《采购与供应》PPT课件.ppt
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1、第二章 采购与供应,第一节 采购的基本概念一、对采购的理解二、采购的重要性三、采购的管理目标,一般地说,采购是指企业在了解生产经营物资需求的基础上,寻找和选择合理的供应商,并就价格和服务等相关条款进行协商和实施,以确保需求满足的过程。而采购管理就是企业为实现合理采购而对采购活动实施计划、组织、控制、协调的全部活动过程。,材料的比重,材料 人工 利润,材料成本-交货值比例,行业 全部采购与销售额的比率(%)食品及相关产品 63 烟草产品 28 纺织机械产品 62 印刷出版 35 石化与煤炭产品 87 皮革及皮革制品 56 主金属行业 64 工业机械与设备 53 电子.电器设备 49 交通设备 6
2、3,采购占销售额的比率随行业的不同差别很大。例如,在38种工业分类标准中,“仪器及相关产品”类企业的这一数据只有36。但这一行业中,有些企业生产大型商业飞机的部件,比如自动驾驶仪等,这当然会需要很大比例的工程、质量控制、研发以及直接装配劳动等方面的成本。另一方面,在20种工业分类标准中,“食品及相关产品”行业的这一数据为63。这个行业包括商用面包烤箱以及饮料生产设备,这类生产过程是物料集中型的,并且由于使用了机械化或自动化的生产流程,所需要的人工成本很小。对企业来说,任何所用成本超过企业收入一半以上的职能,都应该引起管理层的足够重视。,普遍性,在现代生产中,大多数的企业产品总值中,其所采用的原
3、材料价值所占比重超过40%,也就是说产品价值构成的近半或过半数是原材料价值,原材料的采购对企业生产因而具有重大影响。,埃森哲公司认为,采购运作每多节省一元钱,就能对企业边际利润多作一份贡献。他们认为:在大多数行业当中,直接物料成本通常占企业产品销售成本(Cost of goods)50%-80%的比例,相当于营业收入的30%-50%。对许多高科技企业而言,间接物料成本(如资本设备、办公用品、维修与运作物品、信息技术、差旅费用等)在企业营业收入中所占的比例也达到了15%-25%。因此,采购活动中的每一项节省都能对企业利润作出贡献。,采购的管理目标,1保证企业生产经营的物质需求,物料消耗需要得到及
4、时的补充,这样才能维持企业的正常运转。2实现采购的合理化。采购的时间(时机)、总量、结构、地点、以及采购成本等等,要讲究科学、合理。3有效降低采购成本。,采购问题,对从事采购工作的人来说,挑战之一就是所遇到的决策种类繁多而且性质不一。要储存原料吗?储存多少?应该支付什么价格?在哪里下定单?定货规模多大?什么时候需要这种物料?对这个问题有没有更好的替代方案?应该使用何种运输方式和运输工具?应该签订长期合同还是短期合同?应该取消合同吗?怎样处置多余的物料?,采购问题,由谁来组织谈判团?应该采用什么样的谈判战略?如何保护未来的利益?应该改变运作体系吗?应该等待还是现在就行动?在考虑各种利弊得失后,什
5、么才是最佳决策?应该采取什么态度对待那些希望供货的客户?应不应该标准化?现在签订合同有没有意义?应该用一个供应商还是多个供应商?诸如此类的问题会对企业以及企业的最终顾客产生重要影响。有趣的是,这些决策几乎都是在不确定条件下做出的。,决策树模型,这是一种不确定条件下的选择决策。在这个例子中,不确定性与我们自身的需求有关,我们不能确定它是高、中还是低。最终结果与价格和供应能力有关。如果决策者宁愿付出更高的价格也要确保供应,那么,由于很难对所有的结果进行估量,所以就更需要在关键性决策中做出准确判断。它还意味着,决策者认为,涉及到的风险是一个关键变量。这样,运用从经验和培训中获得的管理决策能力,再加上
