常用办公软件基本操作.ppt

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1、常用办公软件基本应用,WORD界面介绍WORD应用Excel界面介绍Excel表格应用,黄商集团,WORD简介,Microsoft Word是微软公司出品的Office系列办公软件之一，他主要用在办公文件排版方面，也用于印刷品的排版，比如宣传单，杂志等，因为其操作简单，功能强大，所以在自动化办公方面应用非常广泛，是现代办公室不可缺少的软件之一。,黄商集团,WORD界面介绍,1.标题栏WORD最上面一条是标题栏,其中显示出当前文档的文件名.2.菜单栏菜单栏位于标题栏下面,共有9个菜单,分别是“文件”、“编辑”、“视图”、“插入”、“格式”、“工具”、“表格”、“窗口”和“帮助”。每个菜单中都包含

2、一组菜单命令。3.工具栏常用工具栏和格式工具栏是用户使用最为频繁的，可完成文件存盘、打印、编辑、排版等常见工作。,黄商集团,WORD界面介绍,4.标尺用户可以借助标尺确定位置，设置页边距、制表位和段落缩进。5.文本编辑区 编辑文字或表格6.状态栏用于显示当前编辑窗口信息或某些操作的简明信息。,黄商集团,标题栏,菜单栏,工具栏,标尺栏,工作区,滚动条,状态栏,WORD文档编辑及格式化,在文档的输入和编辑工作完成后，通常还要对文字和段落做修饰和设置，使文档更加整齐、美观和醒目。中文格式化分类字符格式化、段落的格式化和页面的格式化。,黄商集团,一、字符格式（方法有以下三种）,1.选中要格式化的文字后

3、，执行“格式”菜单中的“字体”命令2.选中要格式化的文字后，点右键选“字体”3.选中要格式化的文字后，直接点击工具栏上的 按钮。建议使用第三种方法,黄商集团,格式刷的应用,二、页面格式化（执行“文件”菜单中的“页面设置”命令）,黄商集团,WORD表格制作,1.创建表格的方法1）执行“表格”菜单中的“插入”命令2）或者直接点击常用工具栏上的按钮建议使用第二种方法,黄商集团,WORD表格制作,2.编辑、修改、格式化表格 快捷方法：使用“绘制表格”工具栏,黄商集团,WORD应用常见问题,1.正确使用Insert(插入键)在编辑文本时，想在文本中间插入文字，有时会将后面的字覆盖，这时只需按下Inser

4、t键即可。2.在乌班图系统下做的WORD文档需另存为DOC的格式，这样在Windows系统下才能正常打开。,黄商集团,WORD应用常见问题,此处一定要选择“Microsft Word 97/2000/XP(.doc”的格式,黄商集团,Excel简介,Excel是微软公司出品的Office系列办公软件中的一个组件，确切地说，它是一个电子表格软件，可以用来制作电子表格、完成许多复杂的数据运算，进行数据的分析和预测并且具有强大的制作图表的功能。,黄商集团,1.启动Excel时，会自动新建一个空白的工作表，在实际应用中，用户随时可以创建新的工作表，手动新建工作表的具体操作方法如下：1）选择 文件-新建

5、命令；2）单击常用工具栏中的新建快捷按钮；3）按Ctrl+N组合键，可快速新建一个空白的工作表。,新建Excel工作表,黄商集团,Excel界面介绍,此处为工具栏,竖为列，横为行,此处为绘图区,这些小格子被称作“单元格”,黄商集团,单元格的介绍,黄商集团,因为选择的单元格为A列2行，所以此单元格为A2,自动填充 选择相应的单元格并拖动其右下角的填充柄，或者选择编辑-填充-序列命令，可在Excel工作表中快速填充多种类型的数据序列。可在行或列中复制数据，拖动单元格填充柄即可；填充一系列数字，日期等，通过拖动，Excel可自动延续此系列数字，日期或时间段等。技巧：按Ctrl+D组合键，可向下填充；

6、,Excel表格应用,黄商集团,Excel表格格式的应用,当导出一个数据表，需要修改整个数据表的字体大小，可点此区域全选整个数据表。,黄商集团,Excel表格格式的应用,黄商集团,Excel表格应用,当不需要某一栏数据时可以选中此栏点鼠标右键，选择“隐藏”。,黄商集团,Excel表格应用,当隐藏的栏需要被展开时，选择左右两栏再点鼠标右键选择“显示”。（例：被隐藏的是C栏的数据，现在要将C栏展开来，就选择B，D两栏再点鼠标右键选择“显示”）,黄商集团,Excel表格筛选的功能应用,当需要做数据层别或是便于我们做数据对比，就可以用到数据筛选这个功能了。,黄商集团,Excel表格筛选功能的应用,选择

7、筛选后就会在标题栏出现这些按钮，选择需要筛选的那栏按钮，然后在里面选择需要筛选的数据。,黄商集团,Excel表格筛选功能的应用,这就是我们按照“万友梅”筛选出来的数据。,黄商集团,Excel表格排序应用,如果我们要按照销售金额从高到低排序或是从底到高排序则可以选择“数据”-“排序”,黄商集团,Excel表格排序应用,我们排序标准中选择要排列数据的条件。如：升序，降序选择后直接点确定。,黄商集团,Excel表格查找功能的应用,在一张工作表中要查找某一条码或某一商品名称，可以按键盘Ctrl+F键，出来查找页面，在Search for下框里输入要查找的数字或文字。,黄商集团,Excel表格替换功能的

8、应用,某些商品需要更改经销方式，从03改为02，那我们先把原有的经销方式复制一栏。然后选中此栏。如下图E栏是复制的，那么我就选中E栏。,将更改前的经销方式03输入此栏,将需更改的02输入此栏,输入完后点此按钮Replace ALL,黄商集团,Excel表格工作表的应用,当需要复制，删除，增加，重命名工作表时，点中当前需要更改的工作表，点鼠标右键出来此框框，在里面选择相对应的功能。,黄商集团,Excel表格公式的应用,当报表需要做合计时，可在需做合计的此栏最后面用SUM公式求和。例：我需要将以下K栏数据做加总，就在单元格里面写：=sum(k3:k395)再回车就行了。,黄商集团,Excel表格公

9、式的应用,套用求和公式,黄商集团,Excel表格应用,从云查询中导出某一报表，首先调整各列的宽度，拖动每条边线就可以了，然后再进入“打印预览”,黄商集团,Excel表格应用,在“页”设置里面将进纸方向选为“横向”再将“页边距”全部改成0.60厘米。点击“确定”即可。,黄商集团,Excel表格应用常见问题一,这个时候我们就选此栏，选择鼠标右键“单元格格式”,然后在“数字”这栏选择“文字”直接回车就可以了。,黄商集团,Excel表格应用问题二,在另存文档时一定要选择这种文档格式“Microsoft Excel 97/2000/XP(.xls)”,黄商集团,谢谢学习！,黄商集团,常用快捷键介绍,CTRL+N 新建一个新的文件CTRL+O 打开“打开文件”对话框CTRL+P 打开“打印”对话框 CTRL+S 保存当前操作的文件CTRL+X 剪切被选择的项目到剪贴板CTRL+C 复制被选择的项目到剪贴板 CTRL+V 粘贴剪贴板中的内容到当前位置CTRL+Z 撤销上一步的操作,