《英语公文格式》PPT课件.ppt

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1、公文基础知识 第一节 公文概述第二节 行政公文格式 第三节 公文处理,2023/8/8,行政公文格式,2,主要理论依据：,1.中国共产党机关公文处理条例2.国家行政机关公文处理办法3.中华人民共和国国家标准GB/T97041999 国家行政机关公文格式4.国务院公文主题词表,2023/8/8,行政公文格式,3,第一节 公文概述一、公文的涵义 公文有广义和狭义之分。1.广义公文 广义的公文即公务文书，是指党政机关、社会团体、企事业单位等社会合法组织在处理公务时形成和使用的各类文书。,2023/8/8,行政公文格式,4,2.狭义公文 狭义公文也称法定公文，即是老百姓俗称的“红头文件”，主要指中共中

2、央办公厅发布的中国共产党机关公文处理条例(以下简称条例)中规定的14种公文文种和国务院发布的国家行政机关公文处理办法(以下简称办法)规定的13种公文文种。,2023/8/8,行政公文格式,5,二、公文的分类（一）按使用范围分 1.通用公文 党的机关公文 行政机关公文。2.专用公文 指有关业务机关、部门或行业根据专门工作的特殊需要而使用的、具有其业务或行业特定内容和规定格式的公文，如外交公文、军事文书、司法文书等。,2023/8/8,行政公文格式,6,（二）按系统分 1.条例规定了党的机关公文种类主要有14种。2.办法规定了行政机关的公文种类主要有13种。3.其中党政机关均有的公文为决定、通知、

3、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等九种。4.党的机关特有决议、指示、公报、条例、规定五种。5.行政机关特有命令、公告、通告、议案四种。,2023/8/8,行政公文格式,7,（三）按行文方向分公文按行文方向可分为上行文、平行文和下行文。1.上行文是下级机关向上级机关报送的公文，主要有报告和请示。2.平行文是平级或不相隶属机关之间往来送发的公文，主要有函、议案。3.下行文是向下级机关发送的公文，主要有命令(令)、决定、决议、指示、公报、公告、通告、通报、批复、条例、规定，通知和会议纪要，意见。,2023/8/8,行政公文格式,8,（四）按涉密程度分 按保密级别可分为：普通公文、保密公文（

4、秘密公文、机密公文、绝密公文）。按阅读范围可分为：对外公开件、限国内公开件、内部使用件（含限知）。（五）按处理时限分 可分为平件、急件和特急件三类。如以电报方式传送，则分为平急、加急、特急、特提四类。,2023/8/8,行政公文格式,9,此外，还可根据其他标准来分类：1.根据公文的来源 收文 发文 2.根据处理方式 阅件 办件 领导指导性公文 3.按公文的性质和作用 规范性公文 报请性公文 知照性公文 商洽性公文 会议公文,2023/8/8,行政公文格式,10,三、行政公文的适用范围（一）命令（令）适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。（二）决定

5、适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。（三）公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。（四）通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。,2023/8/8,行政公文格式,11,（五）通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。（六）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。（七）议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。（八）报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。,

6、2023/8/8,行政公文格式,12,（九）请示适用于向上级机关请求指示、批准。（十）批复适用于答复下级机关的请示事项。（十一）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。（十二）函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。（十三）会议纪要适用于记载，传达会议情况和议定事项。,2023/8/8,行政公文格式,13,四、公文的特点（一）法定性 作者的法定性 效用的法定性 制发程序的法定性（二）工具性 应实而生 生而实用,2023/8/8,行政公文格式,14,（三）规范性 内容须符合党和国家 法规 政策 有关规定 格式、行文程序等按 条例 办法 格式规定（四）时效性 时代

7、性 及时性 效用的时限性,2023/8/8,行政公文格式,15,五、公文的作用1.领导指导作用 2.处理公务作用 3.宣传教育作用 4.凭证依据作用,2023/8/8,行政公文格式,16,第二节 行政公文格式 一、公文格式 按办法和格式规定制作,2023/8/8,行政公文格式,17,1.办法规定行政机关公文格式由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等16项组成。2.格式规定行政公文格式除办法规定的16项之外，还增加了“份号、页码”两项共18项。各要素分为眉首、主体、版记三部

