第1章企业办公基础.ppt

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1、企业办公实训教程,第1章 企业办公基础,主要内容,随着信息时代的发展，电脑已经走进千家万户，成为人们日常办公中不可或缺的工具。近几年，由于操作系统的不断更新升级，使得电脑的使用越来越方便，功能也越来越强大，办公用户操作也得心应手，从而更好地进行电脑办公。,电脑办公概述 电脑的基本组成 Windows XP操作系统入门 键盘和鼠标的使用 中文输入法的管理 创建个性化的办公环境,本章重点,1.1 电脑公办概述,随着电脑的普及，目前在几乎所有的公司中都能看到电脑的身影，尤其是一些金融投资、动画制作，广告设计、机械设计等公司，更是离不开电脑的协助，本节将研究以下几个问题：什么是电脑办公，电脑办公的必备

2、条件，电脑的基本组成。,1.1.1 什么是电脑办公,电脑办公是指利用先进的科学技术，使人们的一部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化的办公设备当中，并由办公人员与这些设备构成服务于某种目的的人机信息处理系统。电脑办公主要强调以下3点：利用先进的科学技术和现代化办公设备。办公人员和办公设备构成人机信息处理系统。提供效率是电脑办公的目的 另外，电脑办公可以解决人与办公设备之间的人机交互问题，提高办公人员的工作效率和质量并节约资源。电脑在办公操作中的用途有很多，例如制作办公文档、财务报表、3D效果图、图片设计等。,1.1.2 电脑办公的必备条件,办公人员、电脑以及相关设备是电脑办公的必备条件。电脑

3、办公有如下必备条件：办公人员，电脑，常用办公设备。,办公人员,办公人员大致分为3类：管理人员、办公操作人员和专业技术人员。管理人员：管理人员需要考虑如何对现有的办公体制作出改变，以适应办公的需要。办公操作人员：办公操作人员直接参与系统工作，完成办公任务。专业技术人员：专业技术人员根据管理人员提出的目标，但他们应了解办公室应用的各项办公事务和有关的业务，善于把电脑信息处理技术恰当地应用在这些业务处理过程中。,电脑,电脑已经成为目前办公生活中必不可少的设备之一。随着电脑的普及，电脑也发展出了不同的类型。根据使用方式分类：电脑根据使用方式的不同可以分为台式机与笔记本两种。根据购买电脑的方式分类：根据

4、购买电脑的方式，可以将电脑分成兼容电脑与品牌电脑两种。,常用办公设备,要实现电脑办公不仅需要办公人员和电脑，还需要其他的电脑办公设备。打印机：通过打印机可以将在电脑中制作的工作文档打印出来。扫描仪：通过扫描仪，用户可以将办公中要所有的重要文字资料或相片输入到电脑中保存或者经过电脑处理后刻录到光盘中永久保存。传真机：通过传真机，用户可以将照片等文档直接复制到原地的另一用户手中，从而实现资源共享。移动存储设备：通过移动存储设备，可以在不同电脑间进行数据交换。数码相机：通过数码相机拍摄好的照片，可以直接连接到电脑或打印机上，保存或打印出来。,1.1.3 电脑的基本组成,电脑在当今社会中扮演着越来越重

5、要的角色，掌握一定的电脑知识是现代人们在工作和生活中的必备常识。在开始学习使用电脑办公之前，首先应该来认识一下电脑的基本组成。现在台式电脑除了性能越来越强大外，外观设计也越来越美观。从外观来看，一台家庭台式电脑主要由主机、显示器、键盘、鼠标和音箱等几个部分组成。为了便于携带，笔记本电脑的外观设计与台式电脑相比，有很大不同。从外观上看，笔记本电脑包括显示屏幕、键盘、触摸屏、各类接口以及电源等。,1.2 Windows XP操作系统入门,操作系统是电脑进行办公的基础。在学习电脑办公的知识之前，应首先掌握电脑操作系统的使用。本节将介绍Windows XP操作系统入门的相关知识：启动与退出Window

