ch07Excel2003办公基本操作.ppt

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1、第 七 章,Excel 2003办公基本操作,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 http:/:,学 习 目 标,制作电子表格并对其中的数据进行分析和处理，是现代办公的基本要求。Excel 2003是目前市场上最强大的电子表格制作软件，它不仅具有强大的数据组织、计算、分析和统计功能，还可以通过图表、图形等多种形式对处理结果加以形象地显示，更能够方便地与Office 2003其他组件相互调用数据，实现资源共享。在使用Excel 2003制作表格前，掌握它的基本操作尤为重要。,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 http:/:,本 章 重 点,启动和退出Excel 2003 工作簿

2、的基本操作 工作表的基本操作 单元格的基本操作 数据的输入 设置单元格格式,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 http:/:,7.1 Excel 2003基本操作界面,Excel 2003是专门用于制作电子表格、计算与分析数据以及创建报表或图表的软件。在使用该软件之前，必须先了解其启动和退出的方法、工作界面，以及几个常见术语的概述。启动和退出Excel 认识Excel工作界面 工作簿、工作表与单元格的关系,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 http:/:,7.1.1 启动和退出Excel,在学习Excel 2003前，首先应掌握启动和退出Excel 2003的方法。启动Ex

3、cel 2003的方法有：单击桌面上的【开始】按钮，弹出【开始】菜单，然后选择【所有程序】|Microsoft Office|Microsoft Office Excel 2003命令，即可启动Excel 2003；在安装Excel 2003后，会自动在桌面添加其快捷图标，双击该图标即可启动Excel 2003。退出Excel 2003的常用方法有以下几种：在Excel 2003的操作界面中选择【文件】|【退出】命令；单击Excel 2003操作界面中标题栏右侧的【关闭】按钮；按下Alt+F4键。,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 http:/:,7.1.2 认识Excel工作界面,

4、和以前的版本相比，Excel 2003的工作界面颜色更加柔和，更贴近于Windows XP操作系统，如图所示。Excel 2003的工作界面主要由菜单栏、工具栏、工作表格区、滚动条、状态栏和任务窗格等元素组成。由于Excel 2003标题栏、菜单栏、工具栏、任务窗格、滚动条以及状态栏等部分与Word 2003中相应的部分的作用和操作方法完全相同。,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 http:/:,7.1.3 工作簿、工作表与单元格的关系,工作簿、工作表和单元格都是用户操作Excel的基本场所，它们之间是包含与被包含的关系。其中，单元格是存储数据的最小单位，工作表由多个单元格组成，而工

5、作簿又包含一个或多个工作表，其关系如图所示。,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 http:/:,7.2 使用工作簿,在Excel 2003中，工作簿是保存Excel文件的基本单位，它的基本操作包括新建、保存、关闭、打开和保护等。新建工作簿 保存工作簿 关闭工作簿 打开工作簿 保护工作簿,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 http:/:,7.2.1 新建工作簿,在新建工作簿时，可以直接创建空白的工作簿，也可以根据模板来创建工作簿。,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 http:/:,7.2.2 保存工作簿,在对工作簿进行操作时，有时会遇到一些意外情况，如突然断电、非正

6、常退出等，这些意外情况会造成数据的丢失，因此养成良好的保存工作簿习惯是很有必要的。对于新创建的工作簿，单击【保存】按钮，或者选择【文件】|【保存】按钮，打开【另存为】对话框，指定文件名及保存位置，单击【保存】按钮，即可将工作簿保存到本地磁盘中。,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 http:/:,7.2.3 关闭工作簿,在对工作簿中的工作表编辑完成以后，可以将工作簿关闭掉。如果工作簿经过了修改还没有保存，那么Excel在关闭工作簿之前会提示是否保存现有的修改。在Excel 2003中，关闭工作簿主要有以下几种方法：选择【文件】【关闭】命令；单击工作簿右上角的【关闭】按钮；按下Ctrl+

7、W快捷键；按下Ctrl+F4快捷键。,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 http:/:,7.2.4 打开工作簿,要对已经保存的工作簿进行浏览或编辑操作，则首先要在Excel 2003中打开该工作簿。在菜单栏中选择【文件】|【打开】命令或单击【常用】工具栏上的【打开】按钮都可以打开【打开】对话框，如图所示。在对话框中选择要打开的工作簿文件，然后单击【打开】按钮即可打开该工作簿。,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 http:/:,7.2.5 保护工作簿,为了防止他人浏览、修改或删除工作簿及其工作表，可以对工作簿进行保护。Excel 2003提供了各种方式限定用户查看或改变工作簿

