【教学课件】第2章信息管理的基本原理.ppt

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1、第2章 信息管理的基本原理,上次课主要内容:信息的分类管理的概念信息与管理信息资源信息管理的内涵信息化信息管理的内容 与任务,第2章 信息管理的基本原理,Question:1.什么是信息资源?2.阐述信息管理的内涵。,第2章 信息管理的基本原理,信息管理原理:信息管理活动本身所具有的普遍的规律。本章将从信息管理活动的角度，研究：信息源与信息组织、信息流与信息管理、信息宿与信息使用，和信息资源开发与利用。本章要搞清楚的概念:信息源、信息流、信息产品 信息组织 信息资源开发利用,第2章 信息管理的基本原理,21信息源与信息组织 1.信息源（1）概念 顾名思义，即信息发出的源头。信息源（Inform

2、ation source）：产生信息、获得信息的来源。事物、人、组织机构等都可以产生信息，故都可以成为信息源。研究信息源的主要目的便于信息的采集。,21 信息源与信息组织,1.信息源（2）分类 按照不同标准，可以将信息源分为多种类型。以组织边界来区分，可分为 内部信息源来自组织内部。一般较可靠。如企业产品工艺信息、人力资源信息等。外部信息源从外边收集或购买而来。以信息的运动形式来区分，可分为 静态信息源、动态信息源。以应用领域来区分，可分为 科技信息源、经济信息源、文化信息源、政治信息源等。,21 信息源与信息组织,1.信息源下面是几种常见的信息源：（1）个人信息源 也称口头信息源（通过口头交

3、流获取）。特点：及时快捷；主观随意；强化感知；瞬时性。（2）组织机构信息源 组织机构是各级各类信息集中和发布的重要地点和源泉。特点：权威性准确、可靠 垄断性有时不对外公开自己拥有的信息，仅为该机构内部享用。,21 信息源与信息组织,1.信息源（3）文献信息源 现代社会最常用、最重要的信息源。文献记录有知识的一切载体。物质载体有：印刷性文献、缩微性文献、声像文献、机读性文献。特点：系统性知识型，富含智力性劳动；稳定性已固化，可稳定地传播；易用性使用者不受时空、方式限制；可控性便于管理和控制；时滞性编制需花费一定时间（可与新颖性对应）,21 信息源与信息组织,1.信息源（4）数据库信息源 数据库具

4、有一定方式和结构，含有大量相关数据，利用计算机技术来管理和维护。特点：便于管理、查询、共享、更新等。（5）实物信息源 一切自然物、人工制品、及事物发生的现场，均可视为实物信息源。特点：直观性实物最直观、生动、形象；真实性事物是实实在在的，从中可获得第一手完整可靠的消息；隐蔽性往往需要仔细观察和分析，才能剖析出其本质属性 零散性实物的时空分布散乱、混杂，无规律可循,21 信息源与信息组织,2.信息组织 当今社会，信息的生产和传输虽然便捷，但遇到两个问题：一是信息和知识的海量性、无限性与人的精力、时间的有限性形成了尖锐的矛盾；二是信息和知识的无序性、污染性与人类使用的选择性形成了尖锐的对立。美国未

5、来学家奈斯比特在大趋势撰文指出：“我们淹没在信息中，但是却渴求知识”；“失去控制和无组织的信息不再是一种资源”。解决这些矛盾和问题的根本途径就是“信息组织”，即 将无序信息变为有序信息，存储到相应的系统或介质上，以方便利用和传递。,21 信息源与信息组织,2.信息组织 信息组织是信息管理活动的基本环节，也是信息管理领域的核心内容。(1)定义 信息组织:利用一定的规则、方法和技术，对信息的特征进行揭示和描述，使信息由无序集合变为有序集合的过程。也称信息整序。信息组织的对象：各种类型的信息源。,21 信息源与信息组织,2.信息组织(2)内容 信息组织的基本内容包括信息选择、信息分析、信息描述与揭示

