第4章电子表格软件.ppt

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1、第4章 电子表格软件(目录),4.1 电子表格概述,4.2 Excel的基本操作,4.3 工作表的格式化,4.4 公式与函数的应用,4.5 数据的图表化,4.6 数据的高级操作,4.1电子表格概述,电子表格（Spreadsheet）软件是信息时代提高办公效率，实现办公自动化的重要工具，它可以用于记录、组织、统计、分析、汇总、图形化数据，通过电子表格软件，方便快捷地制作出各类报表，如成绩报告、帐务报表、材料预算、销售统计报告、财务评估报告、市场趋势分析报告等。,Microsoft Excel 2000 是Microsoft公司开发的、基于Windows 操作系统环境的电子表格软件，是目前世界上应

2、用最为广泛的办公室表格处理软件。,Microsoft Excel 2000的主要特点如下：,智能判断能力,表格设计能力,图表生成能力,复杂运算能力,数据管理能力,4.2 Excel的基本操作,4.2.1工作簿的新建、打开与保存,工作簿是Exce l文档的磁盘存储单元，即Excel数据文件。工作簿由若干张工作表组成。,工作簿的新建：单击“开始”按钮，在开始菜单中选择“程序Microsoft Excel”菜单项，系统会启动Excel应用程序，同时自动新建了一个Excel工作簿：“Book1”，并在其中默认地新建了3张工作表：“Sheet1”，“Sheet2”和“Sheet3”。,工作簿的保存：在E

3、xcel应用程序窗口的“文件”菜单中选择“保存”或“另存为”菜单项，弹出“另存为”对话框，指定工作簿的文件名和保存位置，单击“保存”按钮即可。保存时无须指定文件的扩展名，Excel会自动为其加上扩展名：“.xls”,工作簿的打开：运行Windows资源管理器，找到需要打开的Excel工作簿，双击文件图标即可打开选定的工作簿。,4.2.2 工作表的操作与维护,工作表的选取：单击窗体底部的工作表标签，如：Sheet1，即可将其选定为当前工作表。,工作表名的修改：双击工作表标签，即可对其名称进行编辑；也可以从快捷菜单中选取“重命名”菜单项，来进行重新命名。,工作表的移动：拖动某一个工作表标签到合适的

4、目的地即可完成移动。,工作表的复制：按下Ctrl键不放，拖动某一个工作表标签到合适的目的地即可完成复制。复制后的默认工作表名称是在源表名后加上一个数字序号，通常需要重新命名。,工作表的添加：在“插入”菜单中选择“工作表”菜单项，或在快捷菜单中选择“插入”菜单项，然后在打开的对话框中选择“工作表”，即可增加一张工作表。,工作表的删除：在“编辑”菜单中选择“删除工作表”菜单项，即可删除当前工作表，也可在快捷菜单中选择“删除工作表”菜单项来完成该操作。注意：工作表的删除操作为不可逆操作，无法撤消与恢复，因此操作要慎重。,行/列的插入：鼠标右键单击行号/列标，在快捷菜单中选择“插入”，即可在被单击的行

5、号/列标前插入一行/列。,行/列的删除：鼠标右键单击要删除的行号/列标（可以是多行或多列），在快捷菜单中选择“删除”，即可删除选中的行/列。,4.2.3 数据编辑区域的选取,单元格的选定：用鼠标左键单击某一单元格即可。单元格被选中后该单元格会被加上一个黑色粗线边框，此单元格被称为“活动单元格”，在名称框中可以看见该单元格的名称“B2”（见图4.3），此时输入的数据就会填入活动单元格。,一行或一列的选定：用鼠标左键单击某一行的行号（如“2”），则第二行被全部选定（见图4.4）；选定一列与选定一行相仿，用鼠标左键单击某一列的列标（如“C”），则第三列被全部选定。,矩形区域的选定：方法有三种：,用鼠

