第三章 字处理软件Word 2003.ppt

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1、第三章 字处理软件Word 2003,主要内容,Word 2003的基本知识文档的基本操作文档的编辑与修饰图形功能表格打印其他功能,3.1 Word 2003的基本知识,3.3.1 Word 2003简介Word 2003的启动Word 2003的关闭和退出单击标题栏右侧的“关闭”按钮执行“文件”|“退出”命令按组合键Alt+F4,3.1.2 Word 2003的工作窗口、文档视图工作窗口,Word 提供了“普通视图”、“页面视图”、“Web版式视图”、“大纲视图”、“阅读版式视图”、“缩略图”查看方式。各视图显示方式之间的切换可在“视图”菜单中执行有关显示命令来实现，也可单击 按钮进行视图切

2、换。,文档视图,普通视图,普通视图以一条长虚线标记表示页间分隔,页面视图,页面视图按物理纸张的格式显示文档内容,Web版式视图,Web版式视图可显示出页面背景,大纲视图可按标题级别显示文档,大纲视图,阅读版式视图,缩略图,3.2 文档的基本操作,3.2.1 文档的创建与打开新文档的建立单击“新建”按钮图标“文件”菜单新建选“空白文档”图标 旧文档的调出及打开方法1：单击工具栏上“打开”按钮图标。或:单击“文件”菜单打开方法2：单击“文件”菜单下部的文件名,3.2.2 文档的保存,人工保存,自动保存执行“工具”|“选项”命令，弹出“选项”对话框，选择“保存”选项卡。,3.3 文档的编辑与修饰,3

3、.3.1 输入文本,输入文本时要注意：（1）切忌在输入的同时进行格式设置操作；（2）每个自然段输入完毕，才可以按回车表示该段结束；（3）当输入中英文混合文字时，应熟练“CtrlSpace”进行中英文输入的快速切换。,插入符号和特殊字符方法1：利用“符号栏”工具栏执行“视图”|“工具栏”命令，调出“符号栏”方法2：利用“插入特殊符号”对话框执行“插入”|“特殊字符”命令，打开“插入特殊符号”对话框。方法3：利用“符号”对话框执行“插入”|“符号”命令，打开“符号”对话框。,插入日期和时间执行“插入”|“日期与时间”命令，打开“日期与时间”对话框。,3.3.2 文档的编辑,选定文本（1）整篇文稿：

4、快捷键“CtrlA”或在文本选定区三击鼠标左键。（2）整段选择：在文本选定区，鼠标指向欲选定的段落双击。（3）选定完整一句：按下Ctrl键，单击该句的任何位置。（4）选择行块：在文本选定区，鼠标移至要选取的行块的起始行左边，然后按住鼠标左键拖动选择。（5）选择列块：按住“Alt”键，然后按住鼠标左键拖动选择（6）选定一行文本：在文本选定区，鼠标指向欲选定的文本行单击。,复制、移动文本首先选定要复制、移动的文本 单击复制、剪切图标“”、“”；或按“CtrlC”、“CtrlX”键；或右击鼠标，选快捷菜单“复制”或“剪切”命令；在目标处单击粘贴图标“”，或按“CtrlV”键；或选快捷菜单中的“粘贴”

5、命令。,删除、修改文本的操作选中后，直接输入新文本即可实现修改 文本。要删除 选定文本，则直接按“Delete”键。注：BackSpace键/Delete键可删除光标前/后的一个字符。,查找与替换使用“编辑查找/替换”命令不仅可以查找文本中的一般字符，还可以查找、替换一些特殊字符。例如回车符、人工换行符等。,3.3.3 文本与段落的修饰,字符的格式化1.执行“格式”|“字体”命令，打开“字体”对话框。,设置字体、字形和字号,或利用格式工具栏上的不同按钮对字符格式进行设置,设置设置字符缩放比例、间距和位置。,2.设置首字下沉或悬挂选择要下沉或悬挂的文本执行“格式”|“首字下沉”命令，弹出“首字下

6、沉”对话框。,3.改变文本方向执行“格式”|“文字方向”命令，弹出“文字方向”对话框,4.中文板式提供拼音指南、带圈字符、纵横混排、合并字符、双行合一等专门的中文板式。选定要设置效果的文字执行“格式”|“中文板式”命令，选择不同命令打开相应对话框，设置所需的选项,段落的排版1.设置段落格式选定要设置格式的段落执行“格式”|“段落”命令，弹出“段落”对话框，在此对话框中可设置段落对齐方式、段落的缩进方式、调整行间距和段间距。,首行缩进,悬挂缩进,左缩进,右缩进,或使用标尺设置缩进：用鼠标左键按住相应缩进方式的按钮并拖动到所需位置即可。,2.项目符号和编号选择要加上项目符合或者编号的段落直接单击“