6、、信息存储。信息选择:从采集到的、处于无序状态的信息中甄别出有用的信息，剔除无用的信息。信息分析：按照一定的逻辑关系从语法、语义、语用上对选择过的信息予以细化、挖掘、整理并归类。信息描述与揭示：信息描述也称信息资源描述，是指根据信息组织和检索的需要，对信息资源的主题内容、形式特征、物质形态等进行分析、选择、记录的活动。,21 信息源与信息组织,2.信息组织(2)内容 信息描述与揭示主要分为两种类型：一是著录，用以描述信息的形式特征；二是标引，用以揭示信息的内容特征。信息描述与揭示是信息组织的重要内容。信息存贮：将经过加工整理序化后的信息存贮在特定的载体中。信息存贮的目的是便于信息管理者和信息用

7、户快速、准确地定位和检索信息。信息存贮意味着信息组织过程的终结和信息检索环节的开始。,21 信息源与信息组织,2.信息组织(3)类型 信息组织的类型基于信息源的分类。按信息表现形式划分：文字信息组织 文字是一种形象符号。广义的文字包括编码。通过文字所表达的信息内容的语法、语义、语用来加以组织。图像信息组织 图像（形）是一种视觉信息，直观、易理解。图像有形状、大小、颜色、光亮度、对比度，以及存贮的格式。图像信息组织可使用图形文件、图像文件等格式。,21 信息源与信息组织,2.信息组织(3)类型 声音信息组织 语音的基本参数是基音周期、共振峰、语音谱、声强等。声音可通过A/D转换进行数字化，输入计

8、算机，经处理后再通过D/A转换以模拟信号输出。视频信息组织 视频信息可分解为图像信息加声音信息，可看成是无数张图像帧按照一定顺序排列组合，外加音频组配而成。视频信息的组织，就是对图像信息和音频信息的组织。,21 信息源与信息组织,2.信息组织按信息加工的程度划分：一次信息组织 人们研究成果的直接记录，属原始资料。如公开出版的图书、期刊论文、研究报告、会议论文、学位论文、专利说明书、网上未经再加工的电子化信息。一次信息一般较零碎、分散、无序，相关性较差。二次信息组织 对一次信息加工整理后产生的一类信息。如目录、题录、简介、文摘、索引等。二次信息的形成是信息从分散、无序到集中、有序化的书目控制过程

9、。,21 信息源与信息组织,2.信息组织按信息加工的程度划分：三次信息组织 在一次信息、二次信息的基础上，经分析、综合等深加工而成。如综述、述评、进度报告、文献指南、百科全书、年鉴等。三次信息包含创造性劳动，通常属研究成果。,21 信息源与信息组织,2.信息组织按信息传播的载体划分：按载体形式，可分为文献信息源和网络信息源。文献信息源（前述）网络信息源 这里特指网络环境下没有以传统文献载体形式出现的信息源。如网页、超文本、超媒体、数字图书馆。（此类信息组织称为网络信息组织）进一步讲，网络信息源指以网络为纽带联结起来的信息资源，和以网络为主要交流、传递、存储手段与形式的信息资源。,第2章 信息管

10、理的基本原理,22 信息流与信息管理 1信息流 信息从产生到利用的过程中，自始至终都存在着信息的运动，这种运动就是信息流。信息流涉及到信息生产者、信息传播者和信息接收者。信息流信息从信息传播者到信息接收者之间的运动。信息流的特点：动态的、定向的、有价值。信息工作可视为有效地组织、管理信息流的活动。任何组织机构，有上情下达、下情上传等，均可视为信息流的表现形式。,22 信息流与信息管理,1信息流 在企业领域，有两种信息流：一种是发生在企业内部的信息流，即信息在企业内部的各部门间的流动；（如人力资源管理信息）另一种是企业与其上、下游相关企业之间的信息流动。（如原材料采购信息、制成品订单）。在流通领