8、中数据的权限。通过打开或保存工作簿时输入密码，可以对打开和使用工作簿数据的人员进行限制，还可以限制他人以只读方式打开工作簿。,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 http:/:,7.3 使用工作表,在Excel 2003中，新建一个空白工作簿后，会自动在该工作簿中添加3个空的工作表，并依次命名为Sheet1、Sheet2、Sheet3，本节将介绍工作表的基本操作。选择工作表 插入工作表 重命名工作表 移动或复制工作表 删除工作表,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 http:/:,7.3.1 选择工作表,由于一个工作簿中往往包含多个工作表，因此在操作前需要选定工作表。选定工作表

9、的常用操作包括以下4种：选择一张工作表，直接单击该工作表的标签即可；选择相邻的工作表，首先选中第一张工作表标签，然后按住Shift键不松并单击其他相邻工作表的标签即可；选择不相邻的工作表，首先选中第一张工作表，然后按住Ctrl键不松并单击其他任意一张工作表标签即可；选择工作簿中的所有工作表，右击任意一个工作表标签，在弹出的菜单中选择【选定全部工作表】命令即可。,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 http:/:,7.3.2 插入工作表,如果工作簿中的工作表数量不够，用户可以在工作簿中插入工作表，并且不仅可以插入空白的工作表，还可以根据模板插入带有样式的新工作表。插入工作表最常用的方法有

10、以下两种：在菜单栏中选择【插入】|【工作表】命令，即可插入新的工作表；右击工作表标签，从弹出的快捷菜单中选择【插入】命令，打开【插入】对话框，如图所示。在对话框中选择【工作表】图标，然后单击【确定】按钮即可插入工作表。,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 http:/:,7.3.3 重命名工作表,在Excel 2003中，工作表的默认名称为Sheet1、Sheet2。为了便于记忆与使用工作表，可以重新命名工作表，如图所示。,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 http:/:,7.3.4 移动或复制工作表,在Excel 2003中，工作表的位置并不是固定不变的，为了操作需要可以移

11、动或复制工作表，以提高制作表格的效率。移动或复制工作表的方法有以下两种方法：若只需要在同一个工作簿中移动工作表的位置，则可以按住工作表标签不松，然后将其拖动至目标位置即可，若是要在同一个工作簿中复制工作表，则在拖动工作表标签时按住Ctrl键即可；选定要移动或复制的工作表，在菜单栏中选择【编辑】|【移动或复制工作表】命令，打开【移动或复制工作表】对话框，在该对话框中即可选择工作表以移动其位置。,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 http:/:,7.3.5 删除工作表,对工作表进行编辑操作时，可以删除一些多余的工作表。这样不仅可以方便用户对工作表进行管理，也可以节省系统资源。在菜单栏中选

12、择【编辑】|【删除】命令 即可。,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 http:/:,7.4 使用单元格,在Excel 2003中，绝大多数的操作都针对单元格来完成。在向单元格中输入数据的过程中，需要对单元格进行选择、插入、合并、拆分、删除、移动和复制单元格等基本操作。选定单元格 插入行、列与单元格 删除行、列与单元格 合并与拆分单元格 设置行高与列宽,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 http:/:,7.4.1 选定单元格,Excel 2003是以工作表的方式进行数据运算和数据分析的，而工作表的基本单元是单元格。因此，在向工作表中输入数据之前，应该先选定单元格或单元格区域。

13、,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 http:/:,7.4.2 插入行、列与单元格,在Excel 2003中，在菜单中选择【插入】命令就可以在工作表中插入行、列或单元格。,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 http:/:,7.4.3 删除行、列与单元格,当工作表的某些数据及其位置不再需要时，可以将它们删除。这里的删除与按下Del键删除单元格或区域的内容不一样，按Del键仅清除单元格内容，其空白单元格仍保留在工作表中；而删除行、列、单元格或区域，其内容和单元格将一起从工作表中消失，空的位置由周围的单元格补充。,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 http:/:,7.4

14、.4 合并与拆分单元格,使用Excel 2003制作表格时，为了使表格更加专业与美观，常常需要将一些单元格合并或者拆分。,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 http:/:,7.4.5 设置行高与列宽,默认情况下，单元格行高和列宽都是固定的，而向单元格输入文字或数据时，常常会出现这样的现象：有的单元格中的文字只显示了一半；有的单元格中显示的是一串【】号，而在编辑栏中却能看见对应单元格的数据。其原因在于单元格的宽度或高度不够，不能将这些字符正确显示。因此，用户根据单元格的内容的不同，可以对工作表中的单元格高度和宽度进行适当的调整。,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 http:/