6、标左键直接在工作表中拖动（如从“B2”拖至“C6”）；,先用鼠标左键单击位于矩形区域某一角的单元格（如“B2”），然后按下上档键Shift不放，再用鼠标左键单击位于矩形区域另一对角的单元格（如“C6”）；,以上三种方法都可以选中区域（“B2：C6”）（见图4.5）。,4.2.3 数据编辑区域的选取,先用鼠标左键单击位于矩形区域某一角的单元格（如“B2”），然后按下功能键F8，再用鼠标左键单击位于矩形区域另一对角的单元格（如“C6”）；,选定多个矩形区域：方法很简单，先按上述方法选种第一个区域，然后按下控制键Ctrl不放，再选中第二个区域，第三个区域，即可选中多个矩形区域，多个矩形区域可以相交。

7、注意此时活动单元格位于最后被选定区域的第一个单元格（见图4.6）。,4.2.4 数据的录入与维护,1）单元格数据的输入,输入数据前必须先选定单元格或区域，然后直接由键盘输入字符、数字或标点符号，输入时可以在编辑栏中看到输入的内容（与单元格中的内容一致）（见图4.7）；输入完毕后可以按回车Enter键、制表键Tab、光标移动键或用鼠标单击其他单元格来确认输入，同时将活动单元格切换到另一个单元格，也可以用鼠标单击编辑栏左侧的按钮来进行确认，只是该操作不会切换活动单元格。,4.7单元格数据输入,如果输入的是一个日期型数据，则输入必须按规定格式进行：如“2004-9-18”或“04/09/18”，确认

8、后显示的结果统一自动转换为“2004-9-18”（默认日期格式）。,4.2.4 数据的录入与维护,2）单元格数据的修改,选定要修改的单元格，使其成为活动单元格，然后在编辑栏中进行编辑即可；也可以双击某单元格，然后直接在单元格中编辑，编辑完后同样需要确认动作。如果想放弃修改，可以在确认前按下跳出键ESC，单元格的内容会恢复到编辑前不变，也可以用鼠标单击编辑栏左侧的“”来放弃修改。,3）单元格数据的删除,选定要删除的单元格，按下删除键Delete或退格键BackSpace，即可删除活动单元格的内容。,如果需要在多个单元格中输入相同的内容，可以先选中这些单元格，并在活动单元格中输入数据，然后在回车确

9、认的同时按下控制键Ctrl不放，即可使区域中所有单元格获得相同的数据。,4.2.5 数据的复制与移动,Excel中的数据复制与其他Windows应用程序一样，选中要复制的单元格或区域，然后单击“复制”按钮或菜单或按下组合键Ctrl+C，最后选择粘贴的目标区域，单击“粘贴”按钮或菜单或按下组合键Ctrl+V即可实现。要注意的是，如果是区域数据复制，则在粘贴前选择的粘贴区域必须与复制区域大小范围完全一致，否则粘贴会出错。,4.2.6 单元格的数据填充,简单复制：如果要将一个单元格中的数据复制到相邻的单元格或区域中，只要选中该单元格，将鼠标指针指向其右下角的填充柄（一个实心小方快）（见图4.9），待

10、鼠标指针由“”变为“”后，向需要复制的单元格拖动，释放鼠标后，可以看到凡是被鼠标拖过的单元格中都写入了相同的内容（见图4.10）。,除了标准的复制方法以外，Excel还为我们提供了一种智能填充的数据复制方法。,4.2.6 单元格的数据填充,等差数列填充：如果要做一个50项的等差数列：1，3，5，7，9，99，我们不需要逐个地去输入这些数据，而只需要在相邻的两个单元格中分别输入“1”和“3”，然后选中这两个单元格，沿13的方向拖动填充柄至第50个单元格即可，如果一次无法拖到第50格，也可以分开多次拖动（见图4.12）。如果活动单元格中是带数字的文本型数据，如编号，则可以利用此方法来实现顺序号码的