11、域，有商流、物流、资金流、信息流。其中信息流具有主导作用（信息流控制其它流）。,22 信息流与信息管理,2信息处理 信息流的运动总是经过若干个环节，每个环节都要对信息进行一定的处理。信息流的运动过程实际上也是信息的处理过程。信息处理（information process）过程的基本环节：收集、加工、传递、存储、检索、使用、反馈。其中，加工和传递是最基本的处理项目。信息加工信息处理的基本内容，根据不同的需要进行不同的操作，而且往往不是一次完成的。信息传递实现信息从发送方到接受方的流动。目的是达到信息交换与共享。,22 信息流与信息管理,3信息管理 信息管理概念实际上可取代前述信息处理概念。早期

12、，信息处理是计算机应用中采用的概念，实际上指的是数据处理利用计算机对数据进行加工。信息处理可作为一种独立、重要、系统的工作来看待，因此可以认为信息处理是狭义的信息管理。（1）信息管理的广义理解及相关概念 如前所述，信息管理的内涵体现了两个方面信息内容、信息活动。,22 信息流与信息管理,3信息管理 信息内容管理，即采用各种技术方法和手段对信息进行组织、存储、检索、控制，实现预定目标；信息活动管理，即对涉及信息活动的各种要素（信息、人、机构等）进行合理的组织和控制，实现信息及其资源的合理配置，有效满足社会的信息需求。信息管理的广义解释：信息管理的实质就是人类综合采用技术的、经济的、政策的、法律的

13、、人文的方法和手段对信息流进行控制，以提高信息利用效率、最大限度地实现信息效用价值的一种活动。,22 信息流与信息管理,3信息管理 关于信息管理的层次划分，也可划分为3个层次：宏观层次、中观层次、微观层次。其中，中观层次介于宏观和微观之间，是针对本行业和本地区的信息管理。（承上启下）微观层次的信息管理出现了一个引人注目的高层管理职位CIO（20世纪80年代，西方一些大型企业率先设置）。CIO（Chief Information Officer）：信息主管、信息总监、总信息师等。据调查，美国80年代的500家大型企业中有40%设立了CIO。20世纪90年代，CIO逐步向 CKO（Chief Kn

14、owledge Officer，知识主管）演变。（著名大公司开始设立）CIO和CKO的诞生，使信息管理的行政地位提升到了最高决策层，标志着微观层次的信息管理的作用日趋重要。,22 信息流与信息管理,3信息管理（2）企业信息管理 企业信息管理属于微观层次的信息管理。企业信息管理：利用先进的信息技术，将企业生成和需要的各类信息进行组织和控制，使其服务于企业自身的运作和发展战略，提高企业竞争力。企业资源：人、财、物、信息。信息具有经济价值，同时也是人、财、物之间的纽带。从系统论的观点，一个企业可视为一个开放的系统。输入的是“原材料”，输出的是“产品和服务”，中间过程是“生产/制造”。“生产/制造”过

15、程主要涉及物流和信息流，隐含人流和资金流。物流、人流和资金流的合理流动依赖于信息流的正常运转。,22 信息流与信息管理,（2）企业信息管理 企业信息管理可分为三个层次：第一个层次企业生产中采用电子信息技术。如CAx、自动控制装置、智能仪器仪表等。第二个层次建立管理信息系统。对企业中与管理有关的信息进行统一处理，即收集、加工、存储、传递、使用及维护。第三个层次建立大型的集成应用系统。如企业资源规划（ERP）、客户关系管理（CRM）、供应链管理（SCM）等。企业信息管理涉及到诸多的系统的问题：大的方面：规划、管理、技术 具体问题：设计、实施、咨询,关于学习的观点,阅读作为一种高尚的心智训练读书要四

16、到：眼到、口到、心到、手到 手到，即做笔记，重新组织，用自己的语言表述出来，才可算是你自己的。读书要又精又博：理想中的学者，既能博大、又能精深。精深的方面是他的专门学问，博大的方面是他的旁搜博览。为学要如金字塔，要能广大要能高。,谢 谢!,第2章 信息管理的基本原理,思考:1.解释信息源的定义并举例。2.解释信息流的含义。3.什么是信息组织?,第2章 信息管理的基本原理,23 信息用户与信息使用 1信息用户和信息需求 与信息的使用紧密相关的几个概念：信息行为：人们满足自己信息需要的活动。主要表现为信息需求表达、信息获取、信息利用等行为。信息需求：人们为解决实践中的各种问题所产生的对信息的不足感