7、格式”工具栏上的“项目符号”按钮或“编号”按钮，若要选择其他样式的符号或编号，可执行“格式”|“项目符号或编号”命令，弹出“项目符号和编号”对话框，在此对话框中选择所需项目标记。,3.边框和底纹选定要设置边框和底纹的文字或段落执行“格式”|“边框和底纹”命令，弹出“边框和底纹”对话框，在此对话框中可给选定的文字或段落加上边框和底纹，也可以给整个文档的页面都加上边框。,3.3.4 页面的排版及打印,分栏可对整篇文档或文档的某些部分进行分栏，同时可调节各栏的栏宽、两栏的间距及是否添加栏间分隔线等。执行“格式”|“分栏”命令，打开“分栏”对话框。,分页在文件的某一位置手动插入分页符，强制文档分页。将

8、光标定位到要分页的位置执行“插入”|“分隔符”命令，打开“分隔符”对话框，选择“分页符”。,插入页码执行“插入”|“页码”命令，打开“页码”对话框。,页眉和页脚执行“视图”|“页眉和页脚”命令，打开“页眉和页脚”工具栏，并出现页眉页脚编辑区。若想要页面的页眉页脚首页不同或奇偶页不同，可执行“文件”|“页面设置”命令，或单击“页眉和页脚”工具栏上页面设置按钮，打开“页面设置”对话框，在“版式”选项卡中进行设置。,页边距的设置执行“文件”|“页面设置”命令，打开“页面设置”对话框，在“页边距”选项卡中进行设置。,纸张类型的设置执行“文件”|“页面设置”命令，打开“页面设置”对话框，在“纸张”选项卡

9、中进行设置。,打印预览与打印,方 法,确认打印机,打印范围,打印方式,打印份数,脚注和尾注,在页面视图中，将插入点移动到要插入脚注或尾注的位置。执行“插入”|“引用”|“脚注和尾注”命令，打开“脚注和尾注”对话框。,删除脚注和尾注注释，只需选中文档中相应注视的引用标记，然后按Delete键。,文档格式的复制和套用,减少重复的排版操作，保证格式的一致性格式刷 用格式刷复制格式(字符格式和段落格式)样式 用样式名表示的预先设置好的格式 可直接套用模板 设置整个文档的格式,1.格式刷,当我们设置好某一文本块或段落的格式后，可以使用“常用”工具栏上的“格式刷”工具，将设置好的格式快速地复制到其他一些文

10、本块或段落中(1)复制字符格式 选定已经设置格式的文本 单击“常用”工具栏上的“格式刷”按钮，此时鼠标指针变成“刷子”形状(若复制到多处文本则双击)在要排版的文本区域拖动(即选定文本)(2)复制段落格式 选定含有复制格式的段落（或选定段落标记）单击“常用”工具栏上的“格式刷”按钮(若复制到多个段落则双击)，鼠标指针变成“刷子”形状 把鼠标指针拖过要排版的段落标记,样式是一种具名的特定格式，它可以包含字符的字体、字形和大小，文本的对齐方式，以及段落的首行缩进、行间距和段前、段后间距等。内置样式 自定义样式 可修改 可删除 如果修改了样式的格式，则文档中应用这种样式的段落或文本块将自动随之改变，以

11、反映新的变化,2.样式,Word内置的样式,单击“格式”工具栏“样式”框下拉按钮最简单方法：在“样式”列表框中增添新样式 例 建立名称为“校名”的段落样式(1)选定某一个校名(如“北京大学”)所在段落(2)在“格式”工具栏上选择“幼圆”、小四号、加粗等(3)单击“格式”工具栏上的“样式”列表框，使之处于反白显示状态，再输入样式名“校名”最后按回车键来结束输入。,创建新样式,样式名,应用样式,创建一个样式，实质上就是定义一个格式化的属性。可以应用它来对其他段落或文本块进行格式化例 利用已建立的“校名”样式，对其他校名进行格式化处理(1)选定要处理的段落(如“中山大学”所在段落)(2)单击“格式”