11、自动生成，而且无须预先输入两个数据，一个数据便足够。,高级智能填充：以上我们的填充操作都是使用鼠标左键进行拖动，如果改用鼠标右键拖动，那么当释放鼠标时，就会弹出一个快捷菜单，其中列出了多种填充功能（见图4.13），我们选择其中的“序列”菜单项，随即会弹出一个“序列”对话框（见图4.14），选中“等差序列”单选按钮，同时设置“步长”为“2”，单击确定按钮后就可以得到一个差值为2的等差数列。,4.3 工作表的格式化,4.3.1 单元格格式的设置,1）数据类型与对齐方式设置,单元格数据类型设置：选中一个单元格或区域，选择“格式”菜单中的“单元格”或者快捷菜单中的“设置单元格格式”选项（见图4.15）

12、，会弹出的“单元格格式”对话框。其中有6个选项卡，选择“数字”选项卡，在左边可以看到“分类”列表框中列出了所有的预定义格式（见图4.16）。其中最常用的是“数值”、“文本”和“日期”等，单击选中某一格式，再单击确定按钮，即完成了对所选单元格区域的格式设置。,对齐方式设置：同样按上述步骤打开“单元格格式”对话框。选择“对齐”选项卡（见图4.17），在其中可以分别设置“水平对齐”和“垂直对齐”方式(效果见图4.18)，在右边的“方向”框中还有随意设置角度的工具，可以将单元格内容设置成竖直排列或任意角度排列。如果仅需要设置单元格水平对齐方式，则无须打开“单元格格式”对话框。而只需要象在Word中一样

13、，单击格式工具栏中的水平对齐按钮即可。,4.3.1 单元格格式的设置,2）小数位数与分隔符设置,小数位数设置：如果某一列中存放的是金额数据，那么通常我们需要将其小数位数固定为2位，这同样可以在“单元格格式”对话框中设置。当我们选择数字格式为“数值”后，对话框右边会出现“小数”设置框（见图4.19），通过它可以调整小数的固定位数。设置小数位数前后的效果见图4.20。,分隔符位置设置：当一个数值很长时，为了便于快速阅读，我们通常给它加上千位分隔符，即每隔3位数字加上一个逗号。默认的格式是不使用千位分隔符，如果需要使用，可以在设置数值格式的同时，选中“使用千位分隔符”复选框即可（见图4.19）。,4

14、.3.1 单元格格式的设置,3）日期显示格式设置,日期可以用多种不同的格式来显示。想要改变日期的显示格式，先在“单元格格式”对话框中的“数字”选项卡的“分类”列表中选择“日期”，然后在右边“类型”列表框中选择一种格式即可实现（见图4.21）。设置后的效果见图4.22。,4）颜色与边框设置,前景色设置：选中单元格或区域，按上述步骤打开“单元格格式”对话框。选择“字体”选项卡，单击“颜色”下拉列表框右端的小箭头，然后从中选择一种颜色即可。,4.3.1 单元格格式的设置,背景色设置：在“单元格格式”对话框中选择“图案”选项卡，然后在“单元格底纹”-“颜色”下列出的颜色中选择一种即可完成。,边框设置：

15、设置边框通常都是以一张表为单位进行的，因此要先选定一个表格区域，然后同样打开“单元格格式”对话框，选择“边框”选项卡，首先要在右边“线条”-“样式”列表框中选择一种线型（实线、虚线、粗线、细线等），然后在左边“预制”框中单击“外边框”或“内部”按钮，就可以在下方看见预览效果（见图4.23）。反复选择不同线条样式进行预览，直至效果最佳为止。设置边框后的效果见图4.24。,4.3.1 单元格格式的设置,5）单元格的合并与拆分,单元格的合并：单元格的合并即去掉多个单元格之间的表格线，并将他们作为一个单元格来处理。将需要合并的单元格选中，然后在“单元格格式”对话框中选择“对齐”选项卡（见图4.25），

