《酒店会议接待》PPT课件.ppt

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1、主讲课程:酒店如何做好会议接待工作,第一讲：会议接待的含义 第二讲：会议接待的内容 第三讲:会议的筹备工作 第四讲：会议中的服务礼仪 第五讲：会后服务,课 程 大 纲,第一讲：会议接待的含义,会议接待是指会议筹办方与主办方商谈，签订会议接待标准合同，对约定的事项提供全程的服务活动。会议接待贯穿整个会议流程，涉及的服务范围广泛，包括会前工作、会中工作、会后工作三个环节，每个环节都囊括了众多的接待内容。,第二讲：会议接待的基本内容,接待对象和接待缘由接待日程 接待责任,第三讲：会议的筹备工作,1、根据会议规模，确定接待规格 2、发放会议通知和会议日程 会议通知必须写明会议负责人的姓名或组织、单位名

2、称，会议的时间、地点、会议主题以及会议参加人数、会务费、联系方式等内容。会议日程是会议活动在会期以内每一天的具体安排，它是酒店所有部门了解会议情况的重要依据。,3、选择会场。要根据参加会议的人数和会议的内容来综合考虑。最好是达到以下标准：,第一：大小要适中。会场太大，人数太少，空下的座位太多，松松散散，给与会者一种不景气的感觉；会场太小，人数过多，挤在一起，像乡下人赶集，不仅显得小气，而且也根本无法把会开好。所以，英国的首相丘吉尔曾说：“绝对不用太大的房间，而只要一个大小正好的房间。”,第二：附属设施要齐全。营销经理一定要对会场的照明、通风、卫生、服务、音响等进行检查，不能够因为“上次会议是从

3、这里开的，没出什么问题，”就草率地认为“这回也会同样顺利”。否则，可能会为酒店带来损失。,第三：要有停车场。现代社会如今会议，“一双草鞋一把伞”赶来开会的人已经不多了。轿车、摩托车都要有停放处，会才能开得成。,4、会场的布置,会场的布置包括：会场四周的装饰和座席的配置,根据会议内容，在场内悬挂条幅。门口张贴欢迎和庆祝标语。可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花；桌面上如需摆放茶杯、饮料，应擦洗干净，摆放美观、统一。,坐席的配置要适合会议的风格和气氛，讲究礼宾次序，主要有以下几种配置方法：,有事干了 蚂蚁和大象结婚不久，大象就死了。蚂蚁一边埋大象，一边痛哭：“亲爱的，你怎么这么早就去了，我这辈子不干

4、别的，就埋你了！”,圆桌型（回字型）：这种形式适于10-20人左右的会议。口字型：使用长形方桌。这种形式比圆桌型更适用于较多人数的会议。课桌型：这是采用得最多的一种形式，它适用于以传达情况、指示为目的的会议。,5、会前检查,这是对在准备工作阶段考虑不周或不 落实的地方进行的补救。比如检查音响、文件、条幅等是否准备齐全。,6、提前进入接待岗位,接待人员应该在与会者到来之前提前进入各自的岗位，并进入工作状态。一般的接待工作分以下几个岗位：签 引 接 到 座 待,四、会议中的服务礼仪,会议进行中的服务要做到：稳重 大方 敏捷 及时,倒茶服务人员注意观察每一位与会者，以便及时为其添茶水。倒水时动作轻盈

5、、快捷、规范。杯盖的内口不能接触桌面，手指不能放在杯口上，不能发生杯盖碰撞的声音。一般是左手拿开杯盖，右手持水壶，将热开水准确倒入杯里，不能让茶水溅到桌面上或与会者身上。杯子放在与会者桌上的右上面。如果操作不慎，出了差错，应不动声色地尽快处理，不能心动其他人，不能慌慌张张，来回奔跑，将与会者的注意力引到自己身上，否则，这将是极大的工作失误。,其他服务会议按拟定的程序进行，应紧凑，不要出现冷场的局面。这就要求各个工作人员“严阵以待”，做好各项准备工作。如，会议进行第一项：全体起立、奏国歌。这时音响应立即播放出国歌。又如，大会宣布颁发荣誉证书，组织人员应迅速将受将人员排好队，礼仪小姐把领导从主坐席

6、上引出来，另 有礼仪小姐将证书一一递上，由领导颁 发给受将者。为使会场上的活动有条不 紊，必要时应将有关人员组织起来进行 模拟训练，避免会场上出现混乱。,微笑，是世界共通的语言;和睦，是待人接物的根本。,如果与会者有电话或有人要相告特别重要的事，服务人员应走到他身边，轻声转告他。如果要通知主席台上的领导，最好用字条传递通知，避免无关人员在台上频繁走动和耳语，分散与会者注意力。,每个人都有潜在的能量，只是很容易：被习惯所掩盖，被时间所迷离，被惰性所消磨。,做好会后服务的准备。会议进行之中，就应为会后服务做好准备。如，会后要照相，就应提前将场地、椅子等布置好，摄影师做好摄影的准备。另外，会后的用车也应在会议结束前妥善安排。,五、会后服务,会议结束后，全部接待人员应分工明确地做好善后处理工作。,组织活动会议结束后，有时还会安排一些活动。如联欢会、会餐、照相等，这些工作很繁琐，应有一位领导统一指挥和协调，而且这位领导要有很强的组织能力才能胜任，同时其他接待人员要积极配合，各负其现，做好自己分担的工作，以保证活动计划的顺利实施。,送别根据情况安排好与会者的交通工具，使其愉快、及时地踏上归程。,结 束 语,今天的课程就到此结束。非常感谢在座各位领导、同事的支持。祝在座的各位同仁身体健康、万事如意、心想事成！,