第八讲—Excel表格.ppt

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1、2023/8/6,第八讲电子表格系统Excel 2003（2）,2023/8/6,Office办公软件,自动填充数据-自动填充,Excel 2003有自动填充功能，可以自动填充一些有规律的数据。如：填充相同数据，填充数据的等比数列、等差数列和日期时间序列等，还可以输入自定义序列。1）自动填充 自动填充是根据初值决定以后的填充项，方法为：将鼠标移到初值所在的单元格填充柄上，当鼠标指针变成黑色“+”形状时，按住鼠标左键拖动到所需的位置，松开鼠标即可完成自动填充。,2023/8/6,Office办公软件,（1）初值为纯数字型数据或文字型数据时，拖动填充柄在相应单元格中填充相同数据（即复制填充）。若拖

2、动填充柄的同时按住Ctrl键，可使数字型数据自动增1（2）初值为文字型数据和数字型数据混合体，填充时文字不变，数字递增。如初值为A1，则填充值为A2、A3、A4等。（3）初值为Excel预设序列中的数据，则按预设序列填充。（4）初值为日期时间型数据及具有增减可能的文字型数据，则自动增1。若拖动填充柄的同时按住Ctrl键，则在相应单元格中填充相同数据。,自动填充数据-自动填充,2023/8/6,Office办公软件,5）输入任意等差、等比数列。先选定待填充数据区的起始单元格，输入序列的初始值，再选定相邻的另一单元格，输入序列的第二个数值。这两个单元格中数值的差额将决定该序列的增长步长。选定包含初

3、始值和第二个数值的单元格，用鼠标拖动填充柄经过待填充区域。如果要按升序排列，则从上向下或从左到右填充。如果要按降序排列，则从下向上或从右到左填充。如果要指定序列类型，则先按住鼠标右键，再拖动填充柄，在到达填充区域的最后单元格时松开鼠标右键，在弹出的快捷菜单中单击相应的命令。,自动填充数据-自动填充,2023/8/6,Office办公软件,也可以在第一个单元格输入起始值（如2），通过“编辑”菜单中的“填充”“序列”命令，打开“序列”对话框产生一个序列，如图所示。在对话框的“序列产生在”区域选择“行”，选择的序列类型为“等比数列”，然后在“步长值”中输入2，“终止值”中键入256，最后单击“确定”

4、，就会看到如图所示的结果。,自动填充数据-自动填充,2023/8/6,Office办公软件,自动填充数据-创建自定义序列,2）创建自定义序列 用户可以通过工作表中现有的数据项或输入序列的方式创建自定义序列，并可以保存起来，供以后使用。（a）利用现有数据创建自定义序列。如果已经输入了将要用作填充序列的数据清单，则可以先选定工作表中相应的数据区域。单击“工具”菜单中的“选项”命令，打开“选项”对话框，选择“自定义序列”选项卡，单击“导入”按钮，即可使用现有数据创建自定义序列。（b）利用输入序列方式创建自定义序列：选择“自定义序列”列表框中的“新序列”选项，然后在“输入序列”编辑列表框中，从第一个序

5、列元素开始输入新的序列。在输入每个元素后，按回车键。整个序列输入完毕后，单击“添加”按钮。,2023/8/6,Office办公软件,编辑数据-数据修改,单元格中的数据输入后可以修改和删除、复制和移动。1）数据修改 在Excel 2003中，修改数据有两种方法：(a)在编辑栏修改，只需先选中要修改的单元格，然后在编辑栏中进行相应的修改，按“”按钮确认修改，按“”按钮或Esc键放弃修改，此种方法适合内容较多或者公式的修改。(b)直接在单元格中修改，此时需双击单元格，然后进入单元格修改，此种方法适合内容较少时的修改。如果以新数据替代原来的数据，只需单击单元格，然后输入新的数据。,2023/8/6,O

6、ffice办公软件,编辑数据-数据删除,2）数据删除 数据删除在Excel 2003中，数据删除有两个概念：数据清除和数据删除。(a)数据清除的对象是数据，单元格本身并不受影响。(b)数据删除的对象是单元格，即单元格删除，删除后选取的单元格连同里面的数据都从工作表中消失。,2023/8/6,Office办公软件,编辑数据-数据复制和移动,3）数据复制和移动(a)数据复制和移动 在Excel 2003中，数据的复制可以利用剪贴板，也可以用鼠标拖放操作。用剪贴板复制数据与Word中的操作相似，稍有不同的是在源区域执行复制命令后，区域周围会出现闪烁的虚线。只要闪烁的虚线不消失，粘贴可以进行多次，一旦