12、工具栏上的“样式”框右端的向下箭头，从列表中选择“校名”样式,修改样式,可以对系统提供的样式和自定义的样式进行修改。选择“格式”菜单中的“样式和格式”命令，打开“样式和格式”任务窗格，然后在“请选择要应用的格式”列表框中选择所要修改的样式名，再单击“修改”按钮修改了样式以后，所有套用该样式的文本块或段落将自动随之改变，以反映新的格式变化 例 对一批校名，添加下划线 选择“格式”菜单中的“样式和格式”命令，打开“样式和格式”任务窗格，然后在“请选择要应用的格式”列表框中选择所要删除的样式名，再单击“删除”按钮,删除样式,自动生成目录,编制目录最简单的方法是使用内置的大纲级别（大纲级别：用于为文档

13、中的段落指定等级结构（1 级至 9 级）的段落格式。例如，指定了大纲级别后，就可在大纲视图或文档结构图中处理文档。）格式或标题样式（标题样式：应用于标题的格式设置。Microsoft Word 有 9 个不同的内置样式：标题 1 到标题 9。）。,用大纲级别创建目录 1.指向“视图”菜单上的“工具栏”，再单击“大纲”。2.选择希望在目录中显示的第一个标题。3.在“大纲”工具栏上，选择与选定段落相关的大纲级别。4.对希望包含在目录中的每个标题重复进行步骤 2 和步骤 3。5.单击要插入目录的位置。6.指向“插入”菜单上的“引用”，再单击“索引和目录”。7.单击“目录”选项卡。8.若要使用现有的设

14、计，请在“格式”框中单击进行选择。9.根据需要，选择其他与目录有关的选项。,用自定义样式创建目录1.单击要插入目录的位置。2.指向“插入”菜单上的“引用”，再单击“索引和目录”。3.单击“目录”选项卡。4.单击“选项”按钮。5.在“有效样式”下查找应用于文档的标题样式。6.在样式名右边的“目录级别”下键入 1 到 9 的数字，表示每种标题样式所代表的级别。7.对于每个要包括在目录中的标题样式重复步骤 5 和步骤 6。8.单击“确定”。9.若要使用现有的设计，请在“格式”框中单击一种设计。10.根据需要，选择其他与目录有关的选项。,注意 如果仅使用自定义样式，请删除内置样式的目录级别数字，例如“

15、标题 1”。,前提:已将自定义样式应用于标题,3.4 图形功能,1.图片,1插入图片或剪贴画 执行“插入图片来自文件/剪贴画”命令，可插入图片文件或剪贴画。,原图,2设置图片格式 选中图片，右键单击，通过快捷菜单中的“设置图片格式”或“格式图片”菜单命令，可设置图片的边框、大小、与文字间的环绕、叠加形式、图片本身的视觉效果等。,设置了黑白、水印效果后的图,可通过鼠标选中调整大小,图片工具栏,2设置图片格式 通过“图片”工具栏也可以快速设置图片格式。,设置图片的水印、,亮度、对比度,裁剪图片,设置图片与文,字的环绕效果,对图片的某,种颜色设置,透明效果,插入其他图片,设置图片边框,恢复原图片尺寸

16、,压缩图片,由多种自选图形绘制组合而成的小船、小屋,2.自选图形,自选图形指Office自带的图形，包括矩形等基本形状，还包括各种线条和连接符、箭头总汇、流程图符号、星与旗帜和标注等。下例是用自选图形示例：,“绘图”工具栏各按钮作用,通过绘图工具栏、图片工具栏可以绘制自选图形，设置图形、图片效果。,“插入”“图片”“自选图形”,通过图形的快捷菜单可以设置图形格式，可以在图形中添加文字，设置图形间的叠加效果、组合或分解图形。,图形快捷菜单,3.图示,图示是一类特殊图形，一个图示包含了若干规则的图形和文本框，从而更有效地表述图形含义。,示例（棱锥图）,单击“插入图示”后显示的对话框,1插入艺术字

17、Word提供了多种艺术字形式。单击“绘图”工具栏上的“”图标，即可实现艺术字插入。或“插入”“图片”“艺术字”,艺术字示例,4.艺术字,2修饰艺术字 通过艺术字快捷菜单中的“显示艺术字工具栏”及“绘图”工具栏，可以对艺术字进行效果设置。,“艺术字”工具栏,重新输入新艺术字,并选择新的样式,打开“设置艺术字格式”对话框,单击此图标,可选择设置艺术字的排列样式,单击此图标,可设置艺术字与文本间的各种环绕形式,改变所选艺术字文字内容,改变所选艺术字的表示方式,旋转艺术字,使所选艺术字的高度一致,使所选艺术字成竖排表示,设置艺术字的字间距,3艺术字、文本框、自选图形综合示例,自做贺卡,自做报头,在文档