17、和求足感。不同用户有不同的信息需要。从信息需要的形成到信息需求的满足，是一个完整的信息行为过程。信息用户：具备信息需要且具有信息行为的个人或群体，或需要信息和信息服务的一切个人或群体。前者称为个人用户，后者称为团体用户。信息用户是信息交流的末端，是信息传递的归宿故有时也称为信息宿。(也称受信者),23 信息用户与信息使用,1信息用户和信息需求 用户的信息需求包括三个方面：对信息主体的需求。含信息内容、类型、载体等信息本身。对检索工具和系统的需求。为得到信息，需要了解或熟悉获取信息的途径和方法。（中间需求）对信息服务的需求。信息需求包括个人信息需求和组织信息需求。组织信息需求可认为是组织中的不同

18、成员为完成各自的工作而产生的信息需求的总和。,23 信息用户与信息使用,1信息用户和信息需求 信息用户和信息需求的研究对信息工作具有重要的实践意义：（1）调查和研究用户及其信息需求，是信息机构开展信息服务工作的依据，是提供优质信息服务的条件。信息服务要考虑目的性、动态性、准确性。（2）调查和研究用户及其信息需求，是设计和建立新的信息机构或信息系统的基本依据。任何信息机构或信息系统都是在一定的范围开展工作，都有特定的服务对象和任务。通常吸收用户参与信息系统的设计，和调查搜集有关用户需求的资料。,23 信息用户与信息使用,1信息用户和信息需求（3）调查和研究用户及其信息需求，可以争取更多的用户接受

19、信息服务，扩大信息机构的服务对象和范围。一般有两类用户：当前用户和潜在用户。（4）调查和研究用户及其信息需求，有助于发挥信息交流的非正规渠道传递信息的效能。正规渠道服务到信息系统或信息中心（严谨、可靠）非正规渠道传递寻求同行的帮助（可获得性、易用性、习惯性）,23信息用户与信息使用,2信息使用的主要方式（1）个人信息使用 人们身处不同的活动领域，承担的任务不同，关心的问题不同，信息需求也是形形色色。在当前各个社会活动领域，信息活动最活跃、信息需求最鲜明的典型用户群体有四大类：科学研究人员 职责：发现规律，创新知识，扩展知识体系。信息需要：基础研究、应用基础研究为主，理论性、学术性较强。如图书、

20、期刊、会议论文、研究报告、学位论文等。,23信息用户与信息使用,2信息使用的主要方式（1）个人信息使用 管理决策人员 职责：负责战略规划与计划、组织、指挥、协调等工作。（面向各级组织）信息需要：信息量较大，经过加工提炼，要求准确、全面。工程技术人员 职责：技术开发与生产，从事设计、发明、实验等。信息需要：经过验证的、使用的技术信息。如专利、技术报告、技术标准、各种实用手册等。市场销售人员 职责：市场拓展、产品销售、客户支持等。信息需要：及时、准确、可靠的市场信息。,23信息用户与信息使用,2信息使用的主要方式（2）组织信息使用 现代社会中的各类系统都是分层管理的。通常分为高层管理、中层管理和基

21、层管理。不同的职能对应于不同的信息需求。高层管理主要任务是战略规划与决策，涉及的信息以外部信息为主，具有宏观性和战略性，范围广、信息量大。真正重要的决策，都是战略性决策。中层管理根据高层管理决策进行战术决策，主要完成大量的例行、规范化的任务，所涉及的信息有内部和外部信息。（地位：承上启下）基层管理处于操作层，与具体生产过程或业务流程紧密结合。所涉及的信息规范、具体，直接反映当前情况。,23信息用户与信息使用,思考:从分层管理的角度，思考各层的重要性。为了推进企业信息化，如何发挥各层的作用？,23信息用户与信息使用,3信息使用的相关概念（1）信息用户管理 一是信息用户的档案管理。即建立信息用户的