6、适当的决策概念和技术,决策者就有机会做出最佳选择。,比较,商业采购与消费者购买,采购是一个很难理解的职能。几乎每个人都熟悉它的另一种变形个人购买。正因如此,人们很容易就会觉得自己熟悉采购职能并且具备有关的专业特长。消费者的采购观点是以购物筐哲学为特征的。这种观点认为,市场运作是一种零售型的,相对于一般的商品都有很多供应商,每个顾客都是在当前需求的基础上购买并同时是所购产品或服务的最终消费者;产品价格可能会随供应商的不同而变动,这主要取决于供应商选择的营销策略;消费者可以自由选择产品质量和类型以及合适的供应商;除非是例外,否则单个顾客没有能力影响产品价格和营销方式,也无法改变由供应商所选定的生产
7、企业,各个顾客的交易量占供应商销售总量的比例也非常小。,商业采购供应管理则与此完全不同。大多数企业的需求通常是专业化的,并且采购规模一般都很大。潜在的货源也很少,甚至可能在整个市场中也只有几个客户能提供。很多采购企业的规模比他们的供应商大得多,因此在与供应商打交道的过程中可能会扮演多重角色。由于涉及到的金额很大,供应商为单个顾客承担了很大风险。为了获得一笔交易,供应商通常会运用多种策略。在这种情况下,能否得到交易象征着供应商的真正实力。这样,一方面就需要有专门的技能来保证准确地满足需求;另一方面,为了达到连续有效和满意的运行效果,还需要合适的体系和程序作保证。,供应商每年都花费大量资金去寻找各
8、种方式和途径,以便说服顾客购买其产品。采购部门必须花费足够的精力来抵御这种营销攻势,以确保企业现在和未来的需求能够被充分满足。供应部门配备的员工,应该能够在平等的基础上处理这种与营销攻势的对抗。在这种情形下,仅仅对来自供应商的外部压力做出反应是不够的,远见和长期计划的观点至关重要。只有这样,才能在计划的基础上,发现和满足企业未来的需求。,采购活动内容,1寻找、选择和考察供应商。2制定采购活动的时间安排。3洽谈合同。4采购订单。5货物的跟踪与验收。6支付货款。,价格谈判,采购员与你沟通前,一般已设定好一个价格上的底线,并基于此底线进行努力。无论对于新旧产品,采购员们总是先想方设法找到该产品的原料
9、列表,然后根据单个产品所使用的原料数量和原料价格,再加上根据他们估计的生产商愿承担的毛利水平,最终定出价格底线来。,例:自行车,各部分材质相当容易判断,且原料价格也很透明,很容易计算它的成本价。技术因素也会考虑,但在采购者看来,技术带来的附加值可以被拉大:技术高的企业,其规模可能很大,因而生产成本也会低,那样出厂价会更低。,报价,其实即便报价全部合理,厂商也值得信赖,采购也不会一开始就直奔最低价而去。如果是展销会报价或该产品价格透明度较高,那么采购们明白报最低价的厂商已经清楚了自己的位置,厂商很可能在此价格上毫不退让。因此采购往往会找报价第三低的人先谈,奋力压价;然后拿着第三低妥协后的低价去和
10、第二低的人谈,针对他再谈出个更低价来。这个价有可能就比最低价还要低一点,最后采购拿着这个价来和最低价持有者谈,则会让供应商再让出一片天空。,责任,一般沃尔玛参加谈判的是助理采购经理、采购经理,你几乎不用想象去对他们动什么“收买”心眼。他们只是在跟你谈判,实际的商品选择者是来自世界各大销售区的商品经理,他们要比一线采购负更大的责任,因为他们时刻保持着跟门店销售人员的沟通,并不断跟踪销售数据及市场趋势的变化,他们是对销售业绩最为关注的人。,合同与交期,如果遇到居心不良的采购代理或零售商,则甚至在合同中就开始“欺负”人,在港口选择、交货方式、付款方式上设圈套,例如在“装运时间”这种小条款上,故意设定
11、具体日期说“某年某月某日装运,违约”,不明就里的供应商以为这是没什么问题的,其实在外贸中,货物备办、运输车辆、船期或船舱空间都充满变数,除非你马上就有现货给他,并确定能保证运输条件,否则此类条款绝不可接受。,采购风险,1、对市场情况不明:渠道过长,导致零售商信息不一定及时、准确地到达供应商这里,销售数据也随之拖后,甚至没有。你不知道你的产品卖给谁了,也不知道在哪卖出去的。2、交易过程复杂:本来代理商是使交易过程简单化的,但如果你接触到的是国外的进口商,一样要面对语言、信息交流、出口审批等麻烦。,采购风险,3、安全库存升高:因为渠道长,不能准确判断市场需求种类和数量,不得不保存大量库存,且经历好