18、中使用文本框可以使文档中的文本实现灵活排版。,使用多个文本框在Word中建立的小报,5.文本框,用文本框、图形建立的流程图,填充色、边框色均设置为无色后的文本框,可以独立处理的矩形区域，其内容可随框架移动而移动“插入”“文本框”(1)基本操作：一般/选定/编辑三种操作,插入点,文本框与四周文档内容的环绕方式：嵌入型、四周型、紧密型、浮于文字上方、衬于文字下方等。文本框之间的链接 多个文本框内的文本，可以链接起来，成为一个特定的整体。,建立复杂的数学公式插入/对象 选择Microsoft Equation3.0 输入数学公式,符号用于输入数学符号样板用于输入公式符号,6.公式编辑器,创 建 表

19、编 辑 表 数据计算与排序 表格格式化,3.5 表格,创建表格常用的方法：1.工具栏按钮的方法直接插入表格2.菜单命令的方法按行列定制表格3.用“绘制表格”工具按钮补充表格线4.用“表格”菜单绘制斜线表头,小型规则表,大型规则表,不规则表,表格自动套用格式“表格”菜单“插入”“表格”“自动套用格式”,方法1：“常用工具栏”上的“插入表格”按钮。,方法2：“表格”菜单“插入表格”。,方法3：手工绘制表格：“表格和边框”工具栏中的“绘制表格”、“擦除”等按钮可以自由地画线及擦除表格线。,一、创建表格,表格中的斜线表头可用“表格”菜单中的命令绘制,改变列宽与行高插入（删除）列与行、以及单元格拆分与合

20、并单元格边框与底纹表格中文字格式设置表格元素的排序与计算根据表格中的数据创建图表,二、表格的编辑,大部分操作都可以通过,“表格”菜单中的相应命令,选定单元格,在表格中插入行、列、单元格,“拆分单元格”对话框,数据的增、删、改操作,编辑表格数据,数据计算与排序,“表格”“公式”或“排序”命令,选定单元格,同文档编辑,公式计算和排序,(1)引用符号如：A3，B2，C3，A2:C4，LEFT(左)，RIGHT(右)(2)公式 以等号“=”开头，后跟公式的式子 如：=SUM(A1:C4)=AVERAGE(LEFT)=A1*2+B2/3(3)数字格式 如：1,234.45(采用格式“#,#.#”)(4)

21、数据的排序 以某一列的内容作为排序依据,C2:D3,第一个公式输入之后，在下一个想要输入相同公式的地方直接按F4就可以了。另外F9是更新域的快捷键。,套用“简明1”格式的效果,“表格”“表格自动套用格式”,表格格式化：文字格式、边框和底纹,经过修饰后的登记表,“格式”“边框和底纹”,根据表格中的数据创建图表,选中要在图表中体现出来的数据“插入”“图片”“图表”,3.6 Word 2003的其他功能,邮件的合并超连接,邮件合并,把主文档和数据源中的信息合并在一起，生成主文档的多个不同的版本。可以提高工作效率。,主文档,数据源文档,邮件合并,邮件合并文档,部门 姓名计算机系 罗保列数学系 林业成电

22、子系 江培华,合并域,正文,邮件合并过程主要分四步：创建数据源，建立主文档，插入合并域，合并 以下以发放一份开会通知为例。(1)建立数据源建立数据源文档，如“参加会议的名单.doc”（Word表格）。,(2)建立主文档 在Word编辑窗口中输入主文档的正文内容(也可以打开一个要作 为主文档的文档)。选择“工具”/“信函与邮件”/“邮件合并”（Word 2003为“邮件合并向导”）命令，屏幕右侧会出现“邮件合并”任务窗格。,主文档,“邮件合并”任务窗格,(3)在主文档中插入合并域“工具”“信函与邮件”“邮件合并”在屏幕右侧出现“邮件合并”任务窗格 按照“邮件合并”任务窗格的提示完成16项操作。在

23、步骤3中单击“选择另外的列表”选择数据源文件（“参加会议的名单.doc”）；在步骤4中将合并域插入主文档，其中每个合并域都被括起。如果插入数据源文件中的域名，单击“其他项目”，将数据源文件中的域名插入到主文档中合适的位置。,合并域。被括起,(4)合并主文档与数据源 在步骤5中单击“下一步 完成合并”就完成了邮件合并工作，将数据源中的可变数据(即参加会议的教师的部门及姓名)和主文档的正文(即通知内容)进行合并，生成一个合并文档。此时，可以选择“编辑个人信函”将信函合并到一个Word自动创建的新文档中，如下图所示。,80,选定文本,不同文档链接点,同文档链接点,不同文档链接点,链接对象列表区,创建超级链接,