8、分。,2023/8/8,行政公文格式,18,2023/8/8,行政公文格式,19,2023/8/8,行政公文格式,20,2023/8/8,行政公文格式,21,二、公文用纸及版心要求 公文应用A4型纸：297MM210MM 版心尺寸为：156 MM 225MM,2023/8/8,行政公文格式,22,2023/8/8,行政公文格式,23,三、公文印装的主要要求 公文文字从左至右横写、横排。公文正文用3号仿宋体字，一般每面排22排，每排28个字。公文应在左侧装订。,2023/8/8,行政公文格式,24,四、公文格式的项目及要求（一）眉首部分 公文的眉首部分主要包括：公文份数序号、秘密等级和保密期限、

9、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素。,2023/8/8,行政公文格式,25,1.份号 份号即公文份数序号。是将同一文稿印制若干份时编制的每份的顺序号。编制份号的目的是为了准确掌握公文的份数、分发范围和对象。份号由七位阿拉伯数字构成，顶格标识在版心左上角第一行。,2023/8/8,行政公文格式,26,2.秘密等级和保密期限 秘密等级是标识公文保密程度的一种标志。办法条例都规定对涉及国家秘密的公文应当标明密级。密级分为绝密、机密、秘密三级，其中“绝密”、“机密”级公文应当标明份号。,2023/8/8,行政公文格式,27,保密期限是对公文密级的时效加以规定的说明。保密期限的标注应根据实际

10、情况确定，一般分为:一年以内，一年及一年以上，长期及期限不标注。期限不标注的按 绝密30年 机密20年 秘密10年 密级标识在版心右上角第一行的末尾，两字之间空一字。若还需同时标注保密期限，应标在秘密等级的右边，中间用“”隔开。,2023/8/8,行政公文格式,28,3.紧急程度 紧急程度又叫处理时限，是对公文送达和办理的时间限度。其目的是为了引起公文处理部门和承办人的注意，以保证公文的时效，确保紧急问题能得到紧急处理。特急 紧急公文应当根据紧急程度分别标明 急件 特提 其中电报应当分别标明 特急 加急 平急 紧急程度标识在秘密等级下行。如无需标识秘密等级，则紧急程度标在版心右上角第一行的末尾

11、，两字之间空一字。,2023/8/8,行政公文格式,30,2023/8/8,行政公文格式,31,4.发文机关标识 发文机关标识即通常所说的“文头”。是发文机关制发正式文件时试用的有固定版式的版头。发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后 加“文件”二字组成。如：重庆市人民政府文件 对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。,2023/8/8,行政公文格式,32,2023/8/8,行政公文格式,33,发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应小

12、于22mm 15mm。联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排列。,2023/8/8,行政公文格式,34,5.发文字号 发文字号又叫文号、字号。发文字号是指由发文机关编排的文件代号。目的是为了统计发文的数量，便于查找和引用等管理。公文必须有发文字号。发文字号由发文机关代字、发文年份和发 文顺序号组成。如：国办20093号 川府20093号 年份、序号用阿拉伯数码标识。年份应标全称，用六角括号 括入，序号不编虚位（即00），不加“第”字。,2023/8/8,行政公文格式,36,2023/8/8,行政公文格式,37,发文字号的位置应标识在发文机关标识下空2行，居

13、中排列。联合行文，只标明主办机关发文字号。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线，作为眉首区和主体区的分界线，表现出公文的严属性和权威性。党的公文在红色反线中间有一颗五角星。,2023/8/8,行政公文格式,38,6.签发人 上行公文应当注明签发人、会签人姓名。其目的是为了让上级领导了解下级单位谁对该公文内容负责，也是以保证上报公文的及时处理。签发人姓名应平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空一字，签发人姓名居右空一字，签发人后标冒号，再标识签发人姓名。,2023/8/8,行政公文格式,39,2023/8/8,行政公文格式,40,联合行文有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第一行，其他

14、签发人姓名从第二行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行。,2023/8/8,行政公文格式,41,（二）主体部分 公文主体部分主要包括标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、公文生效标识、附注等要素。1.标题 办法规定，公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。,2023/8/8,行政公文格式,42,常用法规名称 办法 条例 规定 常用规章名称 办法 规定 守则 细则 章程,2023/8/8,行政公文格式,43,标题的表达方式：完全式