12、几个代理时,需使用外贸仓库,这些都导致成本上升和流动资金的占压。4、交货纠纷及货款风险:因为整个供应链信息不畅,导致货物不被零售商接受,产生纠纷;并且有些代理商实力小,又远在海外,一旦市场反映不佳,则货款催收困难。法应付紧急交货要求:突遇海外市场需求旺盛时,没法及时跟进。货延误风险高:运输道路遥远,环节多,恶劣气候和船、码头不足都导致延误。,第二节 采购策略,传统的采购是:用合适的价格在适当的时间把适合的数量和质量的物料输送到适合的地点。采购活动是短期的和零散的,在市场竞争、巨大的价格压力和考虑供应商关系等种种因素下,都要求企业用更加策略性的方式去购买产品和服务。,采购策略及行动计划,计划内容
13、包含采用何种采购技术、与什么样的供应商打交道,建立何种关系,如何培养与建立对企业竞争优势具有贡献的供应商群体,日常采购执行与合同如何确立等等。,集中化采购,第一,减少了管理上的重复设置,只需要一个采购部门负责企业的全部采购事项,对于企业的固定的、常年的需求,可以通过采购部门与供应商建立良好的合作关系。第二,需求合并,也即采购部门合并了企业的全部需求,使企业采购定单的订货量能够赢得供应商较多的价格折扣和较好的服务。这一方法通常被称为“补丁法”(clout)。,集中采购,集中采购(CentralizedPurchasing)是很有效的降低成本的方法之一。将各部门的需求集中起来,采购单位便可用较大的
14、采购量作为砝码得到较好的数量折扣价格。规格标准化后,可取得供应商标准品的优惠价格,库存量可以相对降低。如此,行政费用的支出也会因采购统一作业而减少,采购部便可以有更多的时间将资源用在开发新的供应商。,海尔公司,海尔公司在过去的几年中,使用集中化采购(也称为“统一采购”),为公司节省了大量资金。其具体做法是:将过去分散在每个产品事业部的采购业务合并,实施集中化采购,大到几百万元的设备,小到诸如纸张、圆珠笔一类的办公用品。同时,对大宗物料实行集中大采购、利用数量和品牌优势取得国内同行业中的最优价格。比如彩显管,过去公司只能拿到生产厂商二、三类用户的价格,集中采购后,可享受一类厂商的价格,平均每台可
15、便宜10元,且供货服务得到保证,仅此一项,全年就可节约580多万元。其他一些电子零部件实行集中采购后,降价幅度达到5%到8%。海尔公司近几年每年的采购费用都在100亿元以上。如果采购项目能节约一个百分点,就能节约1个亿的支出,效益是极其明显的。,联合采购,联合采购可以指一个大的企业组织所联结的相关企业组织,集合物料需求进行集中、统一的采购活动,也可以是互不相关的企业组织由于相同或相近的需求而组成一定规模的采购联合体。在国外,为了促进市场竞争,有些国家也会有一些法律条文阻止大型的采购或销售垄断现象,一般会有一个适当的比例。,团购,消费领域的团购却是一个有意思的现象。许多互不相识的人或机构可以联合
16、起来进行某一类商品的采购,以赢得更多的折扣和更好的服务。在中国市场上,这种团购行为已经出现,其效果如何,有待后续观察。,企业采购,1采购计划书2采购方法,混合采购法,如果可以预测到某种商品价格的季节性变化,那么,采用混合采购战略(即,既有按需购买,也有先期购买)比单纯使用按需购买得到的平均价格更低。先期购买指购买的数量大于当前需求量,但不超过未来可预见的需求量。当价格看涨时,这种战略很有吸引力,因为可以以较低的价格购买更多的产品,但也由此产生了一定量的库存,从而必须权衡价格优势与库存增加引起的成本负担。另一方面,按需购买则在价格下跌时很有优势,因为这样做可以避免在现有高价位上购买过多的产品,推
17、迟购买可以因价格下跌而获益。当产品需求呈季节性大幅度变化时,把这两种策略有效的结合起来就可以产生巨大的价格优势。,金额平均法,企业根据未来合理时期内的平均价格设定一个购买预算,这一合理期至少为一个完整的季节性周期。预算金额除以价格就得到采购数量。因此,如果价格普遍上涨,这种方法就会使企业在低价位时购买的数量大于在高价位时的购买量。使用这种方法的风险在于价格很高时,采购的数量可能会低于实际需要量。因而必须持有一定量的库存来规避风险。,数量折扣,采购机构经常受鼓动而大量购买,量大,报价就低,这是规模效益法则。普遍使用的价格奖励有两种;普遍价格奖励、特殊价格奖励。前者:适用于量大的商品。后者:适用于
