【教学课件】第九章国际会议现场礼仪.ppt

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1、第九章 國際會議現場禮儀,9-1 國際會議現場禮儀9-2 會議環境設計9-3 會議安全和保密服務9-4 會前服務禮儀9-5 會議就座禮儀,第九章 國際會議現場禮儀,9-6 會議工作禮儀9-7 會議發言人的禮儀9-8 論壇的組織與禮儀9-9 會議主持人禮儀9-10 會議結束後禮儀,9-1,國際會議現場禮儀,會議場地的基本考量,應參酌會議性質、參與人數，並應顧及環境寧靜、交通便利、光線、衛生等。,需考慮會議人數、會議類型，會議中心或大型飯店設有大小不同會議場所供選擇。,例如電腦網路、視廳設備軟硬體、放映機及投影器材等。,場地考量,場地面積,場地的硬體設施,9-2,會議環境設計,會場布置原則,主席臺

2、須放口譯設備裝置，呈橫一字型排列。,舞臺後方懸掛大會標誌會旗、與會會員國旗。,主席臺一側設置同步翻譯間。,會議布置一定要合乎主題。,會議設計要人性化，根據會議人數多寡安排座位。,指示路標應明確清楚。,人數多時，會議桌組成方形或馬蹄形。,保留記錄者的位置。,會議場地規劃,場地選擇,具有國際會議場地及設施之飯店、會議中心或機關學校等地。,場地分配,主會場、記者招待室、貴賓休息室及大會祕書處、工作人員休息區及與會人員停車場地。,安全規劃,請專業保全公司、編制危機處理小組處理臨時事故。,多項設備,同步翻譯設備、會場內外網路線、桌椅、座位、飲水及簡報時所需電腦相關設備。,會議視聽設備,9-3,會議安全和

3、保密服務,會場安全服務,會場安全服務是現場工作人員在會議前的會場安全檢查任務之一。,與會人員攜帶的貴重物品、文件和收費現金款項,現場服務人員代保管、代存,有扒手或宵小,意外事件發生,會議保密服務,保密項目,重要人士出席或文件,會議中討論文件(草案、討論稿、決策方案等),做 法,不讓媒體記者參加，嚴防媒體記者滲透。,9-4,會前服務禮儀,報到簽到服務禮儀,在入口處設置報到或簽到處,大型國際會議常把簽到與食宿安排一起處理,大型會議或展覽，接待員需要更細心,工作人員必須提早2030 分鐘到場準備,接待貴賓服務禮儀,事前需要縝密規劃準備。,接待者最好是主辦單位負責人或活動主人。,客人身分特殊，可考慮使

4、用貴賓證，進入機場內，在空橋出口處迎接。,確認迎接外賓無誤後，應自我介紹，並致歡迎之意。,公告住宿飯店的服務設施，以及未來幾天的行程計畫。,基本環境介紹後，讓客人提早入房間或稍作休息。,9-5,會議就座禮儀,會議就座禮儀,受邀請參加一個已排座位的會議，最好等待將自己引導 到座位上去。,會議主席坐在離會議門口最遠的 桌子末端。,主席兩邊是參加公司會議的客人和 拜訪者的座位，或是給高級管理人 員、助理坐。,依會議中特殊規定就座。,座位次序的安排不需像正式宴會上男女交叉著坐那樣安排，但 業務會議還是要以主客與來賓間隔就座的方式接待。,會議就座禮儀,切記不能遲到或過早入席，必須在會議規定時間前10 分

5、鐘內 抵達會場，並且坐在大會為你準備的座位。,需穿大會規定的服裝。一般國際會議邀請卡的右下角，會註明 dress code，如果標明正式服裝(formal)，女士要穿裙襬及地的 禮服，男士要穿燕尾服、蕾絲緹花襯衫加小領結。,9-6,會議工作禮儀,會議工作禮儀,準時到會，遵守會議紀律。,開會時要尊重會議主持人和發言人。,當別人講話時，應認真傾聽，可以準備紙筆記錄下與自己 工作相關的內容與要求。,不要在別人發言時說話、隨意走動、打哈欠等。,會中盡量不離開會場，如果必須離開，要輕手輕腳。長時間 離開或提前退場，須徵求會議組織者同意後再離開。,會議工作禮儀,開會過程中，如果有討論，最好選擇自己可以表達

6、意見、看法 的問題，不要保持沉默。,想要發言時，用手或目光向主持人示意或直接提出要求。,發言應簡明、清楚、有條理，實事求是。,欲反駁別人時，應等待別人講完再闡述自己的見解，別人反駁 自己時要虛心聽取，不要急於爭辯。,服從多數且要尊重少數。,9-7,會議發言人的禮儀,會議發言,國際會議現場禮儀,在入口處設置報到或簽到處。,工作人員必須提早2030 分鐘到場準備服務事項。,接待人員需再報到處旁站好，面帶笑容。,與會者抵達會場時應主動前往熱情歡迎問候，並詳細指導 與會者幫忙他們辦理報到手續，協助領取證 件、入場券以及紀念品等事宜。,先行接收與會者準備好的講義或投影片檔案，並立刻處理印製或準備播放。,

7、9-8,論壇的組織與禮儀,籌備論壇舉行須注意的事項,確定論壇主題和演講人,控制論壇規模,論壇的宣傳要全面客觀,營造暢所欲言的環境氣氛,論壇的禮儀,9-9,會議主持人禮儀,會議主持人禮儀,應衣著整潔，大方莊重，精神飽滿，切勿不修邊幅，邋邋遢遢。,走上主席臺時，步伐應穩健有力。,入席後，如果是站立主持，應雙腿併攏，腰背挺直。,持稿時，右手持稿的底中部，左手五指併攏自然下垂。,雙手持稿時，應與胸齊高。,會議主持人禮儀,坐姿主持時，應身體挺直，雙臂前伸。,兩手輕按於桌沿，主持過程中，應避免搔頭、揉眼、抖腳及不自覺玩弄原子筆或講稿等非語言肢體語言。,言談應口齒清楚，思維敏捷，簡明扼要。,應根據會議性質調節會議氣氛，或莊重或幽默，或沉穩或活潑。,對報告人要以禮相待，注意對話、互動。,9-10,會議結束後禮儀,會議型態的不同組合,與會者,貴賓或主管單位代表。,以官方代表或最高層及社團代表，或是理監事會代表等。,一般參加會議者。,參與會議代表的助理、祕書或眷屬朋友等。,會議結束後的禮儀,協助與會者順利返程。,協助安排外賓與會者接送車輛與人員。,安排合影留念，請來賓留下聯絡方式。,盡量於當天整理會議紀錄及後續會議事項追蹤。,協助與會者在住宿或其他費用的結清。,儘速清理會場。,儘快寫致謝函。,