6、s XP；Windows XP的桌面；Windows XP的重要组成元素。,1.2.1 启动与退出Windows XP,和使用任何一个操作系统一样，使用Windows XP系统之前，首先需要掌握系统的启动和退出方法。本节将详细介绍Windows XP系统中的启动和退出的方法。启动Windows XP：在启动电脑之前，必须首先确保电源处于接通状态，然后按下显示器电源开关，待指示灯闪烁之后，再按下机箱上的电源(Power)按钮，即可开始启动电脑了。如果用户只安装了Windows XP一个操作系统，那么接着电脑就直接进入Windows XP的启动画面。启动Windows XP：单击桌面左下角的【开始

7、】按钮，从弹出的【开始】菜单中单击【关闭计算机】按钮，打开【关闭计算机】对话框，单击【关闭】按钮即可。,1.2.2 Windows XP的桌面,成功进入Windows XP操作系统后，最先出现在用户面前的就是桌面。桌面是用户进行操作的主要场所，几乎所有的用户操作都可以在桌面上完成。因此，用户熟悉桌面是很重要的。桌面主要包括桌面图标、桌面背景、快速启动栏、【开始】按钮、任务栏、语言栏和系统托盘等7个组成部分。,桌面的各组成部分作用,桌面图标：由文字和图片构成，用户可以通过双击这些图标打开对应的文件夹或执行相应的程序。桌面背景：桌面上显示的图片，用于美化桌面。快速启动栏：用于显示常用的程序图标，单

8、击其中的某个图标即可启动相应的程序。【开始】按钮：单击该按钮可以打开【开始】菜单，该菜单中可以启动电脑中已安装的程序或执行电脑管理任务。任务栏：以按钮的形式显示已经打开的文件夹或程序，通过单击其中的按钮可在不同的文件夹或程序之间切换。语言栏：用于显示已安装的输入法和正在使用的输入法。系统托盘：用来显示正在运行的程序、系统时间和系统声音。,1.2.3 Windows XP的重要组成元素,Windows XP操作系统的界面由【开始】菜单、窗口、对话框和菜单等重要元素组成，这些重要组成元素有不同的作用。【开始】菜单：Windows XP的【开始】菜单是用户日常管理电脑和运行应用程序的主要途径。窗口：

9、Windows以“窗口”的形式来区分各个程序的工作区域。对话框：对话框是一种特殊的窗口，与窗口不同的是，对话框一般不可以调整大小。对话框种类繁多，可以对其中的选项进行设置，使程序打到预期的效果。菜单：在Windows XP操作系统中，菜单用于启动程序或执行命令，比较常见的菜单有下拉菜单和快捷菜单。,【开始】菜单,【开始】菜单由如下8个部分组成。当前用户名：位于【开始】菜单的最顶部，用于显示当前登录用户的帐号名称。Internet栏：显示Internet Explorer的浏览器快速启动图标按钮。高频应用程序区：用于显示最近经常打开程序的快捷图标按钮。Windows XP系统根据用户使用频率，自

10、动排列程序的顺序。所有程序栏：选择该选项，将弹出电脑上已安装的所有应用程序的快捷菜单。系统文件夹：该区域显示了【我的文档】、【我最近的文件】、【我的音乐】、【图片收藏】和【我的电脑】等常用文件夹。系统设置栏：用于显示【控制面板】、【打印机和传真】等启动命令。帮助、搜索、运行栏：用于获取帮助、搜索文件、运行程序等操作。关闭、注销栏：用于注销、关闭和重新启动电脑。,窗口,窗口由标题栏、菜单栏、工具栏、地址栏、任务窗格和工作区组成。这些组成部分的作用如下。标题栏：用于显示当前窗口的名称和对应图标。菜单栏：包含一些菜单项，选择这些菜单项中的命令可执行相应的窗口操作。工具栏：其中显示一些按钮，单击这些按

11、钮可对窗口执行常见的一些操作。地址栏：用于显示当前打开的窗口所处的位置。任务窗格：提供许多常用选项，单击这些选项可执行一些系统任务、切换到其他位置、查看文件或文件夹的详细信息。工作区：用于显示与程序运行有关的内容。,对话框,对话框的各组成组件的作用。选项卡：其作用类似于书签。单击选项卡对应的标签就可以在不同的选项卡之间切换。复选框：通常以一个空心、小正方形显示，其后面带有相关的文字说明。在进行操作时，可同时选中多个复选框以执行多个命令。下拉列表框：用于提供一个具有选择性的设置项列表，用户可以在该列表中选择相应的选项。微调框：用于设置数值，可以单击右侧的微调按钮以调整数值，也可以在其中的文本框中