16、选中下方的“合并单元格”复选框，即可完成合并（见图4.26）。也可以通过单击格式工具栏中的“合并及居中”按钮来实现。,单元格的拆分：如果要将合并过的单元格拆分，只需将上述“合并单元格”复选框前的对勾去掉即可。但是要注意，工作表创建时的默认单元格是Excel的最小数据存放单元，不能够再进行拆分，只有合并过的单元格才能拆分，故准确地说，应该是“取消合并”。,4.3.2 条件格式的使用,选择施加条件区域,定义条件表达式,选择施加条件格式,条件格式的结果,4.3.3 行与列的格式化,1）设置行高与列宽,手动调整：将鼠标箭头移动到相邻行号之间的分隔线上，当鼠标箭头变成上下双向箭头时，拖动鼠标到适当的位置

17、，就可以重新定义行高；同理可以改变列宽。,设置行、列格式：先选中需要改变的行（可以选择多行），在“格式”菜单中选择“行行高”菜单项，然后在弹出的对话框中输入高度值，确认后即可改变行的高度；同理可以改变列宽。,自动调整行高与列宽：先选中所有列，然后在“格式”菜单中选择“列最合适的列宽”菜单项，确认后，Excel会根据单元格内容的多少而自动确定每列的列宽；同理可以自动改变行高。,2）行、列的隐藏与再现,行、列的隐藏：先选中需要隐藏的列（例如“B”列），然后在“格式”菜单中选择“列隐藏”，确认后即可发现“B”列不见了；同理可以隐藏某些行。,行、列的再现：先选中被隐藏列的左右两列（如“A、C”两列），

18、然后在“格式”菜单中选择“列取消隐藏”，发现“B”列又出现了；同理可以再现被隐藏的行。,上述操作同样可以使用快捷菜单命令实现。,4.3.4 预定义格式的套用,对Excel工作表的格式和外观有较高要求时，设置所有的格式需要较多的步骤。好在Excel为我们准备好了许多预定义的格式模板，我们可以很方便地拿来套用。,首先，选定需要套用预定义的格式的数据区，通常是整个表格区域，然后在“格式”菜单中选择“自动套用格式”菜单项，在弹出的“自动套用格式”对话框中选择一个模板，确认后即可完成全部格式的设置。,4.3.5 窗口的冻结,一般在工作表第一行都会有一个标题行，而在第一列也通常会有关键字列（比如姓名、品名

19、、编号等）。我们在浏览或编辑一个行、列数很多的工作表时会发现，当表格被滚动之后，标题行或关键字列往往就看不见了，这样就会很不方便，可能造成编辑错位，将一个人的某一属性记到另一个人名下，或将语文成绩记到数学列下去了。为了解决这个问题，除了可以用窗口拆分的方法解决以外，Excel还提供了一个专门的工具，那就是冻结窗格。利用这个方法，我们可以使得标题行或关键字列“冻结”住，不随其他数据一起滚动。下面我们来介绍具体实现方法。,打开一工作表，如果要使第一行冻结，就将活动单元格置于第二行第一个单元格（也就是单击“A2”），再选择“窗口”菜单中的“冻结窗格”选项，这样，第一行就被冻结了。试拖动垂直滚动条，第

20、一行标题行始终坚守岗位，而下面的记录与标题行的关系一一对应，也就不容易造成错位了。如果要使第一列冻结，就将活动单元格置于第一行第二个单元格（“B1”）；如果要使第一行和第一列同时冻结，就将活动单元格置于第二行第二个单元格（“B2”）。当然也可以冻结多行多列，以适应标题占用多行多列的情形。,4.3.6 页面的设置与打印,1）页面设置,页面设置：在“文件”菜单中选择“页面设置”菜单项，打开“页面设置”对话框，选择“页面”选项卡，在其中可以调整页面方向、缩放比例、纸张大小等选项。,页边距设置：在“页面设置”对话框中选择“页边距”选项卡，在其中可以调整页面的上下左右边距、表格在页面上的水平及垂直对齐方