22、基本资料库；二是信息用户的信息活动管理。为保证正常、高效运作，用户须遵守有关部门法规和制度。（2）信息产品 定义：凡凝结着一定量的人类劳动的信息成果，都可视为信息产品。“信息”经过加工形成“信息产品”。信息产品附于一定的载体。如，书刊（印刷或数字化）、软件等。（有物理信息产品、数字信息产品、信息商品等）信息产品的特征见教材P39-40。（7个方面，自阅读理解）,23信息用户与信息使用,3信息使用的相关概念（3）信息市场 信息市场分为狭义和广义。狭义的信息市场：组织供求双方开展信息商品交换的场所。广义的信息市场：信息产品生产者、信息服务经营者和信息产品需求者之间进行的一切交换关系的总和，包括信息

23、商品从生产到消费的整个流通过程。信息市场在机制上同其它物质商品市场。信息市场管理：管理机构运用经济、行政、法律手段，对信息市场的要素及其运行状况进行计划、组织、监督、调控的过程。经济手段采用经济杠杆、经济责任、经济计划；行政手段按照国家有关政策、法令进行监控；法律手段国家利用有关法律法规进行指导。,23信息用户与信息使用,3信息使用的相关概念（4）信息产业 信息产业:专门从事信息技术和信息资源开发利用的产业的总称，是信息技术产业化和信息资源开发利用产业化的结果。信息产业包括三部分：信息设备制造业；软件和系统集成业；信息服务业。信息产业的特征：知识智力密集型产业 本质特征，高于一般的技术密集型。

24、高创新型产业 与信息技术的快速更新换代紧密相关。,23信息用户与信息使用,3信息使用的相关概念 信息产业的特征：高渗透性产业 高度融合于社会经济个部门，广泛渗透于其它产业结构之中。高投入、高增值、高效益型产业 较高的智力投入、大量的资金投入，带来的是高产值、高增值、巨大的经济和社会效益。高就业型产业 信息产业的发展带动了服务、文化、教育等产业的发展，开辟了新的职业需求。省资源、省能源、低公害产业 信息资源具有低消耗、低污染的特点，给社会带来的负面因素少，有利于实现可持续发展。,第2章 信息管理的基本原理,24 信息资源开发与利用 1概述 信息资源日益成为国民经济和社会发展所必须的一种重要的战略

25、资源。信息资源的开发：不断地挖掘信息及其要素的经济功能，将它们转化为现实的信息资源，并努力开拓其在国民经济和社会发展中的用途。广义的信息资源开发过程，包括信息内容开发、信息技术研究、信息系统建设、信息设备制造，以及信息机构建设、信息法规制定、信息环境建设、信息人员培养等活动。信息资源的利用：根据所开发出的信息资源情况，制定科学、合理的信息资源分配与使用方案，使现实的信息资源产生效益。,24 信息资源开发与利用,1概述二者的关系：开发是前提，利用是目的。合理开发信息资源，是为了有效利用信息资源。利用信息资源的能力：对信息符号的识别能力。信息的表达有多种类型，相应的也有多种符号。信息资源调查能力。

26、目的是收集原始信息，常用观察法、实验法、问卷法等。信息检索能力。制定检索策略，手工使用检索工具、利用现代信息技术手段检索。信息分析鉴别能力。判断信息的真实性、可靠性。信息的处理转化能力。经筛选、提取，获得有价值的信息。,24 信息资源开发与利用,2企业信息资源开发与利用 主要工作：整理常用的信息与知识；规范信息获取和流通渠道 消除各业务部门间的信息孤岛；提高系统之间的信息共享水平；从企业的海量数据中挖掘潜在的、可为决策提供支持的战略信息。,24 信息资源开发与利用,2企业信息资源开发与利用（1）企业信息资源开发 一是明确信息源，分两类：初始信息源企业内部员工、供应商、销售商、客户；再生信息源加