12、直接输入数值。按钮：用于确定某项操作或执行相应命令。它类似于电源开关，单击按钮，系统将自动执行命令。文本框：其作用类似于便签，在其中输入带有描述性的文本信息，可帮助用户更好地使用电脑。,菜单,默认情况下，每个窗口都包括一个菜单栏，如图1-17所示。每个菜单栏中一般包含一些菜单项，单击其中某个菜单项，即可弹出下拉菜单。另外，Windows XP操作系统还设有快捷菜单，如图所示。快捷菜单中包括了一些针对某操作对象的常用命令。使用快捷菜单可以帮助用户快速执行常用命令，从而提高操作电脑的效率。,1.3 鼠标和键盘的使用,鼠标和键盘作为电脑最基本的输入和控制设备，方便用户通过操控电脑来完成日常办公和学习

13、。只有正确而熟练地掌握鼠标和键盘的操作，才能与电脑进行很好地交流，从而达到事半功倍的效果。操作鼠标；操作键盘。,1.3.1 操作鼠标,鼠标是一种非常方便的标准输入设备。随着Windows图形操作界面的流行，很多命令和要求已基本上不需要再使用键盘输入，只要单击鼠标的左键或右键即可。目前最常用的鼠标为光电鼠标，它通常包括左键、右键和中间的滚轮。鼠标按结构可分为机械鼠标和光电鼠标两种；如果按照与计算机连接方式划分，可分为串口鼠标、PS/2鼠标和USB鼠标3种；从鼠标外观划分，可以分为两键、三键和多键鼠标。,鼠标的基本握姿,正常手握鼠标的方法为，使用右手的掌心轻轻压住鼠标，将大拇指和小指自然放置在鼠标

14、的两侧，使它们能够卡住鼠标，食指和无名指分别用于控制鼠标的左键和右键，中指控制鼠标的滚轮，如图1-21所示。随着对鼠标前、后、左、右的移动，电脑中的鼠标光标也会随之在电脑的屏幕上进行相应的移动。,鼠标的基本操作,在Windows XP操作系统中，大多数操作都是通过鼠标来进行的。鼠标的基本操作包括移动、单击、双击、右击、拖动和滚动6种。移动：手握鼠标，不按鼠标上的任何按键移动鼠标，用于将光标指向某对象。单击：按鼠标左键并立即松开，用于选择对象，或者是将指针移动某个位置。双击：将鼠标定位到某个对象后，连续快速地单击两下鼠标左键，并立即释放，用于打开对象。双击是发布命令，表示运行、执行或者打开。右击

15、：单击鼠标右键，并立即释放，将弹出该对象的快捷菜单，便于用户快捷地执行相应的命令。拖动：将鼠标定位到某个对象后，按住鼠标左键不放，移动鼠标指针到适当的位置后松开。滚动：滚动或按下滚轮可滚动显示页面。,鼠标指针形状及含义,在使用鼠标进行操作或系统处于不同工作状态时，鼠标指针也会呈现出不同的形态，每一种变化都与当前电脑运行状态有关。表1-1中列举了几种常见的鼠标指针形态及含义。,1.3.2 操作键盘,键盘是计算机最常用的输入设备，也是录入字母在汉字等各种信息的基本工具。任何人与计算机进行交流、向计算机发出命令及编写程序等，都必须从熟悉计算机键盘开始，只有对键盘了如指掌，才能做到“键步如飞”。根据键

16、盘功能结构，通常分为主键盘区、功能键区、编辑控制键区、数字键区和状态指示灯区等几个部分。熟练操作键盘是学习电脑的第一步，操作键盘之前首先要对键盘的打字姿势、击键要领、键盘操作规则和指法分区等有一定的了解。,掌握打字姿势,坐姿：上半身应保持颈部直立，使头部获得支撑。下半身腰部挺直，膝盖自然弯曲成90，并维持双脚着地的坐姿。整个身体稍偏于键盘右方并保持向前微微倾斜，身体与键盘的距离保持约20 cm。手臂、肘和手腕的位置：两肩自然下垂，上臂自然下垂贴近身体，手肘弯曲成90，肘与腰部的距离为510 cm。小臂与手腕略向上倾斜，手腕切忌向上拱起，手腕与键盘下边框保持1 cm左右的距离。手指位置：尽量使手