15、:,7.5 插入数据,在工作表的单元格中输入数据是创建电子表格的开始。输入方法为：首先选定单元格，然后再直接或通过编辑栏向其中输入数据。在Excel 2003中，单元格中可以输入的数据包括文本、数值、日期以及特殊符号等。在Excel 2003中的文本通常是指字符或者任何数字和字符的组合。输入到单元格内的任何字符集，只要不被系统解释成数字、公式、日期、时间或者逻辑值，则Excel 2003一律将其视为文本。在Excel 2003中输入文本时，系统默认的对齐方式是单元格内靠左对齐。,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 http:/:,7.6 编辑单元格数据,在表格中输入数据后，有时需要对其

16、中的数据进行删除、更改、移动以及复制等操作。例如，在单元格中输入数据时发生了错误，或者要改变单元格中的数据，则需要对数据进行编辑，删除单元格中的内容，用全新的数据替换原数据，或者对数据进行一些小的变动。通过移动与复制操作可以达到快速输入相同数据的目的。删除单元格数据 更改单元格数据 移动或复制单元格数据,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 http:/:,7.6.1 删除单元格数据,要删除单元格中的内容，可以先选中该单元格然后按Del键即可，要删除多个单元格的内容，使用下面的方法选取这些单元格，然后按Del键。,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 http:/:,7.6.2 更

17、改单元格数据,在工作中，用户可能需要更改或替换以前在单元格中输入的数据，当单击单元格使其处于活动状态时，单元格中的数据会被自动选择，一旦开始输入，单元格中原来的内容就会被新输入的内容所取代。,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 http:/:,7.6.3 移动或复制单元格数据,在Excel中，不但可以复制整个单元格而且还可以复制单元格中的指定内容。例如，可以复制公式的计算结果而不复制公式，或者只复制公式。也可通过单击粘贴区域右下角的【粘贴选项】来变换单元格中要粘贴的部分。本节主要介绍使用命令和使用拖到两种方法移动或复制单元格数据。,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 http:

18、/:,7.7 自动填充,在制作表格时，经常要输入一些相同或有规律的数据。若手动依次输入这些数据，会占用很多时间。Excel 2003针对这类数据提供了自动填充功能，可以极大地提高输入效率。,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 http:/:,7.8 设置单元格格式,与Word一样，在单元格中输入数据，还可以将其格式进行设置，这样既可以让数据更加情绪，也可以让工作表更加美观。用户可以通过使用【格式】工具栏或【单元格格式】对话框来设置单元格格式。设置数据格式 设置对齐方式 设置边框和底纹,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 http:/:,7.8.1 设置数据格式,默认情况下，数值

19、字格式是常规格式，当在工作表中输入数值时，数字以整数、小数方式显示。通过【格式】工具栏可以快速设置数值格式为货币模式、百分比模式以及千位分隔模式等。此外，Excel 2003还支持更多的数值格式，如日期、时间、分数、会计专用等。要将表格中的数值设置为这些格式，需要选择【格式】|【单元格】命令，打开【单元格格式】对话框在【单元格格式】对话框，切换至【数字】选项卡，在该选项卡中进行操作。,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 http:/:,7.8.2 设置对齐方式,所谓对齐，是指单元格中的内容在显示时相对单元格上下左右的位置。默认情况下，单元格中的文本靠左对齐，数字靠右对齐，逻辑值和错误值

20、居中对齐。此外，在【单元格格式】对话框的【对齐】选项卡中可以完成详细的对齐设置，如合并单元格、旋转单元格中的内容以及垂直对齐等。,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 http:/:,7.8.3 设置边框和底纹,使用边框和底纹，可以使工作表突出显示重点内容，区分工作表不同部分以及使工作表更加美观和容易阅读。默认情况下，Excel并不为单元格设置边框，工作表中的框线在打印时并不显示出来。但一般情况下，用户在打印工作表或突出显示某些单元格时，都需要添加一些边框以使工作表更美观和容易阅读等。应用底纹和应用边框一样，都是为了对工作表进行形象设计。使用底纹为特定的单元格加上色彩和图案，不仅可以突出

21、显示重点内容，还可以美化工作表的外观。,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 http:/:,7.9 上机练习,通过本章的学习，用户可以掌握工作簿、工作表和单元格的使用方法，并且掌握在单元格中输入和编辑数据的方法，从而创建最基本的数据表格。此外，用户还可以掌握格式化单元格与工作表的方法，美化创建好的表格。本上机练习通过创建【员工考勤】工作簿与格式化工作表【员工考勤】来巩固本章所介绍的知识点。制作【员工考勤】工作簿 格式化工作表【员工考勤】,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 http:/:,7.9.1 制作【员工考勤】工作簿,在Excel 2003中创建【员工考勤】工作簿并输入基本数据。,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 http:/:,7.9.1 格式化工作簿【员工考勤】,综合应用本章的知识点，格式化工作表【员工考勤】。,