7、虚线消失，粘贴则无法进行。如果只需粘贴一次，在目标区域直接按回车键即可。选择目标区域时，可选择目标区域的第一个单元格或起始的部分单元格，或选择与源区域一样大小的区域，当然，选择区域也可以与源区域不一样大。,2023/8/6,Office办公软件,鼠标拖动复制数据的操作方法也与Word有所不同：选择源区域和按下Ctrl键后鼠标指针应指向源区域的四周边界而不是源区域内部，此时鼠标指针变成右上角带有一个小十字的空心箭头，按下鼠标拖动到目标区域释放即可。此外当数据为纯字符或纯数值且不是自动填充序列的一员时，使用鼠标自动填充的方法也可以实现数据复制。数据移动与复制类似，可以利用剪贴板的先“剪切”再“粘贴

8、”方式，也可以用鼠标拖动，但不按Ctrl键。,编辑数据-数据复制和移动,2023/8/6,Office办公软件,编辑数据-数据复制和移动,(b)选择性粘贴 一个单元格含有多种特性，如内容、格式、批注等，可以使用选择性粘贴复制它的部分特性。选择性粘贴的操作步骤为：先将数据复制到剪贴板，再选择待粘贴目标区域中的第一个单元格，单击“编辑”“选择性粘贴”命令，出现对话框。选择相应选项后，单击“确定”按钮可完成选择性粘贴。,返 回,2023/8/6,Office办公软件,插入（删除）行、列和单元格,在工作表中可以方便地插入和删除行、列和单元格。1.插入操作 1）插入整行（a）如果要在某行上方插入一行，则

9、选定该行或其中的任意单元格，在“插入”菜单上单击“行”命令，或单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“插入”“整行”命令。（b）如果要在某行上方插入N行，则选定需要插入的新行之下相邻的N行，在“插入”菜单上单击“行”命令。,2023/8/6,Office办公软件,插入（删除）行、列和单元格,2）插入列（a）如果只需要插入一列，则选定需要插入的新列右侧相邻列或其任意单元格，在“插入”菜单上单击“列”命令，或单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“插入”“整列”命令。（b）如果需要插入N列，则选定需要插入的新列右侧相邻的N列，在“插入”菜单上单击“列”命令。,2023/8/6,Office办公软件,3）插入单

10、元格（a）在需要插入空单元格处选定相应的单元格区域（注意，选定的单元格数目应与待插入的空单元格数目相同）；（b）在“插入”菜单上单击“单元格”命令，打开如图所示的“插入”对话框；（c）在该对话框中，根据需要单击“活动单元格右移”或“活动单元格下移”选项后单击“确定”按钮。,插入（删除）行、列和单元格,2023/8/6,Office办公软件,插入（删除）行、列和单元格,2.删除操作 1）删除行或列 选定要删除的行或列，然后单击“编辑”菜单上的“删除”命令，下边的行或右边的列将自动移动并填补删除后的空缺。2）删除单元格 选定要删除的单元格，然后单击“编辑”菜单上的“删除”命令，打开“删除”对话框。

11、在该对话框中，根据需要选择相应的选项，然后单击“确定”按钮，周围的单元格将移动并填补删除后的空缺。,返 回,2023/8/6,Office办公软件,查找和替换,查找和替换功能可以在工作表中快速地定位用户要找的信息，并且可以有选择地用其他值代替。“查找”功能用来在工作表中快速搜索用户所需要的数据，“替换”功能则用来将查找到的数据自动用一个新的数据代替。在Excel 2003中，用户既可以在一个工作表中进行查找和替换，也可以在多个工作表中进行查找和替换。基本步骤是：先选定要搜索的单元格区域（若要搜索整张工作表，则单击任意单元格），然后使用“编辑”菜单中的“查找”或“替换”命令。使用方法同Word

