《秘书部门》PPT课件.ppt

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1、前课知识点案例分析2006“秘书门”事件,导火索：下班锁门引起总裁不满,“我曾告诉过你，想东西、做事情不要想当然！结果今天晚上你就把我锁在门外，我要取的东西都还在办公室里。问题在于你自以为是地认为我随身带了钥匙。从现在起，无论是午餐时段还是晚上下班后，你要跟你服务的每一名经理都确认无事后才能离开办公室，明白了吗？”（事实上，英文原信的口气比上述译文要激烈得多）。陆在发送这封邮件的时候，同时传给了公司几位高管。,出乎意料：秘书回了咄咄逼人的邮件,“首先，我做这件事是完全正确的，我锁门是从安全角度上考虑的，如果一旦丢了东西，我无法承担这个责任。其次，你有钥匙，你自己忘了带，还要说别人不对。造成这件

2、事的主要原因都是你自己，不要把自己的错误转移到别人的身上。第三，你无权干涉和控制我的私人时间，我一天就8小时工作时间，请你记住中午和晚上下班的时间都是我的私人时间。第四，从到EMC的第一天到现在为止，我工作尽职尽责，也加过很多次的班，我也没有任何怨言，但是如果你们要求我加班是为了工作以外的事情，我无法做到。第五，虽然咱们是上下级的关系，也请你注重一下你说话的语气，这是做人最基本的礼貌问题。第六，我要在这强调一下，我并没有猜想或者假定什么，因为我没有这个时间也没有这个必要。”,邮件被数千人转发,近一周内，该邮件被数千外企白领接收和转发，几乎每个人都不止一次收到过邮件，很多人还在邮件上留下诸如“真

3、牛”、“解气”、“骂得好”之类的点评。其中流传最广的版本居然署名达1000多个，而这只是无数转发邮件中的一个而已。,女秘书已离开公司,邮件被转发出EMC后不久，陆纯初就更换了秘书，瑞贝卡也离开了公司。尽管无论是邮件附加的个人点评还是BBS上的讨论，力挺瑞贝卡的声音都超过了八成，但外企人力资源部的管理层却并不买账。瑞贝卡明白：“这事儿闹得太厉害，我已经找不到工作了”。,请同学们讨论并回答,领导错了？秘书错了？,从秘书角度分析,第一，礼貌待人是一个人基本的素质，更何况她作为EMC的高级秘书，而且是对老板回信。第二，职业素养问题，秘书利用职务之便，将邮件发给那么多分公司也是不对的。第三，公司内部的事

4、应该内部解决，不应该将事态扩大，严重影响公司的形象。第四，秘书的职责。,第三次课 秘书部门,四、股份制企业集团中的 秘书部门,二、行政机关的秘书部门,三、公司企业的秘书部门,一、秘书部门概述,本节点睛,五、临时性秘书机构,六、秘书部门的内部工作系统,七、秘书部门的地位和职能,八、秘书部门领导的工作职能,秘书部门,秘书部门是秘书发挥职能和作用的舞台。,一、秘书部门概述,秘书部门是辅助领导部门进行决策、管理，推进领导工作，并协助领导协调各职能部门进行有效工作的综合部门。秘书部门又称秘书机构，是现代秘书工作的组织形式，也是秘书人员在其中从事秘书工作的机关。,广义：它是具有参谋助手、沟通协调、督促检查

5、等作用，为领导工作和机关服务的办事机构，它不仅指各级负责综合性工作办公厅（室），而且包括其下属的行政、秘书、档案、机要、调研、信访、总务、保卫等部门。狭义：它仅指直接为领导工作服务的办事机构，即各级办公厅（室）中的秘书、文书、机要等 部门。,一、秘书部门概述,秘书部门作为党政机关，企事业单位的机构，其地位和功能与职能部门有所不同。如表1-2所示。,表1-2 秘书部门与职能部门的区别,一、秘书部门概述,秘书工作机构的设置一般遵循以下原则（见图1-2）。,图1-2 秘书机构的设置原则,一、秘书部门概述,二、行政机关的秘书部门,行政机关主要指党政机关、部分事业单位、企业以及以采取行政管理方式的职能机

6、构。行政机关的秘书部门就分别设置在各级机关之下，下图为各级政府机构设置（见图1-3）。,图1-3 各级政府机构设置,全国人大常委会,国务院,各省（直辖市、自治区）政府,地方政府,县（区）政府,乡（街 道）政府,村镇（居委会）政府,在我国，行政机关的秘书部门的级别就是机关直属下级。省部级以上行政机关的秘书部门绝大多数称“办公厅”，地级以下（包括地级）一般称“办公室”。秘书部门的负责人称办公厅（室）主任。省级以上机关还设秘书长。,二、行政机关的秘书部门,姓名：潘基文 祖籍中国河南荥阳。出身于阴城郡。1970年2月在首尔大学外交学科毕业、同年 2月高等外交官试验合格、同年 3 月加入韩国外交部。19

