校、部门及类别，凡是选错的一律退回。各实体单位财务负责人首先要把好第一关，认真审核流程是否规范，凡是出现被稽核大量退回的流程的现象，其财务负责人将处以100-100

15、0元不等罚款。十一、实体单位财务负责人要对所有的金额数据实时复核，特别是工资数据、奖金数据、大额采购数据，同时对分期支付的采购数据、工程数据提供没有重复付款的证明。财务负责人对提供错误数据的相关部门一定要实施罚款，同时稽核部门对财务负责人和提供错误数据的相关部门也将制定相关的处罚制度。十二、每个月稽核部将根据OA的处罚明细，按教育版块、房产版块、三产版块类别，评选优秀单位，并将处罚所得用于奖励。,http:/,七、总部人员报销归口,四川希望教育产业集团有限公司,资金管理部,财务核算部,融资管理部,审计审查部,法律事务部,行政监察部,投资发展部,对外联系部,http:/,总部人员报销归口,四川五

16、月花专修学院,资产管理部,学籍学费部,稽核审查部,商业后勤部,院校财务部,后勤安保部,常规管理部,重点专业部,党群建设部,综合考评部,http:/,总部人员报销归口,成都红五月人力资源有限公司,学生培训部,员工培训部,标准建设部,人事管理部,机要管理部,http:/,总部人员报销归口,民办四川天一学院,招生宣传部,信息管理部,实训管理部,招生管理部,就业管理部,西南交通大学希望学院,http:/,总部人员报销归口,成都市金牛区天一学校,基教发展部,幼教发展部,培训发展部,建设项目部,绿化项目部,下放到各房产公司,装修项目部,地产综合部,地产营销部,http:/,总部人员报销归口,鉴定：本人因公自身产生的费用（招待费、油费、差旅费）在归口单位进行报销，走总部开支类别。（广告费、项目建设费除外）,四川大五商贸有限公司,采购管理部,企业宣传部,影视演艺部,商业运营部,成都天神文化传播公司,成都红五月影视有限公司,成都金色五月商业管理有限公司,http:/,八、疑问解答,http:/,谢谢大家！,http:/,