12、2003类似，此处不再赘述。,返 回,2023/8/6,Office办公软件,使用公式,公式是Excel 2003最重要的内容之一，充分灵活地运用公式，可以实现数据处理的自动化。公式对于那些需要填写计算结果的表格非常有用，当公式引用的单元格的数据修改后，公式的计算结果会自动更新。Excel 2003中的公式与数学表达式基本相同，由参与运算的数据和运算符组成，但Excel 2003的公式必须以“=”开头。,2023/8/6,Office办公软件,使用公式-公式中的运算符类型,公式中的运算符类型 Excel 2003包含四类运算符：算术运算符、比较运算符、文本运算符和引用运算符。（1）算术运算符+

13、（加号）、-（减号或负号）、*（星号或乘号）、/（除号）、%（百分号）、（乘方）。完成基本的数学运算，返回值为数值。例如，在单元格中输入“=2+52”后回车，结果为27。（2）比较运算符=（等号）、（大于）、=（大于等于）、（不等于）。用以实现两个值的比较，结果是逻辑值True或False。例如，在单元格中输入“=38”，结果为True。,2023/8/6,Office办公软件,（3）文本运算符：&用来连接一个或多个文本数据以产生组合的文本。例如：在单元格中输入“=职业&学院”（注意文本输入时须加英文引号）后回车，将产生“职业学院”的结果。输入“=职业&技术&学院”，将产生“职业技术学院”的结

14、果。（4）引用运算符 单元格引用运算符：:（冒号）区域运算符，产生对包括在两个引用之间的所有单元格的引用(B5:B15)联合运算符：,（逗号）。将多个引用合并为一个引用例(SUM(B5:B15,D5:D15)。交叉运算符：空格。产生同时属于两个引用的单元格区域的引用。实际上就是对两个集合的交集的引用。=SUM(B1:C10 A3:D4)它实际上就是=SUM(B3:C4),使用公式-公式中的运算符类型,2023/8/6,Office办公软件,使用公式-公式中的运算顺序,2.公式中的运算顺序 公式中的运算符运算优先级为：:（冒号）、空格、,（逗号）%（百分比）（乘幂）*（乘）、/（除）+（加）、-

15、（减）&（连接符）=、=、（比较运算符）对于优先级相同的运算符，则从左到右进行计算。如果要修改计算的顺序，则应把公式中需要首先计算的部分括在圆括号“()”内。,2023/8/6,Office办公软件,使用公式-输入和编辑公式,3.输入和编辑公式 选择要在其中输入公式的单元格，先输入等号，或者通过单击编辑栏中的“插入函数”按钮自动插入一个等号，接着输入运算表达式，最后按回车键确认。注意：第一:运算符必须是在英文半角状态下输入；第二:公式的运算量要用单元格地址，以便于复制引用公式。,2023/8/6,Office办公软件,公式中单元格的地址可以键盘输入，也可以单击相应的单元格得到相应的单元格地址。

16、如果需要修改某公式，则先单击包含该公式的单元格，在编辑栏中修改即可；也可以双击该单元格，直接在单元格中修改。,使用公式-输入和编辑公式,2023/8/6,Office办公软件,使用公式-相对引用和绝对引用,4.相对引用和绝对引用 单元格的引用是把单元格的数据和公式联系起来，标识工作表中单元格或单元格区域，指明公式中使用数据的位置。Excel单元格的引用有两种基本的方式：相对引用和绝对引用。默认方式为相对引用。1）相对引用 相对引用是指单元格引用时会随公式所在的位置变化而改变，公式的值将会依据更改后的单元格地址的值重新计算。2）绝对引用 绝对引用是指公式中的单元格或单元格区域地址不随着公式位置的

17、改变而发生改变，不论公式的单元格处在什么位置，公式中所引用的单元格位置都是其在工作表中的确切位置。,2023/8/6,Office办公软件,使用公式-相对引用和绝对引用,3）混合引用 混合引用是指单元格或单元格区域的地址部分是相对引用，部分是绝对引用。如$B2、B$2。4）三维地址引用 在Excel中，不但可以引用同一工作表中的单元格，还能引用不同工作表中的单元格，引用格式为：工作簿名+工作表名！+单元格引用。例如，在工作簿Book1中引用工作簿Book2的Sheet1工作表中的第3行第5列单元格，可表示为：Book2 Sheet1!E3。,2023/8/6,Office办公软件,使用公式-在