7、72年担任韩国驻印度大使馆副领事、1974年升任二等书记。2006 年10月9日联合国安全理事会投票通过潘接替安南，成为第八位联合国秘书长，第二位来自于亚洲的联合国秘书长。他将于 2007 年 1 月1日出任联合国秘书长一职直至2011年12月31日任期期满。,二、行政机关的秘书部门,三、公司企业的秘书部门,公司企业中的秘书部门是公司企业内部的行政管理机构，是在经理、厂长领导之下设置的履行辅助管理和综合服务职责的综合机构。由于公司、企业不同，秘书部门的设置也多种多样，大体有四种形式，如表1-3所示。,三、公司企业的秘书部门,四、股份制企业集团中的秘书部门,董事会秘书“董秘”,董事会秘书（董秘）

8、，是由董事会直接任免的高级管理职务，是企业构建规范的治理结构的重要人物之一。,“董秘”的特殊之处,首先，在公司中的地位不一样。董秘是由董事会直接聘任的公司高级管理人员，这是在股票上市规则、上市公司章程指引等很多文件里规定的。而像董事长秘书等都是董事长等高管或公司人力资源部聘用的。其次，工作职责和内容不一样。董秘的职责和工作内容包括：负责组织筹备股东大会和董事会；组织实施投资者关系管理；组织信息披露；协调与监管部门的关系，确保公司规范运作；策划公司资本运作与企业直接融资；联系股东、券商、媒体等日常事务；协调董事会，监事会及经理层的内部工作等等。而一般的秘书是听从领导的安排。第三，服务的对象不一样

9、。董秘由董事会聘任并对董事会负责，工作的主要对象包括董事会、管理层、公司股东、中小投资者、机构投资者、监管机构、中介机构等公司相关利益人，从中起到桥梁和纽带作用。而一般秘书基本是一对一的服务。,董秘的职业前景,好的方面：综合能力强，稀缺，公司高管升迁的对象。不好的方面：职业风险不容忽视（案例：伊利事件）,五、临时性秘书机构,临时性秘书机构是指各级各类领导机关在实际工作需要时所设置的非常设性秘书班子，主要是为解决临时发生的重要事件、临时组织重要的活动或会议等成立的一段时期内的秘书机构。如设立的“第十八届大连国际服装节筹备组”。,六、秘书部门的内部工作系统,（一）党政机关中秘书部门的内部工作系统

10、各个机关职能不同，秘书部门所负责的工作内容也各有侧重，因此工作系统也不同。大体包括几下几部分（见图1-4）。,图1-4 党政机关中秘书部门的内部工作系统的组成,（二）公司企业中秘书部门的内部工作系统,公司企业中秘书部门的工作系统（见图1-5）。,图1-5 公司企业中秘书部门的内部工作系统,七、秘书部门的地位和职能,（一）秘书部门的地位 秘书部门在工作中处于领导中枢和职能部门之间，是上情下达，下情上呈的枢纽。其地位可从以下三方面考虑,图1-6 秘书部门的地位,（二）秘书部门的职能,辅助管理 秘书工作的本质，是通过“办文”、“办会”、“办事”，贯彻领导意图，推进领导中枢的决策与管理进程。秘书工作是

11、单位和组织管理工作的一部分，主要是以辅助领导实现管理目标的形式来体现职能。辅助管理的职能主要有两方面体现（见图1-7）。,1,图1-7 辅助管理的职能的体现,综合服务 秘书部门在辅助管理的同时，还具备综合服务的职能。秘书部门综合服务的职能主要体现在两个方面（见图1-8）。,图1-8 秘书辅助管理和综合服务职能的体现,2,（二）秘书部门的职能,八、秘书部门领导的工作职能,秘书部门领导主要指秘书工作的直接管理者，也就是秘书的上司领导，一般称“办公室主任”。其工作职能（见图1-9）。,图1-9 秘书部门领导的工作职能,作 业,1、分析在同一组织中，秘书科与文书科、机要科的职能有什么不同？2、分组筹备组建虚拟公司，公司机构完整，各部门管理有一定条理性，活动规范，有一定业务实力，能为秘书工作展示提供活动空间。3、设定一名秘书主人公，假定其为高职文秘专业毕业生（你），按公司领导要求做一系列秘书参谋、助手工作。,