17、腕保持水平姿势，手掌以手腕为轴略向上抬起，手指略微弯曲。手指自然下垂轻放在基准键位上，左右手拇指轻放在空格键上。输入要求：将书稿稍斜放在键盘的左侧，使视线和文字行成平行线。打字时，绝不看键盘，只专注书稿或屏幕，形成盲打的习惯。如果初学者经常“忍不住”看键盘，就会成为“键步如飞”的绊脚石。,击键要领,在击键时，主要用力的部位是手指关节，而不是手腕。经常练习会加强手指的敏感度。击键时要注意以下几点。手腕保持平直，手臂保持静止，全部动作只限于手指部分。手指保持弯曲，稍微拱起，指尖的第1关节略成弧形，轻放在基本键的中央。击键时，只允许伸出要击键的手指，击键完毕必须立即回位，以便再次“出击”，切忌触摸键

18、或停留在非基准键键位上。击键要迅速果断，不能拖拉犹豫。在看清文件单词、字母或符号后，手指果断击键而不是按键。击键的频率要均匀，听起来有节奏。,指法分区,基本指法是指双手手指的键位分工。键盘上的字符分布是根据使用频度确定的，将键盘一分为二，左右手分管两边，每个手指负责击打一定的键位。利用手指在键盘上合理地分工以达到对键盘进行快速、准确地敲击的目的。一般将A、S、D、F(左手)，J、K、L、【；】(右手)键称为基准键。击键时，手指上下移动，指头移动的距离最短，错位的可能性最小且平均速度最快。基准键位所在的行则离其他行的平均距离最短，因此手指应一直放在基准键上，当击打其他键位时，手指移动并快速地击键

19、，击完键后必须立即返回到基准键位上，再准备击打其他键位。,1.4 中文输入法的管理,在日常办公事务中，用户经常需要在电脑中输入汉字，因此选择合适的汉字输入法可以极大地提高用户的办公效率。本节将介绍如下内容。认识常用中文输入法；添加、切换和删除输入法；使用微软拼音输入法；使用五笔输入法。,1.4.1 认识常用中文输入法,输入法是一种专门用于输入汉字的软件，它的启动过程就是选择输入法的过程。要将汉字输入到电脑中，就需要通过汉字中文输入法来解决。我国的电脑研究人员已成功地开发了多种中文输入法，如微软拼音输入法、智能ABC输入法、王码五笔字型输入法、全拼输入法、双拼输入法和郑码输入法等，将汉字以一定的

20、规则进行编码，在输入汉字时，只要输入该汉字的编码字符，就能输入对应的汉字。,1.4.2 添加、切换和删除输入法,Windows XP中自带了多种输入法，在安装系统后自动显示在输入法菜单中，如果没有合适的输入法，用户也可以自行添加。为了方便、快捷地切换输入法，对于不需要的输入法，还可以将其删除。添加输入法的方法非常简单，用户可以通过【文字服务和输入语言】对话框，来添加输入法。进入Windows XP后，系统默认的是英文输入法。要切换到其他中文输入法，可以单击任务栏中的输入法图标，在弹出的输入法列表中选择需要的输入法即可。将不需要的输入法删除，可以减少切换输入法的时间。删除输入法的操作也是在【文字

21、服务和输入语言】对话框中实现的。,1.4.3 使用微软拼音输入法,微软拼音输入法(简称微软输入法)是一种音码输入法，它是以拼音为基础，采用基于语句的整句转换方式的汉字输入法。在选择微软拼音输入法后，就会出现微软输入法的状态条。微软拼音输入法是采用拼音作为汉字的录入方式，分为全拼和双拼两种输入模式，以及整句和词语两种转换模式。用户可以选用不完整的拼音输入，不需要经过专门的培训，只需要学过汉语拼音就可以方便的使用，并熟练掌握这种汉字输入技术。该输入法提供模糊音设置，使带口音的用户不必担心因为发音不标准而不能输入正确的内容。因此，使用该输入法可以输入单个字，也可以输入词组。此外，该输入法特别适合整句