18、公式中使用函数,5.在公式中使用函数 Excel 2003提供了许多内置函数，共有财务、日期与时间、数学与三角函数、统计、查找与引用、数据库、文本、逻辑、信息等9类，几百种函数，为用户对数据进行运算和分析带来了极大的方便。Excel 2003函数由函数名、括号和参数组成，如“=SUM(B2:E2)。当函数以公式的形式出现时，则应在函数名称前面输入等号。,2023/8/6,Office办公软件,使用公式-在公式中使用函数,函数的输入有以下方法：1）从键盘上直接输入函数 2）使用“插入函数”对话框 3）使用工具栏按钮,返 回,2023/8/6,Office办公软件,批 注,在Excel 2003中

19、，批注是附加在单元格中，根据实际需要对单元格中的数据添加的注释。给单元格添加批注的方法如下：（1）单击需要添加批注的单元格；（2）在“插入”菜单中，选择“批注”命令；（3）在弹出的批注框中输入批注文本，（4）完成文本输入后，单击批注框外部的工作表区域。,2023/8/6,Office办公软件,添加了批注的单元格的右上角有一个小红三角，当鼠标移到该单元格时将显示批注内容，批注内容不能打印。要编辑、删除、显示、隐藏批注可进行如下操作：选定单元格单击右键，在弹出的快捷菜单中选择相应的命令。,批 注,返 回,2023/8/6,Office办公软件,格式化工作表,Excel 2003表格功能很强，系统提

20、供了丰富的格式化命令。利用这些命令，可以完成对工作表内的数据及外观进行修饰，制作出各种符合日常习惯又美观的表格，如进行数字显示格式设置，文字的字形、字体、字号和对齐方式的设置，表格边框、底纹、图案颜色设置等多种操作。格式化数据 调整单元格的行高和列宽 自动套用格式和条件格式,返 回,2023/8/6,Office办公软件,格式化数据,单元格的数据格式定义包括六部分：数字、对齐、字体、边框、图案和保护。单元格数据的格式化操作必须先选择要进行格式化的单元格或单元格区域，然后才能进行相应的格式化操作。与Word 2003格式化文本类似，Excel 2003对单元格数据的格式化操作有：1）使用“单元格

21、格式”对话框设置 2）“格式”工具栏设置 3）格式刷复制三种方法。,返 回,2023/8/6,Office办公软件,调整单元格的行高和列宽,工作表中所有单元格的行高和列宽在正常情况下都为默认值。若不能满足要求，则有必要对行高和列宽进行调整。1.调整列宽（1）拖动列标右边界来设置所需的列宽。（2）双击列标右边的边界，使列宽适合单元格中的内容（即与单元格中的内容的宽度一致）。（3）选定相应的列，将鼠标指向“格式”菜单中的“列”子菜单，然后选择“列宽”命令并输入所需的宽度（用数字表示）。（4）复制列宽，如果要将某一列的列宽复制到其他列中，则选定该列中的单元格，并单击“常用”工具栏中的“复制”按钮，然

22、后选定目标列。接着，选择“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令，然后单击“列宽”选项。,2023/8/6,Office办公软件,2.调整行高行高的调整也有三种方法。（1）拖动行标题的下边界来设置所需的行高。（2）双击行标题下方的边界，使行高适合单元格中的 内容（行高的大小与该行字符的最大字号有关）。（3）选定相应的行，将鼠标指向“格式”菜单中的“行”子菜单，然后选择“行高”命令并输入所需的高度值（用数字表示）。注意：不能用复制的方法来调整行高。,调整单元格的行高和列宽,返 回,2023/8/6,Office办公软件,自动套用格式和条件格式,1.自动套用格式 Excel提供了多种已经设置好的表格格式

23、，可以很方便地选择所需样式，套用到选定的工作表单元格区域。套用时可以全部套用，也可以部分套用。2.条件格式 当单元格满足指定的条件时，该单元格自动应用即设的格式，如当单元格的数据为负时，自动以红色显示单元格数据值，否则以正常方式显示。方法：选定单元格“格式”菜单“条件格式”命令，出现对话框,返 回,2023/8/6,Office办公软件,数 据 清 单,Excel 2003的数据清单具有类似数据库的特点，可以实现数据的排序、筛选、分类汇总、统计和查询等操作，具有数据库的组织、管理和处理数据的功能，因此，Excel数据清单也称Excel数据库。数据清单 排序和筛选 分类汇总,返 回,2023/8