21、式等选项。,页眉/页脚的自定义：在“页面设置”对话框中选择“页眉/页脚”选项卡，单击“自定义页眉”或“自定义页脚”按钮，即可以设计自己的页眉和页脚。,工作表设置：在“页面设置”对话框中选择“工作表”选项卡，在打印区域选择框中可以选择需要打印的数据区域；在“打印标题”选择区中可以选择在每页都需要打印的表头所在的若干行；如果在单元格格式中未设置边框，在此还可以选择是否打印边框。,2）打印预览,设置：在打印预览视图中，单击上方的“设置”按钮，即可打开上面介绍的“页面设置”对话框，作用不再重复。,页边距：“页边距”按钮，进入页边距设置视图，在其中可以直接用鼠标拖动边距分界线来方便地进行页边距设置，还可

22、以调整列宽。,分页预览：按下分页预览按钮可以进入分页预览视图，在其中可以审视每一页报表的实际输出效果，同时还可以拖动兰色的分页控制符来调整每一页面的容量。如果要从分页预览视图回到正常的视图模式，可选择“视图”菜单的“普通”菜单项。,4.3.6 页面的设置与打印,3）打印,打印预览如果没有发现不满意，则可以在“文件”菜单的“打印”菜单项，来进行打印，打印对话框的选项与其他Windows应用程序大都一样，不再赘述。如果打印前不再进行其他设置，则直接单击常用工具栏中的“打印”按钮即可。,4.4 公式与函数的应用,4.4.1 公式的创建与单元格引用,公式的创建：选择一个单元格，输入等号“=”，然后依次

23、输入需要计算的数据和运算符，最后确认输入（见4.2.4节）即可完成，此时单元格中显示的公式已经变成计算所得的结果了，不过只要选中该单元格，在编辑拦中看到的还是原始公式（见图4.31）。编辑公式可以在编辑拦中进行，也可以通过双击公式所在单元格，然后直接在其中编辑。,单元格的引用：每一个单元格都有一个名字，如“A2”，“C5”等，单元格的名字就是变量名，单元格的内容则是变量的值。如果在公式中需要引用某单元格的值进行运算，可以直接输入该单元格的名字，也可以用鼠标单击该单元格而自动完成引用。,4.31 公式与编辑拦,4.4.1 公式的创建与单元格引用,相对引用与绝对引用,相对引用引用单元格时不是使用其

24、绝对地址来定位，而是引用其相对地址（即被引用单元格相对于公式所在单元格的位置）来定位，如“C4”中的公式要引用“A1”单元格，公式中虽然写的是“A1”，而实际引用的地址是左边第2列、上方第3行的位置。凡是直接书写单元格名字的引用都是相对引用。,绝对引用引用单元格时使用其绝对地址来定位，假如公式中要引用“A1”单元格，那么不论公式放在哪一个单元格中，被引用单元格的地址始终是“A1”。绝对引用在公式中的书写规定是在单元格名字的列标和行号前各加上一个“$”符号，即“$A$1”。,不同表中数据的引用：前面讨论的单元格引用都是在同一张表中进行的，如果引用的单元格在另一张表中，则在引用时就需要加上表的名字

25、和一个惊叹号，如“Sheet2!C4”，引用的是“Sheet2”表中的“C4”单元格。编辑公式时可以先用鼠标单击被引用的工作表标签打开工作表，然后单击需要引用的单元格，最后按下Enter键即可完成引用。,4.4.2 公式的复制与移动,公式的复制与移动的方法与单元格的复制与移动的方法相同，同样也可以通过填充方式进行批量复制。所不同的是，如果公式中有单元格的相对引用，则复制或移动后的公式会根据当前所在的位置而自动更新。例如“C1”单元格中的公式为“=(A1+B1)/2”（见图4.31），将其复制到“C2”后，公式变成了“=(A2+B2)/2”（见图4.32）。这正是相对引用的妙处，可以为实际应用带

26、来极大的便利。,4.32 公式复制后的参数变化,4.4.3 常用函数的使用,Exceld的函数实际上就是Excel预先定义好的一些复杂的计算公式，可以供用户通过简单的调用来实现某些复杂的运算，而无须用户再费心地去书写公式。在Excel中有400多个函数可供使用，以下我们介绍几个常用函数的调用方法，读者可以举一反三，学习掌握其他函数的使用。,求和函数SUM（）,求平均值函数AVERAGE（）,求最大值函数MAX（）,计数函数COUNT（）,条件分支函数IF（）,日期函数TODAY，YEAR，MONTH，DAY,4.5 数据的图表化,4.5.1 图表的创建,图表的创建可以求助于“图表向导”来快速完