18、某些限定商品。,即时采购策略,JIT策略本身是要消除一切的无效劳动和浪费,实现企业资源的最优置配,从而全面提高企业的经济效益。根据生产服从于市场,采购服从于生产的推理,生产企业只有推行即时生产方式,才会实行即时采购方式。,第三节 供应商市场,现代物流中的采购非常注重对供应商的选择。一些大型企业,可能有成百上千的供应商,如何在众多的供应商中选择适合企业的供应商,是一项细致而复杂的工作。当然,长期的实践,也使人们总结出一些规范而必要的程序,这些程序,对许多企业来说具有一定的普通性,是适用的。,一、供应市场的分析和预测,1供应商的信息来源1)商品目录 2)行业期刊 3)商业介绍和商业展会 4)销售代
19、表5)广告,市场状况,2物料市场状况 这些情况包括物料的供应状况,在一定时间段的价格走势,关联产业的发展动向等,在这里,也涉及到对供应市场的预测。对供应市场的预测,就是大体对未来一段时间内对供应市场的看法,包括对它的价格、数量、供应商的构成等作一些基本的判断,二、供应商评价,不同的企业对各自的供应商会有不同的要求。因此,对供应商的评价标准和侧重点会有所区别,但总的来说,供应商所提供的产品的数量、质量、交付时间、价格以及服务目标是评价的基本内容。,评价,1供应商调查2供应商评价3潜在供应商评价,验厂,一、实际考察你的合同执行能力,及你作为长期供应商和贸易伙伴的可能性。这就是许多厂商说“那些采购一
20、来就找生产环节的茬”的原因,后者实际上在从各种角度评判你的作为一个经济组织的长远发展可能。这实际上是一个绝好的听取国际市场意见的机会,厂商不要错过。二、评估工厂是否遵守社会责任守则,是否遵守当地劳动及安全法规,是否侵犯工人基本权利。1999年世界经理人文摘记录了供应商的一段叙述:“买家到我们的工厂参观,不看设备,不看招待好坏,却往员工食堂、洗手间和宿舍里钻,他们不希望看到员工身心安全被忽视,以及缺乏环保和产品安全保障。”这其实已经成为验厂的重要目标之一。,三、供应商的选择,1招标选择2谈判选择无论是招标选择,还是谈判选择供应商。采购方往往会对供应商得出一个综合评分,这个综合评分是根据多种因素,
21、按一定的标准的程序得出的。先对各个评估指标确定权重,然后对每个评估指标打分,再对所得分数乘以该指标的权重,进行综合处理后得出总分。,系统的评估方法,不论是经销商还是生产厂商,许多企业对供应商的选择、评估以及采购量的分配(同一产品有多家供应商),还是由总经理或采购部经理等少数人人为的、感性的行为来决定的。其结果并不能准确地体现供应商在各个方面的表现。同时,带有个人主观色彩的评估,也使得供应商之间并不真正具有可比性。,非价格因素,除了采购部以外,还有储运部、质量部、生产部、财务部和销售部等多个业务部门。在工作中,他们逐渐注意到材料的价格,已不再是决定供应商或评估供应商的唯一因素。许多的其它非价格因
22、素,如售后服务、质量、技术支持等,最终还是影响着公司的成本和效率,评估小组,某企业评估小组的几个代表分别列出了各自关心的项目:采购部 价格、交货数量的稳定性、按时交货;质量部 送货规格的准确性、质量的稳定、包装和外观、供应商的质检报告和文件的准确、书 面投诉;生产部(工程部)质量、技术支持、按时交货;财务部 单证的准确。,项目权重排列,*质量 25分*价格 25分*按时交货 10分*书面投诉 10分*技术支持 7分*包装/外观 7分*送货规格的准确性 6分*单证文件的准确 5分*交货数量的稳定性 5分总分:100分,与供应商建立长期伙伴关系,与供应商的关系是采购管理的一个重要方面。对于采购和供
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