24、/6,Office办公软件,数据清单,1.数据清单的概念 具有二维表性的电子表格在Excel中被称为数据清单，数据清单类似于数据库表，可以像数据库一样使用，其中行表示记录，列表示字段。数据清单的第一行必须为文本类型，为相应列的名称。在此行的下面是连续的数据区域，每一列包含相同类型的数据。在执行数据库操作（如查询、排序等）时，Excel 2003会自动将数据清单视作数据库，并使用下列数据清单中的元素来组织数据：数据清单中的列是数据库中的字段；数据清单中的列标志是数据库中的字段名称；数据清单中的每一行对应数据库中的一条记录。,2023/8/6,Office办公软件,数据清单,2023/8/6,Of

25、fice办公软件,数据清单,2.创建数据清单遵循的规则（1）一个数据清单最好占用一个工作表。（2）数据清单是一片连续的数据区域，不允许出现空行和空列。（3）每一列包含相同类型的数据。（4）将关键数据置于清单的顶部或底部：避免将关键数据放到数据清单的左右两侧，因为这些数据在筛选数据清单时可能会被隐藏。（5）显示行和列：在修改数据清单之前，要确保隐藏的行和列已经被显示。如果清单中的行和列未被显示，那么数据有可能会被删除。,2023/8/6,Office办公软件,数据清单,（6）使用带格式的列标：要在清单的第一行中创建列标。Excel 2003将使用列标创建报告并查找和组织数据。对于列标请使用与清单

26、中数据不同的字体、对齐方式、格式、图案、边框或大小写类型等。在输入列标之前，要将单元格设置为文本格式。（7）使清单独立：在工作表的数据清单与其他数据间至少应留出一个空列和一个空行。在执行排序、筛选或自动汇总等操作时，这将有利于Excel 2003检测和选定数据清单。（8）不要在前面或后面输入空格：单元格开头和末尾的多余空格会影响排序与搜索。,2023/8/6,Office办公软件,数据清单,3.编辑数据 清单中的数据除了可以使用工作表进行编辑，还可以使用“记录单”来进行。数据记录单是一个对话框，利用它可以很方便地在数据清单中输入、编辑或显示一行完整的信息或记录。也可以利用数据记录单查找和删除记

27、录。在使用数据记录单向新的数据清单中添加记录时，数据清单每一列的顶部必须具有列标。Microsoft Excel 使用这些列标创建记录单上的字段。注意：数据记录单一次最多只能显示 32 个字段。,返 回,2023/8/6,Office办公软件,数据清单,使用数据记录单为数据清单添加记录步骤1:单击需要向其中添加记录的数据清单中的任意单元步骤2:在“数据”菜单上，单击“记录单”命令步骤3:单击“新建”按钮步骤4:键入新记录所包含的信息。如果要移到下一字段，请按 TAB键。如果要移到上一字段，请按 SHIFT+TAB 组合键 步骤5:所有字段中的数据输入完成后，按下 ENTER 键将添加记录 步骤

28、6:单击“关闭”按钮完成新记录的添加并关闭记录单。,2023/8/6,Office办公软件,数据清单,注意:含有公式的字段将公式的结果显示为标志。这种标志不能在记录单中修改。如果添加了含有公式的记录，直到按下 ENTER 键或单击“关闭”按钮添加记录之后，公式才被计算。如果要撤消所做的修改，请在按下 ENTER 键或单击“关闭”按钮添加记录之前，单击“还原”按钮。,2023/8/6,Office办公软件,数据清单,查找记录步骤1:单击需要修改的数据清单中的单元格步骤2:单击“条件”按钮,字段中的数据变为空白步骤3:根据需要在字段中输入条件。步骤4:按回车键，该对话框中将显示与指定条件相匹配的记录。单击“下一条”或“上一条”按钮，查看其他满足条件的记录。单击“记录单”按钮可退出查询注意:在找到记录后，如果要退出查询，可再次单击“条件”按钮，将条件删除，然后按Enter键即可,