22、输入。,1.4.5 使用五笔输入法,五笔输入法利用汉字是一种笔画组合文字的原理，采用汉字的字型信息进行编码，这使它与拼音码相比，击键次数少，重码率低，也更加直观。因此，五笔字型是专业录入人员普遍使用的一种输入法。使用五笔输入法输入汉字之前，要掌握如下内容。字根在键盘上的分布。汉字的拆分原则。,字根在键盘上的分布,五笔字型方案的研制者把汉字从结构上分为3个层次：单字、笔画和字根。其中，字根由笔画交叉连接而成，它是组字的依据，也是拆字的依据，是汉字最基本的组成部分。五笔输入法中，将所有字根按照起笔的类型分为5个区，每一个区又分为5组，共计25组，分布在25个英文字母键(不含Z键)上。每个区包括5个

23、英文字母键，每一个键称为一个位。为区和位设置15的编号，分别称为区号和位号。每个区的位号都是从键盘中间向外侧顺序排列。每个键都有唯一的两位数的编号，区号作为十位数字，位号作为个位数字。例如11、12、13、14、15；21、2251、52、53、54、55等。五个区的具体划分方法是：以横起笔的字根为1区，以竖起笔的字根为2区，以撇起笔的字根为第3区，以捺（点）起笔的字根为第4区，以折起笔的字根为第5区，每个区的每个键位都赋予一个代表字根，从而形成了五笔字型的键盘布局。,汉字的拆分原则,汉字的拆分是学习五笔字型输入法最重要的部分。有的汉字因为拆分方式不同，可以拆分成不同的字根，这就需要按照统一的

24、拆分原则来进行汉字的拆分。汉字的拆分原则可以概括为书写顺序、取大优先、兼顾直观、能散不连和能连不交5个原则。,1.5 创建个性化的办公环境,Windows XP系统允许用户创建行个性化的办公环境，例如将自己喜欢的图片作为电脑的桌面、设置屏幕保护程序、显示分辨率、时间和日期等设置。通过这些设置可以让用户创建一个完全属于自己的系统操作环境，使电脑操作更加得心应手。本节主要掌握如下内容。设置桌面背景。设置屏幕保护程序。设置显示分辨率。设置日期和时间。,1.5.1 设置桌面背景,桌面背景就是Windows XP系统桌面的背景图案。启动Windows XP操作系统后，桌面背景采用的是系统安装时默认的设置

25、。为了使桌面背景更加美观和更具个性化，用户可以在系统提供的多种方案中选择自己喜欢和需要的图片。,使用美观的图片作为桌面背景,1.5.2 设置屏幕保护程序,屏幕保护程序是指用户在不使用电脑时的屏幕桌面。它可以保护显示器，同时使电脑处于节能状态。对于屏幕保护程序，用户可以根据自己的喜好设置形状，使其变得美观。,设置电脑的屏幕保护程序,1.5.3 设置显示分辨率,显示分辨率是指显示器所支持的像素的多少，包括像素的宽度和高度，如768像素宽，1024像素高。在用户显示器大小不变的情况下，分辨率的大小决定显示信息的多少，大的分辨率将显示更多的信息。此外，为了避免对眼睛造成伤害，可以设置刷新率，来防止屏幕

26、出现闪烁现象。,1.5.4 设置日期和时间,在使用电脑办公过程中，如果系统的日期和时间与真实的日期和时间不吻合时，可以对其及时更改。需要注意的是：在【日期和时间属性】对话框中，打开【Internet时间】选项卡，选中【自动与Internet时间服务同步】复选框，即可同步更新系统时间。,1.6 上机实战,本章的上机实战主要练习在Windows XP操作系统中，将自己拍摄的照片设置为桌面背景，效果如图1-58所示。,1.简述启动和退出Windows XP的方法。2.简述Windows XP桌面各组成元素的作用。3.简述正确的键盘操作姿势和击键要领。4.练习使用微软拼音输入法和五笔输入法录入汉字。,习 题,谢 谢！,