27、工后的信息、业务流程信息。二是信息的组织与处理：信息组织将信息资源进行有序化处理。信息处理经过7 个环节（？）信息加工，包括信息的筛选和判别、分类和排序、分析和研究等。信息传递，通常采用电子通信或网络手段。要保证信息准确、顺畅地传递。,24 信息资源开发与利用,（2）企业信息资源利用 手段：企业内部网内部信息平台；与外联网相联。企业信息系统可以建立内部各类信息系统 开展电子商务利用IT手段从事商务活动；向外发布信息、获取市场信息等。集成化系统如ERP、CRM、SCM等。ERP：企业资源规划，管理平台；CRM：以客户为中心的管理；SCM：一个供需网络。,24 信息资源开发与利用,3.企业信息管理

28、举例MRP系统 MRP（Material Reqirement Planing），物料需求计划，是一个基于计算机的信息系统，它通过计算物料需求量和需求时间来安排生产计划及存货。根据对未来的分析，确定将来所需材料的品种、数量及需要它们的时间。,24 信息资源开发与利用,3.企业信息管理举例MRP系统企业的物料需求的处理思路：要生产什么（主生产计划）主生产计划：决定企业应生产哪些产品并安排生产计划。要用到哪些材料去生产（产品的物料清单）物料需求：生产出预定数量的产品需要多少原材料或零部件。已有哪些物料（库存记录）还缺什么（提出需求计划）需求计划：为满足生产计划所必须购买的产品数量，也即“净需求”（

29、原材料总需求-现有物料库存数）。,3.企业信息管理举例MRP系统,采用MRP方法，带来的优点：提高了企业物料管理的效率（物料信息管理）；使库存保持在一个最低的水准；有利于缩短生产周期和节省库存成本。MRP的进一步发展，形成了MRP-2（制造资源规划）。MRP主要关心的是生产和物流问题。MRP-2除生产外，还包括销售、财务、会计和成本的处理。（“物流”和“资金流”的同步运作）简言之，MRP-2方法是以计划为主线，对企业的产供销、人财物实施全面计划与控制的一种手段。,3.企业信息管理举例MRP系统,一般的MRP-2由10左右的子系统构成，各个子系统相对独立，按运行顺序连接起来。主要的子系统有：主生

30、产计划子系统安排具体的生产计划 库存控制子系统实际上就是MRP子系统 成本计划与控制子系统包括直接成本的计划与控制、材料成本的计划与控制、管理费用的计划与控制、资产消耗的计划与控制。采购管理子系统适时、适量、保质地提供原材料和外购件，减少资金支出和库存。指令发放子系统计划与执行之间的桥梁。（从企业管理角度，最没用的做法是：有了计划，却不去执行。）仓库管理子系统从物流方面指挥仓库，使之达到合理的利用。需要注意：不同的企业采用的MRP-2的结构和功能划分有很大区别，但基本功能相似。,3.企业信息管理举例MRP系统,据国际权威机构统计，企业在使用MRP-2后，带来了如下好处，从而提高了经济效益和企业

31、竞争力：明显改善库存管理；减少库存资金占用；提高资金周转次数；提高劳动生产率；有效降低生产成本。问题：MRP-2在中国是否成功？（敏感而有争议）在国外，先进的公司都普遍采用MRP-2。有的第一次失败，但第二次再实施就成功了。,3.企业信息管理举例MRP系统,MRP-2的局限：对内管理的系统，仅限于企业内部物流、资金流和信息流的管理。在战略规划、市场竞争力以及高层决策方面功能较弱。（JIT、精益生产0库存）于是出现了ERP企业资源规划。ERP是在MRP-2的基础上扩展市场、财务等功能的系统，是一个高度集成化的系统。（第9章）特点：顾客驱动、基于时间、面向供应链管理。,3.企业信息管理举例MRP系统,根据我国国情，企业要实施全面信息管理，建立大型信息系统或者ERP，必须意识到三个问题：一是思想观念尚未跟上，从上到下没有真正认识到信息是一种重要的战略性资源；（必须更新观念）二是信息资源开发利用知识的缺乏，严重影响信息管理水平；（必须普及提高信息管理知识水平）三是注重形式、不注重内容，致使国家信息资源开发利用水平上不去。（要基础设施，更要信息内容）,