15、：发文机关名称、（关于）事由、文种 要求：发文机关名称用全称或规范化的简称；事由应准确简要地概括公文的主要内容；文种要准确。应根据行文目的、以及与收 文机关之间的关系正确选择文种。例：东山市人民政府关于加强安全生产的通知,2023/8/8,行政公文格式,44,发文机关名称、文种 省略式（关于）事由、文种 文种 如：重庆市人民政府命令 关于加强安全生产的通知 通告 公文标题标识在红色反线下空二行，分一行或多行居中排列。,2023/8/8,行政公文格式,45,2.主送机关 主送机关指公文的主要受理机关，在公文的发送中，应正确选择主送机关。主送机关承担该公文的主办和答复责任。应当使用全称或规范化简称

16、、统称。如：各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：各区县（自治县）人民政府，市政府各部门，有关单位：,2023/8/8,行政公文格式,46,普发性公文可无此项。（公告、通告）“请示”一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。主送机关应在标题下空一行顶格标识。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下，抄送之上，标识方法同抄送。,2023/8/8,行政公文格式,47,3.公文正文 公文正文是公文的核心。其位置标识在主送机关名称下一行。公文的内容较多时，应采取分条列项的方式表达。引用公文应当先引标题

17、后引发文字号。（P333）,2023/8/8,行政公文格式,48,4.附件说明 公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。附件说明的标识位置应在正文下一行左空二字后标识“附件”，再标上冒号和附件的名称。如有多个附件，应在附件后用阿拉伯数码标注顺序号，附件名称后不加标点符号。附件应和公文正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格标识“附件”，有序号时标识序号。附件的序号和名称前后标识应一致。,2023/8/8,行政公文格式,49,2023/8/8,行政公文格式,50,5.成文日期（1）公文成文日期的确定原则：以负责人签发或会议通过的日期为准；联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准；法规规章类公文以依

18、法批准的日期为准；公布告示类公文以公布张贴日期为准；电报以发出日期为准。（2）成文日期的书写：应写全年月日 行政公文：小写汉字写全：二一年二月十日 党的公文：阿拉伯数字写全：2010年2月10日,2023/8/8,行政公文格式,51,6.公文生效标识（印章）印章是发文机关权力的象征，是公文生效的标识，也是证实公文作者合法性、真实性及公文效力的标志。公文除“公议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。,2023/8/8,行政公文格式,52,（1）单一机关发文的印章标识 单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标

19、识成文时间。成文时间右空4 字；加盖印章应上距正文24mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。,2023/8/8,行政公文格式,53,（2）联合行文印章的标识 当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。,2023/8/8,行政公文格式,54,当联合行文需加盖三个印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称

20、）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排三个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。,2023/8/8,行政公文格式,55,7.附注 公文如有说明的其他事项，应当加括号标注在成文日期的左下端。“请示”必须在附注处标明联系人姓名、电话。,2023/8/8,行政公文格式,56,（三）版记 主要由主题词、抄送、印制说明构成。版记应位于公文最后一页（封四），版记的最后一个要素置于最后一行。版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。,2023/8/8,行政公文格式,57,1.主题词 公文应标识主题词，上行

21、文按上级机关的要求标注主题词。通常应标注35个主题词。主题词的标引，应按国务院公文主题词表使用说明规定。（类别+类属+文种）,2023/8/8,行政公文格式,58,2.抄送机关 公文若需其他相关的上级机关协助或阅知，可以抄送。选择抄送机关时，不应扩大抄送的范围，但向下级机关的重要发文应同时抄送直接上级机关。受双重领导的机关向上级机关请示，应写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。,2023/8/8,行政公文格式,59,抄送机关名称标注在在主题词下一行，左空一字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号。抄送机关间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐。在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。,2023/8/8,行政公文格式,60,3.印制说明 印制说明主要包括印发机关和印发时间。印制说明位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占一行位置，用3号仿宋体字。印发机关左空一字，印发时间右空一字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。印制日期用阿拉伯数字写全日期、共印制份数。例文：重庆市教委文件,2023/8/8,行政公文格式,61,