27、成。,4.5.2 图表的修改与修饰,在图表制作完成后，还可以对制作过程的各步骤进行调整修改，方法是：单击选中图表，然后单击“图表”菜单或打开快捷菜单，可以看见其中列出了与制作步骤相对应的菜单项：“图表类型”、“数据源”、“图表选项”和“位置”，选择其中需要调整的步骤，即可回到图表向导的相应对话框中对原设置进行修改。,在图表中双击某一个子对象，如标题、图例、坐标轴、图形或曲线，都可以打开相应的设置对话框（见图4.42），在其中可以修饰图表的图案、字体、颜色、标志、对齐方式等属性，来美化图表的外观。,4.42 图表修饰对话框之一,4.5.3 图表的自定义,在创建图表或更改图表类型时，可以选择标准图

28、表类型或自定义图表类型。如果你觉得Excel中提供的标准图表类型或样式还不足以表现你的意图而需要使用自定义图表类型，可以选择内置自定义图表类型进行修改，也可以自己创建全新的图表类型。,内置的自定义图表类型：Excel 带有一些基于标准图表类型的内置图表类型，这些内置的自定义图表类型包含许多附加的格式和选项，如：图例、网格线、数据标志、次坐标轴、颜色、图案、填充以及不同图表项的位置选择等。,创建自己的图表类型：可以通过更改 Excel 所提供的现成图表类型样式来创建自己的自定义图表类型。完成后还可以与其他用户共享这些自定义图表类型。比如需要在公司所有图表中显示相同公司徽标，那么可以创建一个带有该

29、徽标的图表，并将图表保存为用户自定义图表类型，然后作为模板与公司其他人员共享使用。(如图所示）,4.6 数据的高级操作,4.6.1 记录的排序,单一条件排序：将某一列作为关键字进行排序的方法。降序、升序,如果排序前选中的是整列，则仅对该列的数据进行排序，而不是对整个表进行排序。,多条件组合排序：将某几列同时作为关键字进行排序的方法。,计算机的主要功能之一是数据处理，将看似杂乱的数据经过处理后得到有用的信息。在Excel中，就提供了许多数据处理的工具，如排序、筛选和汇总等等。,4.6.2 记录的筛选,筛选（或过滤）是Excel提供的一个非常有用的数据处理工具，其功能是将指定区域中满足条件的记录挑

30、选出来单独处理或浏览，而将不满足条件的记录隐藏起来。,单个条件的筛选：,多条件的组合筛选：,在同一列（字段）上的多条件筛选。,在不同列上的多条件筛选。,前两种情况的混合筛选。,4.6.3 分类汇总与分级显示,分类汇总是数据处理中经常需要用到的一种操作，要靠人工在成千上万条记录中逐条记录查找并累计是非常烦琐并且极易出错的事情，Excel为我们提供了现成的工具，可以非常方便快捷地实现分类汇总工作。,按汇总列进行排序，将同名的书都排列到一起。,打开“分类汇总”对话框。,选择汇总列。,选择“汇总方式”。,选定汇总项。,显示级别按钮组。,4.6.4 外部数据的导入,Excel工作表可以从外部文件获取数据，比如可以将文本文件、Web页、数据库等作为数据源，导入到Excel工作簿，可以省却许多重复劳动。,导入文本文件中的数据,4.6.4 外部数据的导入,导入Web页中的数据,假设要将搜狐网站搜索主页面的一级分类目录导入到Excel工作表，其中目录是放在一个表格中，只是看不见表格线而已，导入表格中数据的步骤如下：,在本节中我们讨论了从外部导入数据的方法，我们同样可以将Excel数据导出，比如将工作表导出（另存为）到文本、Web页、数据库等文件，以便与其它应用程序共